趙萬方

（鄆城縣衛(wèi)生健康綜合執(zhí)法大隊，山東 菏澤 274700）

0 引言

近年來，我國企業(yè)檔案管理逐步邁向改革創(chuàng)新的關(guān)鍵階段，而科學的檔案管理已經(jīng)成為一個不可逆轉(zhuǎn)的必然趨勢，在這種背景下，如何利用先進的科技手段，處理和合理儲存大量檔案資料，以及員工如何不斷查詢，這是檔案管理領(lǐng)域的一項重要工作，對今后各單位檔案管理工作具有深遠的影響。

1 檔案管理科學化的意義

1.1 檔案檢索的潛在價值

隨著社會的發(fā)展，個人檔案的法律意義越來越大，價值也越來越大。通過科學的檔案管理，可以從檔案管理中獲得最大的潛在效益。例如，在畢業(yè)生就業(yè)時，不重視個人檔案的管理，忽視檔案的“定居”可能會影響畢業(yè)生的工齡計算，以及畢業(yè)生的相關(guān)社會福利，如未來養(yǎng)老金的支付。檔案管理應成為社會關(guān)注的焦點，以有效避免出現(xiàn)這類問題。

1.2 根據(jù)時代發(fā)展的實際需要，提高檔案管理的科學水平

隨著資訊科技的發(fā)展，已經(jīng)應用于多個范疇，檔案管理自然也不例外，包括利用適當?shù)男畔⒓夹g(shù)，使檔案數(shù)字化，系統(tǒng)地管理這些檔案，改變檔案管理的原有形式，這不僅符合現(xiàn)代的要求，還可以大大滿足個人和組織對檔案資料的實際需要。檔案管理科學化水平的提高，可能導致檔案管理出現(xiàn)問題，易于被信息技術(shù)破解，滿足現(xiàn)代發(fā)展的現(xiàn)實需要。

1.3 促進我國的科學、技術(shù)和文化發(fā)展

檔案管理涉及范圍廣泛，包括個人檔案、文史檔案、科技檔案等?？萍嘉幕陌l(fā)展對檔案管理提出了新的要求，而如果檔案管理方法沒有伴隨著經(jīng)濟社會發(fā)展的創(chuàng)新，那么在一定程度上會制約我國文化科學的發(fā)展。因此，有必要不斷提高我們檔案的管理水平，促進檔案管理的科學發(fā)展，為我國文化科學的發(fā)展提供有力的支持。

2 檔案管理上出現(xiàn)的較為突出的問題

2.1 管理不善

各單位在處理檔案時，最常見的問題之一，是管理制度不健全，管理不善。以檔案管理為重點的分析，會直接影響某一團體的正常運作和發(fā)展，如果出現(xiàn)管理問題，這將對其工作產(chǎn)生嚴重影響。雖然檔案管理的主要目的是管理和服務其他部門，但在每個單位的日常工作中，通常重點放在行政和業(yè)務運作上，對檔案的管理沒有給予足夠的重視和重視，而且檔案管理系統(tǒng)的建立和管理存在一些不足或問題，制約了檔案管理科學化水平的全面提高。

2.2 管理方法信息化程度低

許多單位的檔案管理過于依賴人力，缺乏有效的科學信息知識支持，導致管理職能和效率下降。由于信息化意識不足、能力薄弱，許多職能發(fā)揮得不夠有效，并且在規(guī)范工作方面也出現(xiàn)了一些問題.此外，在檔案管理過程中，許多工作人員對技術(shù)創(chuàng)新、科學創(chuàng)新、創(chuàng)新高效以及對使用信息管理模式的認識和興趣不強，共同檔案管理系統(tǒng)陳舊過時，存在問題，在綜合檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，影響整個部門的工作效率和順利運作。

2.3 檔案管理的模糊應用

管理人員普遍認為檔案管理是一個簡單的信息和文獻收集和歸檔過程，缺乏深入的研究導致方向不明確檔案管理系統(tǒng)的應用，對檔案管理的科學過程產(chǎn)生了不利影響。此外，由于社會對檔案管理缺乏明確的認識，以及個人和集體對檔案資料沒有給予應有的重視。

2.4 信息化應用率低

我們還處在探索和實施檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的階段。比如，在檔案改造過程中，缺乏專項研究，檔案失真，降低了工作質(zhì)量。同時，在文本識別方面，外語文本識別指標也比較低。此外，在查閱檔案的過程中，智能身份技術(shù)的運用不夠有效，導致檔案管理效率低下。

3 提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

3.1 檔案管理人員與時俱進

隨著檔案科學管理步伐的加快，選擇合適的檔案管理人才具有重要的現(xiàn)實意義?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)不斷進步，檔案管理不僅僅是信息的存儲。檔案管理人員需要有更大的能力來履行職責，遵守工作原則，靈活處理公司在緊急情況下使用檔案的權(quán)力問題。必須具備計算機和操作技術(shù)，才能完成信息管理。傳統(tǒng)的檔案管理人員已經(jīng)不適應科學管理檔案新時代的要求。公司必須選派專業(yè)人員對內(nèi)部檔案進行科學管理.檔案管理應向?qū)I(yè)化方向發(fā)展，傳統(tǒng)的實體檔案管理人員應積極學習計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不斷適應時代的成就和成就。

3.2 推動檔案管理向標準化方向發(fā)展

要切實提高檔案管理的標準化水平，檔案管理部門必須把檔案材料的移交和審定工作放在首位，以及在工作人員職務變動的情況下，及時調(diào)整已改變的部門信息，并符合住宿要求為了確保檔案管理的準確性，對具體的檔案資料進行了徹底的審查，以避免出現(xiàn)這種錯誤。要加強檔案資料的保存條件和條件，例如增加有關(guān)部門的財政資源，加強檔案設(shè)施，建立適當?shù)膬Υ婊A(chǔ)設(shè)施，并根據(jù)實際需要的變化建立綜合檔案，此外，提供適當?shù)臋n案管理指導，包括檔案管理員的具體業(yè)務流程，使檔案管理更加有序。

3.3 重點培養(yǎng)檔案管理技能

信息化時代，檔案管理工作日趨復雜多樣，檔案管理人才培養(yǎng)也因此具有重要意義。無形意義上檔案信息的復雜性增加了檔案管理人員的負擔，也影響了檔案管理的綜合質(zhì)量和科學水平?，F(xiàn)時的檔案管理員在很大程度上缺乏專業(yè)技能，對資訊科技及一些先進科技的認識不足，而所有的管理工作都處于不理想的狀態(tài).希望通過培訓等途徑提高人才素質(zhì)：首先從招聘工作入手，改善檔案管理黨委班子成員的聘用條件；第二，必須建立合理的培訓機制；最后，需要建立完善的驗證機制，進一步提高激勵能力。

3.4 確定檔案管理的主要目標

為了充分展示管理的科學水平，必須明確工作目標。實際上，檔案管理主要是在工作目標不明確的情況下進行的，管理人員對工作的總結(jié)和精簡缺乏重視，工作之間的聯(lián)系不一致以及目前管理工作對文件管理安排的意義和價值不明確。因此，為了提高檔案管理工作的效率，必須明確工作目標，為明確其改進方向，引導檔案管理步入正軌，使檔案館真正發(fā)揮其主體作用和價值，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

3.5 建立完善的檔案管理制度

在建立管理制度時，要有相應的管理責任制作為保障，結(jié)合檔案管理的各種特點和需要，建立相應的管理制度。在檔案管理過程中，單位內(nèi)的責任經(jīng)理根據(jù)每個員工的不同職責和能力分配相應的內(nèi)容和任務，然后由經(jīng)理指定的員工對其進行全程管理。除此之外，檔案管理人員還應根據(jù)政府制定的具體管理法規(guī)，指導企業(yè)內(nèi)的檔案管理人員嚴格遵守相應的管理法規(guī)。公司建立的管理體系只有在充分考慮各種因素的情況下，才能使檔案管理工作順利進行。

4 結(jié)語

隨著社會進入信息時代，檔案管理也必須逐步向信息管理轉(zhuǎn)變，科學管理是管理電腦化的良好體現(xiàn)?，F(xiàn)階段，由于檔案管理的作用越來越重要，其地位得到了很大的提高，并在一定程度上與人們的生活建立了密切的關(guān)系。因此，要充分發(fā)揮其效益，必須以理論科學體系為指導，完善相應的管理體制，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新和改革其管理模式，進一步提高檔案管理的技術(shù)水平。