楊智勇 鄧文霞

（上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系 上海 200444）

0 引言

在《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）“一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)”的基礎(chǔ)上，新修訂的《檔案法》第五條增加了“享有依法利用檔案的權(quán)利”的表述，將組織和個人保護(hù)檔案的義務(wù)與利用檔案的權(quán)利置于同等重要的地位。這是自中華人民共和國成立以來對公民利用檔案權(quán)利最明確、最直接、最有力的規(guī)定，也是新《檔案法》人民性的最重要體現(xiàn)。因此，檔案部門必須明確根據(jù)何種價值取向、采用何種體系、建立何種機(jī)制來實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在收集、整理、組織、開放和開發(fā)整個過程的全面規(guī)劃，使檔案事業(yè)真正以面向社會而非面向機(jī)關(guān)為基本原則來開展其規(guī)劃工作。

2019年上海大學(xué)周林興教授出版的專著《面向社會的檔案信息資源規(guī)劃研究》（上海：人民出版社，2019年）即從面向社會的角度對檔案信息資源規(guī)劃等問題進(jìn)行了詳細(xì)的探討。該書從檔案信息資源規(guī)劃的內(nèi)在意蘊(yùn)和理論基礎(chǔ)出發(fā)，提出面向社會的檔案信息資源規(guī)劃不僅是對我國《國家“十二五”時期文化發(fā)展規(guī)劃綱要》中所提倡的保護(hù)“公民文化權(quán)益”的積極回應(yīng)，同時也是民主政治發(fā)展的必然體現(xiàn)。著者采用問卷的方式分別對檔案館和社會公眾進(jìn)行了調(diào)查分析，基于詳實(shí)的調(diào)查結(jié)果，以面向社會為導(dǎo)向，歸納了檔案信息資源規(guī)劃的實(shí)然價值及應(yīng)然價值取向，構(gòu)建了檔案信息資源規(guī)劃評價體系和問責(zé)體系，分析了檔案信息資源規(guī)劃實(shí)現(xiàn)機(jī)制。該書理論闡述詳實(shí)、實(shí)踐調(diào)研扎實(shí)、行文邏輯清晰、建議措施具體，為實(shí)現(xiàn)面向社會的檔案信息資源規(guī)劃提供了嚴(yán)謹(jǐn)專業(yè)、全面多元的思考，是檔案學(xué)領(lǐng)域一部理論與實(shí)踐緊密結(jié)合的力作。

1 《面向社會的檔案信息資源規(guī)劃研究》內(nèi)容簡介

《面向社會的檔案信息資源規(guī)劃研究》一書，分為七章。第一章介紹了檔案信息資源規(guī)劃的內(nèi)在意蘊(yùn)。“相對于物質(zhì)、能源資源等有限性，信息資源是軟資源，幾乎是無限的”[1]；而檔案信息資源更是人類社會記憶的源泉、是科學(xué)化管理的基礎(chǔ)、是科學(xué)研究的依托、是根植心靈的沃土。因此，著者提出在檔案信息資源采集規(guī)劃上要建立“全覆蓋”體系；在數(shù)據(jù)庫建設(shè)規(guī)劃上要完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；在在線服務(wù)規(guī)劃上要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)；在保存于安全規(guī)劃上要明確責(zé)任和法律等。第二章分析了相關(guān)基礎(chǔ)理論，其中包括信息資源規(guī)劃理論、公民社會理論、社會記憶觀、來源原則理論等。第三章采用問卷的方式從館室基本情況、館藏來源情況、資源服務(wù)情況等角度對檔案館進(jìn)行了調(diào)查分析；從檔案信息意識、對檔案信息資源服務(wù)需求等角度對社會公眾進(jìn)行了調(diào)查分析。第四章引入具有社會規(guī)范、引導(dǎo)、驅(qū)動功能的“價值取向”概念，根據(jù)實(shí)際情況，歸納了當(dāng)前檔案機(jī)構(gòu)所遵循的實(shí)然價值取向，創(chuàng)新提出了信息權(quán)利全面保護(hù)、社會記憶全面保存、信息資源共建共享、自身理想全面實(shí)現(xiàn)、社會責(zé)任自覺承擔(dān)的應(yīng)然價值取向。第五章基于實(shí)現(xiàn)管理理念更新、信息服務(wù)效率提升、檔案工作真正面向社會等目標(biāo)，詳細(xì)規(guī)劃構(gòu)建了面向社會的檔案信息資源質(zhì)量、服務(wù)、安全、配置方面的評價體系。第六章構(gòu)筑了面向社會的檔案信息資源規(guī)劃問責(zé)體系，并從政府、機(jī)構(gòu)及工作人員、社會公眾三主體角度將其劃分為主體間問責(zé)與主體內(nèi)部問責(zé)；主張以主體間問責(zé)為偶態(tài)，以主體內(nèi)部問責(zé)為靜態(tài)。第七章具體規(guī)劃了面向社會的檔案信息資源規(guī)劃實(shí)現(xiàn)機(jī)制，提出在管理形式上要構(gòu)建流程化的管理體系；在管理規(guī)范上要構(gòu)建合理的檔案信息資源制度體系；在資源建設(shè)上要構(gòu)建覆蓋全社會的檔案信息資源體系；在服務(wù)機(jī)制上要構(gòu)建完善的服務(wù)體系；在管理機(jī)制上要構(gòu)建科學(xué)的組織體系；在法律法規(guī)上要構(gòu)建服務(wù)權(quán)利為導(dǎo)向的法律法規(guī)體系等。

2 《面向社會的檔案信息資源規(guī)劃研究》亮點(diǎn)探析

2.1 理論闡述詳實(shí)

著者引入信息資源規(guī)劃理論、公民社會理論、社會記憶理論、來源原則理論為解決面向社會的檔案信息資源規(guī)劃這一問題提供理論支撐。信息資源規(guī)劃理論由F.W.霍頓（F.W.Horton）和馬錢德（D.A.Marchand）等人于20世紀(jì)80年代初提出，之后延伸為信息工程方法論、信息資源管理理論、數(shù)據(jù)管理理論等，強(qiáng)調(diào)搞好企業(yè)信息資源開發(fā)利用的首要前提是搞好信息資源規(guī)劃。引入信息資源規(guī)劃理論能促進(jìn)檔案信息觀成熟、轉(zhuǎn)變檔案學(xué)術(shù)取向、改善檔案教育理論。公民社會理論強(qiáng)調(diào)個人主義、多元主義、參與性、法治性等基本原則，有利于檔案管理部門自我管理意識的形成、社會公眾檔案意識的形成，以及全新檔案信息資源規(guī)劃觀的形成，從權(quán)力到權(quán)利的轉(zhuǎn)變應(yīng)成為檔案部門在進(jìn)行檔案信息資源規(guī)劃建設(shè)中應(yīng)用有的價值取向。社會記憶理論反對權(quán)力對歷史記錄形成和建構(gòu)的介入，認(rèn)為“一種記憶的獲勝，就意味著另外一種記憶的失敗[2]”，而現(xiàn)實(shí)就是長期以來，權(quán)力操控了社會記憶的內(nèi)容及方式，動搖了文件記載的權(quán)威和特權(quán)地位；檔案館自身的社會理想與職業(yè)目標(biāo)被違背，職業(yè)聲望收到極大的損害。引入社會記憶理論，有利于培育保存集體記憶、官方記憶和民間記憶三位一體的價值取向，形成立體的檔案信息資源體系觀、科學(xué)的檔案信息資源服務(wù)觀、全面的檔案信息資源理論觀。來源原則理論作為檔案學(xué)的核心理論，可為實(shí)現(xiàn)檔案信息來源多樣性提供最權(quán)威的理論動力，解決資源單一性、全宗完整率低、檔案重復(fù)率高等不科學(xué)的問題，并且一定程度上凸顯了面向社會規(guī)劃的正當(dāng)性。

2.2 實(shí)踐調(diào)研扎實(shí)

著者充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法、抽樣調(diào)查法、問卷調(diào)查法等，基于檔案館（其中機(jī)構(gòu)規(guī)模在20人以下的檔案館占統(tǒng)計(jì)總數(shù)的59.3%；縣區(qū)級檔案館站統(tǒng)計(jì)總數(shù)的44.4%）的27份有效問卷的調(diào)查結(jié)果分析檔案館的基本情況、檔案來源情況及檔案信息資源服務(wù)情況等。第一，在檔案館館藏方面得出結(jié)論：文書檔案數(shù)量、名人檔案數(shù)量、照片檔案數(shù)量皆和單位級別呈正相關(guān)關(guān)系，主要與接收范圍、機(jī)構(gòu)影響力、工作意識等因素有關(guān)；而科技檔案數(shù)量、民生檔案數(shù)量與單位級別呈反比關(guān)系，主要是因?yàn)榛鶎痈N近民眾的日常生活等；聲像檔案數(shù)量和單位級別沒有明顯的相關(guān)關(guān)系；電子文件（檔案）數(shù)量在省級機(jī)構(gòu)數(shù)量規(guī)模較大，縣區(qū)級機(jī)構(gòu)也有大量的電子文件，說明已經(jīng)引起了重視。第二，在訪問人次情況方面得出結(jié)論：不同級別的檔案館到館訪問人次沒有大幅度的起落，省級基數(shù)最大，但縣區(qū)級的人次也在逐年增加；網(wǎng)站訪問人次缺失值較高，主要因?yàn)榫W(wǎng)站的建設(shè)思路和設(shè)計(jì)處于“獨(dú)白”的自我展示語境，未能形成“對話”的性格。第三，在館藏來源情況統(tǒng)計(jì)方面得出結(jié)論：文書檔案信息資源都主要來源于主動接收范圍內(nèi)的單位移交檔案，也會主動介入社會進(jìn)行采集；民生檔案來源在各級別檔案館呈現(xiàn)不同特點(diǎn)，與各自的職能有關(guān)；家庭檔案數(shù)據(jù)缺失值較大，說明各級檔案館及個人的家庭檔案意識薄弱；名人檔案方面，主要是收集當(dāng)?shù)丶耸康臋n案信息資源，其中省級機(jī)構(gòu)的較為全面。第四，在檔案信息資源服務(wù)情況方面得出結(jié)論：形式上可滿足公眾基本利用需求，但還需要繼續(xù)創(chuàng)新；方式實(shí)現(xiàn)跨時空服務(wù)；類型主要是初次加工的成果呈現(xiàn)形式，沒有完全發(fā)揮知識價值；編研開發(fā)成果主要是大事記、組織沿革等，停留在“述而不作”的階段；利用者類型包括大量的查證型用戶，62.96%詢疑型用戶，59.26%的研究型用戶，25.93%的學(xué)習(xí)型用戶，獲取娛樂休閑信息的較少。

著者還基于社會公眾的395份有效問卷的調(diào)查結(jié)果分析社會公眾的檔案信息意識、對檔案資源服務(wù)的信息需求等。第一，在檔案信息意識方面得出結(jié)論：近70%的人沒有去檔案館查詢過，說明檔案館利用未突破行業(yè)界限，對社會影響較?。粵]去過檔案館的首要原因是沒有需求，其次是查詢手續(xù)繁瑣，再者是不知道可以查詢，說明檔案館的宣傳力度還不夠；70%的調(diào)查者認(rèn)為查閱與政府行政相關(guān)檔案是主要功能，說明檔案館的文化屬性不夠明顯；82.03%的調(diào)查者認(rèn)為檔案非常重要，說明公眾對檔案的價值有一定的認(rèn)知水平；對于檔案價值的認(rèn)知，憑證、存史功能得到廣泛認(rèn)同，學(xué)術(shù)研究的信息價值和知識價值認(rèn)可度略低，歷史教育、資政、文化交流、情報(bào)休閑等有待加強(qiáng)。第二，在檔案信息資源服務(wù)的需求方面得出結(jié)論：94.21%的調(diào)查者希望利用紙質(zhì)檔案，48.76%希望利用電子檔案；歷史檔案資料仍是主要需求資源，36.9%的調(diào)查對象提出了對家庭檔案信息的需求；關(guān)于場館設(shè)置，超過一半的調(diào)查者認(rèn)為應(yīng)設(shè)在文化場所集中區(qū)域，共享圖書館、博物館等公共文化服務(wù)設(shè)施，80%的調(diào)查者認(rèn)為應(yīng)設(shè)置展覽廳。

2.3 行文邏輯清晰

著者首先從理論角度介紹“面向社會的檔案信息資源規(guī)劃”這一核心概念的內(nèi)在意蘊(yùn)及相關(guān)基礎(chǔ)理論，再順滑過渡至從實(shí)踐角度分析當(dāng)前“檔案信息資源規(guī)劃”現(xiàn)狀。根據(jù)現(xiàn)狀所反映出來的問題，總結(jié)歸納當(dāng)前檔案信息資源規(guī)劃的實(shí)然價值取向，進(jìn)而從發(fā)現(xiàn)的問題中改進(jìn)升華出檔案信息資源規(guī)劃的應(yīng)然價值取向及培育路徑。目前檔案信息資源規(guī)劃所遵循的實(shí)然價值取向具有側(cè)重資政功能、實(shí)體管理、中庸采集、獨(dú)立服務(wù)等問題，影響了檔案信息資源價值的發(fā)揮乃至整個檔案事業(yè)的發(fā)展。應(yīng)然價值取向應(yīng)是呼應(yīng)我國政府行政模式由管制性行政逐步向服務(wù)性行政的歷史演變，面向社會、反映社會、記憶社會。第一，要基于信息權(quán)利全面保護(hù)，敦促完善法律法規(guī)的文本內(nèi)容表述，構(gòu)建公平的檔案信息資源利用制度。第二，要基于社會記憶全面保存，以檔案記憶觀為指導(dǎo)、以主體多元化為導(dǎo)向來構(gòu)建資源。第三，要基于信息資源共建共享，必須打破行業(yè)隔閡，消除行業(yè)壁壘，即使物理層面分散，也要力求邏輯層面共享。第四，要基于自身理想全面實(shí)現(xiàn)，將職業(yè)宗旨從“以管理為主”轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙苑?wù)為主”，將服務(wù)理念從“以權(quán)力為主”轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙詸?quán)利為主”。第五，要基于社會責(zé)任自覺承擔(dān)，提出培育途徑包括培育檔案人員的價值情懷、培育大檔案觀的認(rèn)知能力、培育社會公眾的需求情結(jié)、培育國家層面的保障意愿。

著者隨后從“規(guī)劃所求為何”的價值取向分析出發(fā)，轉(zhuǎn)為研究“何為規(guī)劃內(nèi)容”的規(guī)劃評價體系和問責(zé)體系構(gòu)建，最后提出“以何實(shí)現(xiàn)規(guī)劃”的規(guī)劃實(shí)現(xiàn)機(jī)制設(shè)想。檔案信息資源規(guī)劃評價體系包括“內(nèi)容是否優(yōu)化、是否真實(shí)；資源縱向橫向整合是否合理；服務(wù)形式是否現(xiàn)代化、主動化、多元化；服務(wù)內(nèi)容是否全面化、知識化；安全執(zhí)法檢查制度、突發(fā)應(yīng)急管理制度是否建立及常態(tài)化；管理人員安全意識是否合格；資源配置主體是否明確、定位是否科學(xué)”等指標(biāo)，以期促進(jìn)檔案信息資源規(guī)劃工作有序推進(jìn)、檔案管理機(jī)構(gòu)服務(wù)意識顯著提升、檔案管理機(jī)構(gòu)服務(wù)范式科學(xué)轉(zhuǎn)化。檔案信息資源規(guī)劃問責(zé)體系包括公眾直接監(jiān)督評價的短途問責(zé)方式和公眾先向政府表達(dá)訴求再由政府對生產(chǎn)者問責(zé)的長途問責(zé)方式，并十分強(qiáng)調(diào)其科學(xué)性和合理性，且要有一定的靈活度和變通張力。具體落實(shí)策略包括：一是強(qiáng)化主觀責(zé)任意識和問責(zé)理念，“使責(zé)任思想化，而非思想責(zé)任化”。二是形成良好的問責(zé)氛圍，“不能依靠‘運(yùn)動式’的問責(zé)風(fēng)暴，要法律化、制度化，做到問責(zé)有‘制’，懲罰有‘度’”。三是構(gòu)建健全的問責(zé)法律制度，借助客觀責(zé)任威力，培育政治責(zé)任、法律責(zé)任、經(jīng)濟(jì)責(zé)任的承擔(dān)。四是構(gòu)建多元的問責(zé)機(jī)制，增強(qiáng)人大問責(zé)的權(quán)威性、重視媒體問責(zé)的獨(dú)立性、激發(fā)公眾問責(zé)的積極性。五是形成多樣化的問責(zé)配套制度，以反饋制度保障雙向良性互動，以救濟(jì)制度保證問責(zé)主客體的權(quán)利平等。

2.4 建議措施具體

著者在最后一章對面向社會的檔案信息資源規(guī)劃實(shí)現(xiàn)機(jī)制做了詳細(xì)的介紹，為檔案實(shí)踐部門提供了具體可行的參考措施。第一，在管理形式上要構(gòu)建流程化管理體系，具體包括優(yōu)化內(nèi)部流程以充實(shí)環(huán)節(jié)內(nèi)涵、解決部門本位以弱化環(huán)節(jié)隔閡等。信息流過的環(huán)節(jié)越多，信息流失越多，噪音就越多，越失真，檔案力越減弱。“流程管理以規(guī)范化的構(gòu)造端到端的卓越業(yè)務(wù)流程為中心，是一種以持續(xù)地提高組織業(yè)務(wù)績效為目的的系統(tǒng)化方法[3]”，可促進(jìn)檔案工作向漸進(jìn)式、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。第二，在管理規(guī)范上要構(gòu)建合理的制度體系。具體包括“多元化”的管理主體制度，在強(qiáng)化公共檔案館主體地位的同時鼓勵民間力量和行業(yè)力量；“標(biāo)準(zhǔn)化”的資源管理制度，以凸顯國家控制力的支持力度；“公共化”的機(jī)構(gòu)屬性制度，使社會公眾認(rèn)識到檔案機(jī)構(gòu)是為了社會和諧發(fā)展而必須設(shè)計(jì)的制度性安排，也是社會公眾應(yīng)享受的社會福利性制度和正當(dāng)權(quán)利訴求；“精管理”的人本管理制度，在管理和提供利用時皆堅(jiān)持以人為本。第三，在資源建設(shè)上要構(gòu)建覆蓋全社會的資源體系。不僅要重視對不同主體資源的采集，也要創(chuàng)新采集方式，還要保障采集種類的多元化，尤其要強(qiáng)調(diào)對非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案信息資源及城市建設(shè)檔案信息資源的采集。第四，在服務(wù)機(jī)制上要構(gòu)建完善的服務(wù)體系。要培育自省、自律、自尊的服務(wù)意識，綜合運(yùn)用傳統(tǒng)檔案信息資源服務(wù)方式與現(xiàn)代化服務(wù)方式，準(zhǔn)確定位服務(wù)對象，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。第五，在管理機(jī)制上要構(gòu)建科學(xué)的組織體系。依托文化工程，使檔案信息資源全方位開發(fā)、價值多途徑釋放，實(shí)現(xiàn)檔案機(jī)構(gòu)由被動管理走向主動管理；建立全國資源整合共享平臺，理順與各文化機(jī)構(gòu)的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案機(jī)構(gòu)由獨(dú)立式管理走向聯(lián)合管理；利用信息技術(shù)提高管理、開發(fā)、服務(wù)效率，通過高效信息門戶網(wǎng)站提供一站式服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案機(jī)構(gòu)由傳統(tǒng)管理走向現(xiàn)代管理。第六，法律法規(guī)上要構(gòu)建服務(wù)權(quán)利為導(dǎo)向的體系。一方面，要使信息權(quán)利成為實(shí)質(zhì)權(quán)利或現(xiàn)實(shí)權(quán)利，就必須由政府作出具體的、有效的制度安排；另一方面，權(quán)利不僅要保護(hù)行政機(jī)關(guān)等社會強(qiáng)勢主體，更要體現(xiàn)保護(hù)普通公眾的信息權(quán)利。

3 總結(jié)

檔案信息資源的規(guī)劃與配置是近年來檔案管理工作實(shí)踐所要面臨的首要問題，其關(guān)系到對檔案信息資源的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研、檢索、利用的全面規(guī)劃，關(guān)系到檔案信息資源共享和整合問題的解決、“信息孤島”的彌合以及檔案信息集成化的應(yīng)用開發(fā)?！睹嫦蛏鐣臋n案信息資源規(guī)劃研究》一方面從面向社會角度深化了檔案信息資源規(guī)劃的理論深度，通過理論引入與揚(yáng)棄，總結(jié)歸納了檔案信息資源規(guī)劃的實(shí)然價值取向和應(yīng)然價值取向，以此表達(dá)檔案人員共性的價值理想與價值追求。另一方面，該書牢牢把握理論與實(shí)踐相結(jié)合的原則，既以豐富的實(shí)踐調(diào)查支撐理論論證，又以深厚的理論內(nèi)涵指導(dǎo)實(shí)踐探索?？傊?，《面向社會的檔案信息資源規(guī)劃研究》一書無論從研究內(nèi)容、研究視角還是對現(xiàn)實(shí)的指導(dǎo)價值來看都是一部有意義的力作。