李雷

（中國直升機設計研究所，江西景德鎮(zhèn) 333001）

0.引言

中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提出要“大力推進‘增量電子化’，促進各類電子文件應歸盡歸，電子檔案應收盡收”。隨著數(shù)字化設計能力的大幅提升和管理信息化的不斷發(fā)展，直升機所已實現(xiàn)了以數(shù)字樣機設計技術為基礎，以產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理為核心，以直升機產(chǎn)品研制過程為主線的數(shù)字化協(xié)同設計平臺，徹底改變了傳統(tǒng)的型號研制模式。

1.電子文件管理現(xiàn)狀

1.1 電子文件數(shù)量巨大，管理手段滯后

作為知識密集型單位，隨著科研能力的日益提升和型號研制任務的不斷增加，直升機所各部門產(chǎn)生的電子文件數(shù)量急劇增加，研究所電子文件管理已正式進行大數(shù)據(jù)時代。雖然各部門都建立了自己的檔案資料分室，負責本部門文件資料的日常管理與歸檔工作，基本滿足了本單位紙質(zhì)文件資料的日常管理工作，但是受限于軟、硬件基礎設施和人員素質(zhì)等客觀因素，電子文件的管理手段依然較為滯后，已逐漸不能滿足直升機所電子文件管理的需求。

1.2 電子文件存儲分散，存在信息孤島

除納入CHRDILCA、OA等相關信息系統(tǒng)管理的電子文件外，大量的電子文件全部分散存儲的個人電腦中。電子文件交換的主要手段是依托園區(qū)網(wǎng)郵箱和網(wǎng)絡虛擬空間等，但園區(qū)網(wǎng)郵箱和網(wǎng)絡虛擬空間由于受系統(tǒng)功能及安全保密的影響，所能發(fā)揮的作用十分有限。隨著直升機研發(fā)中心建設步伐的不斷推進，津、景兩地辦公已經(jīng)成為新常態(tài)，但由于津、景兩地缺乏統(tǒng)一的信息資源共享與交互平臺，使得各單位內(nèi)部不同人員之間、部門與部門之間的信息處于一種離散、孤立的狀態(tài)，形成了一個個信息孤島，極大地阻礙了信息資源的交換與共享，也不利于電子文件的長久保存和在線歸檔。

1.3 存在安全隱患

電子文件以其存儲密度大、傳輸速度快、易于共享等優(yōu)勢被人們所推崇，但與之相對應的是，電子文件在處理、整理、歸檔、保管、利用等過程或環(huán)節(jié)中又面臨著很多丟失或被篡改的威脅，同時，由于受人員流動、設備及網(wǎng)絡損毀、計算機病毒等諸多客觀因素的影響，其保管安全存在極大的隱患?；诖耍叫杞ㄔO一個面向直升機所園區(qū)網(wǎng)用戶，滿足海量電子文件存儲、備份、交換與歸檔的管理平臺。

2.電子文件管理平臺功能設計與實現(xiàn)

2.1 個人電子文件管理

個人電子文件管理模塊主要面向全所設計人員，用于實現(xiàn)個人產(chǎn)生的電子文件的日常管理。該模塊以個人電腦為基礎，基于直升機所園區(qū)網(wǎng)，將分散在直升機所園區(qū)網(wǎng)內(nèi)的個人電腦上的電子文件進行分類整理、目錄數(shù)據(jù)著錄、電子全文上傳、信息發(fā)布與共享，最終實現(xiàn)信息資料共建共享。該模塊具備以下功能。

（1）用戶可對該模塊檔案（資料）樹結構進行創(chuàng)建、修改和維護，并能夠根據(jù)個人電子文件管理需求自定義檔案（文件）夾、檔案（文件）庫和案卷級信息。（2）能夠進行電子文件目錄數(shù)據(jù)的創(chuàng)建、著錄、修改和刪除操作，能夠批量導入、導出電子文件目錄數(shù)據(jù)。（3）支持將電子文件掛接到對應目錄數(shù)據(jù)下，可進行電子文件的批量上傳與下載。（4）可實現(xiàn)針對電子文件號、正題名、密級等目錄信息的查詢與電子文件全文檢索。（5）設計人員能夠?qū)⒈救怂鶎俚碾娮游募蚕斫o其他用戶，共享對象由設計個人自定義，可以是園區(qū)網(wǎng)內(nèi)所有人、本部門所有人、本專業(yè)室內(nèi)所有人或某個特定人員，當共享文件為秘密級及以上的需經(jīng)部門領導審批。（6）設計人員能夠?qū)€人電子文件管理模塊中有價值的電子文件通過推送的形式發(fā)布到部門資料室。（7）能夠?qū)€人電子文件進行統(tǒng)計。

2.2 專業(yè)室電子文件管理

專業(yè)室電子文件管理是以研究所專業(yè)室劃分為依據(jù)，以各專業(yè)室收集的相應專業(yè)技術資料、室內(nèi)管理資料、培訓資料、工作總結等為管理對象。該模塊旨在為各專業(yè)室成員提供一個電子文件管理、交互平臺，解決專業(yè)室電子文件管理需求和室內(nèi)成員之間的信息資源共享需求，力爭將其建成各專業(yè)室的專業(yè)知識數(shù)據(jù)庫。該模塊須具備以下功能。

（1）專業(yè)室所有成員均可對該模塊檔案（資料）樹結構進行創(chuàng)建、修改和維護，能夠根據(jù)專業(yè)室電子文件管理需求自定義檔案（文件）夾、檔案（文件）庫和案卷級信息。（2）能夠進行電子文件目錄數(shù)據(jù)的創(chuàng)建、著錄、修改和刪除操作，支持批量導入、導出電子文件目錄數(shù)據(jù)。（3）支持將電子文件掛接到對應目錄數(shù)據(jù)下，可進行電子文件的批量上傳與下載。（4）對本人創(chuàng)建的目錄與全文數(shù)據(jù)的有修改與刪除的權限。（5）將室內(nèi)成員共享給本室的電子文件在該模塊下全部顯示。（6）可實現(xiàn)針對電子文件號、正題名、密級、責任者等目錄信息的查詢與電子文件全文檢索。（7）能夠?qū)υ撃K下的電子文件進行統(tǒng)計。

2.3 電子文件共享

電子文件共享模塊是基于個人電子文件管理模塊的設計，主要用于展示個人共享給園區(qū)網(wǎng)所有人的電子文件。該模塊旨在為全所人員提供一個信息交互、共享平臺，打破直升機所內(nèi)人與人之間、部門與部門之間存在的信息孤島，實現(xiàn)不同人員、不同部門之間的信息資源共享共建。該模塊須具備以下功能。

（1）園區(qū)網(wǎng)內(nèi)所有人員均可在該模塊下進行電子文件目錄數(shù)據(jù)的創(chuàng)建與著錄操作，同時支持批量導入、導出電子文件目錄數(shù)據(jù)。（2）支持將電子文件掛接到本人著錄的對應目錄數(shù)據(jù)下，并可進行電子文件的批量上傳與下載。（3）對本人創(chuàng)建的目錄與全文數(shù)據(jù)的修改與刪除的權限。（4）將個人共享給園區(qū)網(wǎng)所有人的電子文件在該模塊下全部顯示。（5）可實現(xiàn)針對電子文件號、正題名、密級、責任者等目錄信息的查詢與電子文件全文檢索。（6）能夠?qū)υ撃K下的電子文件進行統(tǒng)計。

2.4 部門資料室管理

部門資料室管理模塊主要用于實現(xiàn)對各部門資料室的各類紙質(zhì)、電子等載體形式文件資料管理，同時依托該模塊實現(xiàn)基層單位紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)和電子文件目錄與全文數(shù)據(jù)的在線歸檔。該模塊的日常管理與維護由各部門分資料員負責，其來源包括協(xié)作配套單位發(fā)來的文件資料、檔案部門分發(fā)的文件資料、各部門在日常管理及科研生產(chǎn)中產(chǎn)生的具有保存價值文件資料。該模塊須具備以下功能。

（1）部門資料員可對該模塊檔案（資料）樹結構進行創(chuàng)建、修改和維護，能夠根據(jù)各部門文件資料管理需求自定義檔案（文件）夾、檔案（文件）庫和案卷級信息。（2）部門資料員能夠進行目錄數(shù)據(jù)的創(chuàng)建、著錄、修改和刪除操作，能夠批量導入、導出電子文件目錄數(shù)據(jù)，支持卷內(nèi)目錄的自動生成與導出操作。（3）支持將電子文件掛接到對應目錄數(shù)據(jù)下，可進行電子文件的批量上傳與下載。（4）可實現(xiàn)針對電子文件號、正題名、密級、責任者、載體類型等目錄信息的查詢與電子文件全文檢索。（5）展示設計人員推送到部門資料室的電子文件，分資料員可瀏覽、查看該電子文件，無對其的修改、刪除權限。（6）本部門職工可直接瀏覽秘密級及以下電子文件的目錄及全文信息和機密級文件的目錄信息，機密級電子文件全文信息的瀏覽需經(jīng)部門領導審批，可進行紙質(zhì)資料在線利用審批與登記功能。（7）檔案人員可以查看該模塊下所有部門的目錄及全文信息，能夠進行目錄及全文信息統(tǒng)計，并可對有價值文件資料進行歸檔提醒。（8）部門資料員可對該模塊下的紙質(zhì)和電子文件進行整理并提交歸檔，能夠進行在線信息審核，動態(tài)配置審批流程節(jié)點，所有歸檔的文件資料需經(jīng)部門領導審批通過后進行檔案歸檔。（9）檔案部門已經(jīng)接收確認的歸檔數(shù)據(jù)，歸檔人員不可再行更改。（10）能夠?qū)υ撃K下的文件資料進行統(tǒng)計。

3.結語

隨著信息化水平的不斷提升，電子文件已經(jīng)逐漸取代紙質(zhì)文件成為記錄信息的主要形式，大數(shù)據(jù)的到來使檔案工作也迎來了新的挑戰(zhàn)和機遇。通過電子文件管理平臺的建設與應用，可以規(guī)范電子文件管理工作，實現(xiàn)直升機所電子文件信息資源的共建共享和有效利用，對于實現(xiàn)直升機所信息資源有效整合、安全利用、在線歸檔和長久保存具有重要的意義。