文/北京住總科貿(mào)控股集團有限公司 焦春芳

在當前公司治理中，各類管理工具層出不窮，如PDCA、WBS、時間管理等，但相對于辦公室工作而言，快速、準確、高效、規(guī)范更應該是衡量辦公室工作的重要標準。根據(jù)筆者多年經(jīng)驗，清單工作法就是這樣一個簡單有效的工作方法，能夠幫助我們更快地厘清工作思路、更好地解決問題，將有限的工作精力投入到更重要的事項中去，從而提高工作效率、保障工作效果、實現(xiàn)工作價值最大化。

一、清單工作法的主要內(nèi)容

一般來講，清單工作法是在工作開始前，將所有的準備事項全部列出，完成一項標記一項，直至達成工作目標。簡言之，就是把要做的工作清楚記錄下來，然后逐一去完成。這樣形成的工作清單對后續(xù)類似工作又會起到借鑒參考作用。阿圖·葛文德在《清單革命》一書中提出，清單的價值和意義就是為大腦搭建起一張“認知防護網(wǎng)”，彌補人類與生俱來的認知缺陷，盡可能解決人們工作中發(fā)生的各類錯誤，幫助我們持續(xù)、正確、安全高效地把事做好。

清單工作法的核心是制訂清單。清單一詞自古有之，《清史稿·時憲志一》中就有這樣的描述：“現(xiàn)屆本年八月十五日月食，謹將新擬用數(shù)推算得時刻食分方位，比較原推早見分秒，另繕清單進呈?！薄扒鍐巍币彩乔宕臅贫戎谐Ｒ姷囊粋€類型。清單工作法在各個行業(yè)和領域中比較常見，比較典型的有飛行安全檢查單，從飛行前到發(fā)動機啟動，再到巡航、著陸等，按照先后邏輯順序羅列各個階段飛行安全最重要的操作步驟，從而達到防止動作遺漏和操縱失誤的目的，是飛行安全的最后屏障，自1935年波音公司制訂出檢查清單后一直沿用至今，確保飛機成為當今世界事故率最低的交通工具。此外，還有手術安全核對清單，包括19個檢查項目，以確保術前、術中和術后所有安全措施都被嚴格執(zhí)行，從而大大降低了手術感染比例。包括當下政府治理過程中，各類清單頻頻出現(xiàn)，如安全生產(chǎn)責任清單、支部工作清單等等。

達蒙·扎哈里亞德斯在《高效清單工作法》一書中提出了10種常用的方法，比如“四象限”法，也被稱為“艾森豪威爾盒子”，主要用于在沖突性任務間分配時間，根據(jù)任務的優(yōu)先級分成四個象限，對不同象限的工作任務采取不同的處理方式，達到工作最優(yōu)化處理；比如“主任務清單”+“每日任務清單”，主要是將所有任務持續(xù)全部羅列，以確保不會遺漏和落項，再選擇每日需要完成的工作內(nèi)容，兩者加以結(jié)合，達到解放大腦、集中精力持續(xù)推動工作進行的目標；再如項目清單法，主要是基于項目之間的關聯(lián)性，將工作任務進行分類統(tǒng)籌，以便更加直觀地了解正在進行的多個項目，等等。無論選擇哪種清單工作方法，對我們大多數(shù)工作來講，都具有一定的參考作用和特殊價值，能夠幫助我們實現(xiàn)工作目標。

二、采用清單工作法的必要性

（一）辦公人員短缺矛盾突出。辦公室是一個單位、一個系統(tǒng)、一個機構的關鍵部門。但在實際工作中，辦公室人員配備數(shù)量與其承擔的重要職能卻往往不相匹配，特別是在企業(yè)辦公室，一人多崗的現(xiàn)象常見，在為企業(yè)開展工作提供各項服務保障的同時，辦公室人員還要處理很多臨時性突發(fā)性工作，充當救火隊員的角色，被工作包圍的辦公室人員往往要同時推進多個事項，哪怕工作計劃安排得再合理，臨時授命的沖擊力仍不容小覷。研究表明，人的大腦在壓力之下最多只能同時記住7件事情，超過這個數(shù)量大腦記不住，犯錯的概率就會變大。如果沒有有效的工作記錄和跟催，極容易發(fā)生工作漏項和延誤，從而造成不必要的損失，作為簡單易行的工作方法，清單工作法極其必要。

（二）確保工作規(guī)范的有力保障。嚴謹、高效是辦公室工作的主要特點?？焖?、準確回復上級領導電話詢問是辦公室工作人員的基本要求，特別是涉及工作流程等程序化工作內(nèi)容，有時單憑記憶是無法做到準確嚴謹?shù)?，又或者接電話者恰巧不是此類事項的?jīng)辦人，這種情況下工作清單的重要性就體現(xiàn)出來了，我們只需按照清單所列事項，就能夠提供快速、精準的答復。反之，如果沒有工作清單，就會大大增加工作溝通成本，甚至出現(xiàn)含糊不清、不準確的情況，不但降低了工作效率，甚至造成問題累加，導致出現(xiàn)辦公室工作不規(guī)范、不嚴謹?shù)膯栴}。從保證辦公室工作標準化、規(guī)范化的角度來講，清單工作法不失為一個很好的選擇。

（三）有助于提高辦公室工作質(zhì)量。制訂工作清單可以作為同類工作的有效參照。以會議管理為例，公司內(nèi)部常見的有黨組織會議、總經(jīng)理辦公會、董事會、專業(yè)委員會或領導小組專題會等，每類會議參會人員范圍、所需會議材料、會場布置要求等各不相同，制訂不同的會議清單，能夠大大提升會議籌備質(zhì)量，以會議清單做參考，能夠有效保證會前、會中、會后的輸出要求，避免發(fā)生漏人漏項等低級錯誤，即使臨時換人不會亂了陣腳，參照清單按部就班即可，大大提高會議質(zhì)量。在會議決議事項跟催督辦中，如果事項清單實時共享，達到實時更新、動態(tài)管理的效果，無形中縮短了決策、執(zhí)行以及解決執(zhí)行過程中問題的流程，對于提高內(nèi)部整個系統(tǒng)的綜合效率大有裨益。

三、企業(yè)辦公室工作常見清單的應用

清單工作法類型多樣，使用場景各不相同，選擇適合辦公室工作的清單，才能真正起到解決問題、提高效率、推動工作的目的。企業(yè)辦公室常用清單的根本遵循，就是辦公室的核心職能。辦公室工作看似雜亂無章、事無巨細，但也有著內(nèi)在的規(guī)律。辦公室主要職能有三個：一是決策的參謀、智囊作用；二是對上對下的服務；三是機要、保密工作。辦公室的這三項工作職能，決定了采取何種清單工作方法。

（一）督導類清單。此類清單是辦公室發(fā)揮內(nèi)部協(xié)調(diào)功能的一類清單，多是記錄某一事項過程性階段性的內(nèi)容，通常用以定期向決策人員反饋某些事項的落實情況、進展情況，是發(fā)揮辦公室參謀智囊作用的一個重要手段，主要有三大類：一是會議事項跟催清單，對會議決策事項予以落實，清單內(nèi)容包括需要落實的事項、責任部門、責任人、完成時限以及當前進展情況、備注等，是辦公室人員督導工作落實和執(zhí)行情況的常用表單。二是巡視巡察反饋意見落實清單。近年來，全面從嚴治黨逐漸走向深入，巡視巡察工作成為常態(tài)，制訂巡視巡察反饋意見落實清單成為辦公室另外一項重要工作，內(nèi)容一般包括反饋意見所屬大類、大項、細項、問題表現(xiàn)形式、問題成因分析、解決措施、責任單位/部門、責任人、事項進展、是否完成、完成期限等等。三是專項（重點）工作督導清單。此類清單一般圍繞公司重大戰(zhàn)略或重要工作，以項目清單的形式出現(xiàn)。一般包括（項目）名稱、主要內(nèi)容、工作（階段）目標、責任單位/部門、責任人、完成期限、項目進度展示等等，能夠直觀項目進度，為上級決策和項目綜合研判提供依據(jù)。上述三類清單作用關鍵，是體現(xiàn)辦公室工作價值的重要內(nèi)容，是辦公室清單的核心和關鍵。

（二）事務性清單。引用阿圖·葛文德的《清單革命》，此類清單可看作為了避免“無能的錯誤”，是避免錯漏項、降低工作失誤制訂的，主要應用于對上對下的服務場景中。此種清單主要包括兩類：一是日工作清單。工作開始前，按照“四象限”法，用很短的時間將當日工作內(nèi)容按照輕重緩急進行羅列并加以分類，完成一項銷掉一項。此類清單工作內(nèi)容以時效性、事務性強的工作為主，無須復雜的表單設計，但需要隨時更新、記錄，以確保工作無遺漏。二是總結(jié)性清單。一般當天工作結(jié)束后使用，通常是在對已完成辦公室事務進行分類的基礎上，按照時間順序加以記錄形成的清單。比如，將辦公室事務按照辦事、辦文、辦會三大模塊進行分類，每個模塊下再進行小類分解，按照相近原則將每個具體事項進行歸類，按時間順序填入其中，形成總結(jié)性清單。這類清單有利于快速查找同類事項，并從中發(fā)現(xiàn)事項發(fā)生的規(guī)律，也為階段性工作總結(jié)、年度工作匯報等提供了翔實的基礎資料。

（三）標準化清單。主要起到規(guī)范工作開展和執(zhí)行檢查的目的，保密和機要工作場景中經(jīng)常用到。此種清單主要分為兩類：一類是流程化清單。主要是將某項具體工作分解成若干工作環(huán)節(jié)，將每一環(huán)節(jié)工作標準和要求制訂制式清單，按環(huán)節(jié)步驟完成清單所列內(nèi)容，自然達成工作目標，比如機要文件流轉(zhuǎn)、公文審核等程序性較強工作，能夠確保工作的規(guī)范性和一致性。一類是檢查類清單。將某項工作中所涉及的所有內(nèi)容逐一列出，形成標準化工作清單，用以同類工作開展執(zhí)行檢查。比較常見的如會議材料清單，如黨組織召開黨員大會進行換屆選舉的清單，換屆選舉工作按照程序要求前前后后會產(chǎn)生很多文件，歷時長、相對復雜，每個文件亦有固定格式要求，很容易發(fā)生漏項或文件錯誤。如果按照標準化清單一一進行比對，能夠?qū)h各項文件進行很好的檢查和把關，也有益于提前規(guī)劃、充分準備。

以上是筆者工作中常用的三種清單類型，無論是對大事進行梳理，還是對小事進行“麻雀解剖”，都是工作實踐中經(jīng)驗教訓的積累。作為辦公室“老人”，本人有為自己掉以輕心“埋單”的時候，所以審慎、嚴謹、務實、責任、擔當依然是筆者認為的辦公室人員要具備的基本素養(yǎng)。但無論何種方式方法，有效才是最好的選擇，即使我們對辦公室工作做出了“織網(wǎng)式”的清單梳理，但面對新形勢、新要求、新挑戰(zhàn)，不能一成不變、故步自封，要不斷學習、拓寬知識結(jié)構，與時俱進掌握新的工作方法、創(chuàng)造新的工作方式，更好地適應新時代要求，以更加奮發(fā)有為的精神面貌做好本職工作。