謝晉津

摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的建立，體力勞動(dòng)在一定程度上被取代，勞動(dòng)效率提高，實(shí)現(xiàn)了資源和信息的共享。計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公室檔案中的應(yīng)用，給人民群眾帶來(lái)了巨大的利益。現(xiàn)代檔案管理模式立足于追趕科技浪潮，去除傳統(tǒng)流水線模式的弊端，使檔案管理朝著智能化、現(xiàn)代化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展。檔案管理的現(xiàn)代化，是指管理者運(yùn)用先進(jìn)的管理理念、科學(xué)技術(shù)，充分發(fā)揮自身能力，改革傳統(tǒng)檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：電子機(jī)器;檔案管理;應(yīng)用分析

1特點(diǎn)、組成和計(jì)算機(jī)技術(shù)要求

1.1特點(diǎn)

檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案管理過(guò)程中利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)大型檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和分類的數(shù)據(jù)庫(kù)。其自身特點(diǎn)：一是計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)，使信息文件可以轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，并以計(jì)算機(jī)電子數(shù)據(jù)流的形式傳送到計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)，從而保證了文件信息的存儲(chǔ)和交換。的信息。其次，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)通過(guò)多媒體信息化可以存儲(chǔ)圖形、文字、聲音等包羅萬(wàn)象的信息，體現(xiàn)了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)字化特征。三是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文件管理。計(jì)算機(jī)技術(shù)在信息化、自動(dòng)化、媒體化等方面的應(yīng)用，以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，改變了以往檔案管理的形式，體現(xiàn)了現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)化特點(diǎn)。第四，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，不僅可以對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，而且檔案還可以以圖、文、聲等綜合媒體的形式存儲(chǔ)檔案信息，體現(xiàn)了計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)的多樣性。

1.2構(gòu)成框架

檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)可分為最終用戶部分、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)錯(cuò)誤檢測(cè)系統(tǒng)和通信系統(tǒng)。各部分的主要作用是使檔案信息庫(kù)中不同部門的檔案管理流程更加清晰易懂，完善檔案信息庫(kù)系統(tǒng)，使人們能夠方便、方便地獲取所需信息并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)。

1.3要求

在文件管理過(guò)程中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的原因是計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠準(zhǔn)確、高效地輸入、查看、修改和操作文件，這也是文件管理的基本要求和基本保證。因此，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用必須滿足以下要求：首先，檔案管理中的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)必須保證其硬件滿足相應(yīng)的條件和質(zhì)量，軟件管理必須保證檔案信息和數(shù)據(jù)庫(kù)的技術(shù)水平。其次，計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案的管理也需要科學(xué)的規(guī)劃，這對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)管理人員的工作提出了更高的要求，以確保進(jìn)入大量信息檔案的過(guò)程不會(huì)因操作人員而導(dǎo)致信息錯(cuò)誤或不完整。

2提高效率

在新時(shí)代的發(fā)展中，擴(kuò)大電子計(jì)算機(jī)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用具有現(xiàn)實(shí)意義。為此，有關(guān)部門要高度重視檔案保管工作，擴(kuò)大檔案管理信息化服務(wù)范圍，加大檔案信息化相關(guān)人員培訓(xùn)投入，全面監(jiān)測(cè)和推進(jìn)檔案管理全過(guò)程，提高檔案管理信息化水平。檔案意識(shí)、安全措施和優(yōu)化檔案，互動(dòng)促進(jìn)信息共享，最終提升檔案管理的整體水平，提升專項(xiàng)服務(wù)質(zhì)量。

2.1重要性和投資增加

文件存儲(chǔ)庫(kù)中的文件為便于電子計(jì)算機(jī)在檔案管理中的使用，應(yīng)注意檔案信息的保存。檔案資料的收集、分類、整理，應(yīng)是實(shí)施智能化管理、自動(dòng)化辦公、自主服務(wù)的出發(fā)點(diǎn)。堅(jiān)持“與時(shí)俱進(jìn)”的基本原則，緊跟互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的潮流，優(yōu)化硬件配置，確保圖形計(jì)算、系統(tǒng)兼容性、存儲(chǔ)空間等與系統(tǒng)性能要求相匹配。同時(shí)，促進(jìn)軟件研發(fā)部門與檔案管理部門的協(xié)調(diào)配合，保持檔案管理工作有序進(jìn)行。

2.2擴(kuò)大范圍

要了解檔案資源的價(jià)值，首先要改變檔案服務(wù)及其用途，擴(kuò)大檔案資料的內(nèi)容，擴(kuò)大服務(wù)范圍。此外，要不斷完善檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)服務(wù)內(nèi)容，優(yōu)化檔案服務(wù)模式，不斷豐富檔案內(nèi)容，調(diào)整檔案結(jié)構(gòu)，依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，增加網(wǎng)頁(yè)瀏覽、在線評(píng)論、遠(yuǎn)程指導(dǎo)等基礎(chǔ)信息。同時(shí)，為擴(kuò)大歸檔數(shù)據(jù)服務(wù)范圍，需要對(duì)存儲(chǔ)系統(tǒng)中的各種歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，改變服務(wù)方式，保證歸檔數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。此外，要與地方高職院校、科研院所建立良好的合作關(guān)系，創(chuàng)新管理模式。然后，依托網(wǎng)絡(luò)的整體效益，提高公眾對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3加強(qiáng)培訓(xùn)

僅僅依靠文件管理機(jī)構(gòu)是不足以實(shí)現(xiàn)共享文件數(shù)據(jù)的目標(biāo)的。需要建立可靠的內(nèi)部協(xié)調(diào)機(jī)制。長(zhǎng)期以來(lái)，大多數(shù)企事業(yè)單位檔案管理部門都采用分散管理的模式。在經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益方面，不同文件類型的有機(jī)融合可以提高效率。為此，有關(guān)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)初級(jí)業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)和專業(yè)教育，優(yōu)先招聘計(jì)算機(jī)技能和專業(yè)知識(shí)較高的人員，提高電子計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用水平。此外，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，可以改變檔案管理人員的觀念，提高員工的專業(yè)水平，提高他們的專業(yè)水平，培訓(xùn)他們使用相應(yīng)的管理軟件。

2.4全面掌控環(huán)節(jié)

文件管理的目標(biāo)是提高文件請(qǐng)求的效率，提高服務(wù)質(zhì)量。優(yōu)化檔案管理水平，適當(dāng)人員必須建立完善的檔案管理制度，限制和規(guī)范管理行為，確保管理工作共享化、規(guī)范化。此外，按照法律法規(guī)實(shí)施的前提，制定并實(shí)施《共同時(shí)代檔案管理政策》，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，滿足用戶多樣化需求。

2.5提高管理意識(shí)

在檔案資料的開(kāi)發(fā)和使用中，需要提高版權(quán)意識(shí)、出版版權(quán)意識(shí)、出版版權(quán)意識(shí)、網(wǎng)絡(luò)權(quán)利意識(shí)和公民隱私意識(shí)。在編譯檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)版權(quán)問(wèn)題。為此，有必要在保護(hù)作者基本權(quán)益的基礎(chǔ)上，擴(kuò)大信息服務(wù)數(shù)量，提高信息交互效率。此外，還出現(xiàn)了檔案使用問(wèn)題及相關(guān)的各種信息安全問(wèn)題，相關(guān)管理人員應(yīng)更加重視檔案的保密工作。涉及國(guó)防安全、商業(yè)秘密和保密的文件可以是整卷、整卷，甚至是一行。我們必須避免向外界開(kāi)放此類敏感文件，并使用數(shù)字技術(shù)來(lái)控制和防止盜竊;另外還要保證操作系統(tǒng)的正常運(yùn)行并維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。優(yōu)先使用高安全操作系統(tǒng)，定期和遠(yuǎn)程進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)備份，創(chuàng)建日常數(shù)據(jù)庫(kù)事務(wù)日志，然后設(shè)置用戶訪問(wèn)權(quán)限，避免系統(tǒng)崩潰或惡意破壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，最大限度保護(hù)關(guān)鍵用戶。

結(jié)束語(yǔ)

總之，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展的今天，傳統(tǒng)文件管理模式存在的問(wèn)題越來(lái)越明顯。尤其是在共享經(jīng)濟(jì)時(shí)代，如何實(shí)現(xiàn)文件共享、融合、自治成為各界關(guān)注的焦點(diǎn)。未來(lái)的發(fā)展需要充分利用電子計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，并將其擴(kuò)展到文件管理的各個(gè)方面，以實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的最大化。

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