◇武漢光谷職業(yè)學(xué)院 李 康

作為IT信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理者，在管理大型電商系統(tǒng)項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中，必須做好項(xiàng)目的范圍管理。良好的范圍管理可以明確項(xiàng)目邊界，防止項(xiàng)目范圍發(fā)生蔓延，提高干系人的滿意度和項(xiàng)目的成功率，反之范圍管理不當(dāng)則會(huì)對(duì)項(xiàng)目成本，進(jìn)度和質(zhì)量造成嚴(yán)重影響。本文以電子商務(wù)系統(tǒng)項(xiàng)目的范圍管理為例，重點(diǎn)闡述了規(guī)劃范圍管理、收集項(xiàng)目需求、定義項(xiàng)目范圍、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)、確認(rèn)項(xiàng)目范圍和控制項(xiàng)目范圍六個(gè)過(guò)程及每個(gè)過(guò)程用到的工具方法和技術(shù)。

在電子商務(wù)系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中必須重視項(xiàng)目的范圍管理，范圍管理不僅是甲方關(guān)注的焦點(diǎn)，更是項(xiàng)目管理的核心工作，其執(zhí)行質(zhì)量和執(zhí)行效果將直接決定項(xiàng)目的成敗。項(xiàng)目的成本管理計(jì)劃、進(jìn)度管理計(jì)劃、人力資管理計(jì)劃、質(zhì)量管理計(jì)劃等都依賴于范圍基準(zhǔn)來(lái)制定和細(xì)化。良好的項(xiàng)目范圍管理可以明確項(xiàng)目邊界，防止項(xiàng)目范圍發(fā)生蔓延，進(jìn)而提高干系人的滿意度和項(xiàng)目的成功率。反之范圍管理不當(dāng)則會(huì)對(duì)項(xiàng)目成本，進(jìn)度和質(zhì)量造成影響，嚴(yán)重時(shí)導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。下面結(jié)合項(xiàng)目實(shí)踐，重點(diǎn)闡述大型電商系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中范圍管理的六個(gè)主要過(guò)程及每個(gè)過(guò)程用到的工具方法和技術(shù)。

一、規(guī)劃范圍管理

規(guī)劃范圍管理即定義在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中將如何定義項(xiàng)目范圍、驗(yàn)收項(xiàng)目范圍和管理項(xiàng)目范圍的過(guò)程，在規(guī)劃范圍階段，項(xiàng)目經(jīng)理需要依據(jù)項(xiàng)目章程和項(xiàng)目管理計(jì)劃，結(jié)合電商系統(tǒng)的特點(diǎn)和項(xiàng)目實(shí)際情況，邀請(qǐng)項(xiàng)目組核心成員和相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜彝ㄟ^(guò)專題會(huì)議進(jìn)行范圍管理計(jì)劃和需求管理計(jì)劃的制定，從而為后期的范圍管理提供了指南和方向。

二、收集項(xiàng)目需求

收集項(xiàng)目需求即向項(xiàng)目所有干系人采用科學(xué)的方法進(jìn)行需求和需要收集的過(guò)程，需求獲取的完整與否將直接影響項(xiàng)目的范圍和后期范圍的變更，需求收集不全面是導(dǎo)致項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中范圍不斷蔓延的常見(jiàn)原因之一，因此全面系統(tǒng)的收集項(xiàng)目需求，是項(xiàng)目范圍管理中至關(guān)重要的工作之一。在進(jìn)行需求收集時(shí)，要根據(jù)不同干系人的特點(diǎn)充分利用訪談、引導(dǎo)式研討會(huì)和觀察法進(jìn)行需求的收集，最終形成需求文件和需求跟蹤矩陣。例如對(duì)于甲方項(xiàng)目發(fā)起人和該電子商務(wù)系統(tǒng)的主要負(fù)責(zé)人，可以采用訪談的方式一對(duì)一獲取他們的需求。對(duì)于電商企業(yè)下運(yùn)營(yíng)部、客服部、供應(yīng)鏈管理部等不同部門的需求獲取可以采用引導(dǎo)式研討會(huì)的方式。而對(duì)于電子商務(wù)系統(tǒng)中業(yè)務(wù)流程復(fù)雜的模塊可以采用觀察法深入業(yè)務(wù)一線觀察數(shù)據(jù)的獲取、處理的整個(gè)流程，保證需求識(shí)別的正確性。

三、定義項(xiàng)目范圍

定義范圍是制定項(xiàng)目和產(chǎn)品詳細(xì)描述的過(guò)程。在定義范圍階段，項(xiàng)目經(jīng)理需要根據(jù)需求文件和項(xiàng)目章程中進(jìn)行產(chǎn)品分析，范圍定義。項(xiàng)目經(jīng)理需要明確產(chǎn)品和服務(wù)的邊界，從需求文件中選取最終的項(xiàng)目需要，確定項(xiàng)目的產(chǎn)品范圍描述、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、可交付成果、除外責(zé)任、制約因素和假設(shè)條件等。

四、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)。

創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（wbs）的目的是將項(xiàng)目的可交付成果分解為較小，更便于管理組件的過(guò)程，在創(chuàng)建wbs的過(guò)程中可以采用樹(shù)型或表格型的方式對(duì)項(xiàng)目的可交付成果和項(xiàng)目工作進(jìn)行自上而下分解。例如可以將ERP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、WMS系統(tǒng)和CallCenter系統(tǒng)等主要可交付成果作為wbs的第二層，然后逐層分解，直至分解到工作包。分解過(guò)程中需要遵循8/80原則，并為每個(gè)工作包安排負(fù)責(zé)人，將缺乏詳細(xì)進(jìn)度活動(dòng)當(dāng)下無(wú)法分解的活動(dòng)放入規(guī)劃包，待后期進(jìn)行分解，最終完成wbs和wbs詞典的制定。經(jīng)批準(zhǔn)后，將項(xiàng)目范圍說(shuō)明書，wbs和wbs詞典納入范圍基線，最后由PMO將范圍基準(zhǔn)發(fā)送給所有干系人。

五、確認(rèn)項(xiàng)目范圍

確認(rèn)范圍是正式驗(yàn)收已完成的可交付成果的過(guò)程，通過(guò)驗(yàn)收每個(gè)可交付成果提高最終項(xiàng)目范圍驗(yàn)收的可能性。項(xiàng)目經(jīng)理需要注意是各階段提供的可交付成果都應(yīng)經(jīng)過(guò)質(zhì)量控制和質(zhì)量檢測(cè)，在保證可交付成果質(zhì)量的前提下進(jìn)行階段性范圍確認(rèn)和最后范圍確認(rèn)。對(duì)于階段性的范圍確認(rèn)，主要由客戶方和監(jiān)理方進(jìn)行檢查，評(píng)審和測(cè)試。對(duì)于最終范圍的確認(rèn)，主要由客戶方邀請(qǐng)第三方專家小組進(jìn)行評(píng)審，驗(yàn)收。

六、控制項(xiàng)目范圍

為控制項(xiàng)目范圍蔓延，提高項(xiàng)目成功率，項(xiàng)目經(jīng)理需要重視項(xiàng)目的范圍控制，監(jiān)督項(xiàng)目和產(chǎn)品范圍的狀態(tài)，做好范圍基準(zhǔn)的變更的管理工作。范圍變更是范圍管理中經(jīng)常會(huì)遇到的問(wèn)題，引起項(xiàng)目范圍變更的因素主要包括：①需求獲取不全面或者沒(méi)有與客戶進(jìn)行范圍確認(rèn)；②項(xiàng)目經(jīng)理沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行任何有效的管理，導(dǎo)致項(xiàng)目范圍的無(wú)序變更；③政策法規(guī)和外部環(huán)境的變化也有可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目范圍的變化。因此需要做好如下工作：在項(xiàng)目前期，必須做好需求獲取，范圍定義和工作分解結(jié)構(gòu)的創(chuàng)建等工作。需求的準(zhǔn)確獲取，范圍的明確定義，有助于減少后期范圍的變更。為加強(qiáng)范圍管理，項(xiàng)目經(jīng)理首先需要建立了范圍基準(zhǔn)，其次需要成立了變更控制委員會(huì)，制定變更控制流程，保證所有變更都有據(jù)可查，有史可查。電商項(xiàng)目的范圍變更需要由甲方統(tǒng)一遞交，由項(xiàng)目經(jīng)理初審，然后提交CCB進(jìn)行決策。同時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理還應(yīng)做好團(tuán)隊(duì)的管理工作，避免出現(xiàn)團(tuán)隊(duì)成員鍍金行為，造成不必要的項(xiàng)目范圍擴(kuò)大。

良好的范圍管理不僅需要使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員知道為達(dá)到預(yù)期目標(biāo)需要完成哪些具體的工作，還需要清楚、詳細(xì)的界定各項(xiàng)目相關(guān)方在每項(xiàng)工作中的分工和責(zé)任，確定項(xiàng)目的邊界和可交付成果，并做好項(xiàng)目范圍的驗(yàn)收和范圍控制工作，只要這樣才能保證項(xiàng)目總建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。