馮海生

（巴中市產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)檢測(cè)中心，四川 巴中 636600）

整體來(lái)說(shuō)，檔案管理是由專(zhuān)業(yè)人員在工作中統(tǒng)一歸類(lèi)、整理并保存工作文件、相關(guān)數(shù)據(jù)所形成的一種工作，用于記錄已經(jīng)發(fā)生的工作行為，但是優(yōu)化檔案管理工作實(shí)效的價(jià)值卻遠(yuǎn)不止于此，有效的檔案管理工作將便于工作人員在規(guī)定權(quán)限內(nèi)查閱、學(xué)習(xí)檔案內(nèi)容，從中分析同類(lèi)事件的處理方式，并對(duì)企事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展走向進(jìn)行預(yù)估與風(fēng)險(xiǎn)防控，有利于規(guī)避同類(lèi)問(wèn)題，從而切實(shí)優(yōu)化企事業(yè)單位的工作效率，使得企事業(yè)單位的發(fā)展能夠更好地適應(yīng)市場(chǎng)需求。但是，目前企事業(yè)單位中的檔案管理工作效果并不樂(lè)觀，具體存在如下問(wèn)題：

一、檔案管理現(xiàn)狀反思

（一）管理人員素質(zhì)良莠不齊

檔案管理可歸屬于“后勤”“行政”部門(mén)，在招聘相關(guān)崗位人員時(shí)并不會(huì)嚴(yán)格篩查應(yīng)聘人員的專(zhuān)業(yè)學(xué)歷、工作經(jīng)歷，存在管理人員素質(zhì)良莠不齊的現(xiàn)象。然而，檔案管理工作任務(wù)十分繁瑣，管理人員不僅要保存、收錄工作過(guò)程中的重要數(shù)據(jù)、相關(guān)文件，更要分門(mén)別類(lèi)地歸檔整理相關(guān)資料，完整保存、快速查詢(xún)，且涉及內(nèi)容之多、之廣，都對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力提出了較高的要求。但是，由于一部分管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平低下，難以遵守檔案管理的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性原則，并不能在檔案管理崗位上服務(wù)于其他部門(mén)，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，影響了檔案的利用率。

（二）管理制度不夠完善

古人云，“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，規(guī)范的管理制度將對(duì)在職崗位的相關(guān)人員產(chǎn)生一定的約束、管控作用。但是，目前各大企事業(yè)單位并未構(gòu)建完善的檔案管理制度是普遍存在的問(wèn)題，而檔案管理人員在工作時(shí)比較隨意、松散，個(gè)人管理風(fēng)格突出，影響了檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性。而且，由于企事業(yè)單位并未設(shè)置工作績(jī)效的考評(píng)制度，并不了解檔案管理人員的工作態(tài)度、工作進(jìn)展，使得一部分管理人員出現(xiàn)了懶散應(yīng)付、消極怠工的態(tài)度問(wèn)題，無(wú)法及時(shí)歸檔、整理工作檔案，甚至存在遺失資料、損毀文件等問(wèn)題。

（三）管理設(shè)備條件滯后時(shí)代發(fā)展

目前，在信息時(shí)代下，關(guān)于“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展態(tài)勢(shì)已經(jīng)成為新時(shí)代的基本特征，利用信息技術(shù)去構(gòu)建智能化、電子化的檔案管理平臺(tái)也將成為優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量的一個(gè)研究切入點(diǎn)，也有不少學(xué)者都開(kāi)始研究構(gòu)建信息化檔案管理機(jī)制的可行方式。但是，這就需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及電子掃描機(jī)等專(zhuān)業(yè)設(shè)備去搭建電子檔案庫(kù)，然而目前很多檔案管理人員依然習(xí)慣保管、收錄紙質(zhì)檔案，不了解各類(lèi)智能設(shè)備的操作方法，再加上企事業(yè)單位并未購(gòu)入豐富的智能化檔案管理設(shè)備、軟件，無(wú)法順利搭建智能化檔案管理平臺(tái)，落后于時(shí)代發(fā)展，也因此影響了檔案管理事業(yè)的有效性發(fā)展。

另外，有一部分檔案管理工作人員已經(jīng)喪失了接觸新事物、實(shí)現(xiàn)職業(yè)轉(zhuǎn)型的發(fā)展動(dòng)機(jī)，所以即便他們能意識(shí)到構(gòu)建電子化檔案管理平臺(tái)的積極性，也依然存在得過(guò)且過(guò)的敷衍心理，依然只關(guān)注紙質(zhì)檔案資料的搜集與保管，缺少創(chuàng)新、改革意識(shí)。

（四）檔案利用率不高

不得不說(shuō)，企事業(yè)單位的檔案資料數(shù)量是非常龐大的，只要企事業(yè)單位依然活躍在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，那么檔案資料的數(shù)量便會(huì)日益增加，內(nèi)容涵蓋范圍之廣泛、數(shù)量之龐大都將使得傳統(tǒng)的檔案管理工作變得繁瑣、復(fù)雜，也因此無(wú)法準(zhǔn)確、系統(tǒng)地對(duì)其進(jìn)行歸類(lèi)整理。同樣的，這就使得工作人員在借閱檔案資料時(shí)出現(xiàn)了翻閱任務(wù)龐大、耗時(shí)耗力，且準(zhǔn)確度不高的問(wèn)題，因此放棄借閱檔案，使得檔案的利用率非常低下。

另外，由于檔案普遍具有保密性質(zhì)，所以借閱檔案必須要由專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行，因?yàn)楣ぷ鲬B(tài)度怠慢、專(zhuān)業(yè)能力水平低下，影響了相關(guān)人員借閱檔案的速度，無(wú)法及時(shí)解決企事業(yè)所面臨的發(fā)展問(wèn)題，導(dǎo)致檔案無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，而這就使得企事業(yè)單位忽略了檔案管理的價(jià)值，形成負(fù)面循環(huán)，并不利于提高檔案管理工作的實(shí)效性，且逐步顯現(xiàn)出“邊緣化”的特點(diǎn)。

從現(xiàn)狀反思中可以看到，企事業(yè)單位的檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，如果不進(jìn)行改革與創(chuàng)新，那么檔案將成為沒(méi)有實(shí)際用處的文件資料，檔案管理人員也無(wú)法實(shí)現(xiàn)自己的職業(yè)價(jià)值。因此，為了提高檔案管理的實(shí)效性，可從如下幾個(gè)方面入手：

二、提高檔案管理有效性的策略分析

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，提高相關(guān)人員的勝任力

上文指出，因?yàn)闄n案管理無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，導(dǎo)致企事業(yè)單位并不重視檔案管理工作，所以在提高檔案管理工作實(shí)效的實(shí)踐探索中，企事業(yè)應(yīng)該對(duì)檔案管理工作保持應(yīng)有的關(guān)注度，并且嚴(yán)格篩選任職檔案管理工作的管理人員，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，優(yōu)化檔案管理人員的工作環(huán)境。

舉例來(lái)說(shuō)，為了強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，企事業(yè)單位應(yīng)帶頭制訂檔案管理工作部門(mén)的工作章程、崗位制度，從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的眼光去看待檔案管理工作。同樣的，檔案管理人員也要充分肯定自己的工作價(jià)值，認(rèn)真、積極地完成檔案管理任務(wù)，在工作實(shí)踐中提高自身的檔案管理能力。在本單位中，我負(fù)責(zé)藥品檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告書(shū)、原始記錄等資源管理，以及薄層色譜、電子天平、重差、紫外光譜等儀器檔案信息管理。每一天，我都會(huì)向各部門(mén)工作人員詢(xún)問(wèn)是否生成了新的工作文件、檢測(cè)數(shù)據(jù)、檢測(cè)報(bào)告等，并按照這些檔案的屬性歸類(lèi)整理，將同主題的檔案按照時(shí)間線索整理到一個(gè)資源庫(kù)中，在文件夾上標(biāo)注該檔案的內(nèi)容屬性、時(shí)間周期等信息，以便及時(shí)歸類(lèi)整理，方便日后查閱。隨著檔案信息數(shù)量變得越來(lái)越多，我則專(zhuān)門(mén)準(zhǔn)備了檔案登記冊(cè)，記錄各個(gè)檔案的保存地點(diǎn)、保存時(shí)間，事無(wú)巨細(xì)，認(rèn)真且周全地整理了檢測(cè)中心所需的各類(lèi)文件與數(shù)據(jù)。

（二）加強(qiáng)職業(yè)繼續(xù)教育，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)將直接決定著檔案管理工作的實(shí)效性，而現(xiàn)代社會(huì)瞬息萬(wàn)變，檔案管理這一職業(yè)的專(zhuān)業(yè)要求、技術(shù)水準(zhǔn)也隨著時(shí)代變化發(fā)生著變革，而檔案管理人員必須要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)、刻苦奮斗的職業(yè)態(tài)度，不斷汲取新知識(shí)、新技術(shù)，才能在檔案管理崗位上實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。因此，企事業(yè)單位應(yīng)該組織檔案管理人員繼續(xù)參加職業(yè)教育活動(dòng)，全面學(xué)習(xí)最新的檔案管理工作技能，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。

在檔案管理工作中，我經(jīng)常與其他同溝通，認(rèn)真學(xué)習(xí)他們?cè)诒９?、歸類(lèi)、裝訂檔案資料方面的成功經(jīng)驗(yàn)，也會(huì)積極分享自己對(duì)于檔案管理工作的具體看法，在交流與共享活動(dòng)中提升著自己的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)水平，分享著自己的工作智慧。除此之外，檢測(cè)中心也會(huì)根據(jù)實(shí)際情況組織職業(yè)技能培訓(xùn)，我通常會(huì)抓住每一次接受繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)，讓自己去接觸新知識(shí)、新思想，以便不斷提高自己的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。舉例來(lái)說(shuō)，近些年來(lái)，如何構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)已經(jīng)成為本行業(yè)的熱門(mén)問(wèn)題，但是目前尚未完全普及。于是，我就參加了信息化職業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，在行業(yè)專(zhuān)家的指導(dǎo)下學(xué)習(xí)了利用信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理平臺(tái)的方式方法，了解了常見(jiàn)軟件的操作方式與功能優(yōu)勢(shì)，由此積累了專(zhuān)業(yè)知識(shí)。那么當(dāng)檢測(cè)中心搭建信息化檔案管理平臺(tái)時(shí)，我則能以最快速度適應(yīng)崗位要求，掌握利用信息技術(shù)完成檔案管理工作的關(guān)鍵技術(shù)。

（三）健全檔案管理制度，提高檔案管理實(shí)效

一個(gè)部門(mén)、一個(gè)單位的有序運(yùn)轉(zhuǎn)需要在一定的管理制度約束下實(shí)現(xiàn)，如果缺少了制度約束，那么工作人員將猶如一盤(pán)散沙，很難高效開(kāi)展職業(yè)活動(dòng)。為了切實(shí)提高檔案管理工作效率，企事業(yè)單位則應(yīng)制訂、完善檔案管理制度，切實(shí)強(qiáng)化制度約束、制度引領(lǐng)作用，從根本上提高檔案管理工作的地位，使得檔案管理工作逐步變得系統(tǒng)化、規(guī)范化，由此提高檔案的利用率。

本單位已經(jīng)制訂了規(guī)范的檔案管理制度，要求檔案管理部門(mén)每日清點(diǎn)其他部門(mén)所生成的工作資料，根據(jù)檔案信息的屬性歸類(lèi)整理，必須標(biāo)注檔案的時(shí)間線，每月末、每季末、每年末與年中都會(huì)嚴(yán)格審視檔案管理部門(mén)各項(xiàng)工作的開(kāi)展情況，并且會(huì)向其他部門(mén)了解各類(lèi)檔案的利用率，找到利用率不高的檔案，分析是否是因?yàn)闄n案管理人員的工作失誤所造成的，而這與檔案管理人員的工資、福利息息相關(guān)，能夠在一定程度上提高檔案管理人員的工作積極性，使其自覺(jué)遵守檔案管理制度的規(guī)范要求。

（四）構(gòu)建先進(jìn)管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)智能化管理改革

隨著企事業(yè)單位的蓬勃發(fā)展，檔案資料數(shù)量會(huì)日益龐大，而這就會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員承受著繁重的資料整理、歸檔保存與查閱壓力，那么解決這一問(wèn)題的一個(gè)重要方式便是構(gòu)建信息化的檔案管理平臺(tái)，充分利用信息技術(shù)的云儲(chǔ)存、搜索等功能去提高檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)信息化改革。

為此，企事業(yè)單位便要購(gòu)入先進(jìn)的設(shè)備，在檔案管理部門(mén)創(chuàng)建智能化辦公環(huán)境，不僅要安裝電腦、電子掃描機(jī)等，同時(shí)還要鋪設(shè)智能網(wǎng)絡(luò)，借助復(fù)印機(jī)、光盤(pán)等各類(lèi)智能媒體去優(yōu)化檔案管理的工作流程，同時(shí)還可購(gòu)買(mǎi)用于檔案管理工作需求的智能軟件，以便及時(shí)實(shí)現(xiàn)智能化管理改革。如果企事業(yè)單位提供了良好的智能化辦公環(huán)境，那么檔案管理人員則應(yīng)積極學(xué)習(xí)智能技術(shù)的操作方法，保持積極學(xué)習(xí)、刻苦鉆研的工作態(tài)度，主動(dòng)轉(zhuǎn)變工作形式，配合領(lǐng)導(dǎo)要求快速構(gòu)建無(wú)紙化檔案管理工作模式。

總而言之，檔案管理工作將促使企事業(yè)單位順利開(kāi)展相應(yīng)的工作，既能回顧已經(jīng)發(fā)生的行業(yè)活動(dòng)，也能從同類(lèi)問(wèn)題中進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避與預(yù)防，使得企事業(yè)單位能夠更好地適應(yīng)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。因此，檔案管理人員要強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，兢兢業(yè)業(yè)、嚴(yán)肅認(rèn)真，做好本職工作，且要以改革、奮斗的視角開(kāi)展檔案管理工作，不斷提高自己的專(zhuān)業(yè)能力，在檔案管理崗位上發(fā)揮自己的價(jià)值。