《中國(guó)教育現(xiàn)代化2035》提出，加快信息化時(shí)代教育變革。建設(shè)智能化校園，統(tǒng)籌建設(shè)一體化智能化教學(xué)、管理與服務(wù)平臺(tái)。高校辦公室作為行政綜合事務(wù)協(xié)調(diào)部門，在高校日常管理中發(fā)揮著綜合協(xié)調(diào)、參謀服務(wù)、督察督辦的重要職能，為新時(shí)期服務(wù)發(fā)展、服務(wù)決策、服務(wù)落實(shí)起到了良好的推動(dòng)作用，對(duì)推進(jìn)大學(xué)治理現(xiàn)代化有著至關(guān)重要的意義。辦公室信息化作為高校信息化建設(shè)的重要組成部分，為高校教學(xué)、科研、人才培養(yǎng)等工作提供了良好的信息基礎(chǔ)保障，在一定程度上反映了學(xué)校綜合管理服務(wù)水平的高低。加強(qiáng)辦公室信息化建設(shè)，可以有效提高辦公室工作效率，提升高校行政管理的規(guī)范化、科學(xué)化；為高校決策提供客觀、真實(shí)的依據(jù)，推動(dòng)和實(shí)現(xiàn)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展。

一、高校辦公室信息化建設(shè)的重要意義

（一）辦公室信息化建設(shè)是高等教育改革發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著高等教育改革的不斷推進(jìn)，高等教育在辦學(xué)方向上呈現(xiàn)出大眾化趨勢(shì)，借助于信息技術(shù)手段，在辦學(xué)手段上凸顯出信息化的特點(diǎn)。部分高校在“十三五”規(guī)劃中都單列信息化專項(xiàng)建設(shè)規(guī)劃并提出服務(wù)學(xué)生成長(zhǎng)成才，建設(shè)智慧課堂、智慧實(shí)驗(yàn)室、智慧校園，組建專門機(jī)構(gòu)，推進(jìn)高等醫(yī)學(xué)教育的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、智能化與個(gè)性化，助推高等教育發(fā)展和質(zhì)量提升。近年來(lái)，高校在多媒體教學(xué)、智慧校園、網(wǎng)絡(luò)大學(xué)等理念上不斷改革創(chuàng)新，無(wú)論是課程教學(xué)還是日常的辦公活動(dòng)，都要借助于信息化。同時(shí)，利用現(xiàn)代技術(shù)加快推動(dòng)人才培養(yǎng)模式改革，也是高等教育內(nèi)涵發(fā)展與個(gè)性化培養(yǎng)的一大趨勢(shì)。辦公室信息化作為高校信息化建設(shè)的排頭兵，只有通過(guò)改革傳統(tǒng)工作思路、創(chuàng)新工作方法，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)辦公、信息化及大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，才能為新時(shí)代高?！半p一流”發(fā)展提供強(qiáng)大的智力支撐，進(jìn)而加快學(xué)校信息化建設(shè)的步伐。

（二）辦公室信息化建設(shè)是新時(shí)期辦公室管理服務(wù)的迫切需要。高校辦公室負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)全校的日常行政事務(wù)，工作內(nèi)容多而雜，主要涉及公文管理、文秘輔助、綜合行政、信訪接待、校務(wù)公開(kāi)、檔案管理和領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作，各相關(guān)職能部分根據(jù)職責(zé)對(duì)其管轄范圍內(nèi)的事務(wù)進(jìn)行日常管理。在當(dāng)前信息化時(shí)代，高校辦公室的管理工作面臨諸多挑戰(zhàn)。信息化可以有效避免人工管理的錯(cuò)誤，大幅度提升辦公效率，同時(shí)也能為學(xué)校決策頂層設(shè)計(jì)和指導(dǎo)工作提供重要依據(jù)與參考資料。在信息化管理中不斷激發(fā)辦公室人員的創(chuàng)新性和工作積極性，提高學(xué)校行政工作效率，應(yīng)成為辦公室人員亟待思考的問(wèn)題。

（三）辦公室信息化建設(shè)是積極響應(yīng)新時(shí)期為基層減負(fù)的要求。2019年，中共中央印發(fā)《關(guān)于解決形式主義突出問(wèn)題為基層減負(fù)的通知》，提出堅(jiān)持嚴(yán)管和厚愛(ài)結(jié)合，對(duì)解決形式主義突出問(wèn)題為基層減負(fù)作出進(jìn)一步部署。高校辦公室作為服務(wù)師生、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層的重要橋梁，服務(wù)工作最直接、服務(wù)對(duì)象最廣泛、服務(wù)內(nèi)容最深入，如何運(yùn)用信息化技術(shù)做好新時(shí)期辦公室“三服務(wù)”工作，切實(shí)做到為基層減負(fù)、精簡(jiǎn)流程，不斷提升廣大師生的滿意度，才能樹(shù)立良好的窗口形象，營(yíng)造“三全育人”的良好氛圍。

二、當(dāng)前高校辦公室信息化建設(shè)的實(shí)踐

現(xiàn)代管理離不開(kāi)信息技術(shù)的應(yīng)用，辦公室作為高校綜合協(xié)調(diào)服務(wù)的職能部門，信息技術(shù)在高校辦公室日常服務(wù)、學(xué)生管理、科研教學(xué)等方面發(fā)揮了重要作用，從目前來(lái)看，信息化的應(yīng)用主要有以下幾個(gè)方面：

（一）基于上級(jí)部門開(kāi)發(fā)的各專項(xiàng)信息化系統(tǒng)。在教學(xué)管理中，有教學(xué)狀態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)；在科研工作方面，有各級(jí)各類科研項(xiàng)目的申請(qǐng)、審批等專項(xiàng)系統(tǒng)；在資產(chǎn)管理工作中，有上級(jí)的政府招標(biāo)、采購(gòu)系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)；在人事工作中，有地方省市人社廳（局）的人事及職稱管理系統(tǒng)；在辦公室文件簽收方面，有上級(jí)政府及教育管理部門的文件交換系統(tǒng)。

（二）高校內(nèi)部使用及研發(fā)的專項(xiàng)系統(tǒng)。一是辦公自動(dòng)化（OA）。通過(guò)內(nèi)部辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)文件的制定、轉(zhuǎn)發(fā)、簽收、流轉(zhuǎn)等功能。在整個(gè)過(guò)程中，可以查閱文件的流程，確保安全及時(shí)送達(dá)，有效提高工作效率。二是相關(guān)職能部門的專項(xiàng)管理系統(tǒng)。如教學(xué)管理系統(tǒng)包含了課程管理、成績(jī)登統(tǒng)、教學(xué)任務(wù)設(shè)置等；學(xué)生管理系統(tǒng)包含了在學(xué)生日常管理、迎新工作、畢業(yè)生管理、就業(yè)管理等方面的實(shí)際應(yīng)用。三是各類綜合事務(wù)的申請(qǐng)及管理。包括高校會(huì)議室預(yù)約、印章管理、法律顧問(wèn)等公共行政事務(wù)的申請(qǐng)。

三、高校辦公室信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）辦公室人員對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不足，缺乏信息化管理思維。在現(xiàn)行的綜合管理中，部分辦公室人員拘泥于傳統(tǒng)的思維方式和工作模式，對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為信息化建設(shè)僅僅是學(xué)校層面的工作，信息化就是用電腦操作完成工作任務(wù)，不愿意接受信息化帶來(lái)的改變，不能積極主動(dòng)地將信息化技術(shù)與辦公室管理服務(wù)相結(jié)合；部分高校辦公室在管理上仍然沿襲著傳統(tǒng)的工作流程，多數(shù)事項(xiàng)采用紙質(zhì)版流程簽字審批，為師生帶來(lái)諸多不便；辦公室管理人員僅僅滿足于完成日常事務(wù)性工作，工作中缺乏創(chuàng)新思維，在一定程度上減緩了辦公室信息化建設(shè)的步伐。

（二）辦公室信息化平臺(tái)建設(shè)緩慢，信息化水平及共享效率低。近年來(lái)，隨著高校辦學(xué)條件的不斷改善，辦公室信息化基礎(chǔ)硬件基本達(dá)標(biāo)，在信息化建設(shè)平臺(tái)上也在逐步投入，但在投入過(guò)程中存在著建設(shè)緩慢或部分平臺(tái)建設(shè)落后等問(wèn)題。各辦公室因其職能不同，科研、教學(xué)管理、學(xué)生管理、財(cái)務(wù)管理等專項(xiàng)系統(tǒng)互相獨(dú)立且流程雜亂，在數(shù)據(jù)上存在不兼容的情況，各部門之間無(wú)法進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)信息溝通，使得辦公室工作量加大，各類信息重復(fù)統(tǒng)計(jì)，浪費(fèi)了大量的人力、物力及時(shí)間成本。此外，因部分高校的校院二級(jí)管理體系尚未真正形成，內(nèi)部治理不夠完善，導(dǎo)致各職能部門和二級(jí)學(xué)院的信息資源分散，尚未整合成統(tǒng)一的信息資源整體。

（三）信息化建設(shè)相關(guān)制度不健全，在實(shí)施細(xì)則上還不完善。高校改革建設(shè)如火如荼開(kāi)展，作為頂層設(shè)計(jì)的信息化建設(shè)專項(xiàng)規(guī)劃，為高校在一段時(shí)期內(nèi)信息化建設(shè)指明了發(fā)展方向。但因在實(shí)施中缺乏相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則，導(dǎo)致學(xué)校的規(guī)劃在一定時(shí)期被“束之高閣”，辦公室信息化建設(shè)未能跟上學(xué)校的步伐，信息化發(fā)展滯后，未能真正發(fā)揮應(yīng)有的作用。此外，現(xiàn)行的信息化建設(shè)未針對(duì)信息泄露、信息儲(chǔ)存等制定相關(guān)的規(guī)章制度，在信息的安全管理方面存在一定的漏洞。一旦發(fā)生信息丟失及重要信息的泄露，將會(huì)給高校的社會(huì)形象及經(jīng)濟(jì)效益帶來(lái)一定程度的不利影響。

四、新時(shí)期提升高校辦公室工作效能的措施

（一）創(chuàng)新管理理念，提升辦公室人員對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)和重視度。隨著高?！半p一流”建設(shè)的逐步推進(jìn)，高校辦公室工作將為“雙一流”建設(shè)提供強(qiáng)有力的管理服務(wù)支撐。辦公室各項(xiàng)工作的開(kāi)展與學(xué)校的辦學(xué)密不可分、相互促進(jìn)。在工作中，切實(shí)樹(shù)立“立德育人”的管理理念，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)解決師生的“小麻煩”“小問(wèn)題”，提高師生對(duì)學(xué)校工作的滿意度。不斷提升辦公室人員對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)信息化專題知識(shí)培訓(xùn)，定期組織參加各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)；掌握信息系統(tǒng)及對(duì)各類數(shù)據(jù)的處理能力，將信息化的管理理念和管理手段融入實(shí)際工作中，切實(shí)推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)辦公，提高高校辦公效率。在常規(guī)工作中，鼓勵(lì)辦公室人員對(duì)日常管理工作提出建設(shè)性意見(jiàn)，探索各類信息化平臺(tái)辦公方式，全力推進(jìn)高校高效運(yùn)轉(zhuǎn)的綜合治理體系，提升系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)效能。

（二）以信息化建設(shè)為抓手，建立高效的辦公室運(yùn)行機(jī)制。一是要積極落實(shí)上級(jí)“基層減負(fù)年”各項(xiàng)要求，在學(xué)校部分行政事務(wù)中運(yùn)用信息技術(shù)，讓流程多跑路，讓群眾“最多跑一次”。采用電腦網(wǎng)頁(yè)、手機(jī)智慧平臺(tái)上建立相應(yīng)的操作系統(tǒng)，簡(jiǎn)化相應(yīng)流程，及時(shí)回應(yīng)師生反映熱切的問(wèn)題，切實(shí)為廣大師生服務(wù)。二是在日常工作中，建立基礎(chǔ)大數(shù)據(jù)平臺(tái)，提高平臺(tái)運(yùn)作效率。并整合現(xiàn)有的數(shù)據(jù)平臺(tái)，梳理、完善各類專項(xiàng)系統(tǒng)的工作流程，簡(jiǎn)化行政審批流程，如通過(guò)“一部手機(jī)辦事通”解決師生在學(xué)校印章申請(qǐng)、會(huì)議預(yù)約服務(wù)、收發(fā)文件、學(xué)生日常管理、課程管理等大體量的行政事務(wù)，減少師生多跑腿的問(wèn)題。三是打通各專項(xiàng)系統(tǒng)間的通道，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)作用，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，做好數(shù)據(jù)分析為學(xué)校宏觀決策提供客觀、真實(shí)的依據(jù)，為高校辦學(xué)水平提升和辦學(xué)條件改善做好數(shù)據(jù)支持。四是加快建立校院兩級(jí)管理體制，厘清職責(zé)，做好信息的收集與報(bào)送。加強(qiáng)各職能部門間的不定期工作溝通，核對(duì)學(xué)校各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，確保各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)口徑一致、信息公開(kāi)結(jié)果一致。

（三）加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)安全管理，建立健全信息化管理制度。在信息化建設(shè)過(guò)程中，健全辦公室信息的收集、儲(chǔ)存、共享、公開(kāi)機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)信息化的安全管理，切實(shí)保障高校信息安全。辦公室要根據(jù)學(xué)校“雙一流”建設(shè)開(kāi)展進(jìn)度和信息化建設(shè)規(guī)劃，制定本部門的信息化建設(shè)實(shí)施細(xì)則，在人員培訓(xùn)、信息平臺(tái)、工作機(jī)制上加大建設(shè)力度，加快部分平臺(tái)的投入力度。此外，辦公室還要加強(qiáng)日常信息的維護(hù)與檢查，定期開(kāi)展對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)、升級(jí)工作，打造一個(gè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)、系統(tǒng)完整的辦公信息化系統(tǒng)。

辦公室管理是高校管理的重要內(nèi)容，在信息化背景下，辦公室要不斷改革創(chuàng)新，建立健全信息化管理相關(guān)制度，加快建設(shè)信息化平臺(tái)及相應(yīng)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，提升辦公室人員的信息化水平，才能更加科學(xué)、規(guī)范、有效地開(kāi)展辦公室管理，為提升辦公室工作效能，促進(jìn)高校辦學(xué)水平的提升和“雙一流”建設(shè)作出貢獻(xiàn)。