張梅

摘 要：伴隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，信息化、智能化、數(shù)字化成為檔案管理的新途徑，同樣也對(duì)檔案管理人員的技術(shù)水平、管理能力提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)與要求。本文介紹了檔案數(shù)字化建設(shè)的定位與基本原則，分享了檔案數(shù)字化建設(shè)的意義與價(jià)值，并著重分析了檔案數(shù)字化建設(shè)工作中的常見問題。最后，結(jié)合上述內(nèi)容對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的優(yōu)化策略進(jìn)行了解析，并提出了可行性方案，希望可以有效推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的順利開展，滿足單位管理需求，確保其市場競爭力，為改善信息化建設(shè)質(zhì)量創(chuàng)造良好的條件。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;建設(shè)問題;優(yōu)化策略

檔案數(shù)字化建設(shè)在現(xiàn)代辦公體系中具有廣泛的應(yīng)用。相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，數(shù)字化建設(shè)能夠有效減輕日常管理負(fù)擔(dān)，提升檔案信息的綜合流轉(zhuǎn)效率。不但可以顯著降低檔案管理對(duì)于人員帶來的負(fù)荷，同樣也有助于解決管理不當(dāng)導(dǎo)致的各種風(fēng)險(xiǎn)與問題，進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理的功能與價(jià)值，為提升單位運(yùn)轉(zhuǎn)效率，獲得良好市場競爭力創(chuàng)造一定的條件。為了進(jìn)一步探討檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)化策略，現(xiàn)就檔案數(shù)字化建設(shè)的定位與特征分析如下。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)概述

1.基本定義

檔案數(shù)字化包括了計(jì)算機(jī)、多媒體、云存儲(chǔ)等多種技術(shù)類型，伴隨著技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，大面積綜合應(yīng)用中檔案信息的合理管理成為檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容。在項(xiàng)目推進(jìn)過程中，不同類型載體的檔案資源都可以轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息予以保存，依托于常規(guī)的檔案管理系統(tǒng)采取統(tǒng)一存儲(chǔ)管理模式，不但可以滿足資源信息共享的要求，同時(shí)也改善了檔案管理中出現(xiàn)的各種問題，降低了人員工作的壓力與負(fù)擔(dān)，推動(dòng)了社會(huì)分工的進(jìn)步與發(fā)展。

2.基本原則

檔案數(shù)字化建設(shè)工作需要涉及整個(gè)檔案管理流程，其具有較高的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與適應(yīng)原則。在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中需要保持合理的規(guī)范化管理技術(shù)，確保各個(gè)環(huán)節(jié)相互銜接，保持清晰嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，主要做好如下幾個(gè)方面的工作：一是需要關(guān)注信息安全保密問題。保密問題是檔案數(shù)字化建設(shè)過程中需要特別關(guān)注的問題，這是因?yàn)橄噍^于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息傳輸模式而言，信息化處理模式更容易出現(xiàn)信息泄露問題，不但會(huì)給單位帶來不利的影響與限制，同時(shí)也可能會(huì)導(dǎo)致巨大的風(fēng)險(xiǎn)累加，給單位發(fā)展帶來不利影響;二是關(guān)注檔案原件的歸檔保存與后續(xù)保管問題。檔案信息化處理并不是意味著原件的功能喪失，相反，信息化過程中原件既可以作為證據(jù)，也可以作為調(diào)整登記與記錄的主要依據(jù)，所以需要特別做好原件的管理與控制，一般采取原件歸檔管理方式來進(jìn)行強(qiáng)化控制;三是強(qiáng)化不同環(huán)節(jié)之間的摸索與配合。目前來看，檔案數(shù)字化建設(shè)工作屬于系統(tǒng)工程項(xiàng)目，其并不是某一個(gè)或者幾個(gè)人就可以實(shí)現(xiàn)的，需要整個(gè)檔案管理系統(tǒng)配合相關(guān)部門對(duì)接人員共同參與、積極討論、合理落實(shí)，以此來確保信息整理、分析、挖掘與綜合利用的各個(gè)環(huán)節(jié)相互銜接，發(fā)揮出檔案數(shù)字化建設(shè)的功能與價(jià)值。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

檔案數(shù)字化建設(shè)工作具有重要意義，其不但能將檔案管理人員從繁重的重復(fù)勞動(dòng)中解放出來，也可以有效降低不必要支出，確保檔案管理的覆蓋面，主要分析如下幾個(gè)方面。

1.改善檔案管理效率，滿足科學(xué)管理要求

積極改善檔案管理效率，可以顯著提升信息應(yīng)用水平，從而改善單位組織架構(gòu)，推動(dòng)工作成果，這都是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要目標(biāo)。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，大多數(shù)管理工作都需要人工來完成，包括資料的收集、整理、分類管理等。在信息化時(shí)代背景下，通過數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為信息資源錄入到計(jì)算機(jī)中，可以隨時(shí)進(jìn)行信息的調(diào)取，做好內(nèi)容的分析與篩選，從而為便利地進(jìn)行信息查詢、檢索提供方便，有效降低了檔案管理的負(fù)擔(dān)，提升了科學(xué)管理的效果。

2.借助備份原件的方式強(qiáng)化檔案保管效果

借助及時(shí)備份原件的方式有助于更好滿足原件管理的需要。目前，我國各機(jī)關(guān)事業(yè)單位與企業(yè)對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)有了一定程度的認(rèn)識(shí)，大部分單位都采取了數(shù)字化改革模式，但是對(duì)于庫房的整體管理還存在一些問題。庫房條件差、老舊小的問題依然存在，不但沒辦法對(duì)檔案管理做好保護(hù)措施的改進(jìn)，同時(shí)也存在反復(fù)查閱與復(fù)印過程中的檔案原件磨損等問題。另外，檔案資料使用時(shí)還會(huì)存在一些丟失、破損的風(fēng)險(xiǎn)。在原件管理過程中，可以與數(shù)字化信息進(jìn)行分離，數(shù)字化信息能夠高效應(yīng)用且不會(huì)丟失，從而實(shí)現(xiàn)了強(qiáng)化檔案保管的效果。除此之外，原件存在多種不同的存在形式，對(duì)于原件本身也具有一定的保護(hù)，可以達(dá)到分散風(fēng)險(xiǎn)的效果。

3.降低不必要的成本支出，提升管理覆蓋面

減輕成本風(fēng)險(xiǎn)，降低不必要支出是檔案數(shù)字化建設(shè)的另一個(gè)重要原則。在系統(tǒng)構(gòu)建過程中，短期文件需要采取電子文件的方式進(jìn)行管理，此時(shí)不需要采取紙質(zhì)歸檔模式來進(jìn)行管理，不但節(jié)約了資料室的管理空間，也有效降低了管理成本。實(shí)際上，除去部分重要材料需要采取紙質(zhì)歸檔模式之外，大部分的材料都屬于佐證材料，可以對(duì)關(guān)鍵材料采取歸檔管理，以此來替代大量紙質(zhì)材料管理模式，有效降低支出成本。通過優(yōu)化管理流程與環(huán)境能夠幫助單位更好地分配檔案管理資源，既可以突出關(guān)鍵材料的應(yīng)用，也可以減輕后期管理的壓力，更有利于提升管理覆蓋面，滿足信息化發(fā)展的客觀需求。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)工作中的常見問題

檔案數(shù)字化建設(shè)工作開展過程中難免會(huì)遇到許多問題與阻礙，分別歸納總結(jié)如下。

1.檔案實(shí)體過多、數(shù)字化建設(shè)難度高

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案的類型往往與企業(yè)、事業(yè)單位的日常工作類型密不可分。對(duì)于一些檔案信息產(chǎn)生數(shù)量多的單位而言，其數(shù)字化建設(shè)往往存在一些難度。比如，學(xué)校就涉及日常教學(xué)、管理、信息招錄、學(xué)生信息，甚至還涉及財(cái)務(wù)、科研資料與會(huì)議記錄等，多種不同類型的內(nèi)容都會(huì)體現(xiàn)出一定的管理復(fù)雜度。常規(guī)管理模式中對(duì)于資源的綜合利用率關(guān)注較少，但是隨著檔案數(shù)字化建設(shè)工作陸續(xù)開展，大量的資料被反復(fù)利用，所以管理內(nèi)容的豐富度直接導(dǎo)致了檔案數(shù)字化建設(shè)的高難度，也成為目前檔案數(shù)字化建設(shè)過程中需要亟待解決的問題之一。

2.檔案載體多元化對(duì)于管理控制水平提出更高要求

伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，目前各單位管理也受到了不同程度的影響，其中檔案內(nèi)容不再局限于紙質(zhì)管理模式，而是以大量電子檔案資料多元化方式予以展現(xiàn)。另外，視頻、音頻載體都會(huì)出現(xiàn)在檔案管理活動(dòng)當(dāng)中，如果繼續(xù)采取傳統(tǒng)的管理模式，已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)實(shí)管理的需求，而數(shù)據(jù)收集、整理與存在等流程的應(yīng)用則體現(xiàn)出不同的需要。整體來說，對(duì)于管理控制環(huán)節(jié)提出了更高要求。

3.檔案內(nèi)容較為分散，多部門協(xié)調(diào)管理難度高

從檔案內(nèi)容的選擇方面進(jìn)行分析，檔案內(nèi)容數(shù)量多、內(nèi)容分散會(huì)導(dǎo)致多部門協(xié)調(diào)管理的難度增加。受到資金投入與技術(shù)團(tuán)隊(duì)建設(shè)等方面的影響，大部分檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，所以總是有部分部門的檔案是采取獨(dú)立管理模式，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案分散，難以進(jìn)行統(tǒng)籌。除此之外，即使是同單位中，不同的部門之間也會(huì)存在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)上的差異，不同的管理標(biāo)準(zhǔn)會(huì)導(dǎo)致檔案內(nèi)容的復(fù)雜度增加，給檔案數(shù)字化建設(shè)帶來了新的負(fù)擔(dān)。

4.人員隊(duì)伍質(zhì)量參差不齊，限制建設(shè)效果

檔案數(shù)字化建設(shè)屬于一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其對(duì)于所有參與者的技術(shù)水平、業(yè)務(wù)能力都具有一定要求。目前，即使是專門設(shè)有檔案管理部門的單位，人員的業(yè)務(wù)水平也存在參差不齊的情況。甚至一些單位沒有專門設(shè)有檔案管理部門，進(jìn)一步增加了檔案數(shù)字化建設(shè)的難度。

5.檔案管理系統(tǒng)存在安全漏洞，阻礙檔案管理整體質(zhì)量的改善

檔案數(shù)字化建設(shè)相比于傳統(tǒng)的檔案管理模式對(duì)安全系統(tǒng)的構(gòu)建具有更高要求，如果管理不到位很容易出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)問題，導(dǎo)致更進(jìn)一步的安全事故。

四、檔案數(shù)字化建設(shè)工作中常見問題的解決策略

檔案數(shù)字化建設(shè)工作的順利開展離不開如下幾個(gè)方面的策略。

1.針對(duì)檔案資源數(shù)字化實(shí)施科學(xué)籌劃

為了更好滿足檔案數(shù)字化建設(shè)需要，體現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)與價(jià)值，需要特別做好數(shù)字化架構(gòu)的科學(xué)籌劃，積極改善管理者對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理理念的認(rèn)知，通過提升關(guān)注度的方式確保人力、物力、財(cái)力資源的配置能夠得到充分支持，確保檔案數(shù)字化建設(shè)工作能夠得到基本保障。除此之外，還需要進(jìn)一步做好檔案館藏內(nèi)容的整合，確保相關(guān)資料的針對(duì)性，結(jié)合數(shù)字化建設(shè)的需要確保針對(duì)性的建設(shè)方案目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)劃、流程控制與管理。

2.采取統(tǒng)一檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)模式

統(tǒng)一檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)模式也是檔案數(shù)字化建設(shè)過程中重要的技術(shù)路線之一。借助于檔案管理資料最優(yōu)化管理模式，需要采取統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，確保規(guī)范化管理的流程要求。單位要充分理解國家頒布的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范要求，結(jié)合本單位檔案管理的實(shí)際需要對(duì)流程與內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化、升級(jí)，做好發(fā)展技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化構(gòu)建，切實(shí)滿足檔案管理體系的構(gòu)建需要，這樣才能夠更好滿足整體建設(shè)的目標(biāo)，推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的順利開展。

3.推動(dòng)檔案數(shù)字化資源共享

推動(dòng)檔案數(shù)字化資源共享，基本工作是資源庫的建設(shè)。在檔案基本資源庫建設(shè)過程中，需要處理好數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案目標(biāo)建設(shè)、全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)與多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)等多個(gè)方面的問題。為了提供更為高效的管理流程，還需要做好特色資源庫的建設(shè)與規(guī)劃，滿足基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)與綜合管理數(shù)據(jù)控制要求。一些特色資源數(shù)據(jù)庫更需要結(jié)合單位實(shí)際的運(yùn)行管理需要與管理流程特征，關(guān)注檔案管理的信息化流通方案，這樣才能夠確保數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建水平。從單位內(nèi)部來看，各部門之間的工作往往存在相互獨(dú)立甚至各自為政的情況，如果不進(jìn)行資源的協(xié)調(diào)安排，很容易出現(xiàn)矛盾沖突或者不服從檔案管理人員管理的問題，影響到檔案數(shù)字化建設(shè)效果，也阻礙了信息資源的共享。為了避免該類問題的出現(xiàn)，需要進(jìn)一步改善資源綜合利用水平，構(gòu)建能夠覆蓋全校范圍的檔案管理體系，在實(shí)際管理過程中做好結(jié)構(gòu)優(yōu)化，滿足資源共享與全面應(yīng)用的需要，為行業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展創(chuàng)造良好條件。

4.強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)隊(duì)伍的構(gòu)建

進(jìn)一步改善數(shù)字化隊(duì)伍建設(shè)，確保檔案管理質(zhì)量才能夠滿足檔案數(shù)字化建設(shè)體系的構(gòu)建要求。目前來看，檔案數(shù)字化建設(shè)工作開展過程中人才隊(duì)伍構(gòu)建不合理問題十分突出，為了解決該問題需要做好兩個(gè)方面的具體工作：一是關(guān)注專業(yè)人才的引進(jìn)，構(gòu)建長效人才引進(jìn)管理機(jī)制，借助專業(yè)人才引入來實(shí)現(xiàn)持續(xù)新鮮血液的補(bǔ)充，確保隊(duì)伍的組織合理性;二是對(duì)現(xiàn)階段管理隊(duì)伍進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)與升級(jí)，可以通過邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)與技術(shù)指導(dǎo)方式來對(duì)隊(duì)伍進(jìn)行重構(gòu)，提升人員專業(yè)技能水平，滿足先進(jìn)管理理念與管理技術(shù)的發(fā)展需求。為了體現(xiàn)隊(duì)伍構(gòu)建的優(yōu)勢(shì)與價(jià)值，需要進(jìn)一步做好績效考核評(píng)價(jià)管理體系的構(gòu)建，為那些能力強(qiáng)、工作勁頭足的員工提供廣闊的晉升空間，從而調(diào)動(dòng)工作人員的工作熱情與上進(jìn)心，滿足其可持續(xù)發(fā)展的客觀需求。

5.為檔案管理工作創(chuàng)造穩(wěn)定的工作環(huán)境

檔案數(shù)字化建設(shè)工作同時(shí)也要兼顧好工作人員的需求，創(chuàng)造良好穩(wěn)定的外部環(huán)境?？陀^上看，檔案數(shù)字化建設(shè)工作的核心是提供更穩(wěn)定、高效的檔案管理服務(wù)，確保工作的效率與針對(duì)性。但是，在這個(gè)過程中需要特別處理好工作環(huán)境的構(gòu)建問題，否則在數(shù)字化進(jìn)程中可能會(huì)遭遇風(fēng)險(xiǎn)與壓力，甚至?xí)?dǎo)致大量的信息外流，給單位帶來風(fēng)險(xiǎn)。為了解決這一問題，一定的安全網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建是必不可少的。目前，網(wǎng)絡(luò)安全管理主要涉及基本的網(wǎng)絡(luò)控制與管理系統(tǒng)安全兩個(gè)層面。網(wǎng)絡(luò)安全主要涉及防火墻、服務(wù)器、網(wǎng)關(guān)以及路由設(shè)備等，這些設(shè)備的管理需要基于一定的網(wǎng)絡(luò)病毒安全防范工作，切實(shí)處理好殺毒控制目標(biāo)，解決好病毒入侵檢測的相關(guān)問題，提升檔案管理傳遞過程中的安全性。在出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，就會(huì)啟動(dòng)入侵檢測技術(shù)來解決網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，甚至可以采取自動(dòng)化防御控制模式來對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行合理規(guī)避。檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建則應(yīng)該集中處理好服務(wù)器的運(yùn)行環(huán)境問題，包括防火、防電、防盜等方面的基礎(chǔ)條件，優(yōu)化科學(xué)設(shè)置與訪問安全策略的管理，對(duì)數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行合理構(gòu)建，以此來確保系統(tǒng)漏洞能夠及時(shí)被發(fā)現(xiàn)和清除，更好地適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的需要。

五、結(jié)語

綜上所述，伴隨著數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用與推廣，檔案數(shù)字化建設(shè)逐漸成為檔案管理領(lǐng)域重要的發(fā)展趨勢(shì)，同樣也是實(shí)現(xiàn)檔案信息綜合運(yùn)用，滿足企業(yè)戰(zhàn)略決策與政府單位高效服務(wù)隊(duì)伍構(gòu)建的前提。為了進(jìn)一步改善檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀，需要充分考慮到數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)制訂的問題，通過數(shù)字化資源共享等方式來改善建設(shè)現(xiàn)狀、優(yōu)化組織架構(gòu)、提升人員隊(duì)伍建設(shè)水平，更好適應(yīng)工作環(huán)境需求與發(fā)展需要，為確保檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量創(chuàng)造良好條件，也為我國實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)做出積極的貢獻(xiàn)。

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（作者單位：鄆城縣科技成果轉(zhuǎn)化服務(wù)中心）