裴世強 史曉輝

摘要：在我市大力加強新型智慧城市建設(shè)的時代背景之下，檔案管理部門要制定出符合時代發(fā)展需求的檔案信息化建設(shè)制度，改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的不足，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為方便調(diào)取的電子檔案，以實現(xiàn)對檔案信息的科學(xué)管理。檔案信息化管理體系的建立健全，可以使各種信息資源以電子數(shù)據(jù)的方式呈現(xiàn)出來，并借助網(wǎng)絡(luò)平臺，使人們能夠隨時隨地的查閱到自己所需要的數(shù)據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);建設(shè)研究

前言

唐山市是河北省唯一的新型智慧城市建設(shè)五星級試點城市，在智慧城市加速建設(shè)的大背景下，以及 “云服務(wù)”、“云存儲”技術(shù)的快速蓬勃發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式必須要逐步向數(shù)字化的方向靠攏?，F(xiàn)代檔案管理模式主要是以數(shù)字信息化保存為中心，這種方式可以使檔案信息保存的時間延長，還能使各類檔案資料實現(xiàn)同步共享，科學(xué)有效的數(shù)字化檔案管理更能夠符合智慧城市時代背景下的步伐，在實現(xiàn)信息資源共享的同時，為越來越多的人提供便捷。

一、檔案信息化建設(shè)的特點分析

1.1檔案信息化建設(shè)具有多重價值

檔案是一項極其重要的資源，因此，對檔案加強信息化建設(shè)具有十分重要的意義，檔案信息化建設(shè)具有多重價值。對其使用信息化的方式方法不僅能夠擴展各類檔案的資源信息，并且還具有非常寶貴的政治價值和經(jīng)濟價值，其文化價值與社會價值也會隨著檔案信息資源的不斷優(yōu)化與整合而升值。

1.2檔案信息化建設(shè)具有改革性

檔案的信息化建設(shè)其主要工作是對以往檔案工作的各個流程與環(huán)節(jié)及其管理機制進行適當?shù)恼{(diào)整與改革。通過對檔案工作的改革，彌補了傳統(tǒng)檔案管理中存在的一些不足，采用新的理論與方法，對目前的檔案管理工作加以指導(dǎo)，完善檔案的收集、管理過程。檔案信息化建設(shè)具有改革性的明顯特征，改掉傳統(tǒng)檔案管理工作存在的一些缺陷，采用新的方式方法，豐富檔案管理過程，使檔案的管理可以高質(zhì)量進行。

1.3檔案信息化建設(shè)具有時效性

檔案的信息化建設(shè)需要一套系統(tǒng)的組織方案，還要依靠先進的科學(xué)技術(shù)去支撐。要隨著時代的發(fā)展不斷創(chuàng)新，采用先進的管理思維與科學(xué)性的方法，對各類軟件或硬件設(shè)施設(shè)備及時更換，加快檔案信息化管理的效率。若不能夠及時完成有關(guān)的檔案信息化，在一定條件下就會使我國的檔案事業(yè)錯過相應(yīng)的發(fā)展契機。

二、目前檔案信息化建設(shè)存在的不足

2.1檔案信息目前較為分散

就目前來說，檔案信息具有分散性的缺陷。這種問題不僅造成了檔案信息的重復(fù)推送，加重了工作人員的工作量，還使得檔案信息過于分散，加大了檔案信息集中化管理的難度。因此，有關(guān)部門必須要對檔案信息較為分散的情況進行重點關(guān)注，將各類信息資源進行合理配置，使檔案信息實現(xiàn)集中化、科學(xué)化管理，以優(yōu)化檔案信息化建設(shè)的過程。

2.2檔案信息管理沒有實現(xiàn)與時俱進

檔案管理一般都是每十年完成一次檔案移交工作，但是這樣的管理體制就現(xiàn)代數(shù)字化的快速發(fā)展來說是明顯落后的。檔案移交和檔案整合的速度必須加快，只有這樣才能夠滿足公眾的需求。與此同時，檔案信息化管理對于社會發(fā)展速度的適應(yīng)能力必須也要逐步提升，使其能夠更好地為公眾服務(wù)。

2.3檔案信息管理中存在數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)的問題

就目前來說，電子檔案的移交工作不夠完善。不同部門之間移交的電子檔案，其組織結(jié)構(gòu)大有不同。組織結(jié)構(gòu)的不同不僅減慢了工作的效率，還會由于數(shù)據(jù)的多元化以及數(shù)據(jù)自身特有的屬性使檔案資料管理的難度大大增加，再加上有些數(shù)據(jù)內(nèi)部結(jié)構(gòu)本身就較為復(fù)雜，這也就會打亂檔案管理的有序性，不便于檔案信息化建設(shè)的快速推進。

三、提升檔案信息化建設(shè)與檔案管理水平的有效途徑

我國檔案信息化建設(shè)最早可追溯到二十世紀八十年代，我國非常重視檔案資料的信息化轉(zhuǎn)變，國家檔案局制定并出臺了檔案信息化政策文件《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》。在加強檔案信息化的同時，我國山東省青島市、浙江省湖州市等地已提出建設(shè)“智慧檔案館”目標，并取得了階段性成果，檔案信息化建設(shè)和管理的外延和內(nèi)涵有了很大拓展。

3.1重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

檔案管理部門需要明確各類檔案的操作程序，必須要完善必要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。例如，信息系統(tǒng)和軟件建設(shè)必須要能夠和日常的工作相配合。對于各類硬件設(shè)施也要加大投資力度，使整個信息化系統(tǒng)能夠更好地運用到日常的實際工作當中。檔案信息化建設(shè)對于基礎(chǔ)設(shè)施有一定的要求，要傾注更多的人力，配備專業(yè)的人員對各個流程和環(huán)節(jié)加以指導(dǎo)，從而確保信息化建設(shè)的各個流程與環(huán)節(jié)可以開展得更加順利。

3.2對檔案信息化工作體系進行相應(yīng)的完善

首先，要對電子檔案的各種具體內(nèi)容進行全面考慮，設(shè)計安排出最為合理的電子檔案管理制度。與此同時，根據(jù)國家和行業(yè)的相關(guān)標準，不斷規(guī)范檔案管理信息化建設(shè)的各類行為。加強對電子文件和電子數(shù)據(jù)進行遠程的監(jiān)控與管理，以完善相關(guān)的信息化工作機制。建立健全績效考核制度，確保檔案信息化管理制度的各項內(nèi)容能夠被很好地落實。

3.3建立健全檔案信息化的遠程系統(tǒng)

首先，針對檔案信息的特點建立一個遠程查閱系統(tǒng)?？偟膩碚f，就是將各種類型的檔案信息按照行業(yè)標準設(shè)置許多個不同的級別，并將其進行公開，有的信息可以設(shè)置訪問查詢權(quán)限，相關(guān)部門可以充分借助互聯(lián)網(wǎng)平臺，采取一定的信息發(fā)布格式，將相應(yīng)的信息投放于各類網(wǎng)絡(luò)平臺上，使檔案信息化建設(shè)與檔案管理能夠穩(wěn)步推進。

結(jié)束語

簡而言之，隨著信息化時代的步伐不斷向前邁進，檔案管理部門也應(yīng)該與時俱進，不斷優(yōu)化檔案信息化建設(shè)的水平，并對檔案管理投入更大的人力和物力。要對目前檔案信息化建設(shè)存在的一些不足，提出可行性較高的有效途徑，以提升我國目前的檔案信息化建設(shè)水平，使檔案管理更加有序、高效進行。檔案管理人員也要積極學(xué)習(xí)先進的管理理念，不斷優(yōu)化我國的檔案信息化建設(shè)，并以此推動我國經(jīng)濟社會的穩(wěn)步發(fā)展。

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