劉曉燕/漯河市檔案館

當(dāng)前，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)、數(shù)字中國(guó)已成為重要的國(guó)家戰(zhàn)略。在此背景下，檔案工作只有主動(dòng)推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，才能實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，才能滿(mǎn)足國(guó)家和社會(huì)發(fā)展的迫切需求。新修訂檔案法將檔案信息化提升到了至關(guān)重要的地位，“提高檔案信息化建設(shè)水平”不僅成為了其立法宗旨的重要組成部分，而且還新增了“檔案信息化建設(shè)”專(zhuān)章。此外，浙江省以新修訂檔案法為依據(jù)制定發(fā)布了《關(guān)于新時(shí)代全面推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意見(jiàn)》，“立足數(shù)字浙江建設(shè)中檔案信息化發(fā)展實(shí)際，就檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型提出了明確目標(biāo)和任務(wù)”[1]。不難預(yù)見(jiàn)，隨著新修訂檔案法的廣泛宣傳和貫徹落實(shí)，其對(duì)我國(guó)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型將產(chǎn)生重要影響。以新修訂檔案法為依據(jù)，大力推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的理論研究與工作實(shí)踐刻不容緩。

1 檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的內(nèi)涵

當(dāng)前，數(shù)字化轉(zhuǎn)型的理念在企業(yè)管理和生產(chǎn)領(lǐng)域較為成熟，它是指“建立在數(shù)字化轉(zhuǎn)換、數(shù)字化升級(jí)基礎(chǔ)上，進(jìn)一步觸及公司核心業(yè)務(wù)，以新建一種商業(yè)模式為目標(biāo)的高層次轉(zhuǎn)型”[2]。部分企業(yè)的實(shí)踐也表明，只有對(duì)其業(yè)務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)性、徹底的重新定義，其數(shù)字化轉(zhuǎn)型才能得以實(shí)現(xiàn)。依據(jù)此理念，筆者認(rèn)為，檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型應(yīng)是以數(shù)字化技術(shù)及支持能力建設(shè)為核心的檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化，檔案信息和檔案管理流程的數(shù)字化僅是其發(fā)展的量變階段。因此，已有研究成果中王強(qiáng)的認(rèn)知與數(shù)字化轉(zhuǎn)型的內(nèi)涵較為一致。但是其在后文分析企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的方向和路徑中將“檔案資源數(shù)字化、業(yè)務(wù)流程數(shù)字化、管控模式數(shù)字化、利用服務(wù)數(shù)字化、管理能力數(shù)字化”[3]均納入其中，又反映出其認(rèn)識(shí)存在泛化現(xiàn)象。此外，從術(shù)語(yǔ)的合規(guī)性角度看，一方面，信息數(shù)字化對(duì)應(yīng)的是數(shù)字化轉(zhuǎn)換階段，流程數(shù)字化對(duì)應(yīng)的是數(shù)字化升級(jí)階段，業(yè)務(wù)數(shù)字化對(duì)應(yīng)的才是數(shù)字化轉(zhuǎn)型階段；另一方面，“升級(jí)”體現(xiàn)的是量變，“轉(zhuǎn)型”體現(xiàn)的是質(zhì)變。因此，筆者認(rèn)為部分學(xué)者在論文中使用“數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)”的提法值得商榷。

從上述分析可以看出，檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型集中表現(xiàn)為檔案業(yè)務(wù)運(yùn)行的數(shù)字化，即要求檔案業(yè)務(wù)主要基于互聯(lián)網(wǎng)而展開(kāi)。其一，互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的多元化和設(shè)備的多樣化，決定了檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型要靠混合多云的管理服務(wù)方式實(shí)現(xiàn)，而非單一方式；其二，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和檔案用戶(hù)需求的提高，使檔案業(yè)務(wù)運(yùn)行的響應(yīng)時(shí)間成為檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型成功與否的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)；其三，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案用戶(hù)的需求更加多元化，除檔案查借閱、檔案咨詢(xún)等基本需求之外，情感性需求、生態(tài)性需求、沉浸式需求等均成為用戶(hù)需求的重要組成部分，因此提升檔案用戶(hù)體驗(yàn)就成為了檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的一個(gè)重要目標(biāo)。

2 推進(jìn)業(yè)務(wù)一體化管理的理念與模式

作為機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織業(yè)務(wù)活動(dòng)的組成部分，檔案部門(mén)雖然有自己專(zhuān)業(yè)的管理模式和方法，但不能因此就將檔案業(yè)務(wù)與其他業(yè)務(wù)剝離開(kāi)，持續(xù)做好“后半篇文章”業(yè)已成為檔案領(lǐng)域的共識(shí)，檔案部門(mén)開(kāi)展了卓有成效的實(shí)踐。新修訂檔案法第三十六條規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接?！盵4]該條規(guī)定既考慮到了電子檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求和未來(lái)發(fā)展，又體現(xiàn)了業(yè)務(wù)一體化管理的理念。

依據(jù)業(yè)務(wù)一體化管理的理念和新修訂檔案法的相關(guān)規(guī)定，筆者認(rèn)為，檔案部門(mén)在未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)，一是應(yīng)牢固樹(shù)立全周期管理理念，即將單位的業(yè)務(wù)工作視為一個(gè)具有完整生命周期的復(fù)雜性系統(tǒng)，檔案業(yè)務(wù)處于整個(gè)業(yè)務(wù)鏈的后端，但其在整個(gè)系統(tǒng)中發(fā)揮著基礎(chǔ)性作用，從而使得整個(gè)單位的業(yè)務(wù)工作形成了一個(gè)閉環(huán)。二是在建設(shè)電子檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)，就應(yīng)統(tǒng)籌考慮其與單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接的問(wèn)題，尤其是應(yīng)考慮系統(tǒng)的擴(kuò)展性和兼容性。三是在單位布局建設(shè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)時(shí)應(yīng)將檔案管理作為業(yè)務(wù)的一個(gè)模塊納入其中。值得注意的是，我國(guó)部分國(guó)有企業(yè)已有較為成熟的經(jīng)驗(yàn)可資借鑒，如國(guó)網(wǎng)電力企業(yè)早在10年之前就統(tǒng)一部署了包含檔案管理模塊的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，公司的各種文件在辦理完畢后，相應(yīng)管理人員點(diǎn)擊“歸檔”選項(xiàng)即可進(jìn)入檔案管理階段。同時(shí)，檔案管理的反饋和服務(wù)工作也均可通過(guò)系統(tǒng)完成。

3 建設(shè)混合多云的專(zhuān)業(yè)管理服務(wù)平臺(tái)

3.1 加速推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)

數(shù)字檔案館是各級(jí)各類(lèi)檔案館“運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)”[5]。當(dāng)前，數(shù)字檔案館已成為我國(guó)檔案部門(mén)實(shí)現(xiàn)云檔案管理服務(wù)的主要平臺(tái)。新修訂檔案法第四十條規(guī)定：“有條件的檔案館應(yīng)當(dāng)建設(shè)數(shù)字檔案館?！盵6]此規(guī)定最大限度地?cái)U(kuò)展了數(shù)字檔案館的建設(shè)范圍。在此背景下，我國(guó)數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)將會(huì)有一個(gè)長(zhǎng)足的發(fā)展。筆者認(rèn)為，其建設(shè)重點(diǎn)應(yīng)包括兩個(gè)方面：其一是推動(dòng)已有數(shù)字檔案館（室）的優(yōu)化升級(jí)。當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日新月異，很多新技術(shù)不斷出現(xiàn)并逐漸在檔案領(lǐng)域得到了應(yīng)用，如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云存儲(chǔ)技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、人工智能技術(shù)等，均可在數(shù)字檔案館（室）的升級(jí)中得到應(yīng)用。此外，在數(shù)字檔案館（室）的優(yōu)化升級(jí)中還可布局檔案移動(dòng)服務(wù)、檔案3D展示等模塊。其二是制定完善數(shù)字檔案館（室）建設(shè)和管理的標(biāo)準(zhǔn)體系。數(shù)字檔案館（室）建設(shè)和管理的標(biāo)準(zhǔn)體系是其科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展的制度保障，不僅有助于未來(lái)數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)的統(tǒng)籌整合，也有助于對(duì)其展開(kāi)統(tǒng)一化管理。當(dāng)前，國(guó)家檔案局業(yè)已出臺(tái)了4部數(shù)字檔案館（室）建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，管理標(biāo)準(zhǔn)的供給方面尚顯薄弱，因此應(yīng)盡快考慮制定相關(guān)的管理辦法。

3.2 進(jìn)一步推進(jìn)云查詢(xún)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)

新修訂檔案法第四十一條規(guī)定：“國(guó)家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門(mén)共享利用。”[7]在此方面，全國(guó)檔案查詢(xún)利用服務(wù)平臺(tái)是國(guó)家近幾年推進(jìn)建設(shè)的重點(diǎn)項(xiàng)目。2019年該平臺(tái)的建設(shè)正式啟動(dòng)，時(shí)至今日已初步建成并具備了接入條件。各級(jí)各類(lèi)檔案檔案館（室）應(yīng)重點(diǎn)考慮從如下三個(gè)方面入手：其一，積極主動(dòng)地與全國(guó)檔案查詢(xún)利用服務(wù)平臺(tái)對(duì)接，共享利用開(kāi)放檔案資源，盡快實(shí)現(xiàn)全國(guó)范圍內(nèi)的一網(wǎng)查檔。其二，主動(dòng)與相應(yīng)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)和政務(wù)APP對(duì)接，利用其平臺(tái)優(yōu)勢(shì)展開(kāi)云檔案服務(wù)。值得注意的是，當(dāng)前已有部分專(zhuān)門(mén)檔案館開(kāi)展了成功的實(shí)踐，如鄭州市房產(chǎn)檔案館于2019年12月實(shí)現(xiàn)了河南政務(wù)服務(wù)網(wǎng)查詢(xún)房產(chǎn)權(quán)屬信息后，又于2020年3月實(shí)現(xiàn)了“鄭好辦”App查詢(xún)房產(chǎn)權(quán)屬信息[8]。其三，部署建設(shè)檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)。當(dāng)前，我國(guó)各級(jí)各類(lèi)檔案館利用其微信平臺(tái)開(kāi)展檔案移動(dòng)服務(wù)已取得了一定成績(jī)，但也存在很多問(wèn)題。孫大東和李真兒以《檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)指南》為依據(jù)對(duì)我國(guó)省級(jí)綜合檔案館微信公眾號(hào)的移動(dòng)服務(wù)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查之后發(fā)現(xiàn)，其在檔案查詢(xún)、檔案展廳、檔案資訊、互動(dòng)交流等方面均不同程度地存在問(wèn)題和不足[9]。從意識(shí)、機(jī)制、功能、團(tuán)隊(duì)、管理、技術(shù)等方面進(jìn)行優(yōu)化提升，是我國(guó)各級(jí)各類(lèi)檔案館微信公眾號(hào)開(kāi)展檔案移動(dòng)服務(wù)急需解決的重要問(wèn)題。同時(shí)，各級(jí)各類(lèi)檔案館（室）一方面可利用數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)基礎(chǔ)，進(jìn)一步優(yōu)化升級(jí)其服務(wù)功能建設(shè)移動(dòng)數(shù)字檔案館App，即依靠云存儲(chǔ)、區(qū)塊鏈、智能設(shè)備等技術(shù)手段，將數(shù)字檔案館搬到智能手機(jī)、iPad等便攜式移動(dòng)終端上；另一方面可直接按照《檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)指南》的要求規(guī)劃部署檔案移動(dòng)服務(wù)App的建設(shè)。

3.3 大力推進(jìn)專(zhuān)題目錄和數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

新修訂檔案法第二十八條規(guī)定：“檔案館應(yīng)當(dāng)通過(guò)其網(wǎng)站或者其他方式定期公布開(kāi)放檔案的目錄?！盵10]專(zhuān)題目錄和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)不僅是貫徹落實(shí)這一規(guī)定的有效路徑，也是充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值、提高檔案服務(wù)能力和效果的可行方式。按照上述規(guī)定和規(guī)劃，筆者認(rèn)為，專(zhuān)題目錄和數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)其一應(yīng)由國(guó)家檔案局主導(dǎo)、各級(jí)各類(lèi)檔案館（室）負(fù)責(zé)具體實(shí)施。具體而言，國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)供給等工作，各級(jí)各類(lèi)檔案館（室）負(fù)責(zé)建設(shè)、管理、維護(hù)和提供服務(wù)等工作。其二，專(zhuān)題目錄和數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)應(yīng)在保障安全性和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)突出其可擴(kuò)展性和公共服務(wù)性?？蓴U(kuò)展性主要是指在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)時(shí)，在專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)資源的容納與更新、系統(tǒng)管理和服務(wù)功能的延展，以及與其他檔案管理服務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等銜接方面預(yù)留一定的空間；公共服務(wù)性要求建設(shè)的專(zhuān)題目錄和數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)以開(kāi)放為原則、以實(shí)現(xiàn)專(zhuān)題檔案資源的價(jià)值為己任、以滿(mǎn)足公共檔案需求為導(dǎo)向。

4 進(jìn)一步提升檔案管理服務(wù)的現(xiàn)代化水平

新修訂檔案法第十九條規(guī)定：“采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化?！盵11]筆者認(rèn)為，進(jìn)一步提升檔案管理服務(wù)的現(xiàn)代化可重點(diǎn)從如下兩個(gè)方面入手。第一，定制化。定制化管理服務(wù)是在規(guī)范化和精細(xì)化管理服務(wù)的基礎(chǔ)上才有可能實(shí)現(xiàn)的檔案管理服務(wù)方式，當(dāng)前已有檔案服務(wù)企業(yè)取得了初步成功。如某公司專(zhuān)門(mén)設(shè)置了定制中心，通過(guò)自行研發(fā)運(yùn)維平臺(tái)開(kāi)展了會(huì)計(jì)檔案卷皮的定制業(yè)務(wù)。為支撐公司開(kāi)展定制業(yè)務(wù)，其在技術(shù)層面已做了兩項(xiàng)業(yè)務(wù)：一是建成了會(huì)計(jì)檔案卷皮數(shù)據(jù)庫(kù)，業(yè)已將部分重要的政府部門(mén)、國(guó)有企業(yè)、銀行等信息錄入其中，收到某一單位的定制訂單后，可在數(shù)據(jù)庫(kù)中一鍵生成電子卷皮，包括卷皮上所有的信息，免去了手工填寫(xiě)、印章加蓋或機(jī)器打印等工作。卷皮的規(guī)格、樣式，圖案和字體的顏色、格式等均按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行了精細(xì)設(shè)定。二是建成了會(huì)計(jì)檔案卷皮的成產(chǎn)流水線，從卷盒的制作、打印到會(huì)計(jì)檔案的裝訂均可自動(dòng)化完成。當(dāng)前，一方面是我國(guó)的檔案管理法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系已逐漸完善，為規(guī)范化和精細(xì)化檔案管理服務(wù)提供了堅(jiān)實(shí)的保障；另一方面是各類(lèi)檔案尤其是專(zhuān)門(mén)檔案的管理程序和模式已較為成熟，再加上檔案服務(wù)企業(yè)的繁榮發(fā)展和服務(wù)能力的不斷提升，定制化管理服務(wù)的范圍可逐漸加以擴(kuò)展，并最終發(fā)展成為一種重要的檔案管理服務(wù)模式。新修訂檔案法第二十四條也指出“檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織委托檔案整理、寄存、開(kāi)發(fā)利用和數(shù)字化等服務(wù)的，應(yīng)當(dāng)與符合條件的檔案服務(wù)企業(yè)簽訂委托協(xié)議”[12]。依據(jù)此規(guī)定，各級(jí)各類(lèi)檔案部門(mén)應(yīng)借助檔案服務(wù)企業(yè)的技術(shù)和服務(wù)能力大力提高檔案管理效率和業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化水平，并最終實(shí)現(xiàn)自身業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)型。

第二，虛擬化。隨著檔案管理從數(shù)字化到數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)型以及電子檔案單套制管理的逐步推進(jìn)，電子檔案的存儲(chǔ)、管理和應(yīng)用均依賴(lài)于云空間、云技術(shù)而實(shí)現(xiàn)，在此背景下虛擬檔案館的建設(shè)就成了題中應(yīng)有之義。當(dāng)前，電子檔案的三維展示系統(tǒng)已屢見(jiàn)不鮮。利用該系統(tǒng)，管理者和用戶(hù)可直接通過(guò)檢索系統(tǒng)或在系統(tǒng)中虛擬檔案柜的相應(yīng)位置調(diào)取查閱電子檔案。但是已有的系統(tǒng)只是實(shí)體檔案庫(kù)房的數(shù)字化模擬，尚不能稱(chēng)其為虛擬檔案館。虛擬檔案館是用數(shù)字技術(shù)管理各種檔案數(shù)據(jù)，并在虛擬空間進(jìn)行存儲(chǔ)和數(shù)字化展現(xiàn)、利用的檔案館形態(tài)。虛擬檔案館的主要特點(diǎn)有三：一是完全的虛擬化管理服務(wù)，一方面是所有的檔案管理服務(wù)均依賴(lài)于數(shù)字技術(shù)即可實(shí)現(xiàn)，另一方面是部分檔案管理服務(wù)工作將由虛擬檔案員自動(dòng)完成；二是存儲(chǔ)空間的虛擬化，即沒(méi)有實(shí)體虛擬后的圍墻和柜架，只有檔案數(shù)據(jù)湖；三是服務(wù)的個(gè)性化，即虛擬檔案館可根據(jù)用戶(hù)畫(huà)像提供相應(yīng)的服務(wù)、推送相應(yīng)信息。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型既是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需要，也是檔案部門(mén)在百年未有之大變局下迎接新機(jī)遇、新挑戰(zhàn)的重要應(yīng)對(duì)舉措。新修訂檔案法的頒布和實(shí)施為檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展提供了法律保障，以其為依據(jù)探索和實(shí)施檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型則會(huì)成為未來(lái)一段時(shí)間檔案部門(mén)的重要任務(wù)。檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型本質(zhì)上具有變革性的發(fā)展性質(zhì)、高質(zhì)量的發(fā)展要求和服務(wù)性的發(fā)展目標(biāo)，而且我國(guó)在此方面業(yè)已積累了一定的基礎(chǔ)，因此就要求在實(shí)現(xiàn)路徑的設(shè)計(jì)層面既要高瞻遠(yuǎn)矚、極富創(chuàng)新性，又要腳踏實(shí)地、具有針對(duì)性。