張開(kāi)震

摘 要：人資檔案管理作為高校管理工作的重要內(nèi)容之一，通過(guò)結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)，探索創(chuàng)新路徑，可提高人事檔案利用率，為院校人事工作持續(xù)發(fā)展提供助力。對(duì)此，本文立足于醫(yī)學(xué)院校人資檔案管理現(xiàn)狀，挖掘管理意識(shí)、制度與信息化建設(shè)方面的不足，提出科學(xué)可行的創(chuàng)新路徑。力求通過(guò)樹(shù)立檔案服務(wù)意識(shí)、完善各項(xiàng)檔案監(jiān)管制度、構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)等方式，推動(dòng)院校人事工作的長(zhǎng)久穩(wěn)健發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;人力資源;創(chuàng)新措施;醫(yī)學(xué)院校

人資檔案中記錄著個(gè)人基本信息、學(xué)習(xí)以及專業(yè)水平等，反映出個(gè)人成長(zhǎng)軌跡，與工資福利、職稱評(píng)定、人才流轉(zhuǎn)等息息相關(guān)，同時(shí)也是人事工作的核心所在。醫(yī)學(xué)院校人資檔案具有全面客觀等特點(diǎn)，在人事制度改革背景下，原本的管理模式難以滿足現(xiàn)實(shí)需求，在管理理念、制度與信息化水平等方面的缺陷逐漸暴露出來(lái)，急需從更深層次探索創(chuàng)新路徑，使人資檔案效力得到充分發(fā)揮，為醫(yī)學(xué)院校可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)大助力。

一、醫(yī)學(xué)院校人資檔案管理工作創(chuàng)新的現(xiàn)實(shí)意義

1.有助于選拔醫(yī)療人才。人資檔案創(chuàng)新的主要途徑在于引入信息技術(shù)，通過(guò)信息化管理模式整合校內(nèi)人才信息，改善以往紙質(zhì)檔案記錄難、查找難的缺陷。在院校人才選拔時(shí)，可借助信息技術(shù)定向查詢?nèi)藛T信息，快速調(diào)出學(xué)生的相關(guān)檔案信息，如基本信息、學(xué)習(xí)與專業(yè)水平等等。同時(shí)，創(chuàng)新檔案管理還可及時(shí)為合作醫(yī)院提供備選人員信息，便于選拔優(yōu)秀的醫(yī)療人才。此外，利用信息平臺(tái)還可將院內(nèi)各部門(mén)人員信息匯總起來(lái)，幫助院領(lǐng)導(dǎo)全面了解各學(xué)科人才梯隊(duì)建設(shè)情況，做出科學(xué)的人資管理部署，推動(dòng)醫(yī)學(xué)院校的全面發(fā)展。

2.有助于院校資源開(kāi)發(fā)與共享?，F(xiàn)階段，越來(lái)越多醫(yī)學(xué)院意識(shí)到檔案管理重要性，促進(jìn)人資部門(mén)優(yōu)勢(shì)發(fā)揮，積極開(kāi)發(fā)利用人資檔案信息，促進(jìn)檔案信息高效運(yùn)轉(zhuǎn)，充分挖掘潛在價(jià)值，為院校資源開(kāi)發(fā)提供支持。同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，數(shù)字化建設(shè)成為潮流趨勢(shì)，其建設(shè)狀況可對(duì)人資檔案管理水平具有直接影響，通過(guò)創(chuàng)新檔案管理工作，加快數(shù)字化建設(shè)，將網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)、信息技術(shù)與管理制度有機(jī)融合到資源管理之中，便可借助網(wǎng)絡(luò)渠道實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.有助于提高檔案管理效率。當(dāng)前部分醫(yī)學(xué)院尚未意識(shí)到人資檔案管理的重要意義，導(dǎo)致檔案資料混亂情況產(chǎn)生。對(duì)此，醫(yī)學(xué)院可在開(kāi)展科研、學(xué)術(shù)交流、日常管理等活動(dòng)時(shí)，對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行歸納和完善，確保其安全高效的存儲(chǔ)。在檔案管理創(chuàng)新中，還可引入精益管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，針對(duì)檔案管理工作問(wèn)題，通過(guò)完善檔案管理制度、根據(jù)不同性質(zhì)安排具體管理工作等方式，使管理者明確各項(xiàng)工作管理范圍、責(zé)任等，由此提高檔案管理效率，盡可能減少錯(cuò)誤發(fā)生。

二、醫(yī)學(xué)院校人資檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理意識(shí)欠缺。人資檔案作為院校管理工作的重要內(nèi)容，也是教育資源優(yōu)化配置的重點(diǎn)所在，院校應(yīng)給予該項(xiàng)工作高度重視，并通過(guò)不斷創(chuàng)新管理路徑推動(dòng)自身發(fā)展。但是，從院校人資檔案管理現(xiàn)狀可知，在管理意識(shí)方面存在較大缺口，主要受傳統(tǒng)教育發(fā)展理念影響，大部分院校將工作重心放在各學(xué)科教育與科研方面，忽視人資檔案管理，主要表現(xiàn)如下：一是服務(wù)意識(shí)淡薄。傳統(tǒng)檔案管理以自我服務(wù)為主，師生可自由查閱檔案，管理者工作態(tài)度冷漠，很少主動(dòng)為師生提供查詢服務(wù)，導(dǎo)致檔案查閱效率低下;二是自我培訓(xùn)意識(shí)缺失。大部分管理者沒(méi)有認(rèn)清自身工作重要性，在工作中敷衍應(yīng)對(duì)，缺乏自我培訓(xùn)與提升的意識(shí)，其技能水平逐漸落后于現(xiàn)代化院校檔案管理崗位要求，無(wú)法對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)做出有效應(yīng)對(duì)。

2.管理制度不完善。當(dāng)前，大部分學(xué)校醫(yī)院的檔案管理逐漸完善，設(shè)立了專門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)相關(guān)事宜。但通過(guò)調(diào)查走訪可知，在實(shí)際管理中各部門(mén)的人資檔案并未全部整合到人事部門(mén)，一些人資檔案仍由各部門(mén)自行管理。究其原因，主要在于院校各部門(mén)的檔案管理職責(zé)模糊，存在職權(quán)重合、分工不明確等問(wèn)題，一旦出現(xiàn)問(wèn)題很容易相互扯皮，無(wú)法找到第一責(zé)任人，為院校整體檔案管理增加了難度。當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)學(xué)院校將資金投入到學(xué)科教育與科研方面，忽視人資檔案信息化建設(shè)，也未能根據(jù)院內(nèi)情況創(chuàng)建人資管理信息化規(guī)范制度，單純?yōu)榱隧憫?yīng)國(guó)家號(hào)召，將檔案管理信息化作為發(fā)展口號(hào)，沒(méi)有做出長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，并制定相應(yīng)法規(guī)進(jìn)行約束，導(dǎo)致檔案泄密、篡改等情況時(shí)有發(fā)生。

3.管理信息化水平有待提升。當(dāng)前許多醫(yī)學(xué)院校的檔案管理信息化水平有待提升，主要表現(xiàn)為人資檔案仍采取紙質(zhì)形式，在檔案查閱方面仍沿用翻閱實(shí)體檔案的方式，先進(jìn)的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)尚未得到廣泛應(yīng)用，導(dǎo)致管理工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，嚴(yán)重影響整體管理效率。一些引入信息技術(shù)的醫(yī)學(xué)院校，因主觀責(zé)任意識(shí)淡薄，未加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)、防火墻建設(shè)、設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限等，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)很容易受到黑客等不法分子攻擊，危及人資檔案的安全。個(gè)別院校受經(jīng)費(fèi)影響，辦公環(huán)境差、檔案室不達(dá)標(biāo)、信息設(shè)備老化或者癱瘓等，這些問(wèn)題均嚴(yán)重影響了人資檔案管理效率的提升。

三、醫(yī)學(xué)院校人資檔案管理工作的創(chuàng)新措施

根據(jù)人資檔案管理現(xiàn)狀，為盡可能提高檔案管理水平，應(yīng)從管理意識(shí)、管理制度以及信息化建設(shè)等方面著手，使醫(yī)學(xué)院校結(jié)合自身實(shí)際情況，探索和制定相應(yīng)的創(chuàng)新措施，通過(guò)樹(shù)立檔案服務(wù)意識(shí)、完善各項(xiàng)檔案監(jiān)管制度、構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)等方式，推動(dòng)院校人事工作的可持續(xù)發(fā)展。

1.樹(shù)立檔案服務(wù)意識(shí)，提高管理隊(duì)伍素質(zhì)。在進(jìn)入新時(shí)期后，醫(yī)學(xué)院校人資管理面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，尤其是長(zhǎng)期被忽視的人資檔案的地位逐漸提升。針對(duì)以往存在的管理者服務(wù)意識(shí)、自我提升意識(shí)缺失問(wèn)題，應(yīng)引入新的管理理念與先進(jìn)培訓(xùn)方式，創(chuàng)建高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，發(fā)揮檔案管理樞紐作用，促進(jìn)人資管理效率提升，具體措施如下。

（1）樹(shù)立檔案服務(wù)意識(shí)。醫(yī)學(xué)院校應(yīng)扭轉(zhuǎn)檔案管理工作邊緣化局面，根據(jù)新時(shí)期院校管理工作要求，引導(dǎo)從業(yè)者樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，積極為師生提供檔案查閱與歸檔等服務(wù)，由此提高使用者檔案借閱體驗(yàn)感。同時(shí)，還應(yīng)提高管理者的責(zé)任心，通過(guò)建立末位淘汰制的方式，提高檔案管理者的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)與憂患意識(shí)，使其主動(dòng)承擔(dān)崗位職責(zé)，不斷提高自身技能，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量提升。

（2）引入精益管理模式。為創(chuàng)新檔案管理工作，可將精益管理模式引入管理工作中，明確該項(xiàng)工作開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)、要求與實(shí)施方法，參照現(xiàn)行ISO9000標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化具體工作流程，并剔除工作中非增值、耗費(fèi)活動(dòng)，明確檔案歸檔范圍，精簡(jiǎn)工作模式，在精益管理理念引導(dǎo)下，實(shí)現(xiàn)人才檔案的主動(dòng)高效管理。當(dāng)前，高校教育人才變動(dòng)較為頻繁，人資檔案不斷更新，這就要求管理者必須通過(guò)多個(gè)渠道采集從業(yè)者變動(dòng)信息，并將其匯總起來(lái)，通過(guò)精益管理方式提高檔案時(shí)效性。在檔案管理中還應(yīng)堅(jiān)持精益化原則，盡量縮短檔案采集、編撰、發(fā)布與存檔過(guò)程花費(fèi)的時(shí)間，減少建檔時(shí)間，由此提高管理時(shí)效性，為資源管理提供更多最新檔案信息。

2.完善人資檔案管理制度，明確部門(mén)分工。為盡可能提高人資檔案信息化水平，還應(yīng)創(chuàng)建完善的檔案管理制度，通過(guò)綜合分析院內(nèi)人資檔案管理情況，制定相應(yīng)的崗位責(zé)任制、工作監(jiān)督制度、考核與獎(jiǎng)懲制度等等，規(guī)范管理流程，為信息化管理工作高效開(kāi)展提供切實(shí)保障。

（1）制定崗位責(zé)任制度。當(dāng)前院校教育管理規(guī)模逐漸擴(kuò)大，導(dǎo)致人資檔案管理內(nèi)容日益復(fù)雜，急需制定完善制度體系約束和監(jiān)督從業(yè)者行為，為各項(xiàng)管理事物開(kāi)展提供依據(jù)。對(duì)此，院校可結(jié)合實(shí)際情況，制定崗位責(zé)任制度，使檔案管理責(zé)任、義務(wù)得以明確劃分，不同崗位職責(zé)得到詳細(xì)規(guī)定，使從業(yè)者更好地完成本職工作，并在不良事件發(fā)生后第一時(shí)間找到負(fù)責(zé)人，避免責(zé)任推諉情況發(fā)生。

（2）健全工作監(jiān)管制度。任何工作開(kāi)展都離不開(kāi)規(guī)章制度的支持，人資檔案管理也不例外。院校應(yīng)在遵循國(guó)家法規(guī)基礎(chǔ)上創(chuàng)建利于自身發(fā)展、展現(xiàn)管理特色的檔案制度，引導(dǎo)檔案管理朝著制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。對(duì)此，應(yīng)健全工作監(jiān)管制度，從日常工作著手，該項(xiàng)工作基礎(chǔ)環(huán)節(jié)在于材料采集，這就要求從業(yè)者認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)對(duì)待。對(duì)于與歸檔要求不符的材料，管理者應(yīng)拒絕接受，并確保資料采集、輸出、節(jié)約都有臺(tái)賬可查。尤其在人才競(jìng)爭(zhēng)激烈環(huán)境下，人才流轉(zhuǎn)頻繁，人資檔案更要做好傳遞工作，務(wù)必做到有跡可循。

（3）完善考核與獎(jiǎng)懲制度。在檔案信息化管理期間，還應(yīng)加強(qiáng)紀(jì)律監(jiān)督，創(chuàng)建考核與獎(jiǎng)懲機(jī)制，激發(fā)從業(yè)者的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)與工作熱情。人資部門(mén)還應(yīng)定期檢查和指導(dǎo)人資檔案管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決相關(guān)問(wèn)題。針對(duì)違背規(guī)定與紀(jì)律的情況，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行糾正，嚴(yán)重時(shí)依照國(guó)家法律與校內(nèi)規(guī)定追究責(zé)任。通過(guò)賞罰分明的監(jiān)管制度，營(yíng)造積極向上的管理氛圍，以此提高檔案管理效率。

3.注重信息化管理，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)。充足的資金是檔案管理高效開(kāi)展的保障，在檔案管理創(chuàng)新過(guò)程中，院校應(yīng)將資源朝著檔案工作方面傾斜，通過(guò)向上級(jí)申請(qǐng)或者合理分配現(xiàn)有資金等方式，加大對(duì)檔案管理工作的投入力度，為檔案部門(mén)先進(jìn)資源購(gòu)入、人才吸引做準(zhǔn)備。同時(shí)，還應(yīng)引入先進(jìn)信息技術(shù)，注重信息化管理與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)。

（1）創(chuàng)建人資檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完善信息管理網(wǎng)絡(luò)。檔案信息著錄有助于提高信息管理效率，可通過(guò)創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)的方式，為檔案信息化管理提供技術(shù)支持。首先，根據(jù)人資檔案目錄進(jìn)行著錄與標(biāo)引，逐步創(chuàng)建相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，再利用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等設(shè)備，將紙質(zhì)人資檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化形式，將醫(yī)學(xué)院人資檔案案卷、文件目錄與全文等均錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，整合成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，必要情況下還可創(chuàng)建視頻檔案等，依靠豐富多彩的檔案形式，促進(jìn)檔案信息化水平提升。通過(guò)創(chuàng)建檔案信息化局域網(wǎng)，對(duì)人資部門(mén)實(shí)施局域網(wǎng)管理，并對(duì)各部門(mén)分級(jí)管理，使檔案信息化管理逐步一體化，利用局域網(wǎng)檢查與查詢，通過(guò)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)，可為管理者快速查詢提供便利，使檔案資料更好地服務(wù)師生。

（2）強(qiáng)化終端應(yīng)用系統(tǒng)，保障檔案信息安全。醫(yī)學(xué)院校人資檔案具有特殊性、隱私性，要切實(shí)保障資料安全?？赏ㄟ^(guò)強(qiáng)化終端應(yīng)用系統(tǒng)的方式，結(jié)合實(shí)際需求創(chuàng)建Internet與大組工網(wǎng)兩種終端體系，便于保存不同保密等級(jí)的檔案資料。同時(shí)，為了避免檔案信息被員工泄露，還應(yīng)與院校人事、行政等部門(mén)交流溝通，使檔案人員能夠意識(shí)到資料安全的重要性，避免人為原因?qū)е沦Y料外泄，使檔案信息安全得到切實(shí)保障。同時(shí)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有特殊性，一旦操作不當(dāng)很容易受軟硬件因素影響導(dǎo)致檔案泄露。對(duì)此，人資部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，創(chuàng)建檔案自動(dòng)備份模塊，使檔案丟失后可利用備份將其還原，將資料損失降到最低。此外，還應(yīng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)檔案信息錄入與傳輸進(jìn)行嚴(yán)格管理。在資料加密的同時(shí)做好防火墻建設(shè)，避免內(nèi)部資料遭遇惡意攻擊，被篡改、刪除或者泄密，使管理工作更加安全可靠。

（3）創(chuàng)建人資檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。為使檔案資源價(jià)值得以充分發(fā)揮，應(yīng)開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作，創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)，并結(jié)合醫(yī)學(xué)院現(xiàn)實(shí)需求，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化。該系統(tǒng)的用戶角色分別為人事處處長(zhǎng)與科員、檔案室主任與管理員、系統(tǒng)管理員與員工，主要功能包括基礎(chǔ)信息管理、人員信息管理、檔案歸檔、使用、接收與轉(zhuǎn)出管理等。

圖 1人資檔案管理系統(tǒng)

①檔案使用。該系統(tǒng)可減少原本流程的環(huán)節(jié)量，無(wú)需檔案室主任準(zhǔn)備空白登記表交給檔案管理者，而是直接通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)置檔案登記表便可開(kāi)展工作，通過(guò)錄入入口將批量信息準(zhǔn)確完整的錄入進(jìn)去，確保登記表單完整，格式一致，在提高主任審核速度的同時(shí)，可及時(shí)保存信息，便于日后查詢與調(diào)取。

②檔案接收。該系統(tǒng)將原本流程中將檔案匯總并編號(hào)后，由管理者通過(guò)手動(dòng)填寫(xiě)紙質(zhì)檔案簽署申請(qǐng)表的方式，變?yōu)橐揽肯到y(tǒng)自動(dòng)生成與需求相對(duì)應(yīng)的信息，將其匯總并自動(dòng)編號(hào)后形成檔案簽收表單，通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)置傳遞軌道快速傳遞到對(duì)象處，由此加快審核速度，且便于檔案后續(xù)調(diào)取，還可預(yù)防檔案丟失或受損。

③檔案轉(zhuǎn)出。該業(yè)務(wù)流程為檔案室管理者通過(guò)系統(tǒng)生成功能設(shè)置需求信息，根據(jù)人員檔案編號(hào)信息自動(dòng)生成轉(zhuǎn)出申請(qǐng)表，系統(tǒng)內(nèi)設(shè)批量信息流轉(zhuǎn)、傳遞軌道，可實(shí)現(xiàn)大量信息實(shí)時(shí)快速流轉(zhuǎn)，準(zhǔn)確流入到相應(yīng)對(duì)象手中，此舉可進(jìn)一步加快審核速度，縮短檔案室主任審批準(zhǔn)備與等待時(shí)間，并將檔案自動(dòng)備份保存，便于信息整合與后續(xù)調(diào)取，以免檔案內(nèi)容丟失或者受損。

四、結(jié)論

綜上所述，在從嚴(yán)治黨背景下，開(kāi)展好人資檔案管理工作對(duì)高校人事工作是否順利起到?jīng)Q定作用，并對(duì)高校整體發(fā)展具有直接影響。對(duì)此，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)正確看待該項(xiàng)工作的重要意義，并通過(guò)樹(shù)立檔案服務(wù)意識(shí)、完善各項(xiàng)檔案監(jiān)管制度、構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)等方式，彌補(bǔ)以往管理意識(shí)、制度與信息化建設(shè)方面的不足，借助現(xiàn)代化信息手段改革創(chuàng)新，并在精益管理理念引導(dǎo)下，開(kāi)創(chuàng)人事工作新局面，推動(dòng)院校人事工作的穩(wěn)健持久發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]俞曉峰.新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新路徑分析[J].社會(huì)科學(xué)：引文版，2019

[2]梅海燕.醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)路徑分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

[3]張愛(ài)麗，王 維.人事檔案管理促進(jìn)人力資源可持續(xù)發(fā)展的途徑分析[J].人文之友，2020

[4]譚振宇，李星辰.新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新途徑分析[J].赤子，2019

[5]黃興國(guó).事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新路徑[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2019

[6]楊翠娟.人才交流中心檔案管理信息化建設(shè)路徑分析[J].卷宗，2020

（作者單位：海南醫(yī)學(xué)院）