劉麥芝

（襄陽(yáng)錦融財(cái)務(wù)管理有限公司，湖北 襄陽(yáng) 441000）

一、理論概述

《危險(xiǎn)化學(xué)品安全管理?xiàng)l例》第三條：本條例所稱(chēng)危險(xiǎn)化學(xué)品，是指具有毒害、腐蝕、爆炸、燃燒、助燃等性質(zhì)，對(duì)人體、設(shè)施、環(huán)境具有危害的劇毒化學(xué)品和其他化學(xué)品。

“內(nèi)部控制”是由企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和全體員工共同實(shí)施的、旨在實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的過(guò)程。建立和實(shí)施一套統(tǒng)一、高質(zhì)量的企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系，有助于提升企業(yè)內(nèi)部管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，促進(jìn)我國(guó)企業(yè)進(jìn)入國(guó)際市場(chǎng)、參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)。

“信息與溝通”作為內(nèi)部控制五要素之一，是企業(yè)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息，確保信息在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部之間進(jìn)行有效溝通，是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的重要條件。

“內(nèi)部信息傳遞控制”是企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系中企業(yè)業(yè)務(wù)層面控制之一，是企業(yè)內(nèi)部各管理層級(jí)之間通過(guò)內(nèi)部報(bào)告形式傳遞生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理信息的過(guò)程。

二、?；飞藤Q(mào)企業(yè)現(xiàn)狀

?；飞藤Q(mào)企業(yè)一般不設(shè)倉(cāng)庫(kù)，都是由專(zhuān)用車(chē)輛從采購(gòu)地直接運(yùn)輸?shù)戒N(xiāo)售地。

車(chē)輛及運(yùn)輸從業(yè)人員一直在供應(yīng)商與客戶(hù)之間奔波，導(dǎo)致財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)信息資料傳遞不及時(shí)。

商貿(mào)企業(yè)利潤(rùn)率一般都比較低，資金周轉(zhuǎn)率要求比較高，采購(gòu)都是款到發(fā)貨，銷(xiāo)售回款賬期也比較短，所以，不管發(fā)票是否開(kāi)具，往來(lái)賬基本是日清月結(jié)。

危化品是化學(xué)品，它的單價(jià)跟石化品一樣和國(guó)際期貨接軌，每天都在變動(dòng)。

三、excel表格設(shè)計(jì)及財(cái)務(wù)管理流程

鑒于?；飞藤Q(mào)企業(yè)上述的現(xiàn)狀，企業(yè)內(nèi)部信息傳遞控制依靠ERP等財(cái)務(wù)軟件是達(dá)不到企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)的。為了避免內(nèi)部信息傳遞過(guò)程中出現(xiàn)以下這些風(fēng)險(xiǎn)：（1）內(nèi)部報(bào)告系統(tǒng)缺失，功能不健全，內(nèi)容不完整，可能影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有序進(jìn)行；（2）內(nèi)部信息傳遞不通暢、不及時(shí)，可能導(dǎo)致決策失誤、相關(guān)政策措施難以落實(shí)。為了達(dá)到企業(yè)內(nèi)部信息傳遞控制的目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、風(fēng)險(xiǎn)控制和業(yè)績(jī)考核要求，結(jié)合危化品商貿(mào)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特性，采用現(xiàn)代信息技術(shù)，例如：微信、QQ、丁丁等工作群，利用功能強(qiáng)大的excel表格功能，設(shè)計(jì)一套?；穼?zhuān)用的excel表格體系，結(jié)合ERP等財(cái)務(wù)軟件制定一套財(cái)務(wù)管理流程。

（一）excel表格體系

采購(gòu)明細(xì)表的作用：（1）可以核算采購(gòu)商品的明細(xì)數(shù)量金額，登記付款明細(xì)，及時(shí)結(jié)算應(yīng)付賬款的實(shí)時(shí)余額；（2）可以直觀(guān)綜合反映采購(gòu)金額和對(duì)方發(fā)票的開(kāi)具金額，本月合計(jì)的采購(gòu)合計(jì)數(shù)據(jù)是本月末已經(jīng)采購(gòu)但是對(duì)方?jīng)]有提供發(fā)票的余額，本月合計(jì)的開(kāi)票合計(jì)數(shù)據(jù)是本月已經(jīng)提供的發(fā)票金額，本月合計(jì)的商品名稱(chēng)單元格的數(shù)據(jù)是采購(gòu)金額和開(kāi)票金額的合計(jì)數(shù)額，也即本月合計(jì)采購(gòu)金額。

財(cái)務(wù)軟件里面可以單項(xiàng)查詢(xún)到：采購(gòu)金額、開(kāi)票金額、付款金額，未開(kāi)票金額、已開(kāi)票金額的余額。但在實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理中，查詢(xún)的應(yīng)付賬款余額都指的是開(kāi)票和未開(kāi)票合計(jì)在一起后的實(shí)時(shí)余額。

填制采購(gòu)明細(xì)表時(shí)，當(dāng)收到對(duì)方開(kāi)具的發(fā)票后，在采購(gòu)欄里填寫(xiě)發(fā)票金額的負(fù)數(shù)，開(kāi)票欄里填寫(xiě)發(fā)票金額的正數(shù)；也可以理解為：收到發(fā)票時(shí)，在途商品（采購(gòu)）減少，庫(kù)存商品（開(kāi)票）增加。

表1 采購(gòu)明細(xì)表（應(yīng)付賬款明細(xì)表）

發(fā)貨明細(xì)表與采購(gòu)明細(xì)表的格式和作用是一樣的，就是開(kāi)具發(fā)票時(shí)，理解為發(fā)出商品（發(fā)貨）減少，應(yīng)收賬款（開(kāi)票）增加就可以了。

（二）成立工作群

第一，成立以車(chē)牌號(hào)為名稱(chēng)的車(chē)輛運(yùn)輸工作群，有幾輛車(chē)就成立幾個(gè)工作群。每輛運(yùn)輸車(chē)輛的運(yùn)輸人員，財(cái)務(wù)部門(mén)及相關(guān)人員，采購(gòu)部，銷(xiāo)售部，組成一個(gè)工作群，運(yùn)輸人員在裝卸貨發(fā)生時(shí)，就把數(shù)量發(fā)到工作群里，當(dāng)把貨物安全運(yùn)卸到客戶(hù)處，就把發(fā)貨單和出車(chē)單填寫(xiě)清楚完整拍照發(fā)到工作群里。

第二，成立以采購(gòu)部門(mén)的業(yè)務(wù)員為代表的采購(gòu)工作群，群成員由采購(gòu)主管、業(yè)務(wù)員、往來(lái)賬會(huì)計(jì)、出納、財(cái)務(wù)主管、總賬會(huì)計(jì)等組成。采購(gòu)主管把每天的采購(gòu)限價(jià)發(fā)到群里，業(yè)務(wù)員每天把采購(gòu)計(jì)劃及采購(gòu)單價(jià)發(fā)到群里，出納把付款信息發(fā)到群里，往來(lái)賬會(huì)計(jì)把業(yè)務(wù)員分管的供應(yīng)商余額及時(shí)發(fā)到群里。

第三，成立以銷(xiāo)售部門(mén)的業(yè)務(wù)員為代表的銷(xiāo)售工作群，群成員由銷(xiāo)售主管、業(yè)務(wù)員、往來(lái)賬會(huì)計(jì)、出納、財(cái)務(wù)主管、總賬會(huì)計(jì)組成。銷(xiāo)售主管把每天的銷(xiāo)售限價(jià)發(fā)到群里，業(yè)務(wù)員把每天的銷(xiāo)售計(jì)劃及銷(xiāo)售單價(jià)發(fā)到群里，出納把收款信息及時(shí)發(fā)到群里，往來(lái)賬會(huì)計(jì)把業(yè)務(wù)員分管的客戶(hù)余額發(fā)到群里

（三）財(cái)務(wù)管理流程設(shè)計(jì)

運(yùn)輸車(chē)輛根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)的數(shù)據(jù)，及時(shí)完整地填制出車(chē)單、送貨單，并拍照發(fā)運(yùn)輸工作群里；次月初，把紙質(zhì)的出車(chē)單及費(fèi)用單據(jù)、送貨單送達(dá)財(cái)務(wù)，并做好費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。

采購(gòu)部門(mén)主管及業(yè)務(wù)員及時(shí)把采購(gòu)計(jì)劃及采購(gòu)限價(jià)、采購(gòu)單價(jià)及時(shí)發(fā)到采購(gòu)工作群，根據(jù)往來(lái)賬會(huì)計(jì)發(fā)的即時(shí)余額，做好付款計(jì)劃并發(fā)放到群里。

銷(xiāo)售部門(mén)主管及業(yè)務(wù)員及時(shí)把銷(xiāo)售計(jì)劃及銷(xiāo)售限價(jià)、銷(xiāo)售單價(jià)及時(shí)發(fā)到銷(xiāo)售工作群，根據(jù)往來(lái)賬會(huì)計(jì)發(fā)的即時(shí)余額，做好銷(xiāo)售回款計(jì)劃及催款計(jì)劃。

出納及時(shí)把運(yùn)輸人員的預(yù)支款及時(shí)發(fā)到運(yùn)輸工作群，把付款金額及時(shí)發(fā)到采購(gòu)工作群，把收款金額及時(shí)發(fā)到銷(xiāo)售工作群，出納還要做好收付款的日記賬，票據(jù)的日記備查賬，并及時(shí)和總賬會(huì)計(jì)、往來(lái)賬會(huì)計(jì)定期和不定期核對(duì)。

往來(lái)賬會(huì)計(jì)，根據(jù)運(yùn)輸工作群，采購(gòu)工作群，銷(xiāo)售工作群的各個(gè)部門(mén)發(fā)布的信息，及時(shí)把采購(gòu)數(shù)量金額、銷(xiāo)售數(shù)量金額分別登記到財(cái)務(wù)軟件的采購(gòu)管理模塊和銷(xiāo)售管理模塊，同時(shí)把采購(gòu)數(shù)量金額、銷(xiāo)售數(shù)量金額、采購(gòu)付款金額、銷(xiāo)售收款金額、發(fā)票開(kāi)具金額及時(shí)登記到excel表里中的應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款明細(xì)項(xiàng)里，并結(jié)算出應(yīng)付賬款、應(yīng)收賬款的即時(shí)余額，把即時(shí)余額分別發(fā)到采購(gòu)工作群和銷(xiāo)售工作群；次月初，必須把財(cái)務(wù)軟件里的采購(gòu)、銷(xiāo)售數(shù)據(jù)和excel明細(xì)表的數(shù)據(jù)核對(duì)并相符，把各明細(xì)賬和總賬會(huì)計(jì)進(jìn)行核對(duì)并相符。

總賬會(huì)計(jì)把發(fā)票的開(kāi)具和取得數(shù)據(jù)及時(shí)發(fā)到采購(gòu)工作群和銷(xiāo)售工作群。根據(jù)各個(gè)工作群里的數(shù)據(jù)及時(shí)整理填制每輛車(chē)的“車(chē)輛裝卸運(yùn)雜費(fèi)用綜合表”，根據(jù)運(yùn)輸車(chē)輛月初送達(dá)的紙質(zhì)單據(jù)，核對(duì)“車(chē)輛裝卸運(yùn)雜費(fèi)用綜合表”里的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并根據(jù)核對(duì)的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)和往來(lái)賬會(huì)計(jì)的明細(xì)賬相核對(duì)并相符，做好各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)工作、根據(jù)人力資源部門(mén)的資料做好工資的核算發(fā)放等。

財(cái)務(wù)主管根據(jù)“車(chē)輛裝卸運(yùn)雜費(fèi)用綜合表”提供的信息，匯總分析企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況、毛利率，根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃、銷(xiāo)售計(jì)劃、付款計(jì)劃、收款計(jì)劃等，實(shí)際采購(gòu)銷(xiāo)售數(shù)據(jù)，實(shí)際收付款的情況，計(jì)算存貨周轉(zhuǎn)率等，做好資金的籌劃工作，為企業(yè)決策者制定短期經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，中長(zhǎng)期戰(zhàn)略提供數(shù)據(jù)支撐。

表2 發(fā)貨明細(xì)表（應(yīng)收賬款）

四、強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理的建議

財(cái)務(wù)管理應(yīng)根據(jù)每個(gè)企業(yè)的不同經(jīng)營(yíng)特性，制定適合本企業(yè)的內(nèi)部控制措施和財(cái)務(wù)管理流程。要不斷對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制措施和財(cái)務(wù)管理流程的運(yùn)行進(jìn)行有效性的評(píng)價(jià)，不斷改進(jìn)優(yōu)化內(nèi)部控制措施和財(cái)務(wù)管理流程；不能完全寄希望于財(cái)務(wù)軟件，要合理巧妙利用excel表格和工作群作為輔助工具，及時(shí)準(zhǔn)確地提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，積極地參與到企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，而不是只做企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的事后記錄總結(jié)者。