摘 要：目的：探討PDCA循環(huán)理論在醫(yī)院文書(shū)檔案質(zhì)量管理中的應(yīng)用。方法：以某醫(yī)院文書(shū)為例，基于PDCA理論應(yīng)用，分析文書(shū)檔案質(zhì)量管理中存在的問(wèn)題，以及針對(duì)問(wèn)題提出對(duì)策。結(jié)果：根據(jù)先進(jìn)管理理念，強(qiáng)化文書(shū)檔案質(zhì)量管理，有助于增強(qiáng)文書(shū)檔案管理質(zhì)量。結(jié)論：通過(guò)實(shí)踐運(yùn)用分析，證明利用PDCA理論可有效提升醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：PDCA理論;文書(shū)檔案;質(zhì)量管理

《文書(shū)檔案案卷格式》中將“文書(shū)檔案”定義為：反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案?？梢?jiàn)，醫(yī)院文書(shū)檔案是指在醫(yī)院管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。醫(yī)院文書(shū)檔案記錄和體現(xiàn)了醫(yī)院日常管理狀況，可作為醫(yī)院日常管理的重要參考憑證，也是提升醫(yī)院日常管理能力和水平的重要抓手。因此，醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量是重點(diǎn)需要把握的領(lǐng)域，其直接影響到文書(shū)檔案信息分析的準(zhǔn)確性、效率性[1 ]。PDCA理論廣泛應(yīng)用于醫(yī)療、教育、行政管理的各個(gè)領(lǐng)域。其中，P表示計(jì)劃（plan）、D表示執(zhí)行（do）、C表示檢查（check）、A表示處理（action）組成。PDCA理論是一個(gè)運(yùn)動(dòng)往復(fù)不斷升級(jí)的“環(huán)”狀分析法，由于是經(jīng)戴明博士采納、宣傳，獲得普及推廣，因此，PDCA理論又被稱之位“戴明環(huán)”。PDCA理論在醫(yī)院文書(shū)檔案質(zhì)量管理中具有很好的應(yīng)用效果，被廣泛應(yīng)用于各個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)，對(duì)提升醫(yī)院文書(shū)管理水平具有積極現(xiàn)實(shí)意義。

1 PDCA理論分析

1.1 PDCA理論內(nèi)涵

PDCA理論由美國(guó)質(zhì)量管理專家沃特·休哈特最先提出，后被美國(guó)著名管理學(xué)家戴明博士采納和宣傳，并得到了廣泛的普及和應(yīng)用。因此，PDCA理論又被成為“質(zhì)量環(huán)”“戴明環(huán)”。PDCA理論最早誕生于質(zhì)量管理領(lǐng)域，也最早應(yīng)用于該領(lǐng)域，隨著實(shí)踐中的廣泛應(yīng)用，也被實(shí)踐所證明，是能夠有效提升管理質(zhì)量、合乎邏輯的管理方法，逐漸成為管理學(xué)中通用的應(yīng)用模型[2 ]。如今所提出的全面質(zhì)量管理的方法依據(jù)、思想基礎(chǔ)，實(shí)際就是PDCA理論的核心思想。

PDCA理論是按照管理流程“計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和處理”到“再計(jì)劃、再執(zhí)行、再檢查和再處理”這樣一個(gè)循環(huán)往復(fù)的質(zhì)量管理運(yùn)行的科學(xué)程序（見(jiàn)圖1）。后期的往復(fù)應(yīng)用又會(huì)隨著時(shí)間的推移、被不斷注入新的管理理念，又賦予了新的管理內(nèi)容于其中，其核心思想或?qū)嵤┑闹饕?，就是通過(guò)科學(xué)嚴(yán)密的過(guò)程質(zhì)量控制達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

通過(guò)PDCA理論的分析可知，每一個(gè)“PDCA”循環(huán)一次，其管理質(zhì)量會(huì)提升一次，通過(guò)若干個(gè)小循環(huán)不斷往復(fù)變化，推動(dòng)相關(guān)領(lǐng)域管理問(wèn)題解決、質(zhì)量提升?？梢?jiàn)，PDCA理論中顯著特點(diǎn)是大循環(huán)帶動(dòng)若干小循環(huán)。以某醫(yī)院文書(shū)檔案管理為例，如果將醫(yī)院文書(shū)檔案質(zhì)量管理作為一個(gè)大環(huán)，那么醫(yī)院總務(wù)科、人事科、宣傳科、基建科、財(cái)務(wù)科、審計(jì)科、社工部、保衛(wèi)科等部門(mén)或科室的文書(shū)檔案管理就是這個(gè)大循環(huán)下的小循環(huán)，通過(guò)若干小循環(huán)的質(zhì)量循環(huán)、改進(jìn)，階梯式推動(dòng)、提升大循環(huán)滾動(dòng)、往上發(fā)展。然后，再通過(guò)階梯式分析、總結(jié)、改進(jìn)，處理好這些小循環(huán)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的短板、問(wèn)題和不足，并將業(yè)已形成的好的經(jīng)驗(yàn)繼續(xù)保留，總結(jié)制定一套科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，然后繼續(xù)進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)周期，如此反復(fù)循環(huán)，就會(huì)不斷提升醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量和水平（見(jiàn)圖2）。

PDCA理論中的一個(gè)個(gè)循環(huán)，A是整個(gè)理論循環(huán)的核心和關(guān)鍵，無(wú)論是計(jì)劃、執(zhí)行還是檢查，最終都是要本著問(wèn)題處理而來(lái)。在每一個(gè)循環(huán)中，A始終是核心，通過(guò)每一次的問(wèn)題“處理”，再將本次問(wèn)題尚未處理完畢或出現(xiàn)新的問(wèn)題納入下一個(gè)循環(huán)中，不斷總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)、分析問(wèn)題、部署新的工作計(jì)劃。因此，在PDCA理論中，A發(fā)揮著承上啟下、橋梁紐帶的功能和作用。整個(gè)循環(huán)分為4個(gè)階段、8個(gè)步驟（見(jiàn)表1）。

1.2 PDCA理論應(yīng)用可行性分析

醫(yī)院文書(shū)檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分之一，也是一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)性工作。隨著醫(yī)院的發(fā)展，管理理論的創(chuàng)新，既要分析總結(jié)提煉之前的優(yōu)秀管理方法，也要緊密結(jié)合醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的時(shí)代要求，與時(shí)俱進(jìn)，契合新時(shí)代賦予醫(yī)院文書(shū)檔案管理的新要求新標(biāo)準(zhǔn)，不斷提升醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量[3 ]。醫(yī)院文書(shū)檔案管理應(yīng)始終與醫(yī)院的發(fā)展方向、發(fā)展目標(biāo)保持一致，積極采用新的、更為科學(xué)的管理理念、管理方式，并發(fā)揮自身作用，在變中求不變，在不變中求變地不斷完善，推動(dòng)醫(yī)院管理水平不斷提升，助力醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)科學(xué)發(fā)展。具體到醫(yī)院文書(shū)檔案質(zhì)量管理領(lǐng)域，包括了醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作計(jì)劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）和處理（Action）四個(gè)階段。具體工作流程如圖3。

本文以某醫(yī)院文書(shū)檔案管理為例，為達(dá)到《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則》中的相關(guān)規(guī)定和要求，選擇2019年6月—2020年6月收集的1500份文書(shū)檔案為本次研究對(duì)象，將PDCA理論運(yùn)用于文書(shū)檔案質(zhì)量管理中，并不斷地改進(jìn)?，F(xiàn)就主要做法和思路做一詳細(xì)討論。

2 資料與方法

2.1 資料

選取檔案室收集的2019年6月—2020年6月1500份文書(shū)檔案，根據(jù)隨機(jī)數(shù)字表法分成兩組，每一組750份。對(duì)照組中，人事檔案300份;財(cái)務(wù)檔案200份;醫(yī)務(wù)文書(shū)檔案150份;基建檔案100份。觀察組中，人事檔案290份;財(cái)務(wù)檔案220份;醫(yī)務(wù)文書(shū)檔案140份;基建檔案100份。兩組文書(shū)檔案類型比較，差異無(wú)統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P>0.05）。

2.2 方法

對(duì)照組采用傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理方法進(jìn)行收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計(jì);觀察組則應(yīng)用PDCA理論進(jìn)行文書(shū)檔案管理。

參與人員及分工：成立由人事科、財(cái)務(wù)科、基建科、醫(yī)務(wù)科、辦公室五個(gè)科室熟悉日常文書(shū)檔案管理工作的人員組成醫(yī)院文書(shū)管理小組成員，辦公室檔案管理負(fù)責(zé)人為醫(yī)院文書(shū)質(zhì)量控制質(zhì)控工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)，分管辦公室及檔案管理工作的負(fù)責(zé)人則負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院文書(shū)管理小組成員及全院從事日常管理人員進(jìn)行文書(shū)及文書(shū)檔案管理的日常培訓(xùn)和指導(dǎo)的組織、協(xié)調(diào)工作，定期聽(tīng)取質(zhì)控小組關(guān)于醫(yī)院文書(shū)檔案管理情況分析，并組織醫(yī)院文書(shū)管理小組負(fù)責(zé)對(duì)存在缺陷的文書(shū)及文書(shū)檔案提出整改意見(jiàn)。

檢查標(biāo)準(zhǔn)及醫(yī)院：嚴(yán)格以《檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》《文書(shū)檔案案卷格式》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作為醫(yī)院文書(shū)質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。

檢查方法：觀察組實(shí)施PDCA循環(huán)，按照“文書(shū)檢查”“問(wèn)題發(fā)現(xiàn)”“分析問(wèn)題”“處置問(wèn)題”等程序進(jìn)行全面質(zhì)量管理和控制，不斷提升醫(yī)院文書(shū)書(shū)寫(xiě)及文書(shū)檔案管理的質(zhì)量和水平。每半年開(kāi)展一次文書(shū)檔案質(zhì)量檢查，總結(jié)每一次循環(huán)發(fā)現(xiàn)并解決的文書(shū)檔案質(zhì)量管理中遇到的問(wèn)題，未解決的問(wèn)題則納入到下一輪新的PDCA循環(huán)中繼續(xù)解決[4 ]。

2.3 評(píng)價(jià)指標(biāo)

比較對(duì)照組、觀察組兩組文書(shū)檔案管理效果及合格率：（1）文書(shū)檔案管理效果。醫(yī)院檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人評(píng)價(jià)，采用百分制。高效：80—100分;一般：60—79分;不滿意：0—59分。（2）檔案管理總合格率。醫(yī)院檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人評(píng)價(jià)，采用百分制。正確：80—100分，達(dá)標(biāo)：60—79分，不合格：0—59分。

2.4 統(tǒng)計(jì)學(xué)方法

采用SPSS23.0處理數(shù)據(jù)，計(jì)數(shù)資料用百分比表示，采用x2檢驗(yàn)，P<0.05表示差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

3 結(jié)果

從表1、表2可知，觀察組的文書(shū)檔案管理效果、文書(shū)檔案管理總合格率均高于對(duì)照組文書(shū)檔案管理效果和文書(shū)檔案管理綜合格率。

4 討論

醫(yī)院文書(shū)檔案是由醫(yī)院在其日常醫(yī)務(wù)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的公文積累，屬醫(yī)院檔案管理體系中重要組成部分，也記錄了醫(yī)院科室設(shè)立、人員變動(dòng)、基礎(chǔ)項(xiàng)目建設(shè)、醫(yī)療設(shè)備引進(jìn)等重要活動(dòng)、重大事件的原始信息，對(duì)規(guī)范醫(yī)院管理具有重要的參考、憑證功能[5 ]。從醫(yī)院發(fā)展的視角來(lái)看，醫(yī)院文書(shū)檔案構(gòu)成其建立、發(fā)展、壯大的內(nèi)在基礎(chǔ)。文書(shū)檔案管理質(zhì)量也直接反映了醫(yī)院整體管理水平。

本次借助PDCA循環(huán)觀察組的文書(shū)檔案管理質(zhì)量明顯高于對(duì)照組，觀察組的文書(shū)檔案管理滿意效果的占98.4%，文書(shū)檔案管理總合格率為97.07%;而對(duì)照組分別為91.6%和88.4%。因此，運(yùn)用PDCA循環(huán)可有效提升醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量。具體來(lái)說(shuō)：

首先是查清了問(wèn)題。2019年6月—2020年6月收集的1500份文書(shū)檔案，通過(guò)PDCA循環(huán)理論分析來(lái)看，107份不合格文書(shū)檔案的主要問(wèn)題表現(xiàn)在：歸檔范圍不明確，未按《文書(shū)檔案保管期限表》的規(guī)定劃分保管期限，上級(jí)醫(yī)療行政主管部門(mén)關(guān)于本院批復(fù)或意見(jiàn)資料未納入整理范疇;跨年度文件歸檔不準(zhǔn)確，因疏忽大意而將年初發(fā)文落款日期標(biāo)注為上一年底;文件頁(yè)面編寫(xiě)不準(zhǔn)確，如，較大紙張折疊后重復(fù)編寫(xiě)頁(yè)碼，極易造成重號(hào)、漏號(hào)、跳號(hào)和錯(cuò)號(hào);文書(shū)檔案裝訂不規(guī)范，如，正本文件訂書(shū)釘未取下便裝訂;備考表填寫(xiě)不完整，甚至備考表不填寫(xiě)，等等。

其次是查明了原因。導(dǎo)致醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量存在問(wèn)題的背后原因主要有：一是思想認(rèn)識(shí)不到位。對(duì)文書(shū)檔案管理質(zhì)量重要性認(rèn)識(shí)不足，工作上滿足過(guò)得去，不求過(guò)得硬，工作的精細(xì)精神不夠，等等。二是業(yè)務(wù)素能不過(guò)硬。檔案工作者不注重檔案理論知識(shí)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，對(duì)于公文等相關(guān)規(guī)定和要求掌握不深、不透，發(fā)現(xiàn)公文內(nèi)容、格式等存在問(wèn)題的能力不足[6 ]。此外，部分業(yè)務(wù)部門(mén)從事文書(shū)檔案收集人員為兼職，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)匱乏，加之檔案專業(yè)知識(shí)、文字功底、信息技術(shù)等存在短板弱項(xiàng)，也是影響醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量的重要因素。三是制度執(zhí)行不到位。其他業(yè)務(wù)部門(mén)未按檔案管理部門(mén)的規(guī)定和要求及時(shí)移交檔案，移交檔案程序不規(guī)范，關(guān)于醫(yī)院本身制定的相關(guān)文書(shū)檔案管理規(guī)定落實(shí)剛性不足，缺少相應(yīng)的懲戒機(jī)制。未有效結(jié)合醫(yī)院自身實(shí)際制定醫(yī)院文書(shū)檔案管理的相關(guān)制度，尤其是關(guān)于醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量方面的規(guī)范性文件[7 ]。四是業(yè)務(wù)工作量上，由于編制等因素，導(dǎo)致從事醫(yī)院文書(shū)檔案工作人員較少，與日益增長(zhǎng)的文書(shū)檔案管理數(shù)量不相適應(yīng)。專門(mén)從事文書(shū)檔案管理的人員短缺，導(dǎo)致其缺少充分的時(shí)間去逐一檢查文書(shū)檔案質(zhì)量，這也是影響文書(shū)質(zhì)量的重要因素之一。

再次是掌握了方法。（1）掌握讓醫(yī)院文書(shū)質(zhì)量管理更具計(jì)劃性的方法。在計(jì)劃環(huán)節(jié)便針對(duì)醫(yī)院文書(shū)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提出明確要求，并成立專門(mén)的文書(shū)質(zhì)控管理領(lǐng)導(dǎo)小組，使文書(shū)質(zhì)控具有嚴(yán)密的組織保障[8 ]。（2）掌握使文書(shū)質(zhì)量管理更具持續(xù)性的方法。PDCA循環(huán)具有循環(huán)往復(fù)的特點(diǎn)，在一個(gè)循環(huán)周期未能解決的問(wèn)題會(huì)被納入到下一個(gè)循環(huán)中解決，使文書(shū)質(zhì)量管理具有持續(xù)性，根據(jù)新的標(biāo)準(zhǔn)和要求，以及醫(yī)院發(fā)展、文書(shū)工作的特點(diǎn)，不斷地提升文書(shū)檔案整體質(zhì)量和水平。

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作者簡(jiǎn)介：馮秀蓮（1979— ），本科，館員，主要從事檔案管理研究。

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