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大數(shù)據(jù)時代背景下對檔案管理的幾點思考

2021-12-30 09:29林小紅
科學(xué)咨詢 2021年4期
關(guān)鍵詞:檔案室科室數(shù)字化

林小紅

(浙江革命烈士紀念館 浙江杭州 310000)

隨著時代的發(fā)展,社會的進步,科學(xué)技術(shù)的飛速變革,大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來,大數(shù)據(jù)時代對我們的工作與生活有著很大的影響。越來越多的行業(yè)在借助大數(shù)據(jù)進行分析行業(yè)前景、行業(yè)現(xiàn)狀,改變行業(yè)管理方式方法已成為重要的管理手段。檔案管理工作也是如此,檔案中有很多數(shù)據(jù)資源,但這些數(shù)據(jù)資源僅作為檔案存放在檔案室里,就發(fā)揮不了它的作用。在大數(shù)據(jù)時代,如何將堆放成山的數(shù)據(jù)為我們所用,如何利用大數(shù)據(jù)將檔案管理工作“活”起來,讓檔案管理工作的效率更高、管理得更到位,成為值得我們思考的問題。

一、大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作的影響

在過去十幾年的時間里,國內(nèi)掀起了一股建立數(shù)字檔案館、室的熱潮,這股熱潮僅側(cè)重于對檔案信息數(shù)字化的建設(shè),但把檔案信息數(shù)據(jù)資源的建設(shè)工作忽略了。這股建立數(shù)字檔案館、室的熱潮,確實讓檔案管理實現(xiàn)了數(shù)字化,但其中檔案管理工作的管理模式并沒有發(fā)生變化,只是在原來工作的基礎(chǔ)上,增加了一項工作內(nèi)容,就是對數(shù)字化檔案的管理工作,讓檔案管理員對檔案的接收與利用更加方便,更加快捷,但在管理上,還是沿用了傳統(tǒng)的管理方式,“數(shù)字檔案室”實質(zhì)上僅僅是給“檔案”披上了一層“數(shù)字化”的外衣。

誠然,想讓檔案管理工作在實質(zhì)上實現(xiàn)數(shù)字化,不可能一蹴而就。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作上的應(yīng)用也需要循序漸進。在以數(shù)據(jù)為中心的大數(shù)據(jù)時代,“數(shù)據(jù)”所起到的作用比“檔案”本身更大。要想讓“數(shù)據(jù)”發(fā)揮最大的作用,就需要工作人員與管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方法,利用大數(shù)據(jù)的管理理念對檔案進行管理和利用,這樣才能真正實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作中服務(wù)觀念的轉(zhuǎn)變

檔案本身存放在檔案室沒有什么價值可言,檔案只有在被人們利用的過程中才能體現(xiàn)出自身的價值。在檔案管理工作中,傳統(tǒng)的服務(wù)理念是有人說需要什么,我們就提供什么。這樣做看似滿足了人們的需求,但是在大數(shù)據(jù)時代,這樣還遠遠不夠,并不能將檔案的價值發(fā)揮到最大化。

在大數(shù)據(jù)時代背景下,檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)理念,首先,檔案管理人員要接納大數(shù)據(jù)觀念,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式,變“等人上門”為“未雨綢繆”,變“被動”為“主動”,建立健全完善檔案的大數(shù)據(jù)庫;其次,要加強檔案室的宣傳,利用網(wǎng)站、微信公眾號、抖音、快手等手段對檔案室的價值進行宣傳,通過春風(fēng)化雨般的熏陶,讓各科室的職工提高對檔案室的認識程度,了解檔案的價值,在他們做出決策的時候能想到可以借閱檔案來參考,此舉也能增強檔案管理人員的責(zé)任感與成就感。例如,我們辦公室在需要做出決策時,檔案管理工作人員可以主動為其提供涉及紀念館的規(guī)劃、管理,紀念館的烈士名錄、事跡等資料,以及提供以往的方案進行綜合分析,供決策人員參考[1]。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作中信息資源的交互與共享

共享能放大數(shù)據(jù)的價值,而大數(shù)據(jù)時代的到來對數(shù)據(jù)共享的要求更加嚴格。然后,開放才能更好地共享。信息安全又是檔案管理工作的一大要點,“開放”與“信息安全”儼然成了一對矛盾體。如何在有效保證檔案信息安全的前提下實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享,成了我們需要討論的問題。

首先,檔案室需要建立健全相關(guān)制度,制定出一套可量化、可實施的確定檔案信息開放程度的準則,將符合開放標準的檔案資源全部對各科室開放;第二,大數(shù)據(jù)背景下的檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)工作艱巨而又繁雜,需要單位每個科室的全力配合,有些數(shù)據(jù)資源存在于檔案室,可還有部分數(shù)據(jù)資源在某科室的檔案數(shù)據(jù)庫,檔案室需要制定標準,確定哪些檔案數(shù)據(jù)需要上交或交換,在單位內(nèi)部形成機制,讓“數(shù)據(jù)歸檔”工作在制度下運行;第三,我們要努力打破科室之間的信息桎梏,整合信息資源,建立檔案室數(shù)據(jù)中心。各科室負責(zé)將該科室可公開的檔案資料采集整理,檔案室數(shù)據(jù)中心負責(zé)將可公開的檔案信息整合并服務(wù)反饋于各科室,這樣做可以有效提高檔案信息利用效率。檔案室檔案信息整合與利用也能促進檔案管理工作中檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)。

四、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理人才的培養(yǎng)

大數(shù)據(jù)時代背景下,我們每個人都需要不斷學(xué)習(xí),不斷接受新鮮事物,因為大數(shù)據(jù)帶給我們的,除了生活上的便捷,還改變了我們對很多固有事物的看法,改變了社會上很多傳統(tǒng)的工作模式。當(dāng)然,檔案管理也離不開這股熱潮,檔案管理的工作觀念也在改變。傳統(tǒng)的人才培養(yǎng)模式已經(jīng)不能滿足日新月異的檔案管理工作發(fā)展需要,檔案管理工作需要融入新鮮的血液、創(chuàng)新的思維、領(lǐng)先的觀念,如此才能實現(xiàn)檔案管理工作的發(fā)展,讓檔案在大數(shù)據(jù)時代下發(fā)揮應(yīng)有的作用[2]。

人才是本世紀最稀缺的資源,也是檔案管理工作中稀缺的資源,在檔案管理工作的變革中,館領(lǐng)導(dǎo)必須提高對人才培養(yǎng)的重視程度,培養(yǎng)具有創(chuàng)新性、發(fā)展性思維的檔案人員。他們需要在精通傳統(tǒng)的檔案工作流程的基礎(chǔ)上,掌握大數(shù)據(jù)運用技術(shù),還具有新的理念,不能墨守成規(guī),這樣才能為大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作的發(fā)展提出最有意義的方案,讓檔案管理工作走在時代發(fā)展的前沿。

大數(shù)據(jù)時代的到來,讓我們對世界的觀察、未來的洞察又打開了新的窗戶,大數(shù)據(jù)對檔案管理工作來說既是挑戰(zhàn),又是機遇。抓住大數(shù)據(jù)時代的浪潮,檔案管理工作才能在工作中發(fā)揮更大的作用。但要想把握住機遇,檔案工作人員必須轉(zhuǎn)變固有觀念,接受新的理念,加強學(xué)習(xí),充實自己,勇于變革,勇于發(fā)展,這樣才能與時俱進,加快檔案管理工作前進的步伐,為紀念館作出更大的貢獻。

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