林曉躍

（中水珠江規(guī)劃勘測設(shè)計有限公司 廣東 廣州 510610）

檔案信息化管理模式可以有力地提供計算機和互聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)技術(shù)的保障和支持，可以實時為相關(guān)部門提供相關(guān)的服務(wù)。維護這個信息化管理模式，這樣可以最大限度地促進其發(fā)展，對社會和企業(yè)的發(fā)展都做出最大的貢獻。工作人員在充分了解這個模式的運作之后，對這個模式進行了改善和創(chuàng)新，實現(xiàn)了信息管理的升級與發(fā)展。在信息化持續(xù)發(fā)展的背景下，利用這一條件，更好地加強信息管理，增長文件保存的時間，也保證檔案文件保存的完整性，可以很好地預防因設(shè)備故障或突發(fā)狀況而導致的文件丟失，增加了文件管理的安全性［1］。

1 檔案信息化管理的優(yōu)勢

1.1 搜索速度快，精準度高

電子檔案是智能化信息管理的主體部分，這期間，只需借助搜索引擎，就可以實現(xiàn)對文檔信息的精確調(diào)用與管理，所以，其檢索速度很快，并且還可以保持比較高的正確性。與此同時，信息化發(fā)展背景下，無紙化的辦公模式減少了紙張使用，提高了對紙資源的保護，讓辦公的環(huán)保性有所提高，同時還可以增加電子檔案的使用頻率，讓社會和環(huán)境在一個更加友好的環(huán)境下進行發(fā)展［2］。這幾年，社會的迅速發(fā)展讓人們對社會資源的索取更加頻繁，在市場發(fā)展需求和相關(guān)政策的影響下，很多行業(yè)累計的數(shù)據(jù)是人們所無法預料、無法想象的，以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)儲存模式確實已經(jīng)很難滿足當前人們的需求，因此，數(shù)據(jù)庫和智能化檔案管理技術(shù)的發(fā)展很好地滿足了現(xiàn)在的需求，在保障經(jīng)濟發(fā)展的同時，也很好地保護了環(huán)境，讓二者可以和諧發(fā)展。

1.2 工作效率高，質(zhì)量好

紙質(zhì)文件保存時間較短，不僅要預防外來人員的偷盜，其還對存放的環(huán)境有一定的要求，如要防蟲、防潮，因此，保管起來不是很方便［3］。而通過對信息技術(shù)和文件管理的開發(fā)，可以利用電子文檔來實現(xiàn)對文檔信息的集中管理，既安全又快捷。此外，電子檔案具有不受區(qū)域、時段局限等優(yōu)點，最重要的是，管理人員可以更加高效地找到目標檔案，可以大大節(jié)省去尋找目標檔案的時間，這是檔案智能化發(fā)展的最大驅(qū)動力。

1.3 傳輸共享更便利，失誤偏差大大縮小

智能化檔案管理獨特的優(yōu)勢表現(xiàn)在它的智能管理方面，不僅給行業(yè)提供很大的方便，更是在節(jié)約時間和提高服務(wù)質(zhì)量上起到很大的作用。特別是在遠程操作領(lǐng)域，現(xiàn)在很多信息化檔案管理可以實現(xiàn)多地聯(lián)網(wǎng)進行共享查詢，而且還可以達到一些空間上的傳遞，即使相隔萬里，在天南海北的不同地區(qū)，只要被授權(quán)，查詢就可以完成跨越地區(qū)、時間的限制，以此來實現(xiàn)遠程的工作需求［4］。

1.4 節(jié)省人力，優(yōu)化資源配置

無法估計的大量數(shù)據(jù)還處在持續(xù)的增加中，這對檔案管理人員的工作水平提出了更嚴苛的要求。為了保障檔案管理的安全性和準確性，很多企業(yè)會招聘很多員工來完成這項工作，這種方案確實可以對檔案管理的準確性起到一定作用，但是很影響企業(yè)的資源配置?，F(xiàn)在，得益于不斷進步發(fā)展的信息化技術(shù)，目前的檔案管理模式更加智能，在這樣的背景下，企業(yè)只需要少數(shù)有一定信息能力的人來進行操作即可，這樣不僅可以提高檔案的保存與管理效率，還可以兼顧節(jié)約資源，為健康綠色的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2 在文檔信息化管理過程中存在的安全性問題

2.1 檔案管理者出現(xiàn)的安全問題

2.1.1 安全意識淡薄，素質(zhì)不達標

現(xiàn)在，一些檔案管理人員的檔案安全意識還有待加強，這樣才能對改善工作品質(zhì)起到很大的作用。因為他們沒有深刻地了解到檔案信息的重要性，所以，在工作期間，沒有十分嚴謹?shù)膽B(tài)度和極致的耐心，更重要的是，他們對檔案的安全性認識不夠全面，在專業(yè)程度上，他們的工作能力沒有達到需要的水平。于是，在現(xiàn)實中出現(xiàn)了很多的突發(fā)狀況，對檔案的智能管理產(chǎn)生了很大的影響，導致了檔案安全性不高［5］。

2.1.2 歸類標準不統(tǒng)一，管理混亂

大多數(shù)時候，為了管理工作人員高效地操作，檔案信息化會有一個十分詳盡的分類?？墒?，存在一些專業(yè)水平不夠的工作人員，他們沒有對信息管理能力引起重視，因此，存在管理不規(guī)范、工作態(tài)度不積極的現(xiàn)象。這樣就會增加信息檢索的難度，更嚴重的就是造成關(guān)鍵核心數(shù)據(jù)的丟失或者失效，給企業(yè)帶來不可估量的損失。

2.1.3 權(quán)限管理不明，保密性不強

企業(yè)中的人事檔案屬公司機密，其不僅對個人前途產(chǎn)生影響，甚至還會對整個公司造成不必要的影響，所以，只有在授權(quán)之后，才可以對人事檔案這個機密文件進行查詢。但是，有些企業(yè)未能實現(xiàn)合理的權(quán)限設(shè)置和分類管理，這種情形盡管罕見，但還是對檔案安全管理工作造成了很大的不便。

2.2 管理過程中的安全問題

2.2.1 缺乏安全保障體系，系統(tǒng)安全性低

以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的歸檔過程十分繁瑣，所有經(jīng)手的人都要去找負責人進行簽章的流程，這樣可以在一定程度上保障檔案的安全性。現(xiàn)在，信息化技術(shù)不斷發(fā)展，其已經(jīng)深入到了檔案的領(lǐng)域中，文檔拷貝的風險非常高，再加上一些黑客對系統(tǒng)的襲擊，使得網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)穩(wěn)定性下降，沒有辦法保證電子文檔的安全性，所以更不能提供高質(zhì)量的服務(wù)［6］。

2.2.2 傳輸系統(tǒng)不合理，管理系統(tǒng)不完善

因為存在不重視檔案管理工作的工作人員，所以，在對檔案進行統(tǒng)計分析時，會出現(xiàn)很多錯誤的現(xiàn)象，甚至有一些檔案內(nèi)容與實際不符的現(xiàn)象，這就沒有辦法為單位的需求提供準確的數(shù)據(jù)。除此之外，檔案的交接工作一定要做到位，把細節(jié)都交代清楚，如果沒有及時更新數(shù)據(jù)，會對之后的查找參考產(chǎn)生很嚴重的不良影響。

2.3 網(wǎng)絡(luò)方面的安全問題

為實現(xiàn)檔案信息化安全性，防止病毒入侵是這項工作的重中之重，特別要對計算機病毒警惕起來，如果遭遇病毒，將有很大可能對文檔造成無法挽回的損害，給企業(yè)帶來無法預計的損失。更重要的是，在現(xiàn)實中的管理操作中，會有很多潛在的風險，如軟硬件的損壞等，管理部門一定要完善自身的工作流程，建立一套健全的技術(shù)來應對這種現(xiàn)象的發(fā)生。針對這一點，可以肯定地說，檔案信息的安全性沒有受到完全保障，是因為信息化技術(shù)本身就存在很多的漏洞，很多居心叵測的人會利用這些漏洞來非法獲取他人的隱私信息，還以此來威脅他人獲利，對檔案信息化的管理起到了很大的阻礙作用。

3 檔案信息化管理過程風險要素識別

3.1 組織風險要素

檔案信息化管理中的特別關(guān)照對象即組織風險，組織風險的出現(xiàn)主要有以下兩個原因。第一，相關(guān)部門沒有重視檔案信息化當中可能出現(xiàn)的風險情況。以獲利為主要目的的公司來說，因為相關(guān)部門的輕視，對該項工作不夠積極，就會出現(xiàn)信息更新不及時的現(xiàn)象，存在一定的時延和滯后性，這就會影響企業(yè)的決策和發(fā)展。第二，還存在不完善的檔案安全管理制度。多數(shù)企業(yè)因為開展檔案信息化的時間不充足、準備不充分，所以缺少了一些制度的制定，如一些為信息化的特點量身打造的相關(guān)的標準和完善的制度，少了這些制度的參照和指導，就讓很多實際操作與理論不相符合。

3.2 人員風險要素

人事的調(diào)動也是影響企業(yè)電子檔案安全管理的一個核心原因?，F(xiàn)在，很多企業(yè)都存在人員流動頻繁的問題，這會提高檔案信息的泄露風險。如果之前的工作人員沒有強烈的電子檔案安全意識，會對公司產(chǎn)生很多的不良影響。如果只是修改數(shù)據(jù)的話，那么還損失不大；如果利用數(shù)據(jù)進行一些不正當交易的話，那么甚至可能會對公司產(chǎn)生毀滅性的打擊。

3.3 技術(shù)風險要素

首先想到的就是保存檔案的設(shè)備出現(xiàn)一些連接故障，這會造成電子文檔信息安全數(shù)據(jù)流失或者遭到破壞。保存檔案本身的設(shè)備出現(xiàn)問題是一個很嚴重的風險問題。隨之而來的問題就是，目前，電子檔案的發(fā)展歷程比較短，還沒有進到成熟階段，所采取的相關(guān)信息技術(shù)還沒有發(fā)展完善，因此，無法完全防范多方面的風險因素。所以，當企業(yè)在進行檔案管理過程中，為了保證系統(tǒng)中的電子文檔安全，應當把企業(yè)內(nèi)部安全管理工作視為最重要，并選擇適當?shù)南冗M信息技術(shù)增強企業(yè)對電子文檔安全的保護力量。

3.4 過程管理風險

進行中小企業(yè)的信息化企業(yè)檔案管理過程中，會面臨著一些風險，具體風險主要包括如下幾類。首先是加工公司的選擇。公司如果想完成紙質(zhì)文件向信息化文件的轉(zhuǎn)型，那么就一定要用到文檔掃描這個技術(shù)進行處理，選擇一家可靠的加工公司是至關(guān)重要的。其次是合同風險。在企業(yè)將紙質(zhì)文件交給加工公司處理時，會簽訂一份協(xié)議書，里面會把很多過程事無巨細地記下來，這樣對雙方的利益都能起到一個保障作用。但是，如果在協(xié)議商議期間存在部分模糊不清的責任明確，那么就很有可能會有信息外露的風險。

3.5 檔案的保密風險

大多數(shù)情況下，文檔中都有一些比較私密的信息，一旦這些私密的信息不慎泄露，會給團隊或者個人帶來一些不良的影響。另外，就是數(shù)據(jù)掛接的風險，在紙質(zhì)檔案經(jīng)過加工公司處理加工后，還沒有結(jié)束工作，需要把紙質(zhì)檔案和掃描后的信息化數(shù)據(jù)進行核對掛接，這樣才能在后期對原文檔進行再加工和共享時更加便捷，不至于帶來困難。但是，有些企業(yè)在對信息化檔案操作時，因不了解其中的掛接關(guān)系和檔案內(nèi)容，所以就出現(xiàn)了數(shù)據(jù)掛接和之前紙質(zhì)檔案不能完整銜接的問題。還有就是，對紙質(zhì)文檔進行拆分、解析、再組合重裝面臨著不小的風險。在以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔時期，出于對紙質(zhì)文檔的機密保護，企業(yè)會對紙質(zhì)版文檔不定期地進行拆分、重裝操作，在這個過程中，一些不當?shù)男袨榫蜁堎|(zhì)文檔造成一些不可逆的損傷，破壞了企業(yè)信息的整體性。

4 解決檔案信息化安全問題的策略

4.1 增強檔案管理人員素質(zhì)，提高安全意識

企業(yè)為了有效提高整體的電子檔案管理能力（包括電子檔案安全性問題），就必須培養(yǎng)管理部門工作人員的信息安全意識，要讓他們鍛煉自己的信息化技術(shù)，在工作中高效、快速地完成相應工作。除了員工個人，企業(yè)的督促也不應該僅限于口頭表述，單位要做實事，定期對電子檔案相關(guān)工作人員組織培訓來提高大家的信息安全意識，這樣才能更好地實踐，不至于出現(xiàn)信息泄露的現(xiàn)象。

4.2 完善保障體系，為檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)

（1）主動實行解決對策，保證信息環(huán)境安全性。企業(yè)要積極地不斷地對信息安全管理制度進行調(diào)整、完善，只有這樣，才能更好地應對電子檔案的業(yè)務(wù)辦理，更好地促進電子檔案的合理優(yōu)化、標準化，只有不斷更新?lián)Q代，才能不斷適應發(fā)展來建立一個安全的電子檔案管理流程。當然，企業(yè)一定要落實明確的責任制度，之后才能在出現(xiàn)問題時有人可查。

（2）要時刻對電腦軟件安裝有所注意，對電子檔案及時進行備份。電子檔案的管理人員要重視保存電子檔案設(shè)備的軟件殺毒工作，最大限度地減少電腦感染病毒的可能。企業(yè)要舍得出資金，支持設(shè)備的更新?lián)Q代，只有這樣，才能建立一個有力的支持。預防電子文檔被破壞，還有一個很有效的方式就是對電子檔案進行不定期備份，這樣可以在數(shù)據(jù)受到破壞之后最快地恢復數(shù)據(jù)，保障企業(yè)信息的完整性。

（3）明確責任，加倍關(guān)注。建立一個健康正確的責任明確制度，這樣才可以清楚每個人的職能，將企業(yè)的資源最大化地利用起來，更好地解決企業(yè)問題。把責任落實到人，每個員工都會提高警惕，高度重視自己的工作，很好地避免推卸責任、無人承擔的現(xiàn)象，這樣也可以推進電子檔案的安全發(fā)展。

4.3 以多樣化手段保護，提高檔案信息系統(tǒng)的安全性

（1）采用信息加密技術(shù)，筑起保護罩。對電子檔案進行加密操作是提高其安全性的重要方法，這樣也可以最大限度地牽制員工的作業(yè)。公司可以利用一些密碼或者特殊規(guī)律，把電子檔案加工轉(zhuǎn)化為密文而不是顯而易見的檔案，再把它的打開方式遞交給特殊權(quán)限工作人員，這樣的話，電子檔案管理系統(tǒng)就會更加完備。

（2）規(guī)范簽署文件的流程，增加其有效性。親手簽名、個人專有印章、手指印泥等都可以證明文件的可靠性，只要有一套規(guī)范的流程，就可以很好地預防有心之人的修改。此外，使用授權(quán)控制，還可以控制使用登錄權(quán)限，防止無授權(quán)人員違規(guī)登錄。

（3）完整的監(jiān)控系統(tǒng)。企業(yè)花費精力和財力來建立一個企業(yè)獨立的監(jiān)控系統(tǒng)是非常有必要的，把本地網(wǎng)絡(luò)和外部互聯(lián)網(wǎng)完全隔絕起來，并嚴禁訪問外網(wǎng)。硬件設(shè)備還應設(shè)置防火墻，這樣才能更好地保證信息不被查詢、篡改，能夠提升電子檔案安全性。除了企業(yè)自身，政府也應該投入更多資金來支持信息化安全的建設(shè)。

5 結(jié)語

電子檔案的建設(shè)會成為將來社會發(fā)展的一個大趨勢，我們一定要做好電子檔案的安全工作，并且也要保障其可靠性，這兩點也是我們在電子檔案領(lǐng)域需要繼續(xù)探尋的重難點。企業(yè)要把握這一發(fā)展趨勢，迎接時代的挑戰(zhàn)，在挑戰(zhàn)中不斷進步，針對問題，想好解決方案，將信息化與檔案進行更加有機的結(jié)合，開創(chuàng)一個更優(yōu)秀的電子檔案管理模式，推動電子檔案管理再進一步更好地發(fā)展。