(中國傳媒大學(xué) 財(cái)務(wù)處,北京 100024)
近年來,國家和社會都越來越重視科學(xué)研究,高校作為發(fā)展科研事業(yè)的重要場所,投入其中的科研經(jīng)費(fèi)大幅增長,作為科學(xué)研究的重要物質(zhì)基礎(chǔ),管理好這些經(jīng)費(fèi),推動科研活動有序、高效開展十分重要。
為此,國家出臺了一系列的文件和制度,指引和規(guī)范高校對科研經(jīng)費(fèi)的管理。2018年,國務(wù)院在《關(guān)于抓好賦予科研機(jī)構(gòu)和人員更大自主權(quán)有關(guān)文件貫徹落實(shí)工作的通知》(國辦發(fā)〔2018〕127號)中提出,科研單位要健全科研資金管理辦法,落實(shí)科研人員自主權(quán),提高資金使用績效,切實(shí)減輕科研人員負(fù)擔(dān)[1]。2019年,教育部在《關(guān)于抓好賦予科研管理更大自主權(quán)有關(guān)文件貫徹落實(shí)工作的通知》(教黨函〔2019〕37號)中指出,要堅(jiān)持問題導(dǎo)向,優(yōu)化管理服務(wù),改進(jìn)工作機(jī)制,完善監(jiān)督措施,在為科研人員“松綁”的同時(shí),持續(xù)完善內(nèi)部控制[2]。2019年,全國高校開始施行政府會計(jì)準(zhǔn)則制度[3],其中有關(guān)科研經(jīng)費(fèi)會計(jì)業(yè)務(wù)的準(zhǔn)則變化,對高校經(jīng)費(fèi)管理能力提出了更高的要求。一系列“放管服”政策和政府會計(jì)制度的出臺,為科研經(jīng)費(fèi)管理工作的完善指明了方向。
在近幾年的探索中,大量研究集中在落實(shí)科研人員經(jīng)費(fèi)支出自主權(quán)和解決“報(bào)銷繁”問題上[4],較少涉及科研經(jīng)費(fèi)的收入確認(rèn)過程。隨著改革進(jìn)程的持續(xù)推進(jìn),科研收入管理過程中的“放管服”問題逐漸表露。
C 大學(xué)是教育部直屬的綜合性大學(xué),其科研經(jīng)費(fèi)的日常管理工作主要涉及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科研處、財(cái)務(wù)處三個(gè)方面,其中,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用者和直接負(fù)責(zé)人,科研處負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目的立項(xiàng)結(jié)項(xiàng)、預(yù)算審批、執(zhí)行監(jiān)督等科研管理工作,財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)科研經(jīng)費(fèi)的資金收付、票據(jù)開立、會計(jì)核算等財(cái)務(wù)管理工作。
C 大學(xué)科研收入業(yè)務(wù)流程包括8個(gè)步驟。
步驟1:項(xiàng)目負(fù)責(zé)人到財(cái)務(wù)處內(nèi)勤出納柜臺,提供開票項(xiàng)目名稱和負(fù)責(zé)人信息,預(yù)借發(fā)票,將發(fā)票寄送給項(xiàng)目出資單位,資助單位向?qū)W校銀行賬戶匯款。
步驟2:項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在科研處科研平臺上傳科研合同,填寫項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、預(yù)算等項(xiàng)目信息(與提供給財(cái)務(wù)處的開票項(xiàng)目名稱和負(fù)責(zé)人信息可能不一致),申請項(xiàng)目立項(xiàng)。
步驟3:財(cái)務(wù)處外勤出納每周定期去銀行打印銀行到款回單,交給財(cái)務(wù)處內(nèi)勤出納保存?zhèn)洳椤?/p>
步驟4:項(xiàng)目負(fù)責(zé)人若未預(yù)借發(fā)票,需要到財(cái)務(wù)處內(nèi)勤出納柜臺認(rèn)領(lǐng)銀行到款回單,提供開票項(xiàng)目名稱和負(fù)責(zé)人信息,開具發(fā)票,將發(fā)票寄送給項(xiàng)目出資單位。
步驟5:財(cái)務(wù)處內(nèi)勤出納將銀行到款回單與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人開具發(fā)票后財(cái)務(wù)處留存的發(fā)票記賬聯(lián)手工匹配,作為賬務(wù)處理的原始憑證,交給財(cái)務(wù)處收入會計(jì)。
步驟6:財(cái)務(wù)處收入會計(jì)核對銀行到款回單、發(fā)票記賬聯(lián),將開票項(xiàng)目名稱和負(fù)責(zé)人信息(與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供給科研處的項(xiàng)目信息可能不一致)、銀行到款信息手工整理成Excel 表格,發(fā)送給科研處。
步驟7:科研處根據(jù)Excel 表格中記載的開票項(xiàng)目名稱和負(fù)責(zé)人信息,在科研平臺上手工匹配項(xiàng)目立項(xiàng)申請,對已到款的項(xiàng)目申請進(jìn)行立項(xiàng)、預(yù)算審批、項(xiàng)目編號編制,根據(jù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在科研平臺上傳的項(xiàng)目信息修正Excel 表格中的項(xiàng)目名稱和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,然后將項(xiàng)目編號、預(yù)算、修正后的項(xiàng)目信息反饋給財(cái)務(wù)處。
步驟8:財(cái)務(wù)處收入會計(jì)根據(jù)科研處反饋的Excel 表格,在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中手工錄入修正后的項(xiàng)目信息和預(yù)算,建立具體科研項(xiàng)目,再用銀行到款回單和發(fā)票記賬聯(lián)進(jìn)行賬務(wù)處理,使科研經(jīng)費(fèi)達(dá)到可使用狀態(tài)。
簡單來說,在C 大學(xué)的科研收入業(yè)務(wù)流程中,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人先要向財(cái)務(wù)處提供發(fā)票開具信息,財(cái)務(wù)處開票,然后財(cái)務(wù)處向科研處提供銀行到款信息,科研處立項(xiàng),之后科研處向財(cái)務(wù)處提供項(xiàng)目管理信息,財(cái)務(wù)處入賬。財(cái)務(wù)處需要科研處提供準(zhǔn)確的項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、經(jīng)費(fèi)預(yù)算和項(xiàng)目編號,才能據(jù)此在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中建立對應(yīng)的科研項(xiàng)目賬戶并入賬科研收入??蒲刑幮枰?cái)務(wù)處提供肯定的銀行到款記錄才批準(zhǔn)科研項(xiàng)目立項(xiàng),是為了避免項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通過簽訂假合同、虛開發(fā)票、謊報(bào)科研收入等方式虛增科研經(jīng)費(fèi)數(shù)量,逃避誤導(dǎo)科研管理考核,同時(shí)也是為了避免學(xué)校被動使用公用經(jīng)費(fèi)墊資個(gè)人科研項(xiàng)目的情況發(fā)生。財(cái)務(wù)處需要開具發(fā)票才能確認(rèn)收入是因?yàn)閷W(xué)校經(jīng)營要遵守國家稅務(wù)法律法規(guī)和會計(jì)制度準(zhǔn)則要求,且絕大多數(shù)企業(yè)資助的科研項(xiàng)目按照稅法規(guī)定均需開具發(fā)票。
項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科研處、財(cái)務(wù)處、銀行到款、稅務(wù)發(fā)票各環(huán)節(jié)的信息來源分散,無法互聯(lián)互動,主要還是通過人工在線下使用Excel 表格傳遞信息,且信息準(zhǔn)確程度有限,機(jī)器無法自動識別,因此只能采用手工作業(yè)的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)加工處理,使整個(gè)收入確認(rèn)過程花費(fèi)時(shí)間較多,業(yè)務(wù)辦理速度較慢,制約了科研經(jīng)費(fèi)的及時(shí)撥付。
從C 大學(xué)的科研收入處理流程中可以看出,銀行到款信息在抵達(dá)科研處之前至少要經(jīng)過5個(gè)步驟,需要財(cái)務(wù)處出納、會計(jì)共計(jì)3名員工經(jīng)手,是流程最長的信息傳遞過程。流程長,信息傳遞的速度相對就慢,環(huán)節(jié)多,過程中出現(xiàn)問題的概率就高許多,這是收入確認(rèn)過程中面臨的主要問題之一。
形成這種情況的原因在于,現(xiàn)代大學(xué)行政部門大都采用多層級的業(yè)務(wù)職能型組織結(jié)構(gòu),C 大學(xué)也不例外,其財(cái)務(wù)處根據(jù)相應(yīng)業(yè)務(wù)職能設(shè)立多級工作崗位,所轄工作崗位皆為實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)職能服務(wù),各級崗位之間按照流水線作業(yè)模式從前到后分段處理業(yè)務(wù)過程,每一段崗位處理的會計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)量繁多,但是業(yè)務(wù)信息傳遞的距離有限。在這種組織結(jié)構(gòu)中,各級崗位掌握的信息傳遞主要集中在縱向的業(yè)務(wù)職能鏈條內(nèi)部,信息傳遞到達(dá)業(yè)務(wù)職能的終點(diǎn)后,才會在不同職能、不同部門之間進(jìn)行橫向交流。同時(shí),根據(jù)高校內(nèi)部控制制度要求,財(cái)務(wù)處不相容崗位應(yīng)分離,因此,不能讓某一名員工獨(dú)自處理全部工作流程。
兩種因素疊加,業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)增多,就容易引發(fā)相應(yīng)的問題,比如信息傳遞時(shí)間延長、環(huán)節(jié)差錯(cuò)積累增多、查詢反饋渠道不暢等,這些都會降低業(yè)務(wù)處理的工作效率。
業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的增多并不是導(dǎo)致工作效率下降的充分條件,在現(xiàn)代化工廠中,流水線模式可以高效開展復(fù)雜工序產(chǎn)品的生產(chǎn)。但是,如果流水線上的很多工序都出現(xiàn)工作不暢、流通困難、次品率高的情況,則生產(chǎn)效率必然下降。
分析C 大學(xué)的科研收入處理流程,在步驟5中,財(cái)務(wù)處需要查詢之前的預(yù)借發(fā)票是否已經(jīng)到款,因此財(cái)務(wù)處出納要像做“連連看”一樣,手工匹配大量的銀行到款回單和留存發(fā)票底聯(lián),又因?yàn)槊總€(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人預(yù)借發(fā)票和銀行到款的時(shí)間各不相同,所以需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力。步驟6中,財(cái)務(wù)處要向科研處提供銀行到款信息,但是科研處無法僅憑銀行到款記錄判斷經(jīng)費(fèi)歸屬的具體項(xiàng)目和負(fù)責(zé)人。因此財(cái)務(wù)處會計(jì)需要手工整理Excel 表格,將項(xiàng)目負(fù)責(zé)人開具發(fā)票時(shí)留存的開票項(xiàng)目名稱和負(fù)責(zé)人信息與銀行到款記錄關(guān)聯(lián)整合后,才能發(fā)送給科研處。步驟7中,科研處根據(jù)Excel 表格中記載的開票項(xiàng)目名稱和負(fù)責(zé)人,在科研平臺上手工匹配項(xiàng)目立項(xiàng)申請,是因?yàn)轫?xiàng)目負(fù)責(zé)人提供給財(cái)務(wù)處和提供給科研處的項(xiàng)目信息可能并不一致,只能人工進(jìn)行判斷,且科研處還要將Excel表格中的項(xiàng)目信息人工修正后反饋給財(cái)務(wù)處。步驟8中,收到科研處反饋的Excel 表格后,收入會計(jì)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中手工錄入修正后的項(xiàng)目信息和預(yù)算,是因?yàn)榭蒲邢到y(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)并不聯(lián)通,需要手工錄入。
縱觀整個(gè)科研收入流程,作為重要識別標(biāo)簽的項(xiàng)目信息經(jīng)過3次傳遞才能抵達(dá)科研處,而該信息從源頭開始就并不準(zhǔn)確,科研處和財(cái)務(wù)處不得不在這個(gè)過程中進(jìn)行多次手工整理、手工匹配,這極大地浪費(fèi)了時(shí)間,降低了工作效率,還容易引發(fā)矛盾。
手工傳遞、整理大量信息,根本原因在于信息的獨(dú)占性。網(wǎng)銀系統(tǒng)、發(fā)票系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)都是獨(dú)立運(yùn)行,互不聯(lián)通。信息化建設(shè)大都只著眼于部門內(nèi)部,將傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式和業(yè)務(wù)流程移植到計(jì)算機(jī)和專用軟件中[5],并未從科研財(cái)務(wù)全流程的整體角度出發(fā)進(jìn)行全面的設(shè)計(jì)規(guī)劃,忽視了跨部門跨系統(tǒng)的協(xié)作,如此一來,各部門、各環(huán)節(jié),各自為政,各行其是,“信息孤島”和“數(shù)據(jù)壁壘”的情況在所難免。
若想徹底解決上述問題,就要進(jìn)行收入流程的再設(shè)計(jì)與再制造。
流程再造的基礎(chǔ),首先是要加強(qiáng)信息聯(lián)通建設(shè),將網(wǎng)銀系統(tǒng)、發(fā)票系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)連接,實(shí)現(xiàn)到款、發(fā)票、財(cái)務(wù)、科研4個(gè)環(huán)節(jié)在關(guān)鍵信息上的數(shù)字化傳遞,取代手工錄入Excel 表格這種落后的信息交換方式,減少不必要的人工勞動。
引入來款認(rèn)領(lǐng)功能,財(cái)務(wù)處將無關(guān)信息剔除后,線上共享發(fā)布銀行到款信息,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人直接在線上認(rèn)領(lǐng)經(jīng)費(fèi),不需要人工去財(cái)務(wù)處現(xiàn)場查詢。
開通電子發(fā)票功能,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人線上填寫預(yù)借信息和開票內(nèi)容,財(cái)務(wù)處審核通過后,自動推送信息至稅控系統(tǒng)開票,并通過短信息平臺通知開票人在郵箱中查收電子發(fā)票。
拓展智能項(xiàng)目和智能憑證功能,科研處和財(cái)務(wù)處統(tǒng)一好項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)和通用數(shù)據(jù)格式,項(xiàng)目立項(xiàng)后,科研處線上推送立項(xiàng)信息和經(jīng)費(fèi)預(yù)算至財(cái)務(wù)處,會計(jì)審核后,財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動建立項(xiàng)目,寫入預(yù)算,并根據(jù)預(yù)設(shè)模板,自動填寫項(xiàng)目部門、項(xiàng)目編號、入賬金額等通用數(shù)據(jù),智能生成會計(jì)憑證,省去人工輸入大量信息的過程。
有了信息技術(shù)作為工具,就可以進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的再造,雖然組織結(jié)構(gòu)調(diào)整牽涉過大,內(nèi)部控制紅線不能突破,但是信息傳遞的模式可以轉(zhuǎn)變?,F(xiàn)有的信息傳遞基本是直線型的,節(jié)點(diǎn)多、流程長、傳輸慢。因此,星形的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)更合適,所有環(huán)節(jié)都直接向中心節(jié)點(diǎn)提供信息,單節(jié)點(diǎn)、流程短、傳輸快,且便于集中匯總。從C大學(xué)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程來看,科研處適宜作為中心節(jié)點(diǎn)。
再造后的C 大學(xué)科研收入業(yè)務(wù)流程分為7個(gè)步驟。
步驟1:項(xiàng)目負(fù)責(zé)人無論是否已經(jīng)確認(rèn)到款,均在線上填寫預(yù)借信息和開票內(nèi)容,預(yù)借電子發(fā)票,將發(fā)票寄送給項(xiàng)目出資單位。發(fā)票系統(tǒng)自動推送借票信息至科研平臺。
步驟2:項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在科研處科研平臺上傳科研合同,填寫項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、預(yù)算等項(xiàng)目信息(與之前填寫的借票信息可能不一致),申請項(xiàng)目立項(xiàng)。
步驟3:財(cái)務(wù)處出納每周定期將銀行到款信息推送至科研平臺。
步驟4:項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在科研平臺通過來款認(rèn)領(lǐng)功能線上查詢銀行到款信息,認(rèn)領(lǐng)到款。系統(tǒng)聯(lián)動查詢未核銷的預(yù)借發(fā)票,選擇發(fā)票。系統(tǒng)聯(lián)動查詢未批準(zhǔn)的項(xiàng)目,選擇項(xiàng)目。
步驟5:科研處審批項(xiàng)目立項(xiàng)申請,對已到款且開過發(fā)票的項(xiàng)目申請進(jìn)行立項(xiàng)、預(yù)算審批、項(xiàng)目編號編制,生成立項(xiàng)信息(綁定到款信息、發(fā)票信息、項(xiàng)目名稱、預(yù)算等通用信息),推送至財(cái)務(wù)處出納。
步驟6:財(cái)務(wù)處出納根據(jù)立項(xiàng)信息中綁定的到款和發(fā)票信息打印銀行到款回單和電子發(fā)票記賬聯(lián),作為賬務(wù)處理的原始憑證,交給財(cái)務(wù)處收入會計(jì),并同步推送立項(xiàng)信息給收入會計(jì)。
步驟7:財(cái)務(wù)處收入會計(jì)審核立項(xiàng)信息和原始憑證,使用智能項(xiàng)目和智能憑證功能,系統(tǒng)自動建立項(xiàng)目,自動進(jìn)行賬務(wù)處理,使科研經(jīng)費(fèi)達(dá)到可使用狀態(tài)。
在新的業(yè)務(wù)流程中,跨系統(tǒng)的信息聯(lián)通取代過去的手工錄入數(shù)據(jù)環(huán)節(jié),節(jié)約了人力成本。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在科研平臺上自主查詢一次性關(guān)聯(lián)到款、發(fā)票、項(xiàng)目信息,替代科研處、財(cái)務(wù)處的手工數(shù)據(jù)匹配,既提高了收入管理的透明度,增強(qiáng)了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對立項(xiàng)過程的主動控制和參與感,又充分利用了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對自身項(xiàng)目信息的熟悉掌握,消除了信息匹配問題和不準(zhǔn)確信息的干擾。所有立項(xiàng)過程參與方直接面向中心節(jié)點(diǎn)交互數(shù)據(jù),既減少了信息流通環(huán)節(jié),使有效信息得以更快地傳遞,又明確了所有參與方的主體責(zé)任,督促項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對項(xiàng)目信息負(fù)責(zé)、科研處對科研管理負(fù)責(zé)、財(cái)務(wù)處對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)負(fù)責(zé),真正實(shí)現(xiàn)了信息流、單據(jù)流、內(nèi)控制度與“放管服”目標(biāo)的有機(jī)結(jié)合。
本文從“放管服”改革需求出發(fā),細(xì)致地分析了C 大學(xué)科研收入管理流程中存在的問題,并從業(yè)務(wù)流程再造的角度入手,研究制定科研收入管理的優(yōu)化改進(jìn)方案,希望能為C 大學(xué)推進(jìn)收入管理改革找到有效途徑,并為其他高校在進(jìn)行類似的優(yōu)化時(shí)提供參考和幫助。