高思堯

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1 加強(qiáng)出納崗位管理的重要性

出納，是支出和收入的統(tǒng)稱。出即支出，納即收入，一出一進(jìn)構(gòu)成出納。很多人對(duì)出納崗位存在誤解，認(rèn)為它在所有財(cái)務(wù)崗位中最簡(jiǎn)單甚至最沒(méi)有價(jià)值的。相反，筆者認(rèn)為出納崗位是非常重要且有價(jià)值的財(cái)務(wù)崗位，因?yàn)樗穆氊?zé)與單位的資金安全密切相關(guān)。保障資金安全是任何單位的工作基礎(chǔ)，一旦出納崗位發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)，將會(huì)對(duì)整個(gè)單位造成嚴(yán)重后果。

2 公立醫(yī)院出納崗位的工作職責(zé)

2.1 核對(duì)營(yíng)業(yè)收入

公立醫(yī)院收入實(shí)現(xiàn)的主要方式為通過(guò)收取貨幣資金實(shí)現(xiàn)收入。在該方式下，出納人員的主要任務(wù)是逐筆核對(duì)以貨幣資金形式體現(xiàn)的收入，并將核對(duì)無(wú)誤的現(xiàn)金及時(shí)繳存銀行。由于小數(shù)尾差的原因，在這一過(guò)程中可能出現(xiàn)收到的現(xiàn)金金額大于或小于應(yīng)確認(rèn)收入金額的情況，針對(duì)第一種情況，一般將現(xiàn)金金額大于收入金額的差額計(jì)入其他收入，或?qū)F(xiàn)金金額小于應(yīng)確認(rèn)收入金額的差額于第二日單獨(dú)存入銀行賬戶以保證賬實(shí)相符。

2.2 開具各類結(jié)算票據(jù)

醫(yī)院每日都會(huì)有資金支付的需求，對(duì)于限額以下的資金支付一般采取網(wǎng)上銀行支付的方式進(jìn)行付款，對(duì)于數(shù)額較大的支付需求則要采用開具支票或者匯票的方式進(jìn)行支付。目前，大部分醫(yī)院開具支票或匯票的方式均已實(shí)現(xiàn)電子化，不僅操作簡(jiǎn)單，而且大幅降低了開具錯(cuò)誤票據(jù)的概率。票據(jù)開具完成后，出納人員需要對(duì)存根聯(lián)或記賬聯(lián)進(jìn)行妥善保存，外單位向醫(yī)院開具的用于支付相關(guān)治療費(fèi)用的票據(jù)同樣需要妥善保存，對(duì)于此類票據(jù)，醫(yī)院應(yīng)及時(shí)對(duì)其進(jìn)行背書并交存銀行。在開具票據(jù)過(guò)程中，出納人員可能會(huì)因?yàn)榭陀^原因?qū)е洛e(cuò)誤開具票據(jù)，針對(duì)錯(cuò)誤票據(jù)，出納人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)作廢標(biāo)識(shí)并交由專人保管，作統(tǒng)一登記、銷毀。

2.3 審核并支付各類費(fèi)用

2.3.1 差旅費(fèi)。出納人員需嚴(yán)格按照公立醫(yī)院內(nèi)部的差旅費(fèi)管理辦法對(duì)差旅費(fèi)進(jìn)行審核。該審核包括對(duì)報(bào)銷憑證所附發(fā)票的審核及所報(bào)銷金額標(biāo)準(zhǔn)的審核。如果未通過(guò)審核則不予付款，如果通過(guò)審核，出納人員需向相關(guān)人員支付報(bào)銷款項(xiàng)，實(shí)際支付款項(xiàng)時(shí)一般采用網(wǎng)銀支付方式，將款項(xiàng)直接匯入員工個(gè)人銀行賬戶。

2.3.2 科研費(fèi)。針對(duì)科研費(fèi)，除常規(guī)審核外，出納人員還需審核科研費(fèi)的資金來(lái)源是財(cái)政資金還是醫(yī)院自有資金。針對(duì)來(lái)源為財(cái)政資金的科研費(fèi)，應(yīng)計(jì)入具體財(cái)政支出項(xiàng)目，針對(duì)來(lái)源為自有資金的科研費(fèi)，應(yīng)計(jì)入醫(yī)院內(nèi)部的費(fèi)用項(xiàng)目。

2.3.3 版面費(fèi)。出納人員需對(duì)版面費(fèi)的真實(shí)性進(jìn)行審核。在審核該類發(fā)票時(shí)要關(guān)注報(bào)銷人員所發(fā)表的文章及所在期刊是否真實(shí)存在，在獲取報(bào)銷人員向相關(guān)出版方支付版面費(fèi)的憑證后，向報(bào)銷人員支付款項(xiàng)。

2.3.4 藥物臨床試驗(yàn)費(fèi)。作為一類專項(xiàng)資金，出納人員首先需審核藥物臨床試驗(yàn)費(fèi)是否經(jīng)過(guò)專項(xiàng)資金部門審批，然后分別審核受試者檢查費(fèi)用和受試者補(bǔ)助費(fèi)用是否與實(shí)際相符，最后向經(jīng)辦人支付相應(yīng)款項(xiàng)。

2.4 逐日登記貨幣資金賬簿

醫(yī)院采用人工和電腦平行記賬的方式將每日發(fā)生的資金收支業(yè)務(wù)記錄于手工賬簿和電子賬簿，月末，出納人員需要獲取銀行對(duì)賬單并與手工賬簿相關(guān)記錄進(jìn)行核對(duì)，同時(shí)和電子賬簿相關(guān)記錄進(jìn)行核對(duì)，確保所有資金收支業(yè)務(wù)均已被準(zhǔn)確完整的記錄。

3 加強(qiáng)出納崗位建設(shè)的具體措施

3.1 風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

3.1.1 核對(duì)營(yíng)業(yè)收入。 出納人員需對(duì)每個(gè)收費(fèi)員上一日的收入日?qǐng)?bào)表進(jìn)行核對(duì)，該報(bào)表分為左右兩個(gè)部分，左邊部分顯示該日應(yīng)確認(rèn)的各項(xiàng)醫(yī)療項(xiàng)目的收入明細(xì)及總額，右邊部分則顯示實(shí)現(xiàn)該日收入所應(yīng)確認(rèn)的貨幣資金及應(yīng)收債權(quán)情況，另外，在該報(bào)表最下端單獨(dú)顯示當(dāng)日該收費(fèi)員辦理退票的情況。從上述報(bào)表結(jié)構(gòu)中可以看出在核對(duì)每日現(xiàn)金收入時(shí)的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)來(lái)源于兩個(gè)方面：①當(dāng)日收入所對(duì)應(yīng)的貨幣資金是否被完整、及時(shí)存入醫(yī)院的銀行賬戶，是否存在收費(fèi)員私自截留收入情況；②當(dāng)日退票行為是否真實(shí)，是否存在收費(fèi)員偽造發(fā)票私自退款的情況。若發(fā)生上述風(fēng)險(xiǎn)則會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院貨幣資金被非法套取，甚至可能會(huì)觸犯相關(guān)法律法規(guī)。

3.1.2 開具各類結(jié)算票據(jù)。 在開具票據(jù)過(guò)程中，其主要的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)來(lái)源于出納員利用虛假印章、簽字等付款要素私自開具票據(jù)，將醫(yī)院資金非法轉(zhuǎn)出用于個(gè)人目的，如果在票據(jù)的保存和銷毀環(huán)節(jié)也未設(shè)置相應(yīng)內(nèi)部控制措施，那么極易導(dǎo)致上述風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。因此，在票據(jù)的使用和銷毀環(huán)節(jié)通過(guò)限制出納人員印章的使用以及對(duì)各類票據(jù)從領(lǐng)用至銷毀實(shí)行全過(guò)程控制，可有效降低票據(jù)開具環(huán)節(jié)發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的概率。

3.1.3 審核并支付各類費(fèi)用。 出納人員對(duì)各類待報(bào)銷費(fèi)用進(jìn)行審核時(shí)主要包含以下兩個(gè)方面：①審核報(bào)銷憑證后附發(fā)票的真實(shí)性；②審核所報(bào)銷金額的合規(guī)性。如果所附發(fā)票為虛假發(fā)票、無(wú)效發(fā)票或是與真實(shí)業(yè)務(wù)不匹配的發(fā)票，則可能會(huì)給醫(yī)院帶來(lái)涉稅風(fēng)險(xiǎn)，如果經(jīng)辦人所報(bào)銷金額超出醫(yī)院規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，則不利于醫(yī)院對(duì)相關(guān)支出的控制。

3.1.4 逐日登記貨幣資金賬簿。 出納人員應(yīng)將每天發(fā)生的各項(xiàng)現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)逐筆登記于會(huì)計(jì)賬簿，于每月末和銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)不一致將會(huì)產(chǎn)生未達(dá)賬項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)查找原因。如果由于入賬時(shí)間差異而導(dǎo)致未達(dá)賬項(xiàng)，出納人員應(yīng)該及時(shí)制作銀行存款余額調(diào)節(jié)表予以調(diào)整，如果由于出納人員私自將貨幣資金轉(zhuǎn)出且未做賬務(wù)處理而導(dǎo)致未達(dá)賬項(xiàng)，會(huì)發(fā)生出納人員私自挪用公款的風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 風(fēng)險(xiǎn)控制

3.2.1 核對(duì)營(yíng)業(yè)收入。 針對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，一般可以采取兩個(gè)方面的內(nèi)控措施。①針對(duì)當(dāng)日所有通過(guò)網(wǎng)上銀行、微信和支付寶等“云端”形式直接存入醫(yī)院銀行賬戶的貨幣資金收入，出納人員需核對(duì)每一筆銀行流水單以確認(rèn)相關(guān)款項(xiàng)，再以當(dāng)日貨幣資金收入扣除以“云端”形式實(shí)現(xiàn)的收入計(jì)算出現(xiàn)金收入，針對(duì)該部分現(xiàn)金收入，銀行每日向醫(yī)院派駐工作人員親自清點(diǎn)并存入銀行。通過(guò)比較計(jì)算出的現(xiàn)金收入金額與銀行工作人員清點(diǎn)的現(xiàn)金收入金額確保當(dāng)日現(xiàn)金收入的準(zhǔn)確性，如不一致則需及時(shí)找到原因以確認(rèn)是否存在舞弊行為。 ②針對(duì)退票情況，醫(yī)院稽核科的相關(guān)人員每日會(huì)清點(diǎn)當(dāng)日?qǐng)?bào)表數(shù)量以及每張報(bào)表中包含的退票數(shù)量，規(guī)定收費(fèi)員向患者退款時(shí)必須有相應(yīng)發(fā)票作為退款依據(jù)，并且發(fā)票上必須具有負(fù)責(zé)為該患者診療的相應(yīng)臨床科室人員簽字確認(rèn)方可進(jìn)行退款，防止相關(guān)人員偽造假發(fā)票騙取退款。

3.2.2 開具各類結(jié)算票據(jù)。 針對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，最有效的內(nèi)控措施是通過(guò)不相容崗位分離原則，對(duì)出納人員開具票據(jù)的權(quán)利進(jìn)行一定限制，避免出納員一人即可完成票據(jù)開具全過(guò)程。①應(yīng)指定出納人員之外的人員負(fù)責(zé)從銀行領(lǐng)用、保管相關(guān)票據(jù)并作相應(yīng)記錄。②出納人員負(fù)責(zé)從票據(jù)領(lǐng)用及保管人處按月領(lǐng)取連續(xù)編號(hào)的票據(jù)。在開具票據(jù)時(shí)，需出納人員和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的名章同時(shí)有效方能開具有效票據(jù)，因此應(yīng)將兩枚不同名章分別由不同人員保管，出納人員僅負(fù)責(zé)保管自己的個(gè)人名章，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的個(gè)人名章應(yīng)由出納員以外的第三人負(fù)責(zé)保管。如果開具了無(wú)效票據(jù)，出納人員應(yīng)及時(shí)將無(wú)效票據(jù)進(jìn)行作廢處理并交至票據(jù)領(lǐng)用及保管人處。最后，每月末由出納人員和票據(jù)領(lǐng)用及保管人核對(duì)當(dāng)月票據(jù)領(lǐng)用、開具、作廢及剩余的數(shù)量。上述措施既確保了付款環(huán)節(jié)的可控性，同時(shí)也能夠有效避免出納員利用虛假簽章私自開具票據(jù)，將單位資金挪作他用。

3.2.3 審核并支付各類費(fèi)用。 醫(yī)院對(duì)于相關(guān)費(fèi)用類憑證的審核流程一般分為以下4個(gè)步驟：①由經(jīng)辦人填寫報(bào)銷申請(qǐng)單并附報(bào)銷單據(jù)。②由經(jīng)辦人所在科室負(fù)責(zé)人審核并簽字確認(rèn)。③由財(cái)務(wù)部門相關(guān)人員進(jìn)行審核并簽字確認(rèn)。④由分管院長(zhǎng)進(jìn)行審批。

上述費(fèi)用報(bào)銷流程，也是醫(yī)院針對(duì)各類費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制措施，其中步驟二可以用于證實(shí)報(bào)銷憑證所對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)的真實(shí)性，以防經(jīng)辦人員虛構(gòu)業(yè)務(wù)騙取醫(yī)院資金，步驟三則是對(duì)報(bào)銷憑證所附發(fā)票的合法性及真實(shí)性進(jìn)行復(fù)核，以防由于虛假發(fā)票帶來(lái)相應(yīng)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。在步驟三中，相關(guān)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人還應(yīng)在每張發(fā)票的票面上簽名并標(biāo)注日期，防止經(jīng)辦人篡改報(bào)銷憑證，擅自增加發(fā)票金額、套取醫(yī)院資金的目的。步驟四中，醫(yī)院的每一筆現(xiàn)金支出，尤其是大額資金的支付，必須由分管副院長(zhǎng)進(jìn)行審批，這一控制措施體現(xiàn)了授權(quán)審批的意義，既可以提高大額資金支付的安全性，也可以讓高層領(lǐng)導(dǎo)以更加宏觀的視角對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)資金收支進(jìn)行全面把控。

3.2.4 逐日登記貨幣資金賬簿。 出納人員既負(fù)責(zé)登記銀行日記賬，又負(fù)責(zé)核對(duì)銀行日記賬是導(dǎo)致上述風(fēng)險(xiǎn)的根本原因，因此，每月末應(yīng)讓出納人員以外的人負(fù)責(zé)從銀行獲取當(dāng)月銀行對(duì)賬單并與出納人員登記的銀行日記賬進(jìn)行逐筆核對(duì)，這樣就可以有效避免出納人員獨(dú)自承擔(dān)不相容的崗位職責(zé)，從而有效控制出納員私自挪用公款的風(fēng)險(xiǎn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

出納崗位作為醫(yī)院財(cái)務(wù)崗位中的重要崗位之一，加強(qiáng)對(duì)其風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與控制能夠有效防范相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，同時(shí)也能夠進(jìn)一步規(guī)范公立醫(yī)院的財(cái)務(wù)行為，確保公立醫(yī)院收入的安全與完整，更好地服務(wù)于公立醫(yī)院的各項(xiàng)醫(yī)療事業(yè)。