張麗萍/嘉興市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院

農(nóng)業(yè)科研單位的檔案主要包括文書(shū)檔案、科研檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、實(shí)物檔案等，其中以科研檔案、實(shí)物檔案為主體，這是區(qū)別于一般機(jī)關(guān)單位的主要特色。嘉興市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“嘉興市農(nóng)科院”）的實(shí)物檔案主要為獎(jiǎng)證檔案，其獎(jiǎng)證檔案可分為科研證書(shū)類(lèi)、科技成果獎(jiǎng)勵(lì)、榮譽(yù)三大類(lèi)。本文從嘉興市農(nóng)科院獎(jiǎng)證檔案工作的實(shí)踐角度，分析探討如何做好獎(jiǎng)證檔案工作。

1 獎(jiǎng)證檔案的重要作用

1.1 真實(shí)記載和反映單位發(fā)展歷史

獎(jiǎng)證檔案具有原始記錄性、知識(shí)性、信息性、文化性等屬性。獎(jiǎng)證檔案形成于農(nóng)業(yè)科研單位的科研、管理及社會(huì)活動(dòng)中，承載著豐富的時(shí)代氣息和知識(shí)內(nèi)涵，真實(shí)記錄和反映了一定歷史時(shí)期農(nóng)業(yè)科研單位的科研水平和社會(huì)聲譽(yù)，生動(dòng)直觀地展示了單位的發(fā)展和變遷。

嘉興市農(nóng)科院有60多年歷史，根據(jù)檔案資料，最早可追溯至1956年成立的嘉興農(nóng)業(yè)試驗(yàn)站，為順應(yīng)農(nóng)業(yè)發(fā)展形勢(shì)，院名、地址、隸屬關(guān)系、研究領(lǐng)域幾經(jīng)變遷，現(xiàn)為嘉興市政府直屬的公益一類(lèi)事業(yè)單位，研究領(lǐng)域包括水稻遺傳與育種、經(jīng)濟(jì)作物、農(nóng)業(yè)生態(tài)環(huán)境、農(nóng)業(yè)生物技術(shù)等。嘉興市農(nóng)科院在科研、管理、對(duì)外服務(wù)及社會(huì)交往等活動(dòng)中形成了大量的獎(jiǎng)證檔案。這些獎(jiǎng)證檔案有序地承載了院60多年發(fā)展歷程，生動(dòng)體現(xiàn)了“南繁精神”，為所有農(nóng)科院人提供了豐富的精神食糧。

1.2 有效服務(wù)科研和管理，助力單位整體發(fā)展

獎(jiǎng)證檔案是農(nóng)業(yè)科研單位利用需求最多的檔案之一，不僅要滿足科研工作的需求，而且要滿足管理工作的需求。只有做好獎(jiǎng)證檔案工作，才能更好地發(fā)揮獎(jiǎng)證檔案的作用，為單位和職工個(gè)人發(fā)展創(chuàng)造價(jià)值。

建院以來(lái)，嘉興市農(nóng)科院獲得了包括國(guó)家科學(xué)技術(shù)進(jìn)步獎(jiǎng)二等獎(jiǎng)在內(nèi)的各類(lèi)科技成果獎(jiǎng)250余項(xiàng)，審定品種200余個(gè)，技術(shù)推廣效益顯著。此外，嘉興市農(nóng)科院還取得了一批包括國(guó)家級(jí)在內(nèi)的集體榮譽(yù)。這些獎(jiǎng)狀、證書(shū)都是農(nóng)科院科研水平和社會(huì)聲譽(yù)的有力證明，也是申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、科研課題、創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室（工程技術(shù)中心）等所需支撐材料重要組成部分。

1.3 豐富單位文化內(nèi)涵，提高知名度和競(jìng)爭(zhēng)力

檔案是記錄歷史、傳承文明的載體，借助檔案可以了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)未來(lái)。農(nóng)業(yè)科研單位作為知識(shí)密集、人才密集的地方，先進(jìn)的農(nóng)業(yè)科技成果和優(yōu)秀的農(nóng)業(yè)科技人才集中在此，獨(dú)特的工作環(huán)境孕育出了極富特色的農(nóng)業(yè)科研文化，打上了時(shí)代與歷史變遷的烙印，成為社會(huì)主義先進(jìn)文化的重要組成部分。獎(jiǎng)證檔案直觀地承載著單位文化內(nèi)涵，更容易激起人們的豐富情感和廣泛的聯(lián)想。富有感染力的獎(jiǎng)證檔案文化產(chǎn)品在單位文化建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。

嘉興市農(nóng)科院赴海南省陵水縣進(jìn)行南繁水稻育種始于1965年。50多年來(lái)，經(jīng)過(guò)幾代人的努力科研實(shí)踐，塑造了以“南繁精神”為集中體現(xiàn)的優(yōu)良院風(fēng)。2020年，嘉興市農(nóng)科院成功創(chuàng)建“全國(guó)文明單位”。在嘉興市農(nóng)科院展廳中，常年展示著豐富的獎(jiǎng)證檔案信息，激發(fā)全院人員工作干勁，也讓外界深入了解農(nóng)科院的文化底蘊(yùn)。

2 獎(jiǎng)證檔案管理實(shí)踐

2.1 完善相關(guān)制度，確保收集齊全與及時(shí)

嘉興市農(nóng)科院堅(jiān)持不斷豐富和完善獎(jiǎng)證檔案歸檔制度，嚴(yán)格落實(shí)獎(jiǎng)證檔案歸檔與職工績(jī)效考核掛鉤。這一系列措施，使得檔案室在全院各部門(mén)的支持和配合下，最大限度地保證獎(jiǎng)證檔案收集的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性。

工作實(shí)踐中，采取了以下一些辦法：一是無(wú)法取得原件的情況下，非原件也納入歸檔范圍。比如涉及多個(gè)單位的獎(jiǎng)證，第一完成單位以外的其他參與單位沒(méi)有取得獎(jiǎng)證原件。二是短期內(nèi)原件沒(méi)到手、但已獲取了原件的復(fù)印件或掃描件，及時(shí)將這類(lèi)非原件歸檔，待拿到原件后再替換成原件入檔。三是除了常規(guī)的集體性質(zhì)獎(jiǎng)證，對(duì)于私人性質(zhì)的獎(jiǎng)證，檔案室也鼓勵(lì)個(gè)人及時(shí)將復(fù)印件或掃描件歸檔，以更好地滿足查檔和利用需求。

2.2 從便于保管和利用出發(fā)，進(jìn)行規(guī)范化整理

獎(jiǎng)證檔案的查檔和利用需求多，檔案室特別重視檔案整理工作的及時(shí)性。在收到歸檔獎(jiǎng)證的第一時(shí)間，就著手檔案整理等工作，以便盡早提供查詢(xún)利用。

第一步，分類(lèi)、組合、排列。嘉興市農(nóng)科院獎(jiǎng)證檔案具有種類(lèi)多樣的特點(diǎn)，大致可分為科研證書(shū)（品種審定證書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)、成果鑒定證書(shū)等）、科技成果獎(jiǎng)勵(lì)、榮譽(yù)（集體、個(gè)人）三大類(lèi)。也可按其他途徑分類(lèi)，如按頒發(fā)單位，可分為國(guó)家級(jí)、省部級(jí)、市廳級(jí)、市級(jí)以下四大類(lèi)；按載體類(lèi)型，可分為紙質(zhì)類(lèi)（科研證書(shū)類(lèi)、科技成果獎(jiǎng)勵(lì)、榮譽(yù)獎(jiǎng)狀）和非紙質(zhì)類(lèi)（獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等榮譽(yù)檔案）兩大類(lèi)。工作實(shí)踐中，首先遵循便于保管和利用這一原則，將歸檔的獎(jiǎng)證檔案按照載體類(lèi)型分成紙質(zhì)類(lèi)和非紙質(zhì)類(lèi)，分別編制流水號(hào)。由于紙質(zhì)類(lèi)檔案數(shù)量較多，先按年度順序排列，年度內(nèi)再按固定的類(lèi)別順序（科技成果獎(jiǎng)勵(lì)、科研證書(shū)類(lèi)、榮譽(yù)類(lèi)）排列，類(lèi)別內(nèi)按來(lái)源—時(shí)間順序排列。非紙質(zhì)類(lèi)的獎(jiǎng)證檔案數(shù)較少，只簡(jiǎn)單以年度排列。

第二步，編號(hào)、編目。不同于文書(shū)檔案的裝訂、蓋章操作，由于獎(jiǎng)證檔案的特殊性和重要性，紙質(zhì)獎(jiǎng)證檔案不作裝訂、蓋章，采取平放，每張背面粘貼檔號(hào)標(biāo)簽紙。非紙質(zhì)獎(jiǎng)證檔案每件粘貼檔號(hào)標(biāo)簽紙，按編號(hào)順序擺放。接著編制目錄，建立電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.3 做好保管和保護(hù)，確保檔案安全

檔案保管工作質(zhì)量的高低，對(duì)提高檔案實(shí)體安全有重大影響，在一定條件下甚至具有決定性的影響。嘉興市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院檔案室利用現(xiàn)有條件，盡最大努力保管和保護(hù)好獎(jiǎng)證檔案實(shí)體。院檔案室綜合檔案庫(kù)房面積約60平方米，具備基本的溫濕度控制和“八防”措施。檔案裝具采用分體五節(jié)式檔案柜，在庫(kù)房?jī)?nèi)排列整齊有序。檔案室配備有空調(diào)、溫濕度測(cè)量計(jì)、滅火器、裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)、信息化設(shè)備等檔案保管設(shè)備。檔案包裝材料均為無(wú)酸材料，且采購(gòu)符合進(jìn)館要求的檔案盒和案卷封皮等。紙質(zhì)獎(jiǎng)證檔案存放在檔案庫(kù)房，部分非紙質(zhì)獎(jiǎng)證由于體積較大另行存放。

20世紀(jì)七八十年代，曾因未嚴(yán)格收集保管獎(jiǎng)證檔案，個(gè)別紙質(zhì)獎(jiǎng)狀被粘貼在墻，多年后取下，造成邊緣殘缺、紙張受潮發(fā)霉、字跡褪色等不同程度損毀。吸取歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，之后檔案室格外重視實(shí)體原件的保管和保護(hù)，為每份獎(jiǎng)證檔案制作了復(fù)印件、掃描件、數(shù)碼照片等副本，以供日常查詢(xún)和利用，盡可能減少原件的使用?？紤]到本單位的庫(kù)房設(shè)施和技術(shù)有限，2018年主動(dòng)向嘉興市檔案館移交了建院以來(lái)保存的1978年至2008年省級(jí)以上獎(jiǎng)證檔案。

2.4 編制方便實(shí)用的檢索工具，提高檢索效率

除了直接使用嘉興市市級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理集群應(yīng)用系統(tǒng)的檢索工具，在充分分析和掌握本單位查檔利用需求的前提下，檔案室編制了一系列方便實(shí)用的獎(jiǎng)證檔案檢索目錄和索引，建立獎(jiǎng)證檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。這些個(gè)性化、定制化的檢索目錄和數(shù)據(jù)庫(kù)，大大提高了獎(jiǎng)證檔案的檢索效率，優(yōu)化了查全率和查準(zhǔn)率數(shù)值范圍。

如，在標(biāo)準(zhǔn)目錄中沒(méi)有完成人員、等級(jí)、證書(shū)號(hào)等項(xiàng)目，但在實(shí)際檢索和利用中，這幾項(xiàng)是很重要的參考項(xiàng)目。為此，在編制檢索工具時(shí)，完善增加了這些項(xiàng)目。遇到部分獎(jiǎng)證上沒(méi)有寫(xiě)明具體人員時(shí)，通過(guò)查證相關(guān)文書(shū)、科研檔案后，錄入人員姓名。

2.5 獎(jiǎng)證檔案的數(shù)字化和開(kāi)發(fā)利用實(shí)踐

嘉興市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院檔案室采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備，對(duì)每件獎(jiǎng)證檔案進(jìn)行了數(shù)字化加工，建立了目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文圖像數(shù)據(jù)庫(kù)，并在嘉興市市級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理集群應(yīng)用系統(tǒng)中進(jìn)行了數(shù)據(jù)掛接。

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的最終目的。獎(jiǎng)證檔案的利用率非常高，獎(jiǎng)勵(lì)、課題、創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室（工程技術(shù)中心）等申報(bào)驗(yàn)收及日常管理工作中，都需要查詢(xún)和利用。嘉興市農(nóng)科院檔案室本著“服務(wù)、開(kāi)放、法治、效益”的原則，通過(guò)各種方式和途徑提供獎(jiǎng)證檔案信息，目的是最大限度地滿足本單位的檔案信息需求。目前，檔案室通過(guò)四種途徑提供獎(jiǎng)證檔案信息：一是提供獎(jiǎng)證原件，前提是確有工作需要才提供查閱或借閱原件。二是提供獎(jiǎng)證檔案復(fù)制品，比如復(fù)印件、掃描件、數(shù)碼照片等，其中數(shù)字化方式利用已成為主要途徑。三是提供獎(jiǎng)證檔案信息加工品，例如參與編寫(xiě)了審定品種證書(shū)匯編、省級(jí)以上科技榮譽(yù)獎(jiǎng)證匯編、獲獎(jiǎng)科技成果簡(jiǎn)介、重要選育品種簡(jiǎn)介、重要科技榮譽(yù)簡(jiǎn)介、科研年鑒、院志等多種參考資料，以滿足日常利用需求。四是檔案展覽，院展廳常年展示著豐富的獎(jiǎng)證檔案信息，主要有育成品種展示、科技獎(jiǎng)項(xiàng)展示、重要科技榮譽(yù)簡(jiǎn)介、集體榮譽(yù)墻等。這一系列的開(kāi)發(fā)利用工作，特別是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理后，大大提高了利用效率，提升了檔案服務(wù)水平和廣大利用者的滿意度。

3 若干思考

一要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、制度建設(shè)和硬件保障，夯實(shí)獎(jiǎng)證檔案工作基礎(chǔ)。嘉興市農(nóng)科院黨委高度重視獎(jiǎng)證檔案工作，成立了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立健全了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，制訂了一系列切實(shí)可行的檔案管理制度，以期切實(shí)增強(qiáng)檔案工作的預(yù)見(jiàn)性、主動(dòng)性、實(shí)效性。保障檔案經(jīng)費(fèi)，不斷完善綜合檔案庫(kù)房硬件條件，配置了必要的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備和檔案整理用具。

二要扎實(shí)做好獎(jiǎng)證檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)各項(xiàng)工作。除了做好獎(jiǎng)證檔案收集、整理、鑒定、保管與保護(hù)、檢索、統(tǒng)計(jì)等每個(gè)環(huán)節(jié)的基本工作，還要注意結(jié)合本單位的實(shí)際情況，才能不斷提高檔案管理水平。

三要推進(jìn)獎(jiǎng)證檔案數(shù)字化改革，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。當(dāng)今社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展，檔案工作也需緊跟數(shù)字時(shí)代步伐，充分運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案利用效率，提升檔案管理與檔案服務(wù)水平。嘉興市農(nóng)科院按照數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)范，對(duì)全部獎(jiǎng)證檔案完成數(shù)字化加工工作，建立檔案電子目錄庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量，采用嘉興市市級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理集群應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理。同時(shí)在嘉興市檔案館重要檔案登記備份與數(shù)據(jù)保全系統(tǒng)，定期在線登記備份，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。

四要注重服務(wù)創(chuàng)新，做好獎(jiǎng)證檔案的開(kāi)發(fā)利用工作。做好獎(jiǎng)證檔案工作，目的是充分發(fā)揮獎(jiǎng)證檔案的價(jià)值和作用。要?jiǎng)?chuàng)新檔案開(kāi)發(fā)利用的方式和途徑，開(kāi)展多元化的檔案利用服務(wù)，為單位中心工作服務(wù)，充分滿足各方面檔案信息利用的需求。要開(kāi)發(fā)提供多種獎(jiǎng)證檔案信息加工品，如編寫(xiě)檔案參考材料、參與年鑒、院志修編等。要積極開(kāi)發(fā)獎(jiǎng)證檔案文化資源，不斷充實(shí)院展廳內(nèi)容，使院展廳更好地發(fā)揮檔案文化基礎(chǔ)陣地的作用。這樣既盤(pán)活了檔案資源，也提升了檔案工作的影響力。