摘 要：畢業(yè)生檔案管理是人才服務(wù)中心的重要業(yè)務(wù)。隨著高校畢業(yè)生數(shù)量和規(guī)模的不斷增長(zhǎng)，做好新時(shí)期人才服務(wù)中心畢業(yè)生檔案管理工作任務(wù)艱巨、責(zé)任重大。本文首先從轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出兩個(gè)方面探討了人才服務(wù)中心畢業(yè)生檔案管理的基本流程及內(nèi)容。然后結(jié)合新時(shí)期畢業(yè)生檔案管理的特點(diǎn)，提出了新時(shí)期做好畢業(yè)生檔案管理的全面性、現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性和機(jī)密性等現(xiàn)實(shí)要求，并從人員配備、棄檔現(xiàn)象及信息化管理和檔案流轉(zhuǎn)等四個(gè)方面，分析了畢業(yè)生檔案管理的現(xiàn)實(shí)問題，針對(duì)存在的現(xiàn)實(shí)問題提出了解決對(duì)策，為做好新時(shí)期人才服務(wù)中心畢業(yè)生檔案管理提供有益經(jīng)驗(yàn)借鑒。

關(guān)鍵詞：人才服務(wù)中心;畢業(yè)生檔案;檔案管理

概述

人才服務(wù)中心是人社部門的直屬事業(yè)單位，經(jīng)政府主管部門批準(zhǔn)、從事非營利性人才服務(wù)、人事代理、檔案管理、培訓(xùn)、牽頭舉行招聘應(yīng)聘活動(dòng)、對(duì)畢業(yè)生就業(yè)進(jìn)行服務(wù)及學(xué)歷學(xué)位驗(yàn)證等業(yè)務(wù)。人才服務(wù)中心是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，政府深化人事制度改革的產(chǎn)物，它是在人力資源配置從統(tǒng)包統(tǒng)配模式向發(fā)揮人才市場(chǎng)基礎(chǔ)性作業(yè)模式轉(zhuǎn)換中形成的，其最基本的業(yè)務(wù)是為單位招聘、個(gè)人求職提供信息和平臺(tái)，發(fā)揮政府在人才市場(chǎng)中的引導(dǎo)服務(wù)作用。其中，畢業(yè)生檔案管理也是人才服務(wù)中心的又一重要業(yè)務(wù)。人才服務(wù)中心代管畢業(yè)生或流動(dòng)人員人事檔案，為這一群體提供代管人事檔案、接轉(zhuǎn)人事關(guān)系、管理集體戶口、管理組織關(guān)系、人事政策咨詢、辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)、評(píng)定技術(shù)職稱等服務(wù)[1 ]。如到外地就業(yè)，還可由人才服務(wù)中心辦理檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)等。人才服務(wù)中心一般是針對(duì)無就業(yè)單位落戶人才的，需要將人事檔案保管于中心，如先前已經(jīng)有過就業(yè)單位的，可攜帶解聘證明辦理存檔手續(xù)，或通過機(jī)要寄送檔案，將相關(guān)證明等補(bǔ)充進(jìn)檔案后寄送。而針對(duì)未就業(yè)的畢業(yè)生，則無需提供離職證明，直接由畢業(yè)院校通過“高校EMS專遞”方式遞送檔案。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2019年全國中職院校畢業(yè)生達(dá)487.27萬人。2020年，受新冠肺炎疫情影響，傳統(tǒng)的招聘應(yīng)聘模式受到挑戰(zhàn)，企業(yè)、學(xué)校及人才服務(wù)中心紛紛嘗試新的人才服務(wù)模式，大力推行“云招聘”“云服務(wù)”。其中，為尚未就業(yè)的畢業(yè)生提供檔案管理服務(wù)是人才服務(wù)中心的重要職責(zé)使命，具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

1 人才服務(wù)中心畢業(yè)生檔案管理流程

針對(duì)準(zhǔn)備考研、專升本、創(chuàng)業(yè)或靈活就業(yè)的畢業(yè)生，通常會(huì)選擇將檔案轉(zhuǎn)至人才服務(wù)中心，其優(yōu)勢(shì)就是解決了畢業(yè)生檔案保管的現(xiàn)實(shí)問題，無需擔(dān)心個(gè)人檔案丟失、損毀等[2 ]。從管理流程來看，主要包括畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出兩個(gè)環(huán)節(jié)。

1.1 轉(zhuǎn)入

攜帶本人身份證到人才中心填檔案存放申請(qǐng)表，并申請(qǐng)調(diào)檔函。在填寫申請(qǐng)表時(shí)應(yīng)填寫畢業(yè)生檔案所在學(xué)校的全稱，以便人才中心順利調(diào)檔。調(diào)檔函填好后，本人或委托他人持調(diào)檔函回學(xué)校將商調(diào)檔案調(diào)入人才服務(wù)中心，畢業(yè)生檔案通常需要通過機(jī)要的方式郵寄到人才服務(wù)中心，以免丟失或泄露。在調(diào)檔成功后，需要簽訂協(xié)議，即，待畢業(yè)生檔案郵寄至人才服務(wù)中心后，由畢業(yè)生持本人身份證、照片等，與人才服務(wù)中心簽訂《人事代理手冊(cè)》，畢業(yè)生檔案入庫管理即告完成。根據(jù)2015年《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》要求，畢業(yè)生檔案委托人才服務(wù)中心管理的，相關(guān)保管費(fèi)、查閱費(fèi)、證明費(fèi)、檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)等名目費(fèi)用不再收取，為畢業(yè)生提供免費(fèi)人事檔案管理基本公共服務(wù)。

1.2 轉(zhuǎn)出

在畢業(yè)生就業(yè)后，需要將個(gè)人的人事檔案從人才服務(wù)中心轉(zhuǎn)出的，一般需要由具備人事檔案保管權(quán)限的單位出具調(diào)檔函，從人才服務(wù)中心調(diào)動(dòng)檔案至新的保管單位。其中，研究生入學(xué)或?qū)Ｉ镜?，需要由錄取學(xué)校出具;公務(wù)員或事業(yè)單位入編人員則由組織人事部門出具;應(yīng)屆生或派遣時(shí)間不滿一年需要遷出的，憑新開具的報(bào)到證、身份證，由人才服務(wù)中心出具[3 ]。出具前，需要提供檔案人員身份證原件，屬檔案托管期間的，應(yīng)將勞動(dòng)合同、考核材料等歸入檔案。在提檔簿上填寫個(gè)人相關(guān)信息和檔案去向信息，最后由人才服務(wù)中心人員檢查檔案密封情況，并蓋章轉(zhuǎn)出。任何個(gè)人對(duì)密封的檔案均不得私自拆封、涂改。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，人才服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)了檔案管理“云服務(wù)”，即，通過微信小程序檢索人才服務(wù)中心App，注冊(cè)申請(qǐng)→短信驗(yàn)證→相關(guān)信息的認(rèn)證→人臉識(shí)別;認(rèn)證通過→存檔證明預(yù)覽→打印→選擇“發(fā)送郵箱”或“預(yù)覽存檔證明”保存打印等服務(wù)功能。

2 人才服務(wù)中心畢業(yè)生檔案管理要求

2.1 全面性

人才服務(wù)中心檔案轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出均需要提供反映畢業(yè)生學(xué)歷、能力、經(jīng)歷的各方面檔案資料。因此，就需要收存畢業(yè)生的學(xué)業(yè)經(jīng)歷、入黨入團(tuán)資料、獎(jiǎng)懲資料，這些作為畢業(yè)生個(gè)人信息，無論是轉(zhuǎn)入還是轉(zhuǎn)出均應(yīng)完整提供，不得私自截留。

2.2 現(xiàn)實(shí)性

人才服務(wù)中心保管的畢業(yè)生檔案具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)應(yīng)用價(jià)值。一方面，為畢業(yè)生檔案管理提供直接服務(wù);另一方面，通過保管的人才檔案信息分析，及時(shí)掌握地區(qū)畢業(yè)生的學(xué)歷、專業(yè)、年齡等數(shù)據(jù)，為政府人才資源使用和配置提供政策指導(dǎo)。此外，人才服務(wù)中心可通過館藏檔案資源，為企業(yè)招聘和人員應(yīng)聘牽線搭橋，提供就業(yè)機(jī)會(huì)。

2.3 真實(shí)性

畢業(yè)生檔案記錄了其成長(zhǎng)、思想發(fā)展歷史，展現(xiàn)其個(gè)人家庭情況、專業(yè)情況和特長(zhǎng)，無論是轉(zhuǎn)出還是轉(zhuǎn)入，都要求保障畢業(yè)生檔案的真實(shí)完整準(zhǔn)確。畢業(yè)生個(gè)體檔案資料的真實(shí)、客觀是提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要保障。

2.4 動(dòng)態(tài)性

畢業(yè)生檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，而是隨著就業(yè)、成長(zhǎng)等不斷形成新的信息文件資料，這就要求人才服務(wù)中心的檔案管理人員實(shí)時(shí)補(bǔ)充完善最新材料。而且要保證人檔一致，要始終堅(jiān)持“檔隨人走”“人檔相符”的原則，一旦畢業(yè)生就業(yè)，應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)出至有人事檔案保管權(quán)限的部門保管。

2.5 機(jī)密性

畢業(yè)生檔案內(nèi)容涉及畢業(yè)生的個(gè)人信息、家庭成員信息等，這些信息屬于畢業(yè)生的個(gè)人隱私，非經(jīng)法定程序和相關(guān)部門批準(zhǔn)，任何人都不得隨意泄露、保存。即使由人才服務(wù)中心管理相關(guān)畢業(yè)生檔案，任何個(gè)人也不得隨意查閱或向社會(huì)無條件提供服務(wù)。

3 人才服務(wù)中心畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)流、信息流等各種要素在不同區(qū)域、主體之間的流動(dòng)加快，做好畢業(yè)生檔案管理工作，搭建人才供需之間信息交流平臺(tái)，對(duì)促進(jìn)畢業(yè)生就業(yè)，優(yōu)化人才資源配置具有重要作用。但從人才服務(wù)中心檔案管理現(xiàn)狀來看，還存在一些亟待解決的現(xiàn)實(shí)問題：

3.1 人員配備不充分

根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定及現(xiàn)實(shí)要求，通常每千卷檔案便需要一名人員專門負(fù)責(zé)檔案管理。但從目前人才服務(wù)中心的實(shí)際情況來看，由于實(shí)際編制數(shù)的限制，以及資金等原因，畢業(yè)生檔案管理專職人員數(shù)量始終較低。近年來，隨著大中專院校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校畢業(yè)生的數(shù)量和規(guī)模都呈現(xiàn)出較大幅度的增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，畢業(yè)生檔案管理人手短缺問題十分突出。此外，人才服務(wù)中心畢業(yè)生檔案管理也是一項(xiàng)十分重要的專業(yè)性工作，需要長(zhǎng)期的經(jīng)驗(yàn)積累;畢業(yè)生檔案管理的枯燥和繁重，卻難以長(zhǎng)期栓心留人。

3.2 棄檔現(xiàn)象難解決

畢業(yè)生檔案重要性認(rèn)識(shí)不足、“檔案無用論”錯(cuò)誤思想，以及靈活就業(yè)形式的變化，部分用人單位僅驗(yàn)證學(xué)歷、學(xué)位等信息，導(dǎo)致畢業(yè)生棄檔現(xiàn)象依然存在?；?qū)n案“遺棄”在學(xué)校，不聞不問;或?qū)n案長(zhǎng)期“遺棄”在人才服務(wù)中心，不辦理相關(guān)手續(xù);或?qū)n案揣在手中而不及時(shí)轉(zhuǎn)遞至人才服務(wù)中心，等等，長(zhǎng)此以往，畢業(yè)生在需要其檔案資料時(shí)往往無處尋，久而久之，這些遺棄的檔案成為人才服務(wù)中心手中棘手問題，增加了畢業(yè)生檔案管理難度。

3.3 檔案流轉(zhuǎn)不規(guī)范

畢業(yè)生檔案需要從院校流轉(zhuǎn)至人才服務(wù)中心，后期畢業(yè)生就業(yè)了，還需要再從人才服務(wù)中心將畢業(yè)生檔案流轉(zhuǎn)至具有檔案管理資質(zhì)的部門或用人單位。但現(xiàn)狀是，從院校來看，重教育輕檔案轉(zhuǎn)遞，畢業(yè)生檔案無序、散亂、缺失現(xiàn)象不同程度存在，轉(zhuǎn)遞過程較為隨意，保密性不強(qiáng)。從人才服務(wù)中心來看，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞效率不高，轉(zhuǎn)遞的后續(xù)跟蹤問效做得還不足，對(duì)畢業(yè)生攜帶檔案現(xiàn)象監(jiān)督糾正不夠有力。

3.4 管理信息化較低

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，畢業(yè)生檔案管理的信息化要求越來越高，只有加快畢業(yè)生檔案信息化步伐，不斷提升畢業(yè)生檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)化水平，才能滿足新時(shí)代日益增長(zhǎng)的畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)實(shí)需要。但從人才服務(wù)中心的畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀來看，一方面，由于經(jīng)費(fèi)緊張，相關(guān)的信息化設(shè)備設(shè)施采購不到位，畢業(yè)生檔案管理所需的電腦、檔案管理專門軟件等軟硬件條件無法得到有效保障，依托人工手工管理的現(xiàn)象依然普遍存在[4-7 ]。另一方面，人才服務(wù)中心檔案管理人員有限，信息化理念及人才的缺乏，等等，都是導(dǎo)致畢業(yè)生檔案信息化管理水平較低的因素。

4 人才服務(wù)中心畢業(yè)生檔案管理對(duì)策

人才服務(wù)中心畢業(yè)生檔案管理工作是一項(xiàng)民生工程，做好畢業(yè)生檔案管理，不僅能夠?yàn)楫厴I(yè)生順利就業(yè)提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)，還可以通過畢業(yè)生檔案信息分析研判，為用人單位人才引進(jìn)提供科學(xué)現(xiàn)實(shí)依據(jù)。

4.1 強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍配備

針對(duì)目前人才服務(wù)中心檔案管理人員配備不足的現(xiàn)實(shí)問題，應(yīng)按照檔案法，以及人才服務(wù)中心畢業(yè)生檔案管理規(guī)模的現(xiàn)實(shí)要求，積極向組織人事部門爭(zhēng)取，適當(dāng)增加編制，并通過招考等形式引進(jìn)檔案專業(yè)人才。此外，還可以走市場(chǎng)化人才引進(jìn)之路，從人才市場(chǎng)中招聘具有檔案學(xué)專業(yè)背景，有一定畢業(yè)生檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員充實(shí)到檔案管理崗位一線。要不斷加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的思想再教育、業(yè)務(wù)知識(shí)再培訓(xùn)，以及崗位練兵活動(dòng)，切實(shí)提高人才服務(wù)中心檔案管理人員的理論水平和實(shí)踐能力，真正做到耐得住寂寞、守得住清貧，甘于平凡筑忠誠。此外，還要從獎(jiǎng)勵(lì)和懲處兩個(gè)方面調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性。即，加強(qiáng)人才服務(wù)中心檔案工作的細(xì)化和考核，樹立鮮明的考核導(dǎo)向，從物質(zhì)和精神兩個(gè)層面給予先進(jìn)檔案工作者以表彰和獎(jiǎng)勵(lì);反之，對(duì)人才檔案管理工作不負(fù)責(zé)任者，應(yīng)予以調(diào)崗等處罰。

4.2 嚴(yán)格檔案管理制度落實(shí)

人才服務(wù)中心檔案工作應(yīng)以制度化保障檔案管理科學(xué)化。要立足人才服務(wù)中心畢業(yè)生檔案管理的實(shí)際需要，從畢業(yè)生檔案收集、整理、歸檔、鑒定、編目、上架、借閱、歸還等多個(gè)方面，細(xì)化檔案管理制度。緊密結(jié)合畢業(yè)生檔案管理特點(diǎn)和現(xiàn)實(shí)要求，制定嚴(yán)密的規(guī)章制度，將畢業(yè)生檔案管理工作具體細(xì)化到部門、責(zé)任到人，確保分工明確、責(zé)任明晰。在實(shí)際管理中，還要針對(duì)人才檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出采取分類管理，專人負(fù)責(zé)的原則。例如，在檔案分類方面，可根據(jù)時(shí)間分類或者來源進(jìn)行分類，在一級(jí)分類之后，再按地區(qū)、姓氏、專業(yè)、學(xué)歷、畢業(yè)年限等進(jìn)行二級(jí)分類，與一級(jí)分類建立一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，并標(biāo)號(hào)，便于后期查找、管理和調(diào)閱。對(duì)遺棄的檔案，要格外重視，安排人員做好清點(diǎn)和造冊(cè)，及時(shí)清理分類。此外，還要建立健全人才檔案調(diào)入、調(diào)出、存放制度，人事代理制度，等等，使畢業(yè)生檔案管理真正實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、制度化和系統(tǒng)化。

4.3 規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞工作流程

從宣傳畢業(yè)生檔案重要性、提高規(guī)范轉(zhuǎn)遞意識(shí)和行為等方面，切實(shí)做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。首先是要加強(qiáng)宣傳。院校要加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生檔案重要性宣傳，引導(dǎo)師生重視檔案工作，從離校起就要在思想上重視和關(guān)注個(gè)人的檔案，嚴(yán)格按照畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞要求科學(xué)規(guī)范轉(zhuǎn)遞[8 ]。作為人才服務(wù)中心來說，要加強(qiáng)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，熟悉畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞程序和內(nèi)容，增強(qiáng)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞規(guī)范化能力和水平。此外，還要完善畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞各項(xiàng)規(guī)章制度，確保轉(zhuǎn)遞的每一個(gè)環(huán)節(jié)都能有章可循、有據(jù)可依，可追溯，確保畢業(yè)生檔案安全轉(zhuǎn)遞。

4.4 提高檔案信息能力水平[9 ]

隨著畢業(yè)生檔案電子化這一趨勢(shì)，加快人才檔案信息化管理水平至關(guān)重要。一方面，要加大人才檔案信息化管理軟硬件投入力度，添置必要的硬件設(shè)備，以及專門的管理軟件系統(tǒng)。另一方面，就需要做好人才檔案信息內(nèi)容的錄入和管理。既要做好館藏“舊”畢業(yè)生檔案的信息化，將相關(guān)信息錄入微機(jī)系統(tǒng);也要做好新增畢業(yè)生檔案信息化管理。積極推進(jìn)畢業(yè)生檔案數(shù)字化進(jìn)程，建立畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)庫。此外，還要注重畢業(yè)生檔案信息安全保密工作，通過人防、物防和技防，筑牢畢業(yè)生檔案信息安全防線，防止畢業(yè)生檔案信息泄露。

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作者簡(jiǎn)介：張明珍（1976— ），大學(xué)學(xué)歷，石樓縣人社局直屬事業(yè)單位中級(jí)職稱，主要從事人社局檔案管理研究。

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