蔡閩

（作者單位：菏澤日報社）

目前階段，網(wǎng)絡(luò)信息不斷的發(fā)展，這也相應(yīng)的推進(jìn)了報社的發(fā)展，在實際工作的開展中，不但是文字方面增多了數(shù)量，在圖片模式以及視頻模式中也是呈現(xiàn)了上升的趨勢。這就讓報社的工作人員有了更高的挑戰(zhàn)。下文中，主要講述了現(xiàn)階段檔案管理工作的問題和策略，僅供參考。

一、新時期報社檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）管理理念以及管理模式落后

這幾年以來，隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)也在不斷地提升，工業(yè)化的建設(shè)也在不斷提升，這也導(dǎo)致現(xiàn)階段的企業(yè)數(shù)量逐漸的增多，市場的規(guī)模在不斷地擴大，各個企業(yè)的競爭力越來越嚴(yán)重。為了徹底改變這一現(xiàn)狀，在發(fā)展環(huán)節(jié)相關(guān)人員把更多的注意力放在提升報社的投入上，要增加在社會上的宣傳，這就對報社檔案管理的實質(zhì)性產(chǎn)生了偏差。此外，相關(guān)人員也沒有建立高效的管理方式對報社的檔案進(jìn)行精確化的管理，這不僅對檔案管理的整體性產(chǎn)生了負(fù)面影響，還會影響檔案的實際運用，對檔案的實際價值也產(chǎn)生了負(fù)面影響[1]。

（二）缺乏信息化建設(shè)

目前階段，信息化技術(shù)在不斷的發(fā)展，這也最大化促進(jìn)了檔案管理工作效率的提升，增強信息化建設(shè)，促進(jìn)報社檔案管理跟上現(xiàn)代化發(fā)展的步伐。這也是現(xiàn)階段報社檔案管理人員要發(fā)展的核心方向。但是實際情況是，因為受到了以往媒體的影響，報社在開展管理的過程中，依舊采取以往的管理模式。這樣就對報社的管理工作進(jìn)行了限制，無法最大化發(fā)揮出檔案報社的實際用處，同時對報社以后的發(fā)展也是不利的。

（三）缺少專業(yè)性技術(shù)人才

要想妥善地完成報社檔案管理工作，就需要有專業(yè)的管理技術(shù)人才，這樣才能保證檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性與效率性。在新時期的檔案管理工作中，管理人員的專業(yè)性是選取人才的標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣才能讓檔案管理工作更加完善?？稍趯嶋H的報社檔案管理中，專業(yè)人才相對缺乏，沒有足夠的能力進(jìn)行檔案管理工作，這個崗位還具有一定的流動性，這就導(dǎo)致了檔案管理工作會出現(xiàn)一些問題，不能有效地進(jìn)行管理[2]。許多的報社檔案管理人員都不具備太專業(yè)的管理技能，甚至有些報社的管理人員都是非專業(yè)人員，這樣的情況會使得檔案管理工作不夠完善，也無法保證信息檔案的安全，對報社的發(fā)展會產(chǎn)生不利的影響。

二、新時期報社檔案管理工作的現(xiàn)實必要性

在新時期，報社檔案的管理工作其實就是管理一些重要的歷史記錄，這些內(nèi)容大多都是能反映人們生活或者當(dāng)?shù)匕l(fā)生的重要歷史事件，再或者就是能展示發(fā)展與環(huán)境建設(shè)的新聞，這些檔案應(yīng)細(xì)致地劃分，這是對社會發(fā)展與國家建設(shè)十分重要的歷史檔案內(nèi)容，因此，檔案管理工作需要管理人員有足夠的細(xì)心和耐心，這樣才能更好地完成此項工作。由于近些年經(jīng)濟科技的不斷發(fā)展與進(jìn)步，信息技術(shù)也逐漸融入到了報社檔案管理工作當(dāng)中，信息技術(shù)能給人們的生活帶來便利，也能增強工作的效率，同時也能更好地傳播數(shù)據(jù)信息，讓人們的生活更加豐富。在新時期的發(fā)展中，報社檔案管理工作不僅能夠保存好一些重要的歷史檔案，還能根據(jù)檔案進(jìn)行大量的分析工作，這樣既促進(jìn)了報社的發(fā)展又能確定之后的發(fā)展方向，是必要的工作內(nèi)容。首先，要想做好報社檔案的管理工作，就需要提高工作的效率與管理人員的能力，在現(xiàn)代化的信息時代，檔案管理工作還涉及到了信息技術(shù)，因此管理人員需要不斷增強自身的能力，用先進(jìn)的技術(shù)手段做好檔案管理工作，要保障信息的有效性還要對信息進(jìn)行系統(tǒng)的劃分整理，方便之后的檔案查找工作，所以在進(jìn)行報社檔案管理工作的時候，需要工作人員有更多的細(xì)心與耐心，這樣才能提升工作的效率避免出現(xiàn)資源浪費的情況，不對報社之后的發(fā)展產(chǎn)生不良的影響[3]。其次，做好檔案管理工作的同時還要確保信息的私密性與安全性，要用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ魇侄伪Ｗo好信息安全，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，雖然給人們的生活帶來了許多的便利，但同時也增加許多的危險性，管理人員一定要加強安全意識，要用完善的管理手段進(jìn)行信息檔案存儲，這樣才能讓之后的管理人員在接班的時候更加順暢，報社也更加的放心，避免出現(xiàn)信息泄露丟失等情況，不要給不法分子可乘之機，報社檔案管理人員一定要做好信息儲存與管理工作，要確保信息的安全與機密，要不斷地提高自己的專業(yè)管理技能，要學(xué)習(xí)新的知識增強自身的能力，這樣才能做好報社檔案管理工作。

三、新時期背景下，提升報社檔案管理的方法策略

（一）提升對檔案管理工作的認(rèn)識

檔案管理人員要充分意識到這一工作的實質(zhì)意義，在實際工作的開展中，要求相關(guān)人員具備一定的責(zé)任心，以及相應(yīng)的專業(yè)技能。這樣的情況下，才可以最大化保證檔案信息的精準(zhǔn)性和完整性。在目前新時期的背景下，報社檔案的管理工作可以轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)上，工作人員使用計算機來對檔案資料進(jìn)行管理，并保證信息的安全性和私密性。所以，相關(guān)工作人員除了具備相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)，還要有熟練掌握計算機技術(shù)的能力，在實踐中累積經(jīng)驗，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新[4]。為了最大化激發(fā)出檔案信息在報社工作中的作用，工作人員可以對檔案信息進(jìn)行歸納和整理，清楚使用規(guī)則，這樣既可以最大化提升檔案信息的作用，也可以對檔案的后期使用起到促進(jìn)作用。

（二）提升對檔案硬件的投入

和以往的人工檔案模式相比較，現(xiàn)階段的檔案管理工作中使用了信息技術(shù)可以削減在工作中的偏差和失誤，比如說資料不完整、更新檔案不及時等，在新時期背景下，這些管理方面的優(yōu)勢是比較明顯的。報社檔案管理進(jìn)行了現(xiàn)代化的建設(shè)，這也是順應(yīng)了時代的發(fā)展，并且是檔案管理工作發(fā)展的趨勢。所以，為了讓檔案管理工作更加的現(xiàn)代化，可以從檔案的硬件入手，對檔案的硬件提升投入，以此來優(yōu)化檔案管理的模式和策略。相關(guān)人員可以對檔案管理工作展開資金方面的投入，以此來提升信息化管理的強度，此外，在展開檔案管理硬件的過程中，要注意對相關(guān)設(shè)備進(jìn)行維護和保養(yǎng)，對于一些陳舊的、跟不上時代的設(shè)備要及時地進(jìn)行更新，此外，在新時期背景下，檔案管理工作可以和報社信息進(jìn)行有效結(jié)合，比如構(gòu)建管理網(wǎng)站，對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和上傳，并且進(jìn)行儲存，這樣的情況下，檔案管理工作也會最大化提升效率[5]。

（三）提升管理人員的專業(yè)能力以及預(yù)測能力

在檔案管理工作中，工作人員要最大化提升自己的預(yù)測能力，這樣可以讓制定的方案更加的合理，工作人員具備一定的預(yù)測能力，可以成為方案制定的依據(jù)。工作人員可以對信息進(jìn)行創(chuàng)新，展開預(yù)測，對事物有整體的判斷能力，這就為方案的設(shè)置提供了有利的依據(jù)，并且還可以起到參考的價值。檔案的價值和相關(guān)工作人員的預(yù)測能力是息息相關(guān)的，這也是為什么要積極提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。工作人員對知識的掌握程度，對他自身的綜合能力是有直接影響的。從整體能力的角度出發(fā)，對工作人員提出了更高的要求，不僅要掌握相應(yīng)的專業(yè)知識，還要掌握全面的知識，為檔案管理工作順利地開展夯實基礎(chǔ)。工作人員要提升自身的整體素養(yǎng)，這樣才可以讓管理工作更加的合理性。因此，相關(guān)人員要不斷地進(jìn)行學(xué)習(xí)，最大化提升自身的整體能力。相關(guān)工作人員要從根本上喜歡自己的工作，這樣才可以促進(jìn)他們的自主學(xué)習(xí)，在工作中一絲不茍，保持積極的態(tài)度，最大化提升報社檔案管理工作的效率[6]。

（四）創(chuàng)新服務(wù)機制構(gòu)建平臺

管理人員在進(jìn)行報社檔案管理工作的時候，需要更多的開發(fā)利用信息資源，要創(chuàng)新服務(wù)管理機制，用更加規(guī)范化的形式管理工作，要構(gòu)建信息化系統(tǒng)平臺，這樣也方便之后的信息查找，更有利于之后的檔案信息管理工作發(fā)展。隨著現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，許多的工作都朝著信息化發(fā)展，這樣既能方便人們的生活，也能提高工作的效率。因此，在報社檔案的管理中，管理人員需要增強自身的管理能力，要合理地創(chuàng)建并管理好信息平臺，確保檔案能夠按照類型與內(nèi)容進(jìn)行劃分管理，這樣才能實現(xiàn)信息化管理有利于報社之后的發(fā)展。報社檔案的存在既是為了留存下歷史的有效資源，又是為了給大眾建立一個信息資源參考平臺，所以報社檔案管理工作不僅需要管理好檔案，還需要做好資源服務(wù)工作，用更加專業(yè)的方式進(jìn)行資源檔案的歸類與管理，這樣能更好地完成資源服務(wù)，做好檔案管理工作。這項工作先要進(jìn)行資料收集與整理，這是一項十分枯燥繁瑣的工作，需要管理人員有足夠的耐心，要能擺脫不良情緒的影響，這樣才能提升管理效率，更好的管理工作。

（五）留意管理中的殘余風(fēng)險

要想在新時期做好報社檔案管理工作就一定存在著殘余風(fēng)險，隨著管理的信息化逐漸發(fā)展，信息技術(shù)的利弊都能顯現(xiàn)出來，雖然信息化管理能大大的提高檔案管理工作的效率與便捷性，但同時也存在著一定的危險性，可能會威脅到檔案信息的安全與機密性[7]。雖然信息技術(shù)發(fā)展得越來越好，但也不能完全消除潛在威脅，管理人員在進(jìn)行報社檔案管理工作的時候需要不斷提高自己的信息管理技能，但也要時刻保持警惕，避免出現(xiàn)因為信息管理能力的不足，出現(xiàn)檔案安全泄露的情況，防止管理工作出現(xiàn)漏洞。報社檔案管理工作正在往更高效與更加信息化的方向發(fā)展，這能增強工作的有效性，但也會有一定的風(fēng)險，因此，這就需要管理人員不斷地加強自身的管理能力，要確保檔案信息不會丟失，不會出現(xiàn)檔案混亂信息不全的情況，管理人員要時刻保持警醒狀態(tài)，要留意管理中的殘余風(fēng)險，這樣才能做好檔案管理工作。

（六）促進(jìn)檔案的開發(fā)利用

在報社進(jìn)行檔案系統(tǒng)管理的時候，既要注重信息技術(shù)的運用，又要合理地進(jìn)行檔案開發(fā)利用，這樣就能更加完善地處理檔案管理工作，也加強報社檔案的安全性。規(guī)范化的檔案管理不僅能讓報社的工作進(jìn)行得更加順利，也有利于資料的查找與檔案的開發(fā)利用，信息技術(shù)的管理融入不僅更加符合現(xiàn)代發(fā)展，也方便進(jìn)行報社檔案管理。報社的檔案一般都是新聞與時事內(nèi)容，進(jìn)行檔案管理工作不僅為了讓報社更好的發(fā)展，也方便為社會提供服務(wù)。報社的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)緊跟時代發(fā)展的腳步，要有檔案信息資源的分享平臺，還要注重檔案的信息化構(gòu)建，這樣既能方便信息檔案的查詢，又能讓檔案更加安全，有利于報社之后的發(fā)展。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，報社檔案的信息需要被合理地開發(fā)利用，這樣才能發(fā)揮出檔案信息的價值，才能更好地為社會服務(wù)，更全面的發(fā)展報社[8]。

（七）注重報社檔案的編研整理工作

在實際的報社檔案管理中，需要加強對檔案的編研整理工作，要按照檔案的內(nèi)容與重要性進(jìn)行合理的分類整理，這樣不僅能提升管理工作的效率，還能增強檔案的安全性。在管理人員提高自身專業(yè)素質(zhì)與能力的同時，要不斷地學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理手段，這樣既能確保報社檔案管理和工作的質(zhì)量，還能更好地進(jìn)行管理工作幫助報社發(fā)展。在進(jìn)行管理規(guī)劃時，檔案的分類編研工作需要有強大的耐心與細(xì)心，這樣才能做好整理工作，在進(jìn)行檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)移的時候，要有良好的責(zé)任心與觀察力，避免出現(xiàn)檔案信息整理混亂或者遺落的問題，報社要有相應(yīng)的管理機制，還要提升信息化的使用效率，以此來增強檔案管理效率，讓報社的檔案管理工作可以正常地進(jìn)行，報社檔案對于報社的發(fā)展有著積極的幫助作用，只有做好了檔案管理工作，才能讓報社朝著更好的方向發(fā)展。

四、結(jié)語

以上就是在新時期的背景下，報社檔案管理工作的現(xiàn)狀和方法策略。首先在報社管理中，其相關(guān)理念以及管理模式是比較落后的，這就和現(xiàn)代建設(shè)出現(xiàn)了脫離的情況，其次也沒有合理引用信息技術(shù)，這也是管理工作中的落后之處。在新時期的背景下，要提升對檔案管理工作的認(rèn)識，提升對檔案管理硬件的投入，提升管理人員的預(yù)測能力以及專業(yè)能力，融入先進(jìn)的工作意識，建立相應(yīng)的平臺，最大化完善報社管理的相關(guān)工作，提升工作效率。