湯靜兒 胡巧梅 曾祥鳳 黃卓越 蔣國強

廣州血液中心//廣州市血液安全重點實驗室 廣東廣州 510095

人事檔案專審工作，是干部人事管理工作的重要內(nèi)容，具有較強的權威性、嚴肅性和執(zhí)行力[1]，該項工作的順利開展有利于規(guī)范組織人事管理，并有利于挖掘人事檔案信息的潛力，加強行業(yè)人力資源開發(fā)。采供血服務是衛(wèi)生行業(yè)的公共基礎工作，該行業(yè)和其他衛(wèi)生機構(gòu)一樣面對工作壓力大、業(yè)務人力資源緊張、機構(gòu)內(nèi)部管理人員嚴重不足、人事檔案管理不夠規(guī)范的問題。而且采供血專業(yè)作為醫(yī)學邊緣學科，專業(yè)技術隊伍一直存在專業(yè)序列相對單一、勞動地點分散、重復工作勞動量較大等特點，對工作人員工作積極性、敬業(yè)精神、從業(yè)耐性和忍耐力以及社會交際能力有較高的要求，人力資源服務保障水平相對落后，未能適應采供血業(yè)務飛速發(fā)展的需求。

以筆者所在機構(gòu)為例，做好人事檔案專審工作，可從加強人事檔案日常管理、重視人事檔案的專審“全覆蓋”落實入手。并以此為契機，全面梳理采供血機構(gòu)和行業(yè)的人力資源信息，提高機構(gòu)的人力資源管理業(yè)務水平，提高人力資源的調(diào)配開發(fā)程度，進一步加強采供血行業(yè)人才隊伍的培養(yǎng)與發(fā)展。

1 血站人事檔案專審的基本情況

近年來，全國各級機關事業(yè)單位先后啟動干部人事檔案專項審核，以進一步全面從嚴管理干部，堅決整治干部檔案工作的不正之風、嚴明組織人事紀律[2]。各級衛(wèi)生健康系統(tǒng)高度重視人事檔案專審工作，并以此為抓手，全面提升機構(gòu)人事檔案信息的開發(fā)利用能力，以推進人力資源管理不斷完善，從輔助職能逐漸向管理職能和服務職能轉(zhuǎn)變。

1.1 人事檔案專審工作的主要內(nèi)容和組織實施

根據(jù)上級文件，采供血機構(gòu)和所有機關事業(yè)單位開展人事檔案專審工作審核的內(nèi)容一樣，主要有四方面：①審核檔案材料是否齊全、完整，檔案內(nèi)容是否客觀、真實，干部信息是否真實準確[3]；②工作經(jīng)歷材料是否完整、規(guī)范[4]；③檔案中有無錯裝、混裝的材料[5]；④審核“三齡兩歷一身份”，即干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經(jīng)歷、干部身份等重要信息[6]。由于采供血行業(yè)一直處于衛(wèi)生系統(tǒng)的邊緣，人手長期得不到保障，導致2000年以來，一直沒有專人負責人事檔案管理工作。為此，本次檔案審核，要特別注意“三齡兩歷一身份”的認定。在審核檔案時，尤其要注意干部檔案的出生年月是否存在涂改，檔案材料是否存在造假等問題，這是專項審核的重點[7]，更是未來機構(gòu)組織人事部門在執(zhí)行人事改革文件時落實具體個人工資待遇的可靠依據(jù)。

人事檔案專審工作的組織實施一般分為前期準備、審核登記、綜合處理以及審核材料處理和總結(jié)報告四個階段。前期準備，包括訂立方案、人員調(diào)配和培訓、健全管理制度等；審核登記，包括審核檔案、發(fā)現(xiàn)問題、研討記錄、提出調(diào)查意見；綜合處理，包括匯總分析問題、調(diào)查核實情況、組織認定以及問題處理；審核材料處理和總結(jié)報告，指全面匯總數(shù)據(jù)，總結(jié)經(jīng)驗，分析存在問題，制定人事檔案信息管理的意見措施[8]。其審核登記和綜合處理階段，是專審工作的核心[9]，必須遵循嚴格步驟。

1.2 人事檔案專審工作中發(fā)現(xiàn)的問題及其成因

衛(wèi)生事業(yè)機構(gòu)專項審查工作發(fā)現(xiàn)了檔案中存在的一些問題，如檔案信息“老化”、“脫節(jié)”，“三齡兩歷一身份”認定不夠規(guī)范等情況，導致檔案資料未能全面真實反映員工的實際情況。以筆者所在地方為例，問題可以分為以下三種：

1.2.1 管理理念過時，人事檔案管理滯后。受傳統(tǒng)人事檔案被動管理的思維模式制約，采供血機構(gòu)人事檔案管理長期以來未被提到重要議事日程[10]。由于部門工作繁忙、檔案管理復雜(不同時期相關的管理規(guī)定要求不一樣，且延續(xù)性不夠)，組織人事部門的工作重點甚少向檔案管理工作傾斜，人事檔案工作(尤其是信息利用)不夠科學規(guī)范。

1.2.2 檔案資料不齊全，“三齡兩歷”認定不規(guī)范。人事檔案存在資料未能持續(xù)完善、及時更新，信息資源未能及時提取、科學利用，“三齡”身份認定方式方法不夠規(guī)范等問題[11]，數(shù)據(jù)模式單一、未實現(xiàn)數(shù)據(jù)化。

1.2.3 檔案管理人員培訓不足，未能發(fā)揮檔案信息的效用。由于人手緊張的行業(yè)通病，采供血機構(gòu)人事檔案管理人員并不是檔案專業(yè)技術人員，受專業(yè)性限制，對檔案管理兼職人員的要求僅停留在“按時”、“按量”歸檔，未向“按質(zhì)”、“按值”發(fā)展。

2 做好人事檔案全覆蓋專審的幾點建議

針對人事檔案管理理念過時、檔案資料不齊全以及管理人員培訓不足等問題，筆者試從檔案搜集、審核、人員培訓、管理保障以及數(shù)字化保障幾個細節(jié)提出做好人事檔案專審“全覆蓋”工作的幾項意見

2.1 肅清人事檔案管理源頭

2.1.1 準確填寫并及時補充檔案資料，是做好人事檔案專審的基礎。檔案信息的審核工作，千絲萬縷，體現(xiàn)了人事工作的嚴肅性和政治性，更是我黨干部選拔任用工作的基礎。機構(gòu)的專審人員、檔案管理人員以及個人檔案本人都應該高度重視，最大程度地把好人事檔案資料入口關[12]。機構(gòu)要教育員工嚴肅認真對待資料的收集和填寫，從信息源頭把控好檔案資料的質(zhì)量[13]。個人信息采集要求填寫信息真實、準確、完整、可靠，檔案載體安全、規(guī)范，任何人不得私自修改、增刪檔案材料。同時，要保證個人資料歸檔及時，結(jié)合人事業(yè)務內(nèi)容，

2.1.2 加強人事檔案管理業(yè)務培訓，是專審工作準確性的人力保障。加強業(yè)務知識培訓，提升人事檔案的審核專業(yè)能力，尤其是“三齡兩歷一身份”核心資料的信息審核認定。制定專門的信息審核認定表格，要求審核人員熟練掌握人事檔案審核方法，把在審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題以及調(diào)查情況如實反映在表格，并及時提交工作小組討論決定處理意見，報上級黨組織批示后，要予以澄清和解決。

2.2 重視人事檔案的專審“全覆蓋”落實

2.2.1 成立專門的工作小組，加強組織保障。合理配置團隊相關崗位并明確職責，是有效的保障[5]。團隊成員應包括組工干部、黨建干部、紀檢干部以及專審人員隸屬部門委派人員。而且必須設立專門的工作場所，制定明確的工作細則。

2.2.2 規(guī)范化、程序化的審核方法，是人事檔案專審合法性的保障。根據(jù)《干部人事檔案工作管理條例》的相關規(guī)定，嚴格審核的工作程序。整個流程必須清晰明了，并且“雁過留聲，水過留痕”，得有所證明。建議結(jié)合工作實際，制定流程圖，讓參與的工作人員和檔案當事人“心中有數(shù)”，減少職工對檔案專審嚴肅性、程序性的質(zhì)疑。并建議設計制作一系列工作表格，增加專審工作的權威性、公信力以及規(guī)范性。如《干部人事檔案專項審核情況登記表》《干部人事檔案專項審查工作用干部任免審批表(員工填寫)》《干部人事檔案專項審核認定表》等。

2.2.3 人事檔案審核必須落實“全覆蓋”，就是要強調(diào)審核范圍必須包括機構(gòu)全體在編在崗員工的人事檔案，不落死角。同時，也強調(diào)今后凡新進入審核范圍的人員檔案，也要按照全覆蓋標準進行審核。這是檔案管理政治性和權威性的要求。人事檔案專項審核全覆蓋工作必須按照分級負責、分類實施、全覆蓋的原則，堅持標準不降、適度提前的要求，實現(xiàn)人事檔案專項審核全覆蓋。以筆者所在機構(gòu)為例，血液中心為正處級單位，按照干部管理權限，機構(gòu)領導班子成員及五六級職員由市衛(wèi)健委審核，機構(gòu)的中層干部和其他在編在崗干部由血液中心負責審核。血液中心采取分類實施，先在中層干部范圍內(nèi)開展“全覆蓋”專審，總結(jié)做法、積累經(jīng)驗以后，再在全體在編在崗干部中落實，以有效保障工作順利開展。

2.2.4 建立問題電子檔案，逐步推進數(shù)字化保障。專審數(shù)字化，主要指構(gòu)建檔案審查問題樣本庫[14]。引入錯誤模式、影響及危害分析方法，并結(jié)合數(shù)字化管理技術，根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題歸類評級，對標處理，避免經(jīng)驗論，減少主觀性。例如，針對錯誤出現(xiàn)的概率定級，定為經(jīng)常出現(xiàn)、很可能出現(xiàn)、偶然出現(xiàn)、很少出現(xiàn)、極少出現(xiàn)；按后果嚴重程度分類，分為災難性問題、致命性問題、嚴重問題、輕度問題。利用樣本庫，可以進一步分析干部人事管理中出現(xiàn)的問題，分析原因、理清整改思路、以及預測發(fā)展勢頭，為機構(gòu)宏觀管理和干部隊伍建設提出建議方向。

3 人事檔案專審“全覆蓋”工作在采供血機構(gòu)開展的成效

3.1 從組織人事工作角度看，有利于提高機構(gòu)的人力資源管理業(yè)務水平

一方面，專審“全覆蓋”工作對傳統(tǒng)人事檔案工作提出了定時、定點、定量的要求，將干部人事檔案工作提到一個新的高度，有利于提高采供血機構(gòu)干部選拔任用的公信力。人事檔案專審工作主要審核干部檔案中涉及干部的出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經(jīng)歷、干部身份和家庭主要成員及重要社會關系等信息的專項工作，體現(xiàn)了從嚴治黨、從嚴管理干部的迫切需要，體現(xiàn)了整治用人不正之風、提升干部工作公信力的迫切需要，體現(xiàn)了檔案本質(zhì)特性要求、干部檔案規(guī)范化管理的迫切需要。

另一方面，人事檔案是中國人事制度管理的一項重要特色，與個人工資待遇按勞動保障和組織關系緊密掛鉤，各項材料相互佐證、相互聯(lián)系。專審工作的全覆蓋落實，正好是對過往每位干部的人事資料的確認，可以借此機會理清不同年代、不同時期人事制度和工資待遇變化的脈絡，從而更好地指導工資、職稱管理工作。專審人員在與干部本人、業(yè)務經(jīng)辦人調(diào)查取證的過程，就是一個梳理歷史文件、規(guī)范人事管理流程、明確業(yè)務辦理手續(xù)、宣傳人事規(guī)章制度的過程。專項工作有利于組織人事部門迅速提升機構(gòu)管理地位，并為之后的人事改革和制度變化落實的宣傳和執(zhí)行帶來了組織保障。

3.2 從機構(gòu)戰(zhàn)略管理角度看，有利于提高人力資源的調(diào)配開發(fā)

從人力資源開發(fā)角度，采供血機構(gòu)開展檔案專審工作具有更為明顯的現(xiàn)實意義。一直以來，采供血機構(gòu)是以采供血業(yè)務為主線管理的公共衛(wèi)生機構(gòu)，人力資源管理難免被忽視成為輔助職能，機構(gòu)人員管理方式相對落后。人力資源工作一般停留在算工資、送審職稱評審材料、辦理醫(yī)療保障等業(yè)務性工作上，對于機構(gòu)業(yè)務發(fā)展規(guī)劃、人才調(diào)配的參與較少。“全覆蓋”的專項工作，有利于組織人事部門實現(xiàn)職能轉(zhuǎn)變，從而提高機構(gòu)人力資源部開發(fā)能力。

首先，專審可以為人力資源管理提供關于采供血工作者的思想道德素養(yǎng)、學歷學業(yè)水平、工作經(jīng)歷和業(yè)務水平的全景圖，從人力專業(yè)角度，向領導班子決策層提供各部門人員構(gòu)成和工作任務分配的意見建議，以此保障工作任務分配合理，從而優(yōu)化不同部門的人員配置[15]。其次，專審工作，需要每位員工親自確認個人檔案材料，為機構(gòu)人力資源管理職稱評定工作提供重要鑒定材料，使個人信息有據(jù)可循，保證了個人業(yè)務檔案材料的真實性和權威性[16]。此項工作有利于組織人事部門與每位員工建立較好的溝通關系，協(xié)助員工個人建立職業(yè)生涯管理思維。機構(gòu)有機會通過加強員工的個人職業(yè)管理，來整體提升員工團隊的采供血業(yè)務能力，強化采供血工作者的職業(yè)精神，從而達到人力資源的再開發(fā)、再利用。再者，專審工作的程序化、權威性促進了人力資源管理制度的優(yōu)化。組織人事干部在開展專審過程中，可以通過對發(fā)現(xiàn)問題的統(tǒng)計分類，查找原因，及時改進人事管理中的程序和手續(xù)，使檔案管理從傳統(tǒng)的監(jiān)督功能轉(zhuǎn)向服務功能，從而實現(xiàn)組織人事部門職能從傳統(tǒng)的輔助職能轉(zhuǎn)向主動管理過渡，進一步實現(xiàn)“人才建站”戰(zhàn)略，全面提升采供血機構(gòu)人力資源開發(fā)利用的能力。

3.3 從行業(yè)發(fā)展角度看，有利于加強采供血行業(yè)人才隊伍的培養(yǎng)發(fā)展

采供血機構(gòu)負責向全市醫(yī)院提供臨床用血，對工作人員的專業(yè)技術和質(zhì)量安全要求高。以廣州為例，采供血機構(gòu)有血液中心1家、中心血站1家、血站2家。血液中心行使省血液質(zhì)量控制機構(gòu)的職能，指導其他三家血站保障血液安全，并向全市三百多家醫(yī)院提供血液。2020年，廣州市共有38.4萬人次參加無償獻血，獻血量達58萬單位，采血總量位居全國各大城市第一位。血液中心在職員工402人，人均年血液采供量位列全國首位。隨著大灣區(qū)醫(yī)療中心政策方針的逐步落實，全市醫(yī)療用血量將急速增加，對無償獻血宣傳發(fā)動、血液采集、血液制備、血液檢驗、血液貯存發(fā)放以及血液相關科學研究方面的專業(yè)技術人才需求不斷增加。

然而，大部分采供血機構(gòu)目前專業(yè)技術人才的數(shù)量和質(zhì)量，難以滿足保障各地區(qū)醫(yī)療高地建設對臨床血液保障的需求。一方面，機構(gòu)要嚴格執(zhí)行上級編制控制相關文件，編制內(nèi)人員和編制外人員的招聘人數(shù)都難以突破，難以在數(shù)量上改變?nèi)耸植蛔愕膯栴}。另一方面，由于公共衛(wèi)生機構(gòu)現(xiàn)存的體制機制不夠靈活，對高層次專業(yè)技術人才的招聘和保留高層次專業(yè)技術人才的吸引力不夠。

通過人事檔案專審“全覆蓋”工作，對全行業(yè)的人力資源做進一步梳理和分析，有利于從宏觀上形成較立體全面的戰(zhàn)略部署。站在行業(yè)規(guī)劃和發(fā)展的角度，與地方高校加強學科建設與科學研究方面的合作，促進采供血工作未來的科學發(fā)展，以進一步保障臨床用血需求，為醫(yī)療高地建設夯實采供血行業(yè)人才隊伍的保障。采供機構(gòu)應以此為契機，從區(qū)域性行業(yè)規(guī)劃入手，科學設計采供血行業(yè)的人才需求和培養(yǎng)規(guī)劃，落實行業(yè)人力資源戰(zhàn)略性管理工作，對現(xiàn)有人力資源進行再開發(fā)，夯實學科人才發(fā)展的基礎，促進采供血事業(yè)和諧發(fā)展，為衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展和人民健康帶來福祉。