管一妮/物產(chǎn)中大資產(chǎn)管理(浙江)有限公司
以物產(chǎn)中大集團(tuán)股份有限公司為例,物產(chǎn)中大集團(tuán)是浙江省省屬特大型國有控股企業(yè)集團(tuán),是中國最大的大宗商品服務(wù)集成商之一。經(jīng)過25年發(fā)展歷程,近5年高速轉(zhuǎn)型發(fā)展,核心業(yè)務(wù)涉及國內(nèi)外貿(mào)易、高端制造業(yè)、不動產(chǎn)經(jīng)營、金融和資本投資等領(lǐng)域。集團(tuán)各子公司間合并重組創(chuàng)新轉(zhuǎn)型頻繁,資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動劇烈,業(yè)態(tài)形式也日益復(fù)雜多樣。為確保國有資產(chǎn)的保值增值,必須加強資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案管理,而不同業(yè)態(tài)的資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)檔案的處置面臨許多新情況。
第一,檔案管理工作明顯滯后。物產(chǎn)中大集團(tuán)沒有建立檔案垂直體系,20家成員公司缺乏檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)指導(dǎo),有的公司多年來形成的檔案從來沒有進(jìn)行整理并集中保管,缺少專職管理檔案的人員和檔案管理專業(yè)知識。子公司也在朝著多元化、集團(tuán)化的方向發(fā)展,集團(tuán)公司和所屬子公司之間形成了一種以資產(chǎn)為聯(lián)系的新型紐帶關(guān)系,在這種關(guān)系中,檔案管理的行政作用被進(jìn)一步弱化。必須利用大數(shù)據(jù)共享,建立信息一體化體系,加強檔案數(shù)字化賦能,著手改變原有檔案管理方式,將下屬子公司的檔案管理高標(biāo)準(zhǔn)納入集團(tuán)公司總部體系[1]。
第二,檔案管理職級存在矛盾。物產(chǎn)集團(tuán)公司檔案管理僅局限于總部,全宗理念與檔案流向確定存在矛盾。物產(chǎn)集團(tuán)總部檔案與子公司檔案在此前的一定時期內(nèi)是集中管理的,后因子公司等機(jī)構(gòu)的經(jīng)營獨立性日益提高,很多企業(yè)將分公司、大型內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)(非獨立法人)檔案參照全宗予以管理。這就帶來了全宗管理的獨立性與保持企業(yè)經(jīng)營管理的連續(xù)性之間的矛盾[2]。在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中,為保證全宗完整,資產(chǎn)交割日前所形成的分支機(jī)構(gòu)的檔案須保留在原單位,交割日之后形成的檔案才隨其劃出,這對于分支機(jī)構(gòu)來說無法保持其檔案的完整性;若其檔案均隨之劃出,雖有益于經(jīng)營管理的連續(xù)性,卻無法保證原全宗檔案的完整性,而且從龐雜的檔案之中將某些檔案進(jìn)行抽出也面臨操作上的巨大難度。
第三,檔案處置工作前端控制不到位。《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》(以下簡稱《暫行辦法》)第五條規(guī)定:“國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置工作是國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動工作的一項重要內(nèi)容。應(yīng)列入其議程,并同步進(jìn)行?!钡珜嶋H工作中,集團(tuán)公司不同層級的單位,因其管理特性、檔案意識和工作水平等因素,檔案處置工作的主動性不盡相同。一般是上級母公司提出總體要求,主動實施,具體負(fù)責(zé)。其基層單位往往受管理水平和檔案意識等因素的影響,不注重檔案處置,需在上級單位的指導(dǎo)下進(jìn)行。但是集團(tuán)公司未起到負(fù)總責(zé)和指導(dǎo)要求,下屬大部分企業(yè)未能履行將檔案處置工作與企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動工作同步、同時推進(jìn)的義務(wù),前端控制沒有到位,檔案處置工作隨意性和滯后性明顯。
第四,缺少長效的處置工作機(jī)制。企業(yè)在開展檔案處置工作時,無法厘清檔案處置工作開展的完整流程,部分企業(yè)制定的檔案處置程序過于籠統(tǒng)、模糊,可操作性較低,沒有建立企業(yè)檔案處置工作領(lǐng)導(dǎo)小組,缺少長效的處置工作機(jī)制,在具體實施過程中無所依靠。各子公司處于各自為政、獨立探索、自主實施的階段。建立相對規(guī)范、科學(xué)有效且具有普遍參考借鑒意義的工作機(jī)制,是當(dāng)前工作的重中之重。
一是明確企業(yè)檔案處置應(yīng)遵循的基本原則?!稌盒修k法》是開展企業(yè)檔案處置工作的重要遵循,其有關(guān)檔案歸屬與流向的規(guī)定,對企業(yè)重組、并購、出售、改制、與外商合資合作經(jīng)營、終止清算等情形仍具有現(xiàn)實指導(dǎo)意義。但在資產(chǎn)劃轉(zhuǎn)、企業(yè)改制過程中,國有大型集團(tuán)企業(yè)檔案的流向面臨新的境況,需要結(jié)合企業(yè)實際做出適應(yīng)性的修訂。
二是明確企業(yè)重組檔案的處置與流向。將系統(tǒng)邊界作為確定檔案歸屬和流向的重要依據(jù),即子公司以上級母公司管控范圍為邊界,采用檔案在集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)、外單位劃出的處置原則,對獨立法人、非獨立法人或僅部分職能劃轉(zhuǎn)時檔案的處置進(jìn)行分類明確。在系統(tǒng)內(nèi),因同屬于一個上級母公司,有著統(tǒng)一的管理制度、相近的管理要求和相似的管理環(huán)境,區(qū)分法人(全宗)保管情況,充分尊重集團(tuán)公司的檔案管控歷史,盡可能地確保檔案的完整和后期的利用工作,同時也有助于檔案處置工作的順利開展。這種處置方式在集團(tuán)內(nèi)部資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時更能發(fā)揮作用[3]。
三是明確改制企業(yè)檔案的處置與流向。集團(tuán)公司內(nèi)同樣也有眾多企業(yè)改制,分改子、子改分、股份制改制等均涉及企業(yè)歷史檔案的處置。分公司改制為子公司的,改制前的檔案管理形式保持不變,改制為子公司后形成的檔案另立全宗。子公司改制為分公司的,原有檔案獨立全宗保持不變,改制為分公司后形成的檔案,歸入上級主管單位全宗或繼續(xù)保持獨立全宗管理。全民所有制企業(yè)改制為有限責(zé)任公司的,檔案全宗可保持不變[4]。以全部資產(chǎn)改組為股份制企業(yè)的,改組后的檔案另立全宗,由股份制企業(yè)管理。以部分資產(chǎn)改組為股份制企業(yè)的,進(jìn)入股份制企業(yè)的部分,應(yīng)參照《暫行辦法》;未進(jìn)入股份制企業(yè)的部分,其檔案由原單位管理。
第一,統(tǒng)一認(rèn)識,提供思想保障。企業(yè)檔案意識的強弱是影響檔案處置工作的重要因素。唯有樹立檔案資產(chǎn)意識,才能有效保障后續(xù)處置工作的順利進(jìn)行。檔案是企業(yè)重要的知識資產(chǎn)和信息資源,企業(yè)檔案的處置必須同資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的處置同步考慮、同步研究、同步進(jìn)行。檔案處置未完結(jié),資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動工作就不能結(jié)束。
第二,成立工作組,提供組織保障。前端控制思想和主動介入行動的有效落實,需借助于強有力的工作組織,同時該組織必須從單位整體層面進(jìn)行設(shè)置,即在單位層面成立由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭的檔案處置專項工作組,或在資產(chǎn)處置工作領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)立檔案處置工作組[5]。檔案處置工作組由辦公室牽頭,資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動工作主辦部門、有關(guān)業(yè)務(wù)部門參加。檔案人員應(yīng)全程參與資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動有關(guān)工作。
第三,確定原則,提供行動指導(dǎo)。合法性原則,檔案處置必須遵照《暫行辦法》等的要求,在法定框架下結(jié)合企業(yè)實際確定具體的組織形式、操作規(guī)范等,保證各項工作合法進(jìn)行。合理性原則,檔案處置必須尊重企業(yè)歷史,統(tǒng)籌制定工作方案、確定檔案流向,最大限度保證相關(guān)企業(yè)或業(yè)務(wù)經(jīng)營管理的連續(xù)性。安全性原則,從維護(hù)國家、企業(yè)的安全和利益,保守國家秘密和企業(yè)秘密出發(fā),既要保障處置過程中檔案實體的安全、完整,又要確保檔案信息的安全。
第四,編制方案,提供行動路線。方案的主要內(nèi)容應(yīng)包括檔案處置的背景、原則、范圍,檔案的歸屬與流向,檔案交接的時間、地點、責(zé)任部門或責(zé)任人,具體工作步驟及要求等內(nèi)容。需要注意的是,因資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動需向公司系統(tǒng)外單位移交檔案的,應(yīng)在檔案處置前,將方案報上級主管單位審查。
第五,清點鑒定,確保檔案完整。檔案部門清點檔案庫存,按照檔案去向分別編制移交目錄。組織本單位內(nèi)設(shè)部門清理業(yè)務(wù)工作中應(yīng)歸檔的各類文件材料,按要求完成歸檔或登記造冊。需要注意的是,還應(yīng)做好資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料(如資產(chǎn)變動批準(zhǔn)文件、決算報告、資產(chǎn)處置方案等)的收集、整理和歸檔,按照有關(guān)規(guī)定完成檔案的留存與銷毀鑒定工作。
第六,進(jìn)行交接,完成處置工作。檔案交接各方應(yīng)對檔案移交目錄和檔案內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真核對,履行交接登記手續(xù),由交接方和單位檔案處置工作組負(fù)責(zé)人簽字。交接登記臺賬由交接方各執(zhí)一份并永久保存,同時報上級主管單位備案[6]。