吳 思

（湖北大學資源環(huán)境學院 湖北 武漢 430062）

近年來，學位與研究生教育事業(yè)發(fā)展迅速，教育部愈發(fā)重視研究生的教育質(zhì)量和管理水平，在《關于進一步嚴格規(guī)范學位與研究生教育質(zhì)量管理的若干意見》中指出，“嚴抓培養(yǎng)全過程監(jiān)控與質(zhì)量保證”[1]。而研究生教學檔案正是研究生學習歷程、在校生活的真實寫照，記錄和反映了高校研究生培養(yǎng)工作的真實面貌，是反映研究生素質(zhì)和培養(yǎng)水平的重要憑證。同時，在研究生教育評估中，研究生教學檔案也是必不可少的文件，可以體現(xiàn)出高校研究生教育特色、學科建設水平和綜合實力，是高校辦學質(zhì)量高低的“量表”。由此可見，研究生教學檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性對于提高學校研究生教學管理水平、提升高校學科整體競爭力和辦學水平具有重要作用。

一、研究生教學檔案管理：現(xiàn)狀與問題

高校教學檔案是師生在教學實踐中長期積累形成的具有保存價值的并按照一定方法組織起來的第一手資料，反映了學校的教學特色、辦學質(zhì)量和綜合實力。具體到二級學院，研究生教學檔案包括研究生培養(yǎng)方案、課程設置、課程授課計劃、課程考試試題、課程實驗報告（課程考試參考答案）評分標準、修課學生名單、考勤記載表、課程論文（考試答卷）、課程考試成績單、專業(yè)實習手冊、學位論文等相關材料。[2]教學檔案的管理則是把這些零散的和需要進一步條理化的教學檔案資料進行科學的收集、整理和歸類，維護檔案的完整與安全，保證檔案信息的開發(fā)和利用?！陡叩葘W校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部、國家檔案局令第27號）第三條中提到“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃”[3]。然而在學校層面，大多數(shù)高校并未重視檔案管理工作，尤其是研究生教學檔案形成時間跨度長、形式多樣且階段性特征明顯，增加了管理難度，由此導致研究生教學檔案管理工作普遍存在一些問題。

1.管理機構配備不全

隨著學校將行政權力下放，管理重心下移，研究生教學檔案主要由承擔著教學工作任務的二級學院進行管理。由于編制的限制，大多數(shù)二級學院研究生管理機構人員緊缺，研究生管理僅由一名研究生秘書負責，其工作內(nèi)容不僅包括常規(guī)教學管理：碩士招生、學籍、課程與培養(yǎng)、學位等，還包含研究生日常管理：評獎評優(yōu)、科創(chuàng)、思政、就業(yè)等，工作紛繁復雜且擔責重大，教學檔案的收集和管理工作則呈邊緣化狀態(tài)?！镀胀ǜ叩葘W校輔導員隊伍建設規(guī)定》第六條規(guī)定，“高等學校應按總體上師生比不低于1∶200的比例設置專職輔導員崗位”[4]。然而以筆者所在的資源環(huán)境學院為例，在校研究生465人，只有一名研究生秘書兼任輔導員，工作內(nèi)容涉及研究生管理的方方面面，導致教學檔案管理工作分身乏術，無法進行科學規(guī)范化的教學檔案管理。

2.教學檔案管理意識薄弱

由于二級學院以科研和教學為工作重心，學院領導、教師以及學生對檔案管理的重視度低、意識薄弱，甚至檔案管理人員對自身工作積極性不高，導致檔案管理工作成效不足。尤其研究生教學檔案是學院檔案管理的基礎性工作，它以一學期為周期進行整理歸檔，然而部分教師忽略了對日常工作中研究生教學材料的歸檔，認為歸檔工作跟自身關系不大，反而會加重自己工作負荷，因此對歸檔工作不重視甚至產(chǎn)生抵觸情緒。每學期都有部分教學材料無法按時收齊，導致教學檔案歸檔難、材料缺失等問題突出，教學檔案的完整性受到了嚴重的不良影響。

3.歸檔不規(guī)范且數(shù)字化水平低

目前研究生教學檔案以紙質(zhì)版為主，檔案的檢索查閱主要通過人工去檔案室按照年份、學期目錄查詢。很多學院沒有教學檔案目錄編制的規(guī)則，更沒有進行歸檔整理，材料一股腦地堆放在檔案室，“要找什么你自己翻”的做法屢見不鮮，給后續(xù)檔案的保管、檢索、編研、利用帶來了巨大的阻礙。同時，電子檔案較少，主要以光盤形式存放，而工作人員由于不具備檔案管理專業(yè)背景，對相應的專業(yè)知識不熟悉，主動運用信息技術處理教學檔案的能力不足，不能及時、有效地將紙質(zhì)檔案轉變?yōu)殡娮訖n案，檔案的數(shù)字化建設仍停留在初級階段。

4.教學檔案利用服務功能缺失

由于目前多數(shù)學院進行研究生檔案的管理主要是便于學校審查和為學科評估提供支撐材料。在學院教學、育人、管理等方面，研究生教學檔案未能發(fā)揮其應有的作用，且與師生直接關聯(lián)不大，因而檔案利用率不高，在服務師生上，沒有達到應有的效果。

二、研究生教學檔案管理應遵循的原則

研究生教學檔案管理中存在的問題會直接關系到檔案功能和效用的發(fā)揮，檔案的存在的意義絕不止步于“置諸高閣”，其最終目的是便于高校評估檢查和師生利用。筆者認為要想科學合理管理研究生教學檔案應當遵循的主要原則，就是實事求是，保持檔案之間的有機聯(lián)系。具體來說，要結合學院學科、人才培養(yǎng)特色等，根據(jù)其在教學管理和教學活動中形成的規(guī)律，制定針對性強的研究生教學檔案管理策略。

以資源環(huán)境學院為例，2003年成立，截至目前，學院設有生態(tài)學博士點，兩個學術型碩士學位點：生態(tài)學和地理學。三個專業(yè)型碩士學位點：農(nóng)業(yè)（農(nóng)業(yè)工程與信息技術）、資源與環(huán)境（環(huán)境工程）、學科教學（地理）。今年環(huán)境科學與工程學碩點獲批，全日制在校研究生也從最開始的10人增加到如今465人次。在學科建設發(fā)展的不斷完善和學生規(guī)模不斷擴大的過程中，內(nèi)容豐富種類齊全的教學發(fā)展材料大量累積，為研究生教學檔案提供了更加廣闊的來源。根據(jù)《高等學校教學文件材料歸檔范圍》（〔87〕教辦字016號）[5]，結合學院學科和人才培養(yǎng)特色，以及從事研究生教學管理工作經(jīng)驗，研究生教學檔案一般可劃分為以下幾類：

1.文件檔案

指研究生管理和培養(yǎng)的規(guī)章制度、文件和政策等，包括研究生培養(yǎng)方案、研究生管理手冊、檢查評估文件以及日常教學管理文件等。

2.課程檔案

是研究生教學檔案中資料最豐富的一類，以學期為周期，每學期進行更新存儲。分為考試和考查兩類，包括課程授課計劃、課程考試試題、課程實驗報告（課程考試參考答案）評分標準、修課學生名單及考勤記載表、課程論文（考試答卷）、課程考試成績單。

3.招生檔案

包括招生宣傳、歷年招生簡章、初試命題及復試安排、新生錄取庫、學籍材料等。

4.論文檔案

包括研究生在校期間科研成果匯總表及證明材料、開題報告、答辯安排、答辯記錄、答辯總結、終版論文等。

5.專業(yè)實踐檔案

包括學碩社會實踐表、教育碩士實習實踐手冊、專碩（非教育碩士）實踐手冊等。

6.日常管理檔案

包括在校研究生信息和導師信息、研究生獎助學金管理文件、研究生評獎評優(yōu)材料、研究生請假記錄等。

三、加強研究生教學檔案管理的路徑選擇

研究生教學檔案要實現(xiàn)科學的管理，需要在實事求是原則的基礎上，探求新的路徑。

1.健全研究生管理機構

學校應立足長遠發(fā)展，從全局出發(fā)，在提高研究生教育質(zhì)量的基礎上，建立健全研究生管理體系。在具體執(zhí)行層面，二級學院應實行“三到位”：專職機構到位，配備人員到位，崗位職責落實到位，研究生秘書和研究生輔導員合理分工，各司其職。此外，學院應建立規(guī)范化管理制度，確保研究生教學檔案的管理有明晰的制度依據(jù)，嚴格檔案管理過程，重視日常研究生教學和科學研究成果的積累，把控研究生培養(yǎng)的各個環(huán)節(jié)，以促進研究生教育事業(yè)的穩(wěn)步提升。

2.增強研究生教學檔案管理意識

為有效開展二級學院研究生教學檔案的管理工作，首先需要從思想意識上加強，在全體教師和工作人員中定期開展檔案業(yè)務的宣傳和學習活動，強化全體師生檔案意識，師生以科學嚴謹?shù)膽B(tài)度對待每一份檔案是確保檔案完整的必要條件。其次，在制度設計上，學校應出臺詳細的教學檔案管理方案，作為教學一線的二級學院必須嚴格執(zhí)行的方案，制定研究生教學檔案管理實施細則，將其列入學院制度建設中，避免研究生教學檔案資源的流失，保證其完整性和有效性，做到“三列入”，即列入學院規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃和教職工的職責范圍；研究生教學檔案的管理實行“四同步”，即常規(guī)化教學檔案管理工作，實施教學檢查過程中同步開展教學檔案的布置、檢查、總結、驗收工作；同時建立檔案管理者的人事考評機制。[6]

3.遵循檔案管理原則，對建檔材料合理分類科學編目

二級學院需要結合自身實際情況，遵循實事求是的原則，確定研究生教學檔案歸檔范圍和類別，建立檔案分類目錄，科學地分類整理、立卷歸檔?？蛇\用語義清晰、指向明確的詞匯將教學檔案進行編碼，科學的編碼有利于檔案的快速查閱和提取，便于建立不同檔案之間的聯(lián)系。[7]以資源環(huán)境學院為例，依據(jù)類別、時間、數(shù)量等要素，可以給研究生教學檔案編制四級目錄。一級目錄：學院名稱首字母縮寫，為區(qū)分各二級學院的教學檔案材料，將一級目錄設置為學院拼音縮寫，例如，資環(huán)院為“ZHY”。二級目錄：主要用于區(qū)分教學檔案的類別，根據(jù)前文所述將研究生教學檔案分為6大類，如論文檔案編碼為“LW”，課程檔案編碼為“KC”。三級目錄：主要目的在于將同一類別的檔案進行細分，可設置為專業(yè)拼音首字母或者學期。例如：生態(tài)學的論文、實習檔案可直接編碼為“STX”；2020—2021第二學期的課程檔案即可編碼為“202102”。四級目錄：考慮到教學檔案的個性特點，四級目錄可以是學號、工號或檔案序號。例如，資環(huán)學院學號為20190071學生的畢業(yè)論文的標準化編碼就是ZHY-LW-STX-20190071。

（四）提高信息化水平，便于師生利用

校院領導應創(chuàng)新管理理念和管理方式，改革舊的檔案管理模式，提升檔案管理的信息化水平。首先，二級學院加大檔案管理的專項資金投入，引進先進技術和設備，如數(shù)據(jù)采集設備：高速掃描儀，數(shù)據(jù)存儲設備：硬盤、存儲器，軟件服務系統(tǒng)：數(shù)字化檔案系統(tǒng)等，為信息化檔案建設提供必要的支撐條件。[8]其次，有效結合紙質(zhì)化與信息化管理，利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學檔案轉換成數(shù)字檔案。最后，建立研究生教學檔案數(shù)據(jù)庫，將教學檔案的編碼錄入數(shù)據(jù)庫中，便于檔案目錄檢索、檔案查詢，同時利用校園網(wǎng)優(yōu)勢，實現(xiàn)研究生教學檔案資源的傳遞和高度共享，切實提升研究生教學檔案的利用服務水平。

四、結語

研究生教學檔案管理是否科學高效，既是衡量研究生教育、培養(yǎng)水平的重要標志，也為研究生教育評估、高校建設等工作提供重要依據(jù)。本文僅結合工作經(jīng)驗，分析研究生教學檔案管理的現(xiàn)狀和遇到的問題，探求科學管理研究生教學檔案的最優(yōu)路徑。由于篇幅有限，未能進行深入分析。而隨著信息社會對檔案資源管理和利用需求日益增長，檔案信息化建設將是信息時代檔案事業(yè)改革與發(fā)展的重要主題，如何根據(jù)研究生教學檔案的特點，研究和實踐教學檔案的信息化、數(shù)字化，建立完善的教學檔案資源體系，助力高校教學科研的跨越式發(fā)展，仍是一個需要不斷探索求知的過程。