湯明英

【摘 ?要】檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個(gè)人在社會活動中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。以國企為例，國企在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中所產(chǎn)生的各種形式的文件材料較多，這些資料有效記錄了國企自身經(jīng)營發(fā)展軌跡，是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要信息資源與信息憑證，具有較大的參考價(jià)值和保存價(jià)值。鑒于檔案資料的重要性，論文主要立足于信息化發(fā)展背景，對國企檔案管理工作思路以及創(chuàng)新途徑進(jìn)行研究與分析。

【Abstract】Archives refer to various forms of valuable historical records directly formed by state institutions， social organizations or individuals in social activities. Taking state-owned enterprises as an example， there are various forms ?of documents and materials generated by state-owned enterprises in production， operation and management activities. These materials effectively record the development track of state-owned enterprises， which are important information resources and information certificates of enterprise operation and development， and have great reference value and preservation value. In view of the importance of archival information， based on the background of informatization development， this paper studies and analyzes the working ideas and innovative approaches of state-owned enterprises' archives management.

【關(guān)鍵詞】國企;檔案管理;信息化

【Keywords】state-owned enterprises; archives management; informatization

【中圖分類號】G271;F276.1 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2021）12-0034-03

1 引言

檔案作為持續(xù)推進(jìn)企事業(yè)單位各項(xiàng)工作良好有序開展的重要依據(jù)，可對企事業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展質(zhì)量乃至國家各項(xiàng)事業(yè)的健康發(fā)展產(chǎn)生顯著的促進(jìn)性影響。目前，“十四五”規(guī)劃時(shí)期，國家對于檔案事業(yè)的建設(shè)問題予以了高度關(guān)注。從大環(huán)境方向來看，我國檔案管理工作已經(jīng)全面步入戰(zhàn)略發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，所面臨的機(jī)遇挑戰(zhàn)較多。在這樣的發(fā)展態(tài)勢下，我國企事業(yè)單位應(yīng)該深化檔案治理能力以及管理水平，通過科學(xué)運(yùn)用檔案以及相關(guān)資料的信息內(nèi)容，為國家各項(xiàng)事業(yè)的良性開展奠定保障。其中，國企作為持續(xù)推進(jìn)檔案管理工作進(jìn)程的主力軍，理應(yīng)肩負(fù)起自身的發(fā)展責(zé)任，做好檔案管理工作。與此同時(shí)，國企方面應(yīng)該主動立足于檔案管理工作發(fā)展趨勢，對新時(shí)期檔案管理工作創(chuàng)新內(nèi)容以及發(fā)展要點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃與合理部署，切實(shí)推動檔案工作高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。

2 國企檔案管理工作的指導(dǎo)思想

國企檔案管理工作應(yīng)該堅(jiān)持圍繞黨中央及國務(wù)院政策思想，聯(lián)系檔案工作實(shí)際持續(xù)深入學(xué)習(xí)習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神，對黨的十九大會議精神進(jìn)行領(lǐng)悟?qū)嵺`，促進(jìn)檔案管理工作效能提升。與此同時(shí)，國企檔案管理工作應(yīng)該堅(jiān)持站立在新發(fā)展格局角度，協(xié)調(diào)推進(jìn)國企檔案管理工作有序開展。在管理過程中，管理人員應(yīng)該切實(shí)發(fā)揮系統(tǒng)管理優(yōu)勢，對檔案治理體系構(gòu)建問題進(jìn)行高質(zhì)量開展，并應(yīng)用信息化技術(shù)推進(jìn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型發(fā)展，保障檔案管理工作逐步走向依法治理、高質(zhì)量開展方向當(dāng)中。除此之外，國企檔案管理工作應(yīng)該主動結(jié)合過去檔案管理工作總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對以往檔案管理工作存在的問題進(jìn)行深刻認(rèn)知，并采取科學(xué)合理的方法措施，強(qiáng)化檔案管理工作效果[1]。

3 國企檔案管理工作的原則

國企檔案管理工作應(yīng)該始終按照原則規(guī)范要求準(zhǔn)確無誤地將各項(xiàng)工作內(nèi)容落實(shí)到位，一般來說，國企檔案管理工作在工作原則理念的體現(xiàn)上，主要可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行研究與分析：

一方面，國企檔案管理工作應(yīng)該始終堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)地位不動搖，準(zhǔn)確把握檔案工作政治屬性以及發(fā)展趨勢。在實(shí)際管理過程中，國企領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該始終將檔案管理工作放在企業(yè)經(jīng)營管理工作的重要位置，并逐步引導(dǎo)相關(guān)工作人員加強(qiáng)對檔案管理工作的貫徹落實(shí)，促使國企檔案管理工作始終處于安全穩(wěn)定的狀態(tài)當(dāng)中。與此同時(shí)，國企檔案管理工作應(yīng)該貫徹落實(shí)以人為本的理念思想。其中，檔案管理人員應(yīng)該始終體現(xiàn)出檔案工作為人民的工作思想，通過積極構(gòu)建以人為本的檔案管理體系以及資源保障體系，從根本上提高人民群眾滿意度。另一方面，國企檔案管理工作應(yīng)該始終堅(jiān)持將依法治黨原則作為核心理念。在實(shí)施檔案管理工作期間，檔案管理人員應(yīng)本著“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的神圣職責(zé)及歷史使命，應(yīng)該始終在正確方向上積極引導(dǎo)檔案工作深入可持續(xù)開展。在此過程中，管理人員應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理工作存在的問題，提高法治化與規(guī)范化管理水平，促進(jìn)檔案管理工作效能持續(xù)提升。與此同時(shí)，國企檔案管理工作應(yīng)該立足于改革創(chuàng)新角度，對新時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展趨勢進(jìn)行動態(tài)把握，并主動與新科技進(jìn)行深度融合，促使檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)橫縱發(fā)展目標(biāo)。需要注意的是，國企檔案管理工作應(yīng)該始終以安全為底線，利用新科技手段以及管理方式，全面增強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)防控能力，避免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失或者被盜竊等問題。

4 國企檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前，國企內(nèi)部管理工作主動站立在“十四五”時(shí)期，對新時(shí)代發(fā)展趨勢以及管理方向進(jìn)行深刻把握，借此加強(qiáng)對企業(yè)內(nèi)部管理工作的強(qiáng)化落實(shí)力度。其中，檔案管理工作作為國有企業(yè)體系的重要內(nèi)容，形成與新時(shí)代中國特色社會主義事業(yè)相適應(yīng)的發(fā)展局面已然成為當(dāng)前檔案管理工作的主流發(fā)展趨勢。結(jié)合工作開展情況來看，多數(shù)國企在檔案管理工作方面取得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，并且在創(chuàng)新驅(qū)動以及管理質(zhì)量方面得到了明顯加強(qiáng)。但是從整體上來看，國企檔案管理工作尚未完全擺脫傳統(tǒng)理念的滯后影響，在部分管理形式以及管理理念方面還是存在問題。近年來，信息化時(shí)代的全面來臨，促使傳統(tǒng)檔案管理理念及模式必須發(fā)生改變。

舉例而言，檔案管理人員需要利用信息化管理方式，加強(qiáng)對檔案資源以及數(shù)據(jù)的整合分析，保障檔案工作效率持續(xù)提升。與傳統(tǒng)管理方式不同，信息化管理模式可以整合應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)資源，對企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營情況以及人事管理情況進(jìn)行集成化處理，最終以電子檔案方式進(jìn)行存儲，規(guī)避傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在的容易破損、泛黃等問題。需要注意的是，開展檔案信息化管理過程中，管理人員必須高度重視安全管理問題。究其原因，主要是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在開放性以及不穩(wěn)定性特點(diǎn)，在保存管理期間容易受到黑客攻擊或者病毒侵?jǐn)_而出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失問題?？傮w來看，國企檔案管理工作形勢并不是很樂觀，仍需要管理人員立足于信息化管理背景，加強(qiáng)對檔案工作內(nèi)容的創(chuàng)新實(shí)踐[2]。

5 信息化時(shí)代提升國企檔案管理質(zhì)量的思路及創(chuàng)新途徑分析

5.1 提高檔案信息化治理水平，促進(jìn)檔案管理效率穩(wěn)定提升

為強(qiáng)化檔案管理工作在國企內(nèi)部管理工作中的重要地位，企業(yè)管理人員應(yīng)該始終堅(jiān)持黨的基本路線不動搖，堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，對各級主體管理責(zé)任進(jìn)行壓實(shí)。一方面，各職能部門之間應(yīng)該統(tǒng)籌謀劃，并增強(qiáng)指導(dǎo)協(xié)調(diào)能力，保障國企檔案管理工作效率持續(xù)提升。與此同時(shí)，構(gòu)建長期且行之有效的信息化檔案工作責(zé)任制，保障各項(xiàng)細(xì)節(jié)內(nèi)容得以深化落實(shí)。

另一方面，國企應(yīng)該適當(dāng)完善檔案法規(guī)制度以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中，針對檔案開放利用以及檔案信息化問題而言，國企管理人員應(yīng)該結(jié)合實(shí)況進(jìn)行健全與調(diào)整。同時(shí)，對于與實(shí)際情況不相符的法規(guī)以及規(guī)范性文件應(yīng)該進(jìn)行及時(shí)修改。除此之外，國企應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行檔案信息化治理工作。在檔案管理期間，應(yīng)該依照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范落實(shí)檔案管理主體責(zé)任，通過明確各級主體權(quán)責(zé)，保障各項(xiàng)工作內(nèi)容有序開展與落實(shí)，避免出現(xiàn)責(zé)任不清或者檔案資料丟失等問題。

5.2 提升國企檔案工作領(lǐng)導(dǎo)水平，增強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)履職能力

為切實(shí)加強(qiáng)國企檔案管理能力，一方面，國有企業(yè)應(yīng)該至少安排1名領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作進(jìn)行強(qiáng)化管理。如指定1名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，并將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃體系當(dāng)中。與此同時(shí)，重點(diǎn)將檔案工作納入部門管理工作體系當(dāng)中，并對檔案管理人員崗位職責(zé)進(jìn)行合理劃分。必要時(shí)，可以將其納入工作考核檢查領(lǐng)域范疇當(dāng)中。需要注意的是，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該深化個(gè)人的監(jiān)督檢查職能，定期聽取檔案工作匯報(bào)的同時(shí)，加強(qiáng)對檔案工作的監(jiān)督檢查。一旦發(fā)現(xiàn)工作短板問題，應(yīng)主動結(jié)合問題表現(xiàn)及成因，積極協(xié)調(diào)并解決檔案管理問題。如此一來，國企可以從多個(gè)方面實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的強(qiáng)化保障。另一方面，國企應(yīng)該對檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)工作問題予以高度重視。其中，檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置應(yīng)始終與企業(yè)檔案工作發(fā)展協(xié)調(diào)。也就是說，國企應(yīng)該設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門，且配置上能承擔(dān)起企業(yè)日常的檔案管理工作及檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查工作的管理人員，并對該部門組織架構(gòu)體系進(jìn)行合理部署，嚴(yán)格按照國企經(jīng)營管理需求以及檔案法規(guī)定要求，合理設(shè)置崗位職能職責(zé)并配備相關(guān)人員。在此過程中，國企領(lǐng)導(dǎo)人員必須切實(shí)提高檔案機(jī)構(gòu)履職能力。舉例而言，國企領(lǐng)導(dǎo)人員可根據(jù)檔案資源數(shù)量以及檔案管理工作需求，對從事于檔案管理工作的相關(guān)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)教育，保障每一位在職人員具備相應(yīng)的知識與技能，更好地完成檔案管理工作。此外，相關(guān)檔案部門負(fù)責(zé)人應(yīng)該對檔案管理工作人員的職責(zé)履行情況進(jìn)行定期評價(jià)與考核，以增強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)的履職能力。

5.3 增強(qiáng)信息化軟硬件構(gòu)建能力，保障信息化檔案管理效果

為保障國企信息化檔案管理水平持續(xù)提升，除了需要提升檔案信息化治理水平之外，檔案管理人員還需要針對信息化軟硬件構(gòu)建問題予以高度重視。如國企領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該結(jié)合檔案工作形式以及國家部署的規(guī)定要求，對現(xiàn)階段企業(yè)信息化技術(shù)設(shè)備的配置應(yīng)用問題進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化。在此過程中，可根據(jù)信息化檔案管理需求對高質(zhì)量管理軟件進(jìn)行研發(fā)與高效利用，從根本上助推國企檔案信息化管理進(jìn)程持續(xù)發(fā)展。

在研發(fā)與高效利用過程中，因不同國企在工作形式以及性質(zhì)方面存在一定差異，導(dǎo)致企業(yè)所需的檔案管理軟件系統(tǒng)存在較大差異。再加上不同檔案管理軟件所表現(xiàn)出的價(jià)值功能不同，因此在研發(fā)與利用檔案管理軟件系統(tǒng)以及硬件設(shè)施的過程中，建議國企管理人員應(yīng)該結(jié)合本工作單位性質(zhì)以及實(shí)際用途，選擇合適的檔案管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行高效應(yīng)用。舉例而言，成都興城集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)主要根據(jù)本企業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì)，對各工程建設(shè)期間所涉及的檔案范圍及掃描范圍資料進(jìn)行集成管理。

除此之外，國企檔案管理人員應(yīng)該對當(dāng)前信息化管理平臺存在的滯后性問題進(jìn)行及時(shí)處理。通過構(gòu)建科學(xué)高效的信息化檔案管理平臺，促進(jìn)國企檔案管理工作不斷朝向數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。值得注意的是，部分國企對于信息化檔案管理工作存在不重視的問題。建議國企領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該堅(jiān)持立足于十四五規(guī)劃要求，對新時(shí)期檔案管理方向進(jìn)行深度把握，并主動將信息化檔案管理建設(shè)工作納入企業(yè)經(jīng)營管理工作當(dāng)中，奠定檔案管理工作的主體地位，保障信息化檔案管理效果深化加強(qiáng)[3]。

5.4 確立檔案信息化建設(shè)的主體地位，全面強(qiáng)化信息化安全效能

檔案信息化建設(shè)已然發(fā)展成為國企檔案管理工作的趨勢所在。結(jié)合近幾年情況來看，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的深入持續(xù)發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已被淘汰，取而代之的是信息化檔案管理模式。目前，企事業(yè)單位紛紛采取電子化管理模式儲存資料及檔案。雖然從客觀角度上來講，電子化檔案管理模式在工作效能以及質(zhì)量效率方面大幅度增強(qiáng)，但是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)容易受到病毒及黑客等因素影響而出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失問題，嚴(yán)重影響國企檔案管理工作質(zhì)量及數(shù)據(jù)安全。而對于國企檔案管理工作而言，保障檔案安全，始終是檔案工作的底線所在。因此，國企在實(shí)行檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該對檔案安全管理工作內(nèi)容予以高度重視。在管理實(shí)踐過程中，應(yīng)該始終堅(jiān)持健全與完善檔案安全管理制度，并采取科學(xué)規(guī)范的安全管理技術(shù)保障檔案安全工作責(zé)任得以貫徹落實(shí)。

目前，為穩(wěn)定開展檔案信息化建設(shè)工作，國企檔案主管部門應(yīng)該構(gòu)建集成網(wǎng)絡(luò)安全與信息化工作于一體的協(xié)調(diào)機(jī)制。通過切實(shí)加強(qiáng)檔案信息化工作指導(dǎo)力量，保障檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施穩(wěn)定運(yùn)行。在此過程中，軟件管理人員應(yīng)該對檔案信息化軟硬件產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行試驗(yàn)分析，根據(jù)分析結(jié)果確定產(chǎn)品的適用性，保障信息技術(shù)應(yīng)用質(zhì)量與效能。除此之外，軟件管理人員可通過構(gòu)建檔案數(shù)字資源安全保密防護(hù)體系等方式，穩(wěn)定提高網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測預(yù)警能力以及信息保障能力。需要注意的是，檔案管理人員應(yīng)該高度關(guān)注檔案數(shù)字資源備份工作，可借助安全監(jiān)控方式完成對備份工作的過程管理，以增強(qiáng)檔案數(shù)字資源安全效果。

5.5 全面增強(qiáng)檔案人員信息化管理意識，確立復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍體系

首先，國企領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該充分發(fā)揮出自身的帶頭作用，定期組織檔案管理工作人員參與到檔案信息化專題培訓(xùn)或者專題會議等活動當(dāng)中，通過加強(qiáng)對信息化檔案管理方式的宣傳與推廣，讓全體人員樹立良好的信息化檔案管理意識。其次，國企領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該堅(jiān)持將檔案管理工作納入企業(yè)重要經(jīng)營管理工作當(dāng)中，通過確立檔案管理工作的主體地位，增強(qiáng)檔案人員工作意識。同時(shí)，也可以將檔案管理工作與其他業(yè)務(wù)工作共同考核，讓每一位檔案管理人員形成崗位責(zé)任意識。最后，國企檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合國企經(jīng)營發(fā)展需求以及十四五規(guī)劃要求，充分借助信息化管理手段增強(qiáng)檔案信息化管理效能，并主動立足于新時(shí)期發(fā)展需求，將兼具了解檔案業(yè)務(wù)、具備檔案管理資質(zhì)能力、熟知檔案管理規(guī)范的人才資源引進(jìn)到企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中，全力打造復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍，切實(shí)推進(jìn)檔案管理工作持續(xù)高效開展。

5.6 定期梳理與總結(jié)信息化檔案管理問題，增強(qiáng)檔案管理效能

為進(jìn)一步增強(qiáng)信息化檔案管理效能，檔案管理人員應(yīng)該定期梳理與總結(jié)信息化檔案管理中出現(xiàn)的問題。根據(jù)問題反饋情況，對當(dāng)前信息化管理工作存在的滯后性問題進(jìn)行及時(shí)處理。舉例而言，在處理過程中，檔案管理人員應(yīng)該適時(shí)結(jié)合國企未來發(fā)展計(jì)劃以及檔案管理趨勢，對信息化檔案管理制度以及體系構(gòu)建問題進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。與此同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該主動結(jié)合信息化管理發(fā)展趨勢，加強(qiáng)對電子檔案查詢利用工作問題的優(yōu)化處理，切實(shí)提升檔案管理效能。

除此之外，為進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理效能，國企檔案工作部門以及相關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)該構(gòu)建科學(xué)有效的監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制。在實(shí)踐過程中，相關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)該主動立足于深化放管服改革的發(fā)展階段，對檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制進(jìn)行健全完善，并通過采取科學(xué)規(guī)范的評價(jià)制度以及檢查制度，促使檔案管理工作全面貫徹與落實(shí)。需要注意的是，對于檔案管理期間所存在的安全管理不到位并相繼引發(fā)檔案損毀以及丟失等一系列問題，相關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)該依紀(jì)依規(guī)追責(zé)，盡量從多個(gè)方面保障檔案管理效能。

6 結(jié)語

總而言之，檔案管理工作基本上可以視為影響國企經(jīng)濟(jì)效益發(fā)展、內(nèi)部管理質(zhì)量效果的重要保障。鑒于檔案管理工作的重要性，國企領(lǐng)導(dǎo)人員以及各部門檔案管理人員應(yīng)該深刻意識到檔案管理工作價(jià)值，并主動立足于國企檔案管理工作現(xiàn)狀，抓好檔案法制工作，對當(dāng)前階段檔案管理工作存在的問題進(jìn)行消除。與此同時(shí)，延續(xù)發(fā)展并創(chuàng)新信息化檔案管理方式，以創(chuàng)新改革精神促進(jìn)檔案信息化管理工作規(guī)范化與合理化發(fā)展。除此之外，檔案管理人員應(yīng)該重視信息化檔案管理安全問題，保障檔案資料及數(shù)據(jù)安全應(yīng)用，促使檔案管理工作的進(jìn)一步完善。

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