成輝
(句容市人民醫(yī)院,江蘇 句容 212400)
醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理是指從合同洽談到合同簽訂、合同執(zhí)行再到合同終止的全部管理工作,管理的內(nèi)容主要是合同的數(shù)量和類型,也包括一些宣傳和服務(wù)工作。經(jīng)濟(jì)合同管理是醫(yī)院內(nèi)部控制的重要組成部分,但是有些醫(yī)院沒(méi)有意識(shí)到經(jīng)濟(jì)合同管理的重要性,沒(méi)有建立完善的經(jīng)濟(jì)合同管理制度和組織架構(gòu),缺乏對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的監(jiān)管,導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)合同在簽訂和執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)了疏漏,影響了醫(yī)院的合法權(quán)益,給醫(yī)院造成了不可估量的經(jīng)濟(jì)損失。文章主要分析醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同在管理制度、實(shí)施制度和監(jiān)管制度方面存在的問(wèn)題,并針對(duì)這些問(wèn)題提出改進(jìn)建議,旨在提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理水平,幫助醫(yī)院規(guī)避經(jīng)濟(jì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)。
醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)類型可以按照性質(zhì)分為價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn),還可以按照過(guò)程分為經(jīng)濟(jì)合同簽訂時(shí)的管理風(fēng)險(xiǎn)、合同實(shí)施時(shí)的管理風(fēng)險(xiǎn)和合同登記時(shí)的管理風(fēng)險(xiǎn)三種類型。
一是價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。在醫(yī)院的各類經(jīng)濟(jì)交易過(guò)程中,存在價(jià)格差異,如果經(jīng)濟(jì)合同沒(méi)有約定好價(jià)格或交易方式,就會(huì)出現(xiàn)價(jià)格問(wèn)題,導(dǎo)致購(gòu)買(mǎi)價(jià)格和商品實(shí)際價(jià)格出現(xiàn)很大差異,進(jìn)而在無(wú)形中浪費(fèi)醫(yī)院資金。二是質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于經(jīng)濟(jì)行為,醫(yī)院如果沒(méi)有通過(guò)經(jīng)濟(jì)合同明確醫(yī)藥、醫(yī)療器械或醫(yī)療服務(wù)等有形或無(wú)形商品的質(zhì)量條件,那么這些商品出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題時(shí),不僅會(huì)造成經(jīng)濟(jì)損失,還會(huì)影響醫(yī)療效果,進(jìn)而損害醫(yī)院的形象和聲譽(yù)。三是法律風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)獒t(yī)院簽訂了經(jīng)濟(jì)合同,就要按照合同約定履行承諾,如果醫(yī)院沒(méi)有履行經(jīng)濟(jì)合同的約定和承諾,對(duì)方就可以起訴醫(yī)院,讓醫(yī)院承擔(dān)法律責(zé)任。
一是經(jīng)濟(jì)合同簽訂時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)。這主要表現(xiàn)在沒(méi)有對(duì)對(duì)方的資質(zhì)、信譽(yù)度和履行合同的能力進(jìn)行調(diào)查就簽訂經(jīng)濟(jì)合同,缺乏書(shū)面經(jīng)濟(jì)合同,將一個(gè)完整的經(jīng)濟(jì)合同拆為多個(gè)小合同,條款不全,標(biāo)的數(shù)量、質(zhì)量、支付金額、支付時(shí)間和支付方法等表述不清楚,簽訂人沒(méi)有被醫(yī)院授權(quán)或超越權(quán)限簽訂等等。二是經(jīng)濟(jì)合同實(shí)施時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)。這主要表現(xiàn)在合同簽訂后缺乏對(duì)履行過(guò)程的監(jiān)管,醫(yī)院沒(méi)有履行約定;銜接工作不到位,導(dǎo)致執(zhí)行者并未完成規(guī)定內(nèi)容;執(zhí)行人缺乏法律意識(shí),無(wú)法正確認(rèn)識(shí)違約情況,進(jìn)而采取不恰當(dāng)?shù)姆椒ㄌ幚砗贤m紛。三是經(jīng)濟(jì)合同登記時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)。這主要包括經(jīng)濟(jì)合同保存不當(dāng)導(dǎo)致的合同損毀、丟失和篡改的風(fēng)險(xiǎn);經(jīng)濟(jì)合同散落在多個(gè)管理部門(mén),多頭管理和未授權(quán)審批的風(fēng)險(xiǎn);沒(méi)有按照規(guī)定歸檔的風(fēng)險(xiǎn);沒(méi)有指定專員進(jìn)行保存的風(fēng)險(xiǎn);檢索、翻閱和復(fù)印流程和管理內(nèi)容不規(guī)范,導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)合同被修改和損壞的風(fēng)險(xiǎn)。
醫(yī)院簽訂經(jīng)濟(jì)合同之前需要核對(duì)對(duì)方的基本信息,如企業(yè)名稱、法人、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、注冊(cè)資金和征信情況等,不與沒(méi)有營(yíng)業(yè)執(zhí)照或征信較差的企業(yè)簽訂經(jīng)濟(jì)合同。
經(jīng)濟(jì)合同要明確規(guī)定合同雙方的權(quán)利和義務(wù),簽訂合同前雙方要仔細(xì)閱讀合同條款,確保了解合同條款,避免因誤解合同條款而產(chǎn)生合同糾紛。
為了提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的管理效率和質(zhì)量,需要設(shè)置專門(mén)的監(jiān)管部門(mén)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的簽訂和實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)管。醫(yī)院簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)要嚴(yán)格按照流程進(jìn)行,要由主管部門(mén)擬定合同初稿再由審計(jì)部門(mén)審核,然后再由主管部門(mén)制定正式合同并簽訂經(jīng)濟(jì)合同,醫(yī)院辦公室蓋章后方可生效。簽訂完畢后要保管好經(jīng)濟(jì)合同,使用經(jīng)濟(jì)合同前要做好審批工作,避免經(jīng)濟(jì)合同授權(quán)被濫用,進(jìn)而產(chǎn)生不必要的法律糾紛問(wèn)題。
目前,很多醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)不重視經(jīng)濟(jì)合同管理,在簽訂經(jīng)濟(jì)合同前不注重對(duì)對(duì)方資質(zhì)和信譽(yù)度的考察,與資質(zhì)不足和信譽(yù)度低的企業(yè)合作,進(jìn)而導(dǎo)致產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量得不到保障;簽訂時(shí)不注重對(duì)經(jīng)濟(jì)合同條款的閱讀和理解,導(dǎo)致后期出現(xiàn)對(duì)合同條款的誤解,引發(fā)合同糾紛;合同簽訂后不注重履行合同,產(chǎn)生違約責(zé)任,不僅賠償了資金還損害了醫(yī)院的形象和名聲。出現(xiàn)這些問(wèn)題的原因是醫(yī)院普遍存在重服務(wù)輕管理的思想,尤其是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo),認(rèn)為醫(yī)院只要做好醫(yī)療服務(wù)即可,殊不知良好的服務(wù)需要優(yōu)質(zhì)的管理的支撐,進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)院對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理存在認(rèn)識(shí)偏差。
醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理缺乏完善的管理制度。一方面,沒(méi)有明確合同簽訂前的準(zhǔn)備工作,如合同內(nèi)容、合同簽訂的流程等。另一方面,沒(méi)有明確規(guī)定經(jīng)濟(jì)合同簽訂后的具體實(shí)施和監(jiān)督內(nèi)容,例如,沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的監(jiān)管部門(mén)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的實(shí)施進(jìn)行專門(mén)的監(jiān)管和指導(dǎo),沒(méi)有對(duì)經(jīng)濟(jì)合同履約部門(mén)實(shí)施良好的監(jiān)管,導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)合同涉及的部門(mén)和人員沒(méi)有完成經(jīng)濟(jì)合同規(guī)定的義務(wù),進(jìn)而產(chǎn)生違約責(zé)任,影響醫(yī)院的信譽(yù),給醫(yī)院造成經(jīng)濟(jì)損失等。
良好的組織結(jié)構(gòu)是醫(yī)院各項(xiàng)管理工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ),尤其是在經(jīng)濟(jì)合同管理中,組織結(jié)構(gòu)起著巨大的作用。但是目前醫(yī)院組織結(jié)構(gòu)比較混亂,沒(méi)有明確各部門(mén)以及各工作人員的工作職責(zé),并且還存在多頭管理的情況,負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同管理的不僅有行政部門(mén)還有采購(gòu)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén),由這三個(gè)部門(mén)共同對(duì)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行管理。由于沒(méi)有明確各自的職責(zé),各部門(mén)為業(yè)績(jī)和提成會(huì)爭(zhēng)搶簽訂合同的權(quán)力,但又不愿意履約,這難免會(huì)導(dǎo)致在簽訂和實(shí)施經(jīng)濟(jì)合同的過(guò)程中出現(xiàn)疏漏。
一是應(yīng)該按照《合同法》,建立完善的經(jīng)濟(jì)合同管理機(jī)制,對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的簽訂和執(zhí)行的各個(gè)環(huán)節(jié)作出明確詳細(xì)的規(guī)定,明確各部門(mén)以及各工作人員的工作內(nèi)容,促進(jìn)經(jīng)濟(jì)合同管理工作有序開(kāi)展。二是要建立經(jīng)濟(jì)合同聯(lián)審會(huì)簽機(jī)制,明確負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同簽訂的部門(mén)和人員,還要明確經(jīng)濟(jì)合同聯(lián)審會(huì)簽的負(fù)責(zé)部門(mén)、程序、審核方法和使用方法,一般由審計(jì)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)聯(lián)合進(jìn)行經(jīng)濟(jì)合同聯(lián)審會(huì)簽工作。聯(lián)審會(huì)簽要對(duì)經(jīng)濟(jì)合同所有條款進(jìn)行研究,簽訂雙方都要明確每個(gè)條款的意思,以免出現(xiàn)條款誤解的情況。三是要建立完善的經(jīng)濟(jì)合同履行機(jī)制。經(jīng)濟(jì)合同簽訂完畢后,醫(yī)院要根據(jù)合同內(nèi)容制定具體的實(shí)施方案和計(jì)劃,規(guī)定合同實(shí)施人員的工作內(nèi)容,并聯(lián)合績(jī)效考核制度,對(duì)合同實(shí)施人員進(jìn)行績(jī)效考核,這能激發(fā)經(jīng)濟(jì)合同實(shí)施人員的工作熱情,提高其對(duì)工作的重視程度,降低經(jīng)濟(jì)合同履行風(fēng)險(xiǎn)。
因?yàn)獒t(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的實(shí)施涉及采購(gòu)、財(cái)務(wù)、審計(jì)和行政等諸多部門(mén),且合同種類較多,涉及的部門(mén)和人員也不相同,所以要制定嚴(yán)格且完善的經(jīng)濟(jì)合同實(shí)施制度,確保經(jīng)濟(jì)合同的順利實(shí)施。而經(jīng)濟(jì)合同實(shí)施的第一步就是審批管理,無(wú)論是合同簽訂前還是合同簽訂后,都涉及各類審批工作。審批工作的主管部門(mén)是財(cái)務(wù)和審計(jì)部門(mén),任何經(jīng)濟(jì)合同的簽訂都要由財(cái)務(wù)或?qū)徲?jì)部門(mén)的負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),再由主管部門(mén)負(fù)責(zé)人審批蓋章方可生效。經(jīng)濟(jì)合同簽訂完畢后,由經(jīng)辦部門(mén)將經(jīng)濟(jì)合同和所涉及的資料送到辦公室,對(duì)合同進(jìn)行登記和歸檔。經(jīng)濟(jì)合同的擬定和確定都需要交由財(cái)務(wù)和審計(jì)部門(mén)備查,并在經(jīng)辦部門(mén)歸檔保存。
第一,合同簽訂環(huán)節(jié)。首先,在簽訂經(jīng)濟(jì)合同前,醫(yī)院審計(jì)部門(mén)要對(duì)醫(yī)療物資采購(gòu)清單、改造工程和醫(yī)療服務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行審查,做好經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的相關(guān)準(zhǔn)備工作,還要審批各部門(mén)各科室的采購(gòu)方案和采購(gòu)申請(qǐng),確保醫(yī)療物資采購(gòu)符合醫(yī)院采購(gòu)流程和相關(guān)規(guī)定,尤其是對(duì)于大型醫(yī)療設(shè)備和基建工程的經(jīng)濟(jì)活動(dòng),要嚴(yán)格落實(shí)“三重一大”規(guī)定。所謂的“三重一大”指的是重大事項(xiàng)決策、重要人事任免、重大經(jīng)濟(jì)決策和大額資金使用,這些事情都會(huì)嚴(yán)重影響到醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn),所以要格外重視。
其次,在醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中,審計(jì)部門(mén)要對(duì)政府集中采購(gòu)、醫(yī)院內(nèi)部招投標(biāo)議價(jià)等事項(xiàng)進(jìn)行審查。對(duì)符合招投標(biāo)規(guī)模的項(xiàng)目要確定是按照集中招投標(biāo)管理要求還是按照組織招投標(biāo)模式進(jìn)行。對(duì)超出經(jīng)濟(jì)限額的經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目要查看其是否符合競(jìng)爭(zhēng)談判和內(nèi)部招標(biāo)議價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)和要求。此外,在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目的招投標(biāo)時(shí),審計(jì)部門(mén)要審查招投標(biāo)文件以及投標(biāo)人的資質(zhì)等,確保最終的合同價(jià)格科學(xué)合理。
最后,在經(jīng)濟(jì)合同簽訂完畢后,醫(yī)院審計(jì)部門(mén)要對(duì)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行審查,了解經(jīng)濟(jì)合同的各項(xiàng)條款內(nèi)容。一方面,審計(jì)部門(mén)要審核履約人的資質(zhì)、信譽(yù)度和履約能力,如履約人的經(jīng)濟(jì)實(shí)力、技術(shù)實(shí)力和技術(shù)管理人員數(shù)量等,并審核合同主體的合法性以及合同內(nèi)容的合法性。另一方面,要審核經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容是否科學(xué)合理,是否存在疏漏,并重點(diǎn)審查商務(wù)條款中合同價(jià)款、支付方式、支付時(shí)間、招投標(biāo)結(jié)果的合法性、預(yù)留質(zhì)保金的合理性、違約責(zé)任和解決方法的有效性等內(nèi)容。如涉及招投標(biāo),則要審核招標(biāo)文件、投標(biāo)文件和中標(biāo)通知書(shū)等文件資料,確保這些文件資料內(nèi)容的真實(shí)性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性。
第二,合同實(shí)施環(huán)節(jié)。醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同主要有基建施工合同、醫(yī)療用品采購(gòu)合同和醫(yī)療服務(wù)合同三種,審計(jì)部門(mén)要對(duì)這三種經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)管,確保經(jīng)濟(jì)合同按約履行。
在基建施工合同的監(jiān)管過(guò)程中,需要注意以下四點(diǎn)內(nèi)容。一是要詳細(xì)全面查看實(shí)際工程量與合同工程量是否相符,確認(rèn)施工流程是否符合要求。對(duì)基建工程的隱蔽工程進(jìn)行驗(yàn)收,審計(jì)各類施工費(fèi)用,并收集各類原始憑證作為審計(jì)依據(jù)。二是在基建工程類經(jīng)濟(jì)合同的實(shí)施過(guò)程中,要對(duì)設(shè)計(jì)變更、不可抗力和政策變化等因素產(chǎn)生的簽證進(jìn)行審查,查看內(nèi)容與事實(shí)是否相符。三是在基建工程項(xiàng)目竣工后要全面審查總工程量與合同工程量是否相符,并且審查工程費(fèi)用與合同總費(fèi)用是否相符,如果工程結(jié)算時(shí)實(shí)際造價(jià)嚴(yán)重超額,需要找造價(jià)公司查明原因,并根據(jù)合同規(guī)定進(jìn)行結(jié)算。四是做好基建工程項(xiàng)目預(yù)付款、進(jìn)度款和預(yù)留質(zhì)保金的管理工作,根據(jù)合同規(guī)定對(duì)這些款項(xiàng)的支付時(shí)間、支付金額和支付方式進(jìn)行審查,以免出現(xiàn)工程款超進(jìn)度或超金額支付等問(wèn)題。做好工程進(jìn)度款預(yù)支付預(yù)警機(jī)制,如果金額或時(shí)間超出合同限制范圍,就啟動(dòng)進(jìn)度款預(yù)支付預(yù)警機(jī)制,及時(shí)查明進(jìn)度款超額或超進(jìn)度的原因,及時(shí)糾偏,以降低支付風(fēng)險(xiǎn)。
在醫(yī)療用品采購(gòu)經(jīng)濟(jì)合同的監(jiān)管過(guò)程中,審計(jì)部門(mén)要全面檢查供應(yīng)商提供的醫(yī)藥和醫(yī)療器械的合格證、規(guī)格、數(shù)量等內(nèi)容,查看其是否與經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容一致,要開(kāi)箱驗(yàn)收并記錄在案,然后再辦理入庫(kù)手續(xù),最后根據(jù)合同規(guī)定支付相應(yīng)的費(fèi)用。對(duì)于供應(yīng)商繳納了質(zhì)保金的采購(gòu)項(xiàng)目,審計(jì)部門(mén)需要認(rèn)真檢查采購(gòu)物資的售后服務(wù)記錄,確認(rèn)供應(yīng)商按照采購(gòu)合同約定內(nèi)容對(duì)醫(yī)療器械進(jìn)行了售后服務(wù)且質(zhì)保到期后,方可返還質(zhì)保金。
在醫(yī)療服務(wù)經(jīng)濟(jì)合同的監(jiān)管過(guò)程中,審計(jì)部門(mén)需要嚴(yán)格審查醫(yī)療服務(wù)提供方的出勤情況,根據(jù)出勤表判斷醫(yī)療服務(wù)人員當(dāng)月的出勤人數(shù)與醫(yī)療服務(wù)合同的約定人數(shù)是否一致。審計(jì)部門(mén)要聯(lián)合各科室負(fù)責(zé)人按照醫(yī)療服務(wù)合同規(guī)定對(duì)醫(yī)療服務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行審查,由相應(yīng)科室負(fù)責(zé)人對(duì)醫(yī)療服務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)分。如果評(píng)分低于合同規(guī)定的要求,在結(jié)算時(shí)就需要根據(jù)合同規(guī)定扣除部分費(fèi)用作為懲罰;如果醫(yī)療服務(wù)評(píng)分高,結(jié)算時(shí)要按照合同規(guī)定的金額和支付方法支付醫(yī)療服務(wù)費(fèi)用。通過(guò)對(duì)醫(yī)療服務(wù)的考核確保醫(yī)療服務(wù)企業(yè)的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。
醫(yī)院要提高對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理的重視程度,建立完善的內(nèi)部審計(jì)制度,提高醫(yī)院審計(jì)部門(mén)和審計(jì)人員的工作能力,提高經(jīng)濟(jì)合同的審計(jì)效率和質(zhì)量,確保經(jīng)濟(jì)合同能夠順利落實(shí)。經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和復(fù)雜性,審計(jì)人員要熟悉會(huì)計(jì)和審計(jì)等方面的專業(yè)知識(shí),還要了解企業(yè)管理和經(jīng)濟(jì)管理方面的知識(shí),所以很多審計(jì)監(jiān)督人員的綜合素質(zhì)難以滿足經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)監(jiān)督工作的要求,因此,醫(yī)院應(yīng)該從兩方面入手提高內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督水平。一是招聘專業(yè)審計(jì)人員進(jìn)入醫(yī)院開(kāi)展審計(jì)監(jiān)督工作,在招聘過(guò)程中不僅要考查應(yīng)聘者的學(xué)歷和專業(yè),還要考查應(yīng)聘者的審計(jì)監(jiān)督實(shí)踐能力,確保應(yīng)聘者有直接參與經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)監(jiān)督工作的能力。二是要加強(qiáng)對(duì)審計(jì)監(jiān)督人員的培訓(xùn)教育,不僅要對(duì)審計(jì)監(jiān)督人員審計(jì)和會(huì)計(jì)方面的專業(yè)知識(shí)與技能展開(kāi)培訓(xùn),還要提升其經(jīng)濟(jì)管理和企業(yè)管理方面的知識(shí)與技能水平,以提高審計(jì)監(jiān)督人員的綜合素質(zhì),讓其能夠應(yīng)對(duì)復(fù)雜專業(yè)的經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)監(jiān)督工作,提高審計(jì)監(jiān)督工作的整體效率和質(zhì)量,有效規(guī)避經(jīng)濟(jì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)。
醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)涉及很多方面,如醫(yī)療用品、醫(yī)療服務(wù)和基建工程等,這使得醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同類型多而復(fù)雜,加上很多醫(yī)院對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理認(rèn)識(shí)不到位,很容易產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)合同管理風(fēng)險(xiǎn),進(jìn)而對(duì)醫(yī)院資金和信譽(yù)產(chǎn)生不良影響。醫(yī)院要認(rèn)識(shí)到經(jīng)濟(jì)合同管理的重要性,了解經(jīng)濟(jì)合同的類型,根據(jù)合同類型制定完善的合同管理機(jī)制、合同實(shí)施制度和合同監(jiān)管制度,做好簽訂前、簽訂中和簽訂后的管理工作,從而有效防范經(jīng)濟(jì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)。