徐辛酉 孫路

摘? 要：在風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制工具箱中，信息工具扮演著特殊的角色。檔案信息作為一類風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制工具，其主要的約束方式包括：借助檔案信息實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制中的職責(zé)延續(xù)、預(yù)防管理和可追溯。厘清檔案信息作為風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制工具的使用方式，對(duì)于進(jìn)一步認(rèn)識(shí)檔案信息的社會(huì)價(jià)值具有積極意義。

關(guān)鍵詞：風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制;規(guī)制工具;檔案信息約束

Abstract：? Information tools play a special role in the risk regulation toolbox. The main ways in which archival information is used as a type of risk regulation tool can be bound including the use of archival information for responsibilities continuation， preventive management and traceability in risk regulation. The clarification of the use of archival information as a risk regulation tool has positive implications for the further understanding of the social value of the archival information.

Keywords： Risk regulation; Regulatory tools; Archival information constraints

2021年第4期上，《檔案管理》刊登了筆者《檔案社會(huì)規(guī)制功能的實(shí)現(xiàn)機(jī)理——從科學(xué)管理的視角》，文中提及一個(gè)觀點(diǎn)：檔案的社會(huì)規(guī)制功能體現(xiàn)為工具式的社會(huì)規(guī)制。[1]其立論依據(jù)是檔案作為一類信息工具，因其憑證性和相對(duì)權(quán)威的參考價(jià)值，在“用于消除事物不確定性”中，尤其適用于風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制。遺憾的是，該文對(duì)檔案信息具體如何作用于風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制，或者說作用于風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制的方式問題，并沒有進(jìn)行介紹。本文擬從檔案信息約束的角度，就此問題展開進(jìn)一步探討。

1 檔案信息作為風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制工具使用的史實(shí)

風(fēng)險(xiǎn)存在于社會(huì)各個(gè)角落，如何規(guī)避和處理風(fēng)險(xiǎn)是人類長期以來探討的話題，也積累了豐富的研究成果。如愛德華·羅斯在《社會(huì)控制》一書中，羅列的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制手段包括：輿論和信仰，法律和禮儀，啟蒙和幻想，社會(huì)暗示和社會(huì)宗教等。認(rèn)為：“在管理結(jié)構(gòu)中，上述哪一類更為重要取決于社會(huì)的構(gòu)成”。[2]龐德則提出了通過法律手段的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制，認(rèn)為：“我們依靠法律秩序，不僅是為了一般的安全，也是為了幾乎所有社會(huì)風(fēng)險(xiǎn)控制的任務(wù)?！盵3]檔案信息作為一類風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制工具在人類歷史中被使用，也屢見不鮮。

較早應(yīng)用是在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域。如蘇美爾文明中，廟宇對(duì)其收繳上來的賦稅及相關(guān)財(cái)物的管理，是要求祭司向祭司長提供他們所保管財(cái)物的詳細(xì)賬目檔案信息，以解決財(cái)物漏收漏管的風(fēng)險(xiǎn)。古巴比倫商業(yè)交易中，大都是在石板上刻上文書作為日后風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制的手段，以防范欺詐與抵賴。工業(yè)革命后，為進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)管理，1845年英國議會(huì)通過了《公司條款合并法案》（Company Clauses Consolidation Act），手段之一是要求公司保存“完整和真實(shí)的”賬目檔案信息，以用于監(jiān)控相關(guān)資金流動(dòng)情況，警惕資金鏈斷裂風(fēng)險(xiǎn)。同期的美國弗蘭克福兵工廠和華特弗里特兵工廠，也于1881年實(shí)施車間訂單檔案管理制度，辦法是通過卡片記錄工作任務(wù)及其使用的勞動(dòng)力數(shù)量和原材料的相關(guān)情況，當(dāng)訂單完成之后，這些卡片歸檔保存，作為進(jìn)一步開展成本風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制的依據(jù)。

在政治領(lǐng)域，中國元朝和明朝實(shí)行了“照刷磨勘文卷制度”，系一種行政管理風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制措施。具體做法是：由監(jiān)察機(jī)關(guān)，具體包括御史臺(tái)、肅正廉訪司和行御史臺(tái)，對(duì)相應(yīng)各級(jí)政府機(jī)關(guān)在行政過程形成的檔案文卷定期予以審查，或一年一查，或三年一查，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理其中存在的行政違規(guī)與偏失等風(fēng)險(xiǎn)?！罢账⒛タ蔽木碇贫润w現(xiàn)了廉潔高效的政治理想與檔案控制功能的完美結(jié)合?！盵4]類似做法還包括中國唐朝的勾檢制度，“凡文案既成，勾司行朱訖，皆書其上端，記年月日，納諸庫?！盵5]其核心要義在于“發(fā)辰檢稽失”，目的是盡可能減少行政過程中的失察風(fēng)險(xiǎn)。到了近現(xiàn)代，特別是當(dāng)代，各國普遍推行行政案卷制度，也稱為檔案制度，“行政主體的行政行為只能以該案卷為依據(jù)作出，卷外證據(jù)不能作為行政行為根據(jù)的一項(xiàng)程序制度?！盵6]它強(qiáng)調(diào)行政主體在作出決定或采取行動(dòng)前，需借助多種渠道獲取用以證明事實(shí)的各類檔案信息，如調(diào)查、聽證、鑒定和相對(duì)人提供的其他相關(guān)證據(jù)材料等，在“先取證再?zèng)Q定”基礎(chǔ)上保證程序正當(dāng)，防范權(quán)力濫用風(fēng)險(xiǎn)。

2 檔案信息作為風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制工具的約束方式

相較神話、小說和戲曲等虛構(gòu)信息，檔案信息因其憑證性和相對(duì)權(quán)威的參考價(jià)值，如前所述，使其在風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制中發(fā)揮獨(dú)特效用。而依據(jù)檔案信息生成和利用的具體場(chǎng)景，則可將其作為風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制工具的約束方式歸結(jié)為以下幾種。

2.1 借由檔案信息實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制中的職責(zé)延續(xù)。該種約束方式源于檔案信息的生成背景，即：檔案由文件轉(zhuǎn)化而來。如英國檔案學(xué)家希拉里·詹金遜就指出，檔案是某一行政管理或行政事務(wù)實(shí)施過程中所擬就或使用，以備不時(shí)查考的各種文件。[7]因文件尤其指公文載明有相關(guān)主體的職責(zé)范疇，就構(gòu)成了規(guī)范相關(guān)主體職責(zé)履行或因違規(guī)操作被懲處的依據(jù)。由此也使仍處有效期內(nèi)的歸檔后文件，繼續(xù)成為規(guī)制相關(guān)主體職責(zé)履行的工具，而非因?yàn)槲募D(zhuǎn)化為檔案后就失去了其規(guī)制功效，保證了職責(zé)履行的持續(xù)性，避免了無謂的中斷或混亂。

根本原因仍在于，文件（含歸檔后的文件，一般指公文）是“社會(huì)組織或其領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的憑證性信息記錄。”[8]是一種規(guī)制工具，其規(guī)制效用體現(xiàn)在公文各組成部分，如標(biāo)題、收文機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、印章、日期、附件等。其與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制框架的對(duì)應(yīng)關(guān)系為：公文→風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制的工具;標(biāo)題→風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制的主題;收發(fā)文機(jī)構(gòu)→風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制的對(duì)象;正文、印章、日期、附件→風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制的信息依據(jù)。

這樣，公文通過其標(biāo)題、正文及附件記錄，明確了發(fā)文者和收文者各自職責(zé)，構(gòu)成了對(duì)他們規(guī)制的依據(jù)。而即使該份公文轉(zhuǎn)化為檔案后，只要文件仍在有效期內(nèi)，其記錄的檔案信息仍將繼續(xù)成為防范相關(guān)主體失職瀆職風(fēng)險(xiǎn)的依據(jù)，而非因文件不在現(xiàn)行期或流轉(zhuǎn)中而導(dǎo)致相關(guān)職責(zé)中斷，也實(shí)現(xiàn)了對(duì)相關(guān)活動(dòng)的持續(xù)規(guī)制。如仍在有效期內(nèi)的決議、命令或條例類檔案文件?，F(xiàn)實(shí)中，該類檔案文件廣泛存在于單位內(nèi)部檔案室或文件中心，被統(tǒng)稱為“半現(xiàn)行文件”。

事實(shí)上，不僅公務(wù)文件，其他管理類文件轉(zhuǎn)化為檔案后，在相當(dāng)時(shí)期內(nèi)仍將繼續(xù)發(fā)揮職責(zé)規(guī)制功效。如工商管理部門通過對(duì)微商建檔，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理和防范經(jīng)營詐騙。也因此有學(xué)者認(rèn)為：“檔案不應(yīng)只是當(dāng)成被動(dòng)地對(duì)文件的例行轉(zhuǎn)化，其功能優(yōu)勢(shì)使它成為一種可以被社會(huì)主動(dòng)運(yùn)用的合目的控制工具?！盵9]

2.2 借由檔案信息實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制中的預(yù)防管理。從檔案效用的實(shí)際發(fā)揮特點(diǎn)看，存在不確定性，即有學(xué)者認(rèn)為的：“它長期處于價(jià)值的靜寂期（或稱休眠期），表現(xiàn)為一種潛在的價(jià)值?！盵10]這種不確定性，使我們?cè)诶脵n案信息時(shí)，沒法精確預(yù)測(cè)，只能更多地發(fā)揮其預(yù)防的作用。以預(yù)防為主的檔案信息利用場(chǎng)景，是一種典型的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制行為。

具體到檔案信息如何實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制中的預(yù)防管理，主要體現(xiàn)為直接的預(yù)防和間接的預(yù)防兩種方式。直接的預(yù)防是檔案信息中記錄有尚在有效期內(nèi)的明令禁止性或義務(wù)性條款;間接的預(yù)防指檔案中盡管沒有載明禁止性或義務(wù)性條款，但相關(guān)主體的行為與被記錄的檔案信息相關(guān)，從而在思想或行為上自覺接受約束。如指紋檔案、虹膜檔案等生理特征材料，用于“防患于未然”，以及建立“失信檔案”，使更多人不敢輕易做出失信行為等。為此，丁耀琪認(rèn)為：“婚姻登記檔案、工商登記檔案、向上級(jí)備案……，都是對(duì)契約歷史記錄的一種強(qiáng)力鎖定，使契約行為上升到規(guī)范、穩(wěn)固的高度，從而產(chǎn)生強(qiáng)勁的威懾?！盵11]丁耀琪認(rèn)為：“通過對(duì)人們的思想意識(shí)上的監(jiān)督約束，來達(dá)到規(guī)范人們言行，維護(hù)社會(huì)正常秩序的目的。”[12]

2.3 借由檔案信息實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制中的可追溯。事后追溯也是風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制中常用的一種手法。具體到借助檔案信息如何實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制中的可追溯，主要有對(duì)問題的追溯和對(duì)社會(huì)記憶的追溯兩種方式。

對(duì)問題的追溯是借助檔案真實(shí)性，以規(guī)避未來類似風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，并最終實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的有效規(guī)制。如在工程事故追溯中，依據(jù)的是基建檔案記錄，可以分析相關(guān)施工單位或監(jiān)理單位在風(fēng)險(xiǎn)管控中不到位的地方，以進(jìn)一步規(guī)范后續(xù)的工程建設(shè)。

對(duì)社會(huì)記憶的追溯方面，有學(xué)者發(fā)現(xiàn)：歷史發(fā)展早期缺乏對(duì)平民的記憶，原因是沒有留存針對(duì)平民的系統(tǒng)檔案記憶。[13]由此，防范社會(huì)記憶缺失風(fēng)險(xiǎn)的措施之一是留存檔案信息，以供后人追溯和再現(xiàn)。如現(xiàn)代社會(huì)通過有選擇地留存、提供與展示與當(dāng)時(shí)社會(huì)主流價(jià)值觀、意識(shí)形態(tài)相符合的檔案記憶信息，以防范相關(guān)記憶缺失。現(xiàn)實(shí)中的具體操作如：通過制定《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》，明確了檔案收集的范圍是：“本行政區(qū)內(nèi)重大活動(dòng)、重要事件形成的、涉及民生的專業(yè)檔案?！薄爸卮蟆薄爸匾薄懊裆钡仍u(píng)判標(biāo)準(zhǔn)的背后，是國家防范相關(guān)主流記憶缺失風(fēng)險(xiǎn)的一種舉措。

3 結(jié)語

通過檔案信息延續(xù)相關(guān)主體的職責(zé)、開展預(yù)防和可追溯管理，最終目標(biāo)適用于風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制，體現(xiàn)的是一種科學(xué)管理的思想與行為。檔案信息作為風(fēng)險(xiǎn)規(guī)制工具的作用方式還可以有多種維度，這里僅從檔案信息生成和利用的場(chǎng)景出發(fā)進(jìn)行了初步探討，有待進(jìn)一步研究。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐辛酉，趙子博.檔案社會(huì)規(guī)制功能的實(shí)現(xiàn)機(jī)理——從科學(xué)管理的視角[J].檔案管理，2021（4）：51.

[2]愛德華·羅斯.社會(huì)控制[M].北京：華夏出版社，1989：313.

[3]龐德.通過法律的社會(huì)控制[M].北京：商務(wù)印書館，1984：131.

[4]覃兆劌.中國檔案事業(yè)的傳統(tǒng)與現(xiàn)代化[M].北京：中國檔案出版社，2003：67.

[5]周雪恒.中國檔案事業(yè)史[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，1994：177.

[6]倪洪濤.行政案卷制度論綱[J].甘肅政法學(xué)院學(xué)報(bào)，2005（2）：103.

[7]陳兆祦，和寶榮.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，1996：7.

[8]楊霞.現(xiàn)代文件管理·序言[M].北京：中國檔案出版社，2003.

[9]覃兆劌.檔案功能與誠信控制[J].檔案學(xué)研究，2002（4）：12.

[10]丁海斌，方鳴，陳永生.檔案學(xué)概論[M].沈陽：遼寧大學(xué)出版社，2012：79.

[11]丁耀琪.檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)的通透與檔案管理行動(dòng)的高效.載覃兆劌主編的《檔案雙元價(jià)值論談》一書[M]，北京： 科學(xué)出版社，2015：153.

[12]丁耀琪.關(guān)于檔案作用的再思考[J].上海檔案，1999（3）：16.

[13]趙躍飛.未見平民史[J].中國檔案，1999（1）：1.