張悅

（吉林建筑科技學(xué)院，吉林 長(zhǎng)春 130000）

0 引言

高校的第二生命線，科學(xué)研究一直是高校的基本職能之一。尤其是近年來(lái)，高等教育開始走向大眾化，各高校如雨后春筍一般蓬勃發(fā)展。在這種情況下，高校的科研任務(wù)也開始越來(lái)越艱巨，與此同時(shí)，隨之而產(chǎn)生的科技檔案也日漸豐富。在互聯(lián)網(wǎng)和信息化技術(shù)蓬勃發(fā)展的今天，如何提升高?？萍紮n案資源的信息化建設(shè)水平，增加高?？萍紮n案的利用價(jià)值，依托檔案管理手段實(shí)現(xiàn)科技檔案的信息化存儲(chǔ)和記憶功能，為科技研究提供服務(wù)，與此同時(shí)推進(jìn)科技檔案的共享，具有重要意義。

1 高?？萍紮n案的重要性探析

1.1 高?？萍紮n案是重要的學(xué)術(shù)與技術(shù)的具體體現(xiàn)

作為記錄、反映高校的基本建設(shè)信息、科學(xué)研究以及各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)的重要媒介，高?？萍紮n案具備重要的存儲(chǔ)、保存、記錄等重要功能。高?？萍紮n案是高校科學(xué)研究活動(dòng)的重要信息源頭，在推動(dòng)高校的科研發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的作用。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，以及經(jīng)濟(jì)全球化的加劇，學(xué)術(shù)和技術(shù)已經(jīng)成為一個(gè)國(guó)家和地區(qū)、一個(gè)民族最重要的競(jìng)爭(zhēng)力，因此，可以說(shuō)，高校的科研工作是國(guó)家躋身大國(guó)行列的重要基礎(chǔ)和手段，而在科研工作過程中形成的科技檔案，擔(dān)負(fù)著記載科研過程的技術(shù)資料，以及科研成果的重要使命，其重要性是顯著的。

1.2 高?？萍紮n案是科研過程的完整性、系統(tǒng)性呈現(xiàn)

作為科研的重要環(huán)節(jié)，科技檔案是記錄科研的全過程的最全面、最系統(tǒng)、最客觀的原始資料，見證了一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到成果展示的每一個(gè)階段。因?yàn)檫@些資料的原始性、真實(shí)性，是可以準(zhǔn)確客觀地展現(xiàn)科研每一個(gè)環(huán)節(jié)的，呈現(xiàn)出了完整性與系統(tǒng)性?；谶@一特點(diǎn)，高校科技檔案還可以成為相關(guān)聯(lián)的科研項(xiàng)目的資料庫(kù)和參照標(biāo)，可以為有關(guān)的科技研究提供思路和方法，為科研事業(yè)的發(fā)展提供保證[1]。

2 高?？萍紮n案資源信息化建設(shè)存在的相關(guān)問題

2.1 數(shù)字檔案資源建設(shè)具有落后性

進(jìn)行高校科技檔案資源的信息化建設(shè)，做好數(shù)字檔案的資源建設(shè)是重中之重。數(shù)字檔案資源的來(lái)源主要有三個(gè)方面的渠道。首先是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化。即通過掃描、拍攝等方式將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、膠片、音像制品等轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)檔案，這是高?？萍紮n案實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的必要環(huán)節(jié)，是建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和豐富館藏資源的需要和必然要求。其次是電子文件和電子檔案的接收和歸檔。這部分是信息化建設(shè)工作中占比最大的一部分工作，也是數(shù)字化檔案的主要來(lái)源。最后是針對(duì)一些重要的數(shù)字化信息資源進(jìn)行采集和搜集。這主要是指采集搜集一些可以反應(yīng)歷史社會(huì)變化，對(duì)豐富館藏資源具有重要意義的信息。從當(dāng)前來(lái)看，各高校對(duì)于科技檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)注和重視程度不夠，也總結(jié)不出關(guān)于科技檔案信息化建設(shè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)及做法，體現(xiàn)出各高?？萍紮n案資源建設(shè)方面針對(duì)數(shù)字化的重視程度不夠[2]。

2.2 軟件系統(tǒng)功能單一

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高?？萍紮n案資源的信息化建設(shè)需要依靠計(jì)算機(jī)軟件來(lái)完成。但從當(dāng)前高?？萍紮n案資源的信息化程度來(lái)說(shuō)，檔案的數(shù)據(jù)化、電子化、無(wú)紙化、網(wǎng)絡(luò)化程度并不高，許多高校的科技檔案的信息化僅僅局限于將電子資料進(jìn)行目錄整理錄入、檢索和材料歸檔。隨著當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展，許多高校也在探尋創(chuàng)建自己的檔案信心化管理平臺(tái)的路徑，有些高校依托校園網(wǎng)進(jìn)行了檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，但因?yàn)槿狈ο鄳?yīng)的技術(shù)支持，系統(tǒng)都體現(xiàn)出操作簡(jiǎn)單、功能單一的情況，因此只能作為學(xué)校檔案工作的宣傳媒介使用，對(duì)于檔案在線的歸檔、檢索、查詢等基本功能的實(shí)現(xiàn)還有一段距離。

2.3 硬件設(shè)施落后，管理欠缺

硬件設(shè)施的建設(shè)是高校科技檔案信息化建設(shè)的源頭和基礎(chǔ)，它主要包括服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)設(shè)備等。而高校能夠應(yīng)用于檔案管理工作的專項(xiàng)資金缺乏，導(dǎo)致的硬件設(shè)施投入力度不夠和現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)施管理、維護(hù)、保養(yǎng)不足等問題突出。目前，雖然多數(shù)高等院校相繼進(jìn)行了現(xiàn)代辦公設(shè)備的投入和建設(shè)，局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也已初步發(fā)揮作用，但因?yàn)橘Y金投入的欠缺，導(dǎo)致各高校的檔案信息化建設(shè)水平較合格水平還有很長(zhǎng)的一段距離。信息化建設(shè)設(shè)施的落后，直接導(dǎo)致科技檔案管理與查詢檢索等各種服務(wù)需求無(wú)法被滿足。另外，有一些高校還存在著重硬件投入，聘請(qǐng)管護(hù)保養(yǎng)的問題，投入了大量的資金進(jìn)行科技檔案資源的信息化基礎(chǔ)設(shè)備的投入，但卻因?yàn)楹笃诠茏o(hù)維修等的不及時(shí)，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)備的投入沒有發(fā)揮出應(yīng)有的效用。

2.4 保障體系建設(shè)不完善

各高?？萍紮n案資源信息化建設(shè)之后，缺乏科學(xué)完備的保障體系也是主要原因之一。保障體系主要包括法規(guī)、制度、計(jì)劃、人才隊(duì)伍、安全體系等。而在當(dāng)前各高校的檔案資源信息化建設(shè)中，保障體系的不完善主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，沒有行之有效的標(biāo)準(zhǔn)和制度。各高?？萍紮n案管理部門對(duì)檔案管理的相關(guān)制度法規(guī)、業(yè)務(wù)流程等了解不夠透徹，與檔案部門又缺乏良性的互動(dòng)協(xié)調(diào)，導(dǎo)致學(xué)?？萍紮n案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)劃范水平還處在初級(jí)階段，發(fā)展不健全。其次，專業(yè)人才少，工作人員普遍欠缺專業(yè)知識(shí)。高校專業(yè)的檔案管理人才缺乏，僅有的數(shù)量不多的專業(yè)人才在工作崗位中也受重視程度不夠，有的高校甚至沒有配備專業(yè)的檔案管理人員。另外，檔案管理人員對(duì)檔案管理知識(shí)接受程度慢，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能水平以及資源等的處理能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到對(duì)高?？萍紮n案信息化建設(shè)的相關(guān)要求。第三，網(wǎng)絡(luò)安全性能差。網(wǎng)絡(luò)的開放性特征對(duì)于檔案管理工作是一把雙刃劍，既加強(qiáng)了檔案部門與其他部門的聯(lián)系和溝通，但也相應(yīng)的引入了病毒、木馬、黑客等網(wǎng)絡(luò)隱患。這也是很多高校校園網(wǎng)建設(shè)規(guī)劃中沒將檔案部門納入其中的重要原因之一。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校科技檔案資源信息化建設(shè)的策略探討

3.1 針對(duì)高?？萍紮n案進(jìn)行信息化的數(shù)據(jù)整合

進(jìn)行高?？萍紮n案信息化整合，是推進(jìn)高?？萍紮n案資源綜合優(yōu)化配置的必要途徑，是加快信息化建設(shè)進(jìn)程的必然要求。所謂檔案的信息化數(shù)據(jù)整合，就是指根據(jù)用戶的應(yīng)用需求，依據(jù)檔案數(shù)據(jù)資源的特征，借助先進(jìn)的數(shù)據(jù)整合技術(shù)，按照相應(yīng)原則，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的優(yōu)化集成，從而使高校科技檔案呈現(xiàn)出一體性、實(shí)用性、連續(xù)性的資源整合。

推進(jìn)高?？萍紮n案資源信息化的數(shù)據(jù)整合，具體來(lái)說(shuō)，首先要依據(jù)用戶的使用需求特點(diǎn)，將檔案資源的整合重心由豐富館藏資源向提升高校科技檔案資源的服務(wù)性功能上轉(zhuǎn)變。整合過程中，嘗試進(jìn)行檔案信息服務(wù)能力的改革，探索個(gè)性化服務(wù)和定制服務(wù)的新模式，提升高校科技檔案信息資源的利用率，并提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。其次，依托數(shù)據(jù)資源整合，進(jìn)行科技檔案資源信息的分類數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，構(gòu)建優(yōu)質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)集合以及專研專題數(shù)據(jù)庫(kù)等，以此提升數(shù)據(jù)庫(kù)信息檢索的準(zhǔn)確性和有效性，提升數(shù)據(jù)資源的使用效率。第三，通過目前新興的技術(shù)手段，進(jìn)行高校檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)使用模式的深度開發(fā)，為用戶提供在線查詢等服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，用戶可以突破過去檔案館的空間、時(shí)間限制，利用現(xiàn)在通訊設(shè)備的移動(dòng)終端隨時(shí)隨地接收自己需要的信息，以便提升資源的利用價(jià)值，提供更加精準(zhǔn)、個(gè)性化的服務(wù)。

3.2 探索高?？萍紮n案的資源共享路徑

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，在資源進(jìn)行整合的基礎(chǔ)上，共享機(jī)制的建立是高?？萍紮n案資源信息化建設(shè)的另一個(gè)重要方面。基于數(shù)據(jù)整合的基礎(chǔ)，對(duì)高?？萍紮n案資源進(jìn)行信息化共享，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片等館藏資源通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資源，以便在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳輸，這樣就可以實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的共享共用。進(jìn)行高?？萍紮n案的信息化資源共享，首先要建立各自的館藏科技檔案共享模式。這就要求高校檔案管理及工作人員轉(zhuǎn)變思路、革新方法，構(gòu)建全新的館藏資源管理理念，實(shí)現(xiàn)資源整合與共享。通過對(duì)館藏資源進(jìn)行整合、統(tǒng)計(jì)、采集、傳輸?shù)?，建立起高校間的、高校與社會(huì)間的資源共享平臺(tái)。其次，在進(jìn)行館藏資源向數(shù)字化資源轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)上，搭建科技檔案資源的共享平臺(tái)。在對(duì)高?？萍紮n案資源進(jìn)行加工、處理的基礎(chǔ)上，構(gòu)建科學(xué)高效的數(shù)字化科技信息資源的共享平臺(tái)，使科技檔案信息在為本校師生服務(wù)的基礎(chǔ)上，向外延伸至為其他網(wǎng)絡(luò)用戶提供信息服務(wù)。這樣就能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源不再只局限于狹小的空間與特定的時(shí)間內(nèi)，可以為用戶提供不同層次、不同維度的信息資源共享服務(wù)[3]。

3.3 探索高校科技檔案資源信息化高效管理模式

高?？萍紮n案資源的信息化管理是確保重要科技檔案安全、準(zhǔn)確、高效的必要手段。推進(jìn)高?？萍紮n案資源信息化管理，首先要革新高校檔案管理的思維和模式。要認(rèn)識(shí)到科技檔案的重要性，是反應(yīng)一所學(xué)?？蒲羞^程、取得的成果以及發(fā)展方向的重要手段，就其具有的價(jià)值而言，它不是一所高校的私有財(cái)產(chǎn)，而是整個(gè)國(guó)家和社會(huì)的重要財(cái)富。因此，要轉(zhuǎn)變高校科技檔案管理的理念，將被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)管理，依托用戶對(duì)資源的需求性，提升科技檔案管理的科學(xué)性、效率性。其次，探索建立高校科技檔案用戶反饋平臺(tái)。在高?？萍紮n案信息化管理方面，要依托用戶對(duì)資源的需求和滿意度，實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的科學(xué)管理。根據(jù)用戶的實(shí)際需求的不同特征和形式，制定科技檔案資源建設(shè)的實(shí)際任務(wù)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)資源的針對(duì)性輸出。將高?？萍紮n案信息化管理面向社會(huì)，廣泛圍繞用戶的需求展開管理，同時(shí)收集、獲取用戶使用過程中的反饋信息，并進(jìn)行全面系統(tǒng)的加工處理，從而提高高校科技檔案信息化建設(shè)的針對(duì)性和實(shí)效性[4]。

4 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，高?？萍紮n案資源信息化建設(shè)尚處于發(fā)展階段，在管理、應(yīng)用等方面還不成熟，因此，要探索順應(yīng)信息化發(fā)展潮流的科技檔案資源信息化建設(shè)理念，以服務(wù)為基礎(chǔ)，以資源整合和信息共享為手段，利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息集合特點(diǎn)，進(jìn)行高校科技檔案資源信息化建設(shè)，使高?？萍紮n案為國(guó)家和社會(huì)的科研發(fā)展提供助力。