王啟東

(煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院，山東 煙臺(tái) 264670)

1 高校行政管理體系的含義及內(nèi)容

行政管理是指政府依法對(duì)國家事務(wù)、自身事務(wù)和社會(huì)公共事務(wù)的管理[1]，高校管理作為行政管理的一部分，有高校特有的管理方式，隸屬于社會(huì)公共事務(wù)的管理范疇。在我國，高校行政管理的主要目的是為了實(shí)現(xiàn)學(xué)校的教育目標(biāo)，它是依托于高校的組織機(jī)構(gòu)和管理制度而進(jìn)行的高校組織活動(dòng)，通過靈活的管理方式指導(dǎo)師生整合可以利用的資源，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)高校各項(xiàng)事務(wù)的高效有序管理。

我國高校內(nèi)部的行政管理體制經(jīng)過多次調(diào)整，當(dāng)前全面實(shí)行黨委領(lǐng)導(dǎo)下的校長負(fù)責(zé)制。高校黨委對(duì)本校工作實(shí)行全面領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)，切實(shí)發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)核心作用。校長是學(xué)校的法定代表人，黨委支持校長獨(dú)立負(fù)責(zé)地行使職權(quán)，全面負(fù)責(zé)教學(xué)、科研、行政管理工作。通常情況下，各個(gè)高校都有一套獨(dú)特的行政管理體系，行政人員不僅要對(duì)接政府的方針政策和高校發(fā)展戰(zhàn)略，還要在黨委和校長的領(lǐng)導(dǎo)下，采取相應(yīng)的措施和方法實(shí)現(xiàn)政策的落實(shí)和執(zhí)行。因此，高校的行政管理不僅協(xié)調(diào)了高校與政府、社會(huì)之間的關(guān)系，還協(xié)調(diào)了校內(nèi)各院、系和部門之間的關(guān)系。正是因?yàn)橛懈鱾€(gè)行政管理崗位人員的存在，才能確保高校正確貫徹執(zhí)行黨的教育方針政策，為高校各個(gè)組成部分有序高效地運(yùn)行提供基礎(chǔ)服務(wù)與保障。

2 高校行政管理體系的地位及性質(zhì)

高校行政管理是一個(gè)復(fù)雜的管理系統(tǒng)，它既是權(quán)力機(jī)構(gòu)又是服務(wù)機(jī)構(gòu)，兼具管理性與服務(wù)性，是一項(xiàng)多層次、寬廣度、高難度的工作。一方面，高校行政管理服從于國家意志和公共利益，具有鮮明的政治性、權(quán)威性。在高等教育管理方面，政府發(fā)揮著重要的宏觀規(guī)劃和指導(dǎo)作用，能夠推進(jìn)高校內(nèi)部管理體系的運(yùn)行。高校要以國家政府下發(fā)的各項(xiàng)教育方針政策為指導(dǎo)，通過行政行為制定高校內(nèi)部的規(guī)章制度和發(fā)展戰(zhàn)略，并建立起相應(yīng)的管理體制和運(yùn)行機(jī)制，確保政令暢通、規(guī)范有序的校園生活。另一方面，高校的行政管理是學(xué)校教學(xué)科研的支持體系與有力保障。高校內(nèi)的管理活動(dòng)繁瑣復(fù)雜，管理者需要有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，需要秉承以人為本的理念協(xié)調(diào)處理好校內(nèi)各項(xiàng)事務(wù)，只有這樣才能滿足學(xué)校教學(xué)與科研的需要，實(shí)現(xiàn)高校人才培養(yǎng)目標(biāo)和社會(huì)服務(wù)目的[2]。因此，高校內(nèi)的行政管理本質(zhì)上是基于教育活動(dòng)而采用的階梯，管理的目的是更好地服務(wù)于教學(xué)和科研，也更好地服務(wù)于高校的整體發(fā)展。在高校運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，管理作為一種手段而存在，服務(wù)才是管理的目的。綜上可知，高校行政管理在高校管理體系中既處于領(lǐng)導(dǎo)組織地位，又處于保障和服務(wù)的基礎(chǔ)地位，二者相輔相成，互為一體?？梢哉f，管理就是服務(wù)，缺乏服務(wù)的管理是缺少血肉的，缺乏管理的服務(wù)是缺少靈魂的。

3 高校行政管理體系的作用及意義

在我國，高校行政管理水平是衡量高校辦學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)，只有完善的行政管理體系才能保證高校的教學(xué)和科研活動(dòng)得以正常開展。所以，行政管理工作在高校中發(fā)揮著重要作用，其中最突出的就是指導(dǎo)作用、協(xié)調(diào)作用和約束作用。

首先，行政管理工作涉及到整個(gè)高校的運(yùn)轉(zhuǎn)，具有明顯的指導(dǎo)作用。從學(xué)校的整體發(fā)展方面來講，高校行政管理服從于政府的教育行政管理，因而其教育宗旨、方針政策等能夠指導(dǎo)高校的發(fā)展方向；從具體工作方面來講，政府領(lǐng)導(dǎo)下的高質(zhì)量行政管理能夠?yàn)橄聦偃藛T的工作開展指明方向，提高工作效率，推動(dòng)工作進(jìn)程。其次，在部門眾多、功能復(fù)雜的高校環(huán)境中，行政管理的協(xié)調(diào)作用也十分重要。具體包括以下三個(gè)方面：一是協(xié)調(diào)學(xué)術(shù)與行政的關(guān)系，即掌握并處理學(xué)校行政領(lǐng)導(dǎo)、行政執(zhí)行人員與從事學(xué)術(shù)研究的教師、專家以及學(xué)生之間的關(guān)系；二是協(xié)調(diào)各部門之間的功能關(guān)系，合理設(shè)置行政管理部門，明確各部門的服務(wù)內(nèi)容和要求；三是協(xié)調(diào)組織架構(gòu)與管理創(chuàng)新的關(guān)系，讓內(nèi)部溝通更加高效和迅速，提升高校內(nèi)部協(xié)同工作的能力[3]。再次，行政管理的另一個(gè)突出作用表現(xiàn)在對(duì)學(xué)校內(nèi)部各部門及其員工的約束和監(jiān)督。沒有規(guī)矩不成方圓，行政人員通過對(duì)教職工的工作情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，督促教職工及相應(yīng)的學(xué)校部門端正工作態(tài)度，履行工作職責(zé)，保證高校教育工作的質(zhì)量，維護(hù)高校的正常運(yùn)行和持續(xù)健康發(fā)展。

高校內(nèi)的行政管理把各環(huán)節(jié)各部門聯(lián)合成一個(gè)健康有序的有機(jī)體，并通過各種行政管理手段有效地組織高校教學(xué)、科研活動(dòng)，在高校運(yùn)行與發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的保障作用。尤其是在當(dāng)前我國高等教育深化改革的大背景下，行政管理在高校中的地位愈加凸顯，建立一支專業(yè)化的行政管理隊(duì)伍對(duì)于高等教育的深化改革具有十分重要的意義。

4 高校行政管理工作改革的探索

4.1 改革管理制度，創(chuàng)新管理服務(wù)理念

高校作為特殊的社會(huì)組織，有其自身的運(yùn)行邏輯，這使得科層管理理論在高校的適用性受到限制[4]。因此，高校中的科層管理制度必須在原有基礎(chǔ)上加以借鑒和超越，從而提高管理效率，建立起適合高校運(yùn)轉(zhuǎn)的管理體系。

首先，可以通過減少?zèng)Q策層與執(zhí)行層中間的管理層級(jí)，壓縮職能部門和機(jī)構(gòu)，增加管理幅度，變垂直管理為扁平化管理。高校行政機(jī)構(gòu)改革要從實(shí)際出發(fā)，合理界定各行政部門的職能，在此基礎(chǔ)上，通過合理設(shè)置和精簡機(jī)構(gòu)、裁減管理人員等方式來減少管理層次，實(shí)現(xiàn)權(quán)力中心的適當(dāng)下移與分散，建立起層級(jí)適中、反應(yīng)靈敏、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的管理體系。管理層次的減少可以加速信息傳遞，提高組織機(jī)構(gòu)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率；與此同時(shí)，更多的決策權(quán)流向基層行政人員手中，基層人員的活力和創(chuàng)造力得到激發(fā)，工作熱情和工作質(zhì)量也會(huì)進(jìn)一步提高。其次，高校行政管理人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步樹立“管理即服務(wù)”的理念，自覺增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮崗位服務(wù)職能。行政管理兼具管理和服務(wù)的雙重性，服務(wù)是管理的本質(zhì)，在管理中為師生提供服務(wù)是高校管理者的最終目標(biāo)[5]。管理是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的手段，管理的目的是避免發(fā)生問題，兩者不能夠偏廢。如果管理缺乏服務(wù)就會(huì)變成令人無所適從的粗暴管理，這種管理往往會(huì)引起人們的反感，管理規(guī)定越嚴(yán)厲，人們?cè)椒纯?，管理就失去了意義。同樣，如果服務(wù)離開了管理就會(huì)變成缺乏支撐條件的無序服務(wù)，會(huì)產(chǎn)生方方面面的問題。因此，行政管理者必須摒棄“官本位”的觀念，將管理與服務(wù)統(tǒng)一于自己的職權(quán)和工作之中，通過規(guī)范有序的管理為師生創(chuàng)造良好的教育教學(xué)和學(xué)術(shù)研究環(huán)境，從而更好地發(fā)揮出高校教書育人、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)等職能。

總的來說，高校管理制度的改革應(yīng)當(dāng)在原有科層制的基礎(chǔ)上，利用其正向功能，通過對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行扁平化創(chuàng)新來消除科層制組織結(jié)構(gòu)負(fù)面的影響，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的行政管理；同時(shí)，又要提高管理人員素質(zhì)，形成以教學(xué)和科研為中心的管理服務(wù)理念，在提高行政管理效率的同時(shí)，形成學(xué)術(shù)自由自治的發(fā)展局面。只有這樣，才能使得行政管理成為高校改革與發(fā)展道路上的堅(jiān)實(shí)保障。

4.2 完善內(nèi)部管理，平衡學(xué)術(shù)權(quán)力與行政權(quán)力

當(dāng)今，高校規(guī)模不斷增大，教育方式發(fā)生了變革，高校的治理主體擴(kuò)展到了教師、行政部門、企業(yè)、政府部門等多個(gè)方面，治理主體日益多元化。其中行政管理和學(xué)術(shù)管理是高校管理中最重要的兩個(gè)方面，二者交織成為大學(xué)獨(dú)有的管理結(jié)構(gòu)，共同為大學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)而服務(wù)[6]。在黨委領(lǐng)導(dǎo)、校長負(fù)責(zé)的制度下，行政權(quán)力的地位明顯高于學(xué)術(shù)權(quán)力。然而高校作為一個(gè)學(xué)術(shù)團(tuán)體，當(dāng)學(xué)術(shù)性事務(wù)與行政性事務(wù)交叉之時(shí)，學(xué)術(shù)權(quán)力的良好運(yùn)行可以更加有效地提高學(xué)校決策的科學(xué)性。因此，要想平衡學(xué)術(shù)權(quán)力與行政權(quán)力，就應(yīng)該從以下兩個(gè)方面入手。

首先，應(yīng)該促進(jìn)學(xué)術(shù)權(quán)力參與高校事務(wù)決策。我們必須認(rèn)識(shí)到學(xué)術(shù)權(quán)力的推進(jìn)并非削弱黨的行政權(quán)力，而是在面對(duì)學(xué)術(shù)性問題時(shí)，充分發(fā)揮高校學(xué)者們的積極作用，依靠學(xué)者自己對(duì)學(xué)術(shù)問題的研究和見解，積極行使自主權(quán)和發(fā)言權(quán)，在黨的領(lǐng)導(dǎo)下以更科學(xué)的態(tài)度決定學(xué)術(shù)性的事務(wù)。也就是說，學(xué)術(shù)權(quán)和行政權(quán)的適度交叉可以在管理層和專家學(xué)者之間架起溝通的橋梁，可以提高學(xué)術(shù)決策的科學(xué)性，保障學(xué)術(shù)權(quán)的充分發(fā)揮。其次，建議建立學(xué)術(shù)權(quán)力和行政權(quán)力相互平衡、相互協(xié)調(diào)的管理機(jī)制。一方面要清楚界定學(xué)術(shù)權(quán)和行政權(quán)的職權(quán)范圍，制訂明確完備的制度和流程，保證兩者各自權(quán)力的有效實(shí)施，規(guī)范各自的權(quán)力運(yùn)行；另一方面要充分發(fā)揮黨委的宏觀調(diào)控作用，著眼于全局，把握高校整體的發(fā)展方向，處理好學(xué)術(shù)權(quán)力與行政權(quán)力之間的協(xié)調(diào)與監(jiān)督關(guān)系。例如，涉及到學(xué)術(shù)發(fā)展、學(xué)科建設(shè)、學(xué)術(shù)不端等事務(wù)時(shí)，學(xué)術(shù)權(quán)力應(yīng)發(fā)揮主要作用，此時(shí)行政權(quán)力可以監(jiān)督學(xué)術(shù)權(quán)力的實(shí)施，保障其合理合法。二者相互協(xié)調(diào)，共同為高校發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

總之，高校需要的是高效的行政管理體系而不是“行政化”，所有的學(xué)術(shù)權(quán)力和行政權(quán)力的運(yùn)行都是為了更好地開展教學(xué)科研活動(dòng)。倘若高校能夠在學(xué)術(shù)權(quán)和行政權(quán)之間建立平衡的運(yùn)行機(jī)制，既符合高校學(xué)術(shù)發(fā)展規(guī)律，又可以使高校自身有序運(yùn)行、適應(yīng)外部環(huán)境，就能夠更好地促進(jìn)我國高校深化改革目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

4.3 建立有效溝通機(jī)制，確保工作效率

信息溝通是進(jìn)行行政決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。組織內(nèi)各成員之間的有效溝通可以幫助彼此相互了解，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)意識(shí)的形成；上下級(jí)之間的有效溝通不僅可以幫助領(lǐng)導(dǎo)從下級(jí)那里獲得更多的信息，有助于領(lǐng)導(dǎo)者做出更科學(xué)的決策，還可以幫助下級(jí)更加深入地了解領(lǐng)導(dǎo)的想法，有助于下級(jí)成員更快更好地完成領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)任務(wù)。

首先，應(yīng)拓寬信息溝通傳遞渠道，保證信息傳遞迅速、及時(shí)。一條很有價(jià)值的信息，如果傳遞速度過慢，就可能失去時(shí)效性，變得毫無價(jià)值。因此，高校行政部門與服務(wù)對(duì)象之間要建立起暢通的溝通渠道，包括會(huì)議、文件、通知、公告等正式的溝通方式和微信網(wǎng)絡(luò)、電話、口頭通知等非正式的溝通方式。研究表明，口頭與書面混合的方式溝通效果最佳[7]。其次，要規(guī)范信息傳遞，保證信息的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。高校在管理溝通中的信息復(fù)雜多樣，在傳遞過程中要注意準(zhǔn)確分析，并合理規(guī)范、科學(xué)整合信息，必要時(shí)可以通過雙向溝通進(jìn)行核實(shí)與確認(rèn)，消除信息傳遞過程中的干擾，避免誤解和誤傳，影響指令的執(zhí)行。此外，還應(yīng)采用條塊結(jié)合的溝通方式，促進(jìn)各部門間的橫向溝通。各部門人員在向上負(fù)責(zé)的同時(shí)，還應(yīng)該建立同級(jí)別的不同部門之間的協(xié)作關(guān)系，形成網(wǎng)格化的溝通機(jī)制與管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)平行溝通。當(dāng)不同部門之間的壁壘被打破，各組織之間的溝通互動(dòng)也會(huì)增強(qiáng)，當(dāng)遇到問題時(shí)就能夠?qū)崿F(xiàn)不同部門之間的快速聯(lián)動(dòng)，有效地提高行政人員的工作應(yīng)變能力，進(jìn)而提升服務(wù)水平和辦事效率。與此同時(shí)，為了讓學(xué)校信息更為通暢，管理更為扁平化，高校還可以采取更多人性化的措施。比如，學(xué)校主要校領(lǐng)導(dǎo)每隔一段時(shí)間就可以邀請(qǐng)校內(nèi)不同部門、院系的師生共同交流對(duì)學(xué)校發(fā)展的看法，同時(shí)也為不同院系之間的融合創(chuàng)造平臺(tái)；也可以利用網(wǎng)絡(luò)形式，開通網(wǎng)上信箱，方便學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)傾聽基層教職工和校內(nèi)學(xué)生的想法。

4.4 完善績效考核制度，建立高效激勵(lì)機(jī)制

激勵(lì)機(jī)制是指通過一定的激勵(lì)方法來激發(fā)人們的主觀能動(dòng)性，促使其更好地投入到工作中的一種管理手段。在高校中，科學(xué)合理的激勵(lì)機(jī)制能夠全面調(diào)動(dòng)教職工潛在的工作熱情，能夠提高高校自身辦學(xué)效益和管理水平，幫助其更好地適應(yīng)高等教育發(fā)展的新形勢[8]。

完善激勵(lì)機(jī)制是加強(qiáng)高校內(nèi)部管理的重要方面。首先，要打破高校內(nèi)“鐵飯碗”的定律。高校應(yīng)當(dāng)裁撤冗員，按需設(shè)崗，通過公開招聘與競爭選拔優(yōu)秀人才，避免養(yǎng)閑散人員。在人員管理上全面推行合同管理，實(shí)行聘期考核制度，激發(fā)管理人員的競爭意識(shí)，避免人浮于事，保持高校內(nèi)部積極向上的工作氛圍。其次，要健全績效考核與薪酬管理制度。薪酬激勵(lì)是應(yīng)用最廣泛的一類激勵(lì)方法，它最基本也最有效。高校應(yīng)適度提高行政人員的薪酬水平，以此增加崗位的吸引力和競爭力，同時(shí)應(yīng)公平公正地考察管理人員對(duì)其崗位的勝任能力，根據(jù)其工作水平和貢獻(xiàn)大小來確定獎(jiǎng)金的發(fā)放比例，建立起“優(yōu)勞優(yōu)酬”的高校自主的工資分配體系。再次，暢通晉升渠道也是一個(gè)十分有效的激勵(lì)方法。工齡和資歷不應(yīng)該成為行政管理者職位晉升的絆腳石，高校應(yīng)當(dāng)任人唯才，科學(xué)合理地考核教職工的工作能力，并采取優(yōu)勝劣汰的方式調(diào)整職位和分配報(bào)酬，以此激發(fā)行政管理人員的工作積極性，增強(qiáng)其競爭意識(shí)。最后，精神與情感激勵(lì)也不能忽視，因?yàn)榈玫絼e人的認(rèn)可是許多人的心聲，無論是員工還是領(lǐng)導(dǎo)。精神激勵(lì)與情感激勵(lì)更加注重用情感去感動(dòng)人，它建立在人與人互相尊重的基礎(chǔ)上，通過情感共鳴使被管理者感受到溫暖，并獲得自信與成就感。當(dāng)員工感受到友善和溫度，就會(huì)獲得更加強(qiáng)大的內(nèi)驅(qū)力，促使他們主動(dòng)地思考和投入，以更加積極的態(tài)度面對(duì)工作。

高校行政管理一個(gè)多層次、寬廣度、高難度的復(fù)雜化的管理系統(tǒng)，是學(xué)校教學(xué)科研的支持體系與有力保障。隨著時(shí)代與社會(huì)的發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)地更新管理服務(wù)觀念逐漸成為了高校行政管理人員的必修課，高校行政管理工作的改革與創(chuàng)新已刻不容緩。然而，高校行政管理的改革與創(chuàng)新也是一項(xiàng)復(fù)雜且艱巨的任務(wù)，并非一朝一夕就能完成的工作。在進(jìn)行改革的過程當(dāng)中，相關(guān)的管理層必須要有“刮骨療毒”的決心，樹立正確的工作目標(biāo)，采取科學(xué)合理的措施，長期堅(jiān)持，不斷思考研究，深入實(shí)踐，才能保證科學(xué)、優(yōu)質(zhì)、高效的行政管理工作，更好地推動(dòng)我國高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展。