王少梅

(北京印刷學院圖書館,北京 102600)

21世紀是知識經(jīng)濟的時代,以知識為對象的知識管理是在知識經(jīng)濟的大背景下,以先進的信息技術為依托,代表著21世紀人類信息管理的發(fā)展方向和最新成果。高校圖書館既是高校的文獻信息中心,又是為學校教學、科研服務的學術機構。為適應社會的發(fā)展,高校圖書館必須積極尋求與知識的結合點,深入開發(fā)和利用文獻信息資源,提高辦館質(zhì)量和服務水平。因此,高校圖書館組織實施知識管理勢在必行。

一、知識管理與圖書館知識管理的含義

知識管理源于20世紀90年代。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及,知識管理借助于因特網(wǎng)而快速得到推廣和普及。由于客觀世界的客觀需要對知識管理賦予許多具有時代特點的嶄新內(nèi)容,所以目前對知識管理的定義還未形成統(tǒng)一的認識和界定[1]。盡管表述不盡相同,但知識管理的內(nèi)涵是一致的:所謂的知識管理,就是對知識及其創(chuàng)造、收集、組織、傳播、利用與宣傳等相關過程的系統(tǒng)管理。它要求將個人的知識轉變?yōu)槟硞€組織可以廣泛共享和適當利用的團體知識。它以人為中心,以信息為內(nèi)容,以知識創(chuàng)新為目標,將知識看作是一種可開發(fā)資源的管理思想,不僅對知識本身,而且包括對知識有關的各種有形資源和無形資源進行管理,是對知識進行系統(tǒng)管理和創(chuàng)造性使用的過程。知識從形式上看可以分為顯性知識和隱性知識。顯性知識是指已進行編碼的知識,它存在于許多載體介質(zhì)中,如文獻、信息、數(shù)據(jù)庫等;隱性知識主要是指存在于人們大腦中的非編碼知識,如經(jīng)驗、技巧、能力等。知識管理包括兩方面的內(nèi)容:一方面指對顯性知識的管理,它來源于傳統(tǒng)的信息管理學,是信息管理的深化與發(fā)展;另一方面是對隱性知識的管理,即通過人際交流的互動過程發(fā)掘非編碼化知識,促進隱性知識的編碼化、顯性化,從而加快知識的生成、積累與傳播。因此,知識管理不是某種具體的方法、技術或管理方案,而是基于知識的業(yè)務重組及組織機構管理思想,它似乎更多地繼承了人本管理的思想,同時又吸收了信息管理中技術論和資源論中的核心內(nèi)容。同時,知識管理是通過實踐把顯性知識吸收成為個人隱性知識的內(nèi)在化過程,最終實現(xiàn)知識的創(chuàng)新。

圖書館知識管理是對信息資源及與信息資源有關的智力資源進行管理,以促進知識的交流和共享,充分挖掘并發(fā)揮其潛在的價值,從而獲得更大的收益。它包括對圖書館工作的管理、對館藏現(xiàn)有顯性知識的管理、對館員頭腦中隱性知識以及其他類型隱性知識的管理。其目的是通過提高圖書館自身的管理效率來提高圖書館的服務效益[2]。

二、高校圖書館管理發(fā)展趨勢

知識管理從古代藏書樓到現(xiàn)代數(shù)字圖書館的上千年發(fā)展過程中,圖書館管理經(jīng)歷了傳統(tǒng)管理(封閉式、半封閉式管理)、科學管理、目標管理、信息管理等漫長的發(fā)展軌跡。其間,無論是圖書館的管理模式、管理方法,還是管理思想、管理觀念,無不體現(xiàn)出鮮明的時代特征。計算機技術的出現(xiàn)給信息管理的實踐活動帶來了新的活力和動力。信息管理就是對信息的管理,即對信息進行組織、控制、加工、規(guī)劃等,并將其引向預定的目標。在圖書館信息管理中,信息管理以信息組織為中心,注重靜態(tài)過程;以文獻信息為中心,注重加工和保存;它對涉及信息活動的各種要素(信息、人、機器、機構等)進行合理配置,從而有效滿足用戶的信息需求。但信息管理過程側重以技術為中心的管理方法的研究,在一定程度上使人的重要性被技術的光環(huán)掩蓋了。李華偉教授講過,“西方從70年代開始投入技術,對信息技術投資了30年,到了最后才發(fā)現(xiàn),其實很多問題計算機是解決不了的,只有靠人來解決”。我們利用技術、利用網(wǎng)絡來發(fā)展數(shù)字化應用時,利用技術是手段、是途徑,不是最終的目標。這樣圖書館信息管理的局限性就不言而喻了。在這種狀況下,信息管理的發(fā)展與延伸——知識管理便應運而生,圖書館知識管理是知識管理理論與圖書館實踐相結合的一種全新的管理思想和方法,處于我國圖書館事業(yè)發(fā)展前沿,高校圖書館管理的發(fā)展趨勢是知識管理。

三、傳統(tǒng)高校圖書館管理顯現(xiàn)的問題

(一)管理理念落后,經(jīng)驗管理比重偏高,科學管理亟待完善

我國高校圖書館的管理,在很長一段時間里主要采用重物、重制度的管理方法,以文獻為中心,以工作為中心,圖書館的工作只是固定在借借還還的思維定勢中。管理中強調(diào)組織分工,等級森嚴,少數(shù)管理人員發(fā)號施令,多數(shù)館員只是消極地執(zhí)行命令,對圖書館管理沒有發(fā)言權,對本職工作沒有自我控制權,館員的積極性和創(chuàng)造性得不到發(fā)揮。不容否定的是自20世紀90年代,高校圖書館的管理思想管理水平、管理實踐和管理理論的研究有了很大的進步,特別是科學管理中目標管理,人員聘任制、職稱評審制的實施,都有力地促進了高校圖書館事業(yè)的發(fā)展。

但同時不可否認的是,目前高校圖書館無論是宏觀管理還是微觀管理,仍以傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理為主。如圖書館行政管理,主要是由政策,法令、制度及垂直的行政指揮系統(tǒng)組成的,其特點是帶有強制性的、以完成任務為中心的硬管理;圖書館的人員管理主要是運用靜態(tài)的制度管理,缺乏動態(tài)的激勵機制和競爭機制;圖書館的藏書管理多年來都是重藏輕用,與科學管理中的全面質(zhì)量管理與效益管理嚴重脫節(jié)。

(二)對館員的管理重視不夠,用人隨意

知識管理的核心是對人的管理。圖書館管理與服務的工作重心是讀者,因此提出了“讀者第一”、“讀者至上”的口號,而忽視了對圖書館員的管理。目前,一些高校圖書館出現(xiàn)了人員隨意組合、學非所用干非所長,人員調(diào)配上缺少長遠計劃和宏觀調(diào)控現(xiàn)象。圖書館工作人員調(diào)動隨意,導致人員組合的盲目性,使圖書館在整體組合上缺少學歷、資歷、能力、年齡等方面的互補,極大地阻礙了圖書館工作效益的發(fā)揮。同時,高校圖書館對人員的管理在觀念和方法上長期停留在“人事管理”的階段,未能上升到“人力資源有效配置”的高度[3]。對圖書館事業(yè)發(fā)展最重要的人力資源常常只限于安排而較少進行建設,由于缺少有效的激勵機制,圖書館館員的競爭意識、創(chuàng)新意識淡薄,缺乏工作的主動性和積極性。

(三)館員的素質(zhì)能力不足

知識經(jīng)濟時代要求圖書館員應該充當?shù)慕巧切畔⑴c知識的組織與管理者、信息與知識的提高與傳播者、知識導航員、知識與信息利用的教育者,但目前高校圖書館的館員還遠遠達不到這樣的要求。

四、高校圖書館知識管理的實施對策

近幾年,隨著圖書館引入知識管理模式的理論研究越來越多,不少高校圖書館也從多方面著手嘗試知識管理的實施,但目前高校圖書館的知識管理還面臨著顯性知識數(shù)字化程度不夠、隱性知識難以擴充、缺乏學習和共享氣氛等因素的制約。要完善和加強圖書館的知識管理,首先必須采取有效措施來促進圖書館的知識轉化和創(chuàng)新,為圖書館知識管理的全面實行打好基礎。

(一)建立適應知識管理的圖書館組織機構

實施知識管理必須有與之相適應的工作機制。傳統(tǒng)的圖書館組織結構為“金字塔”型的等級結構,對信息交流的方式容易造成信息的失真甚至阻塞,阻礙了圖書館員工的相互交流與溝通,抑制了人們的個性與創(chuàng)造力。為了有效地實施知識管理,實現(xiàn)知識共享與創(chuàng)新,圖書館應建立富有彈性的網(wǎng)絡組織。網(wǎng)絡組織是等級組織和靈活的、多技能工作團隊相結合的組織形式。在遇到某一問題時,將在不同領域內(nèi)工作的具有不同知識與技能的員工集中到特定團隊,有利于發(fā)揮圖書館工作人員的主動性與創(chuàng)造性;同時凝縮知識傳遞時間與空間,因而有效地實現(xiàn)知識的傳播、整合、共享與創(chuàng)新,從而實現(xiàn)運用集體的智慧來提高圖書館的創(chuàng)新和應變能力。網(wǎng)絡組織的民主性和靈活性有利于發(fā)揮圖書館的工作入員的主動性與創(chuàng)造性,同時凝縮知識傳遞時間與創(chuàng)新,從而有效地實現(xiàn)知識的傳播、整合、共享與創(chuàng)新,從而實運用集體的智慧提高圖書館的創(chuàng)新和應變能力。

(二)重視人力資源的開發(fā)和利用,培養(yǎng)知識型館員

知識管理理論的一個重要思想就是強調(diào)人在知識管理過程中的核心作用。人既是管理的主體,同時也是管理的客體。人力資源是圖書館知識資源中最具有創(chuàng)造力的資源,要建設一流的圖書館,必須有一流的人才。對圖書館這種組織來講,知識管理就是要支持圖書館組織及組織中的館員掌握好圖書館工作的知識和方式方法,使工作質(zhì)量和工作效率都得到不斷提高。因此,圖書館工作的順利開展必須依靠館員。知識管理權威達文·波特認為,“圖書館員在知識管理中可以發(fā)揮核心的作用。他們掌握收集、編目、分類和傳遞知識的技能。他們善于掌握用戶對知識的需要”。實行知識管理,就要充分激發(fā)館員的創(chuàng)造性與潛能,鼓勵把個體所掌握的知識及所積累的經(jīng)驗進行知識公開與知識共享,這些是圖書館的寶貴資產(chǎn),應受到重視;讓館員發(fā)表新思想、好主意,要鼓勵在自由、平等、隨和討論環(huán)境中提高個人自主能力與責任心。引導和發(fā)揮館員的智慧潛能,使館員愿意把個人理想與圖書館目標結合起來,愿意貢獻自己的知識。由于高校的讀者群不再是一般的借書閱讀層次讀者,而是更需要獲得對知識和信息經(jīng)過再構筑、再組合后的最具有使用價值的新信息、新知識的讀者。因此,它要求圖書館工作人員成為必須具有知識廣、思維新、能力強的基本素質(zhì)條件的知識型館員。作為高校圖書館必須構建學習和共享的圖書館文化,在具有學習和共享的組織文化中,館員能主動學習新知識,主動將自己的隱性知識表達出來與他人共享,從而提高圖書館的整體服務能力。

(三)加強對顯性知識的管理,建立和完善知識庫

現(xiàn)實中的高校圖書館顯性知識資源包括傳統(tǒng)的印刷型文獻和一些現(xiàn)代載體的文獻信息,它是用戶獲取知識的主要源泉,同時也是圖書館知識管理的重要組成部分。圖書館可將大量的顯性知識資源利用“知識標識”系統(tǒng),如分類號、主題詞表,將文獻知識單元有序化組織與存儲,建立和完善知識庫。建立知識庫是實施知識管理的基礎,將圖書館知識資源以知識目錄的形式進行描述,以元數(shù)據(jù)進行處理。它將隱性知識轉變?yōu)轱@性知識加以存儲,同時還將個人的知識庫轉變?yōu)榻M織的知識庫,為知識的共享創(chuàng)造了前提。組建的知識庫是顯性知識的集合,除了館藏資源以外,特別要重視收集館員在工作中創(chuàng)造的知識成果和來自讀者的知識和信息。知識庫系統(tǒng)的有效運作依賴于傳輸網(wǎng)絡和應用系統(tǒng),這樣使知識充分發(fā)揮其效用性成為可能。高校圖書館應積極跟上信息技術發(fā)展的步伐,采用最新技術來完善自己的知識庫系統(tǒng)。

(四)營造有利于隱性知識流動、轉化的文化氛圍和知識共享的內(nèi)部環(huán)境

知識交流的主要特點是互惠性,當這種理念成為圖書館的行為準則和文化認同時,所有的人都愿意貢獻自己的知識,同時所有人都從中受益。因此,在圖書館內(nèi)要創(chuàng)造一種崇尚知識、倡導學習、鼓勵創(chuàng)新的文化氛圍。使每一名館員都能認識并感受到這種環(huán)境的好處,積極為圖書館的知識創(chuàng)新、知識積累和知識服務貢獻自己的力量[4]。知識的共享是知識管理的最終目的,而營造尊重知識和共享知識的內(nèi)部環(huán)境是知識管理的目的、手段和條件。在信息“爆炸”的當今,知識和信息充斥著整個生活的每個角落。如何去激發(fā)和挖掘信息,如何把系統(tǒng)化的知識進行最大程度的共享,這是擺在人們面前的一個關鍵問題。高校圖書館解決這問題的關鍵在于如何管理員工的隱性知識。人不僅是隱性知識的載體和傳播途徑,也是知識創(chuàng)造的源泉,所以對知識的管理應抓住人這一要素。圖書館應努力創(chuàng)造一種激勵機制和對員工的評價標準,建立起有效的評價激勵機制,變權力本位的管理模式為能力本位的管理模式[5],使知識創(chuàng)造者和貢獻者在職務晉升、名譽等方面優(yōu)先得到肯定和表揚;既要充分尊重個人的興趣和創(chuàng)造性、充分調(diào)動人的積極性,又要強調(diào)基于組織目標的合作和團隊精神,提高圖書館的向心力和凝聚力,在圖書館內(nèi)部形成一種尊重知識、尊重人才的良好氣氛,發(fā)揮人才資源的作用,創(chuàng)造性地開展工作;領導和館員之間要互相信任,營造一種公允、正直、有競爭,但更鼓勵合作與成功的機制和氛圍。

(五)加強讀者工作,不斷提高讀者主動利用圖書館的意識與能力,努力實現(xiàn)服務創(chuàng)新

圖書館五原則中有兩條:書各有其人,人各有其書,這兩條很深刻地強調(diào)讀者在圖書館工作中的重要地位。在高校,教師和學生是知識需求的主體,是圖書館隱性知識資源的重要組成部分,也是圖書館隱性知識資源的主要使用者。其包括的隱性知識資源有讀者自身具有且存在于其頭腦之中的、知識讀者與館員就某一需要提供服務的研究性問題所進行的交流而獲得的知識、讀者對圖書館提供服務的反饋信息等,這是圖書館提供人性化服務工作的著眼點。因此,為他們提供個性化、主動化的服務,可采用多種方式:一是為他們推薦一些專業(yè)性強的文獻數(shù)據(jù)庫,幫助他們調(diào)整檢索策略;二是根據(jù)他們的要求,利用計算機技術對各種類型數(shù)據(jù)庫(包括光盤數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫、互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫)進行知識的重組,以形成有效的專題知識;三是提供專題圖書目錄、專題資料索引、文摘、匯編、文摘、綜述、述評等,供他們使用。圖書館所提供的文獻知識再豐富,管理得再有序,如果它處于靜止狀態(tài),不與讀者、用戶的需求和他們的主觀知識結合,就只是潛在的資源,不能轉化為實際的社會效益。知識管理過程可以進一步調(diào)動讀者的主觀能動性,提高讀者主動利用圖書館的意識與能力,使圖書館文獻能更充分地為讀者所利用,進而更好地為社會的知識創(chuàng)新服務。