孫柯貞

(河南工業(yè)大學(xué) 檔案館，河南 鄭州450001)

在檔案學(xué)界的研究中，經(jīng)常出現(xiàn)“單軌”“雙軌”“單套”“雙套”等概念。一般來說，“軌”是指運(yùn)行狀態(tài)，“套”是指保存狀態(tài)[1]。電子檔案單套制，是指電子文件僅以單一的電子形式進(jìn)行歸檔，單套保存成為電子檔案。

近幾年，我國電子文件管理經(jīng)歷了從強(qiáng)制雙套制到單套制的實(shí)踐嘗試和管理轉(zhuǎn)型。中央層面，自2012年起國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室就先后對國家電網(wǎng)有限公司文件、國土資源部宗地統(tǒng)一代碼文件、海關(guān)總署船舶噸稅文件、國家知識產(chǎn)業(yè)局專利業(yè)務(wù)文件等開展了全流程電子化管理試點(diǎn)。地方層面，2015年以后，中國(上海)自由貿(mào)易試驗(yàn)區(qū)、珠海市檔案局(館)、浙江省檔案局(館)等都相繼開展了單套制實(shí)踐。新形勢新實(shí)踐推動了電子文件管理的政策變化。法律法規(guī)層面，2016年1月1日起施行的《會計(jì)檔案管理辦法》，其中第八條規(guī)定“同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會計(jì)檔案”，自此開啟了電子檔案單套制的新征程；其后，2017年3月1日開始實(shí)施的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894—2016)文件，取消了強(qiáng)制推行雙套制的明文規(guī)定，為推行單套制歸檔預(yù)留了一定范圍的政策空隙；2020年6月20日修訂通過的《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)，第一次明確電子檔案的法律效力和憑證作用，為電子檔案單套管理提供了原則要求和法律支撐。實(shí)踐與政策創(chuàng)新共同推動電子檔案單套管理?xiàng)l件的成熟，但要真正實(shí)施還要滿足一系列的前置條件。電子檔案單套制管理不僅需要法律、制度、政策、技術(shù)、人員等多要素的合力，還需要多部門間的密切配合和通力合作[2]，因此協(xié)同管理是電子檔案真正實(shí)現(xiàn)單套制管理的必然手段。

從已有研究文獻(xiàn)看，協(xié)同管理自被引入我國檔案管理工作之后，已涌現(xiàn)出豐碩的研究成果。學(xué)者們主要從檔案管理系統(tǒng)與政務(wù)服務(wù)平臺協(xié)同設(shè)計(jì)、檔案服務(wù)轉(zhuǎn)型、檔案工作與文書工作的協(xié)同等方面探討協(xié)同管理的實(shí)現(xiàn)[3-5]。但就電子文件與電子檔案管理而言，目前協(xié)同管理存在協(xié)同目標(biāo)不一、協(xié)同合作不力、協(xié)同動力不足等問題[6]。針對協(xié)同管理存在的問題，學(xué)者們主要從制度建設(shè)方面提出了一些建議，例如：桂美銳提出了目標(biāo)協(xié)同、功能協(xié)同、動力協(xié)同的實(shí)現(xiàn)路徑[6]；聶勇浩、陳俊恬進(jìn)一步提出了健全領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商機(jī)制、強(qiáng)化文檔業(yè)務(wù)協(xié)同、完善協(xié)同保障體系的政策建議[7]；李玉芬則認(rèn)為要實(shí)現(xiàn)整體協(xié)同效應(yīng)，還應(yīng)形成部門合作共建機(jī)制、信息資源共享機(jī)制、電子文件協(xié)同管理制度[8]。

綜上所述，學(xué)界對在電子檔案管理工作中引入?yún)f(xié)同理念、推進(jìn)協(xié)同管理已達(dá)成共識，但現(xiàn)有成果主要聚焦于實(shí)施層面的問題與對策分析，尚未對協(xié)同管理的運(yùn)行機(jī)制與實(shí)現(xiàn)路徑進(jìn)行詳細(xì)闡釋。本文將以協(xié)同管理為主線，系統(tǒng)探討電子檔案單套制協(xié)同管理的運(yùn)行機(jī)制與實(shí)現(xiàn)路徑，以期為組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件、電子檔案管理實(shí)踐提供參考與借鑒。

1 電子檔案單套制協(xié)同管理的理論內(nèi)涵

1.1 協(xié)同管理理論

20世紀(jì)60年代，美國戰(zhàn)略管理學(xué)家安索夫在其著作《新公司戰(zhàn)略》中，首次將協(xié)同思想引入管理學(xué)，他認(rèn)為協(xié)同能為企業(yè)的資源帶來高于其各個部分收益加總的合并收益，并把協(xié)同分為銷售協(xié)同、經(jīng)營協(xié)同、投資協(xié)同、管理協(xié)同等[9]。20世紀(jì)90年代，協(xié)同管理思想被引入國內(nèi)企業(yè)管理領(lǐng)域，學(xué)術(shù)界先后形成了和諧管理理論、管理集成理念、產(chǎn)學(xué)研協(xié)同創(chuàng)新、供應(yīng)鏈協(xié)同管理等研究成果，并逐步拓展出組織內(nèi)、同質(zhì)或異質(zhì)組織之間、網(wǎng)絡(luò)組織等多層次協(xié)同管理研究視角[10]，為協(xié)同管理理論廣泛應(yīng)用于其他領(lǐng)域提供了理論基礎(chǔ)。具體而言，協(xié)同管理是“多個單元或節(jié)點(diǎn)企業(yè)為同一目標(biāo)，共享資源，共同努力，協(xié)調(diào)一致的過程，其目的是達(dá)到‘1+1>2’的效果”[11]。

1.2 協(xié)同管理理論在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用

協(xié)同管理可以實(shí)現(xiàn)不同資源擁有者之間的優(yōu)勢互補(bǔ)。通過協(xié)同合作共同開發(fā)檔案信息資源，能夠有效彌補(bǔ)檔案管理部門自身力量的不足，進(jìn)一步提升檔案資源開發(fā)能力[12]，這是協(xié)同管理理論在檔案管理領(lǐng)域得以積極應(yīng)用的基礎(chǔ)。例如：在醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理方面，協(xié)同管理機(jī)制通過發(fā)揮高度聚合力量、要素和資源的輔助作用，提升了醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的實(shí)效性[13]；在大型工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方面，電子文件協(xié)同管理有效實(shí)現(xiàn)了大型建設(shè)項(xiàng)目的電子檔案信息資源共享[14]；在大型企業(yè)檔案管理方面，協(xié)同管理模式有效整合了集團(tuán)內(nèi)部各公司、各部門之間的協(xié)作關(guān)系，是當(dāng)前實(shí)現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)檔案管理效益最優(yōu)化的重要舉措[15]。

1.3 協(xié)同管理理論在電子檔案單套制管理中的應(yīng)用

在大數(shù)據(jù)時代管理與技術(shù)雙重變革的現(xiàn)實(shí)背景下，電子文件管理與傳統(tǒng)檔案管理在工作機(jī)制上存在著顯著差異。在電子檔案單套制管理中構(gòu)建協(xié)同管理框架，可以實(shí)現(xiàn)跨部門的主體協(xié)同合作、跨流程的業(yè)務(wù)整合再造、跨邊界的資源共享利用，具有較強(qiáng)的可操作性。

其一，協(xié)同管理強(qiáng)調(diào)多元主體的業(yè)務(wù)協(xié)作，這與電子檔案單套制追求跨部門管理的現(xiàn)實(shí)需求相契合。電子文件的生產(chǎn)、流轉(zhuǎn)、管理、使用是一個前后銜接、上下聯(lián)通的過程，單一主體難以獨(dú)立完成，其前端業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門與后端管理部門的協(xié)作程度將直接影響電子檔案單套制管理的水平。目前相關(guān)主體在電子文件管理過程中存在權(quán)責(zé)內(nèi)容不清晰[17]、標(biāo)準(zhǔn)使用不統(tǒng)一[16]、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)銜接不足[6]等問題，給電子檔案單套制管理帶來一定困難，迫切需要通過推行以多元主體追求整體效應(yīng)為內(nèi)容的協(xié)同管理理念，改變主體間合作不力的現(xiàn)實(shí)。

其二，協(xié)同管理注重復(fù)雜的非線性活動的整合再造，這與電子檔案單套制追求跨流程協(xié)作的業(yè)務(wù)目標(biāo)相匹配。在電子文件單軌運(yùn)行并單套保存為電子檔案的過程中，文件處理前端存在歸檔業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)量眾多、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)形成情況復(fù)雜多樣、文件存在形式多態(tài)并存等問題[17]，極大增加了檔案管理后端歸檔的難度,成為電子文件管理流程與職能部門業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通的瓶頸。要理順電子檔案單套制管理的工作流程，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程與檔案管理流程的同步、同頻，需要電子文件處理前端與檔案管理后端的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)在操作規(guī)范與合作上協(xié)同，進(jìn)而完成流程的優(yōu)化整合與再造。

其三，協(xié)同管理強(qiáng)調(diào)各類資源要素的融通聯(lián)結(jié)，這與電子檔案單套制追求跨邊界共享的資源利用要求相適應(yīng)。在電子文件生命周期的各個階段，存在不同部門的軟硬件配備各異、管理規(guī)則不一、人財物缺失等問題[18]。因此，實(shí)現(xiàn)跨流程、高效率的電子檔案單套制協(xié)同管理，就必須統(tǒng)籌兼顧，加強(qiáng)各參與主體在標(biāo)準(zhǔn)指南制定、信息資源共享、人力資源配備、技術(shù)資金支持等方面的協(xié)調(diào)配合，將協(xié)同管理的目標(biāo)要求轉(zhuǎn)變?yōu)閷芾硪馗咝Я鲃雍唾Y源要素合理配置的需求，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)各種電子檔案資源的全面整合和高效利用。

因此，本文認(rèn)為電子檔案單套制協(xié)同管理，就是指在電子文件形成、辦理、傳輸和存儲過程中所涉及的檔案、業(yè)務(wù)、信息技術(shù)等多元主體，通過同步協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)流程與電子檔案管理流程、合理配備軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，融通聯(lián)結(jié)各自掌握的檔案管理要素資源，進(jìn)而整合再造文件流、業(yè)務(wù)流以及其他信息流以滿足主體協(xié)作、業(yè)務(wù)協(xié)同、要素協(xié)調(diào)的電子檔案單套制管理的需要，并實(shí)現(xiàn)電子檔案安全、信息資產(chǎn)管護(hù)、工作效率提高、方便共享、利用便捷等目的。具體而言，電子檔案單套制的協(xié)同管理理念包括以下內(nèi)容：一是不僅包括檔案管理部門內(nèi)部的協(xié)作，也包括電子文件流與業(yè)務(wù)流整合過程中不同業(yè)務(wù)主體、不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)、不同資源要素之間的統(tǒng)籌協(xié)作。二是協(xié)同理念的實(shí)質(zhì)在于通過各參與主體、業(yè)務(wù)流程、資源要素的合理互聯(lián)、科學(xué)重組，達(dá)到整體效益最大化和集體利益最優(yōu)化的目標(biāo)，進(jìn)而產(chǎn)生“1+1>2”的協(xié)同效應(yīng)。接下來，本文將以協(xié)同管理理論為邏輯起點(diǎn)，構(gòu)建電子檔案單套制協(xié)同管理的運(yùn)行機(jī)制，并提出其實(shí)現(xiàn)路徑(具體見圖1)。

圖1 電子檔案單套制協(xié)同管理的分析框架

2 構(gòu)建電子檔案單套制協(xié)同管理的運(yùn)行機(jī)制

本研究以協(xié)同管理理論為邏輯起點(diǎn)，構(gòu)建以信息資源共享為導(dǎo)向、以過程協(xié)同為核心、以試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)為引導(dǎo)、以制度保障為前提和以技術(shù)支撐為基礎(chǔ)的電子檔案單套制協(xié)同管理運(yùn)行機(jī)制。

2.1 以信息資源共享為導(dǎo)向

2021年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出，要“加強(qiáng)本區(qū)域檔案信息資源共享平臺建設(shè)，實(shí)現(xiàn)本區(qū)域各級綜合檔案館互聯(lián)互通，推動共享平臺向機(jī)關(guān)等單位延伸，促進(jìn)檔案信息資源館際、館室共建互通，推進(jìn)檔案信息資源跨層級跨部門共享利用”[19]。該文件強(qiáng)調(diào)了檔案信息資源的共享利用，對于檔案工作轉(zhuǎn)型升級具有指導(dǎo)意義。

當(dāng)下，電子文件和電子檔案是為組織機(jī)構(gòu)發(fā)展提供信息支持并產(chǎn)生效益的核心信息資源。從檔案管理角度看，電子文件的同步共享、實(shí)時聯(lián)通可以使不同管理主體及時獲得準(zhǔn)確的文件信息，消除文檔脫節(jié)、分散管理而造成的資源重復(fù)投入、共享效果低效劣質(zhì)等問題，重構(gòu)更高關(guān)聯(lián)度、更有價值的信息資源體系，提升檔案信息資源共享規(guī)模、質(zhì)量和服務(wù)水平。從利用服務(wù)角度看，信息資源共享可以助力使用者更便捷地獲取所需文件與檔案，提高和改善電子檔案利用服務(wù)水平。因此，基于協(xié)同理念的電子檔案單套制管理模式，必須要以信息資源共享為導(dǎo)向。

2.2 以過程協(xié)同為核心

過程協(xié)同主要解決電子檔案單套制管理流程與職能部門業(yè)務(wù)流程的同步性問題。當(dāng)前，傳統(tǒng)的電子文件分段式管理模式，一方面割裂了電子文件管理流程與職能部門的業(yè)務(wù)流程，另一方面導(dǎo)致了后端電子檔案的質(zhì)量嚴(yán)重受制于前端電子文件的質(zhì)量。對此，應(yīng)“在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中同步規(guī)劃、同步實(shí)施電子文件歸檔功能，保障電子文件歸檔工作廣泛開展，切實(shí)推動來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔”[19]。電子方式生成的文件在歸檔時,同時制作紙質(zhì)文件一同歸檔，這種雙套制現(xiàn)象普遍存在，不但造成重復(fù)勞動、效率低下，還破壞了文件管理行為與業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的對應(yīng)與耦合。而“同步規(guī)劃、同步實(shí)施”，就是要實(shí)現(xiàn)電子檔案單套制管理的過程協(xié)同。過程協(xié)同能夠解決電子檔案單套制管理流程與職能部門業(yè)務(wù)流程的同步性問題，通過將電子檔案管理嵌入業(yè)務(wù)流程，重構(gòu)業(yè)務(wù)流程與檔案管理流程。

2.3 以試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)為引導(dǎo)

電子文件歸檔雙套制容易導(dǎo)致資源浪費(fèi)、管理效率低下等問題。隨著信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，此模式已成為檔案信息化建設(shè)的掣肘。2016年，國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會分批組織開展企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作，批準(zhǔn)了東港股份有限公司等33家企業(yè)作為第一批試點(diǎn)單位[20]。與此同時，行業(yè)與地方層面也進(jìn)行了不少有益探索，積累了相當(dāng)豐富的理論與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。在學(xué)術(shù)研究方面，也有不少專家學(xué)者如馮惠玲、劉越男、管先海等基于電子檔案管理的試點(diǎn)實(shí)踐成效，大力呼吁電子文件雙套制向單套制的轉(zhuǎn)型[1,21-22]?？紤]到電子文件單套歸檔與單軌運(yùn)行的政策導(dǎo)向不明晰、制度支撐不完善、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一、技術(shù)供給能力不足等現(xiàn)實(shí)約束，檔案行業(yè)應(yīng)以試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)為引導(dǎo)，吸收融合電子文件歸檔和協(xié)同管理的實(shí)踐與理論成果，并結(jié)合發(fā)展實(shí)際，逐步解決電子文件單套歸檔中亟待完善的問題，完成從雙套制向單套制的過渡。

2.4 以制度保障為前提

由于檔案管理的整個過程涉及多主體、多領(lǐng)域、多部門，流程與業(yè)務(wù)上存在交叉重疊、遺漏缺失等問題，因此實(shí)行單套制協(xié)同管理必須以制度保障為前提。以制度保障作為前提，能夠引導(dǎo)相關(guān)主體逐步采取單套制協(xié)同管理模式。應(yīng)圍繞協(xié)同管理的實(shí)際需求，進(jìn)一步完善制度體系，推動協(xié)同管理機(jī)制的有序運(yùn)轉(zhuǎn)。具體來說，首先，各級檔案主管部門要依據(jù)《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，制定電子檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，確保單套制協(xié)同管理有法可依、有章可循。其次，應(yīng)加強(qiáng)電子檔案單套制協(xié)同管理的技術(shù)規(guī)范建設(shè)，解決執(zhí)行層面的操作性問題。最后，各級各類檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)構(gòu)建以協(xié)同領(lǐng)導(dǎo)小組為核心、多元主體有效協(xié)同的組織管理制度，如協(xié)同反饋制度、監(jiān)督檢查制度、績效考核制度等，促使協(xié)同管理過程中人、財、物等要素實(shí)現(xiàn)高效流動和合理配置。

2.5 以技術(shù)支撐為基礎(chǔ)

新一代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，給檔案工作環(huán)境、對象、內(nèi)容等帶來了顛覆性的變化，這使得電子檔案單套制管理工作面臨著一些技術(shù)瓶頸。具體來講，一方面是由業(yè)務(wù)部門多樣化的功能需求與檔案管理部門技術(shù)供給能力不足的矛盾造成的。由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)量眾多、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)形成情況較為復(fù)雜、前端業(yè)務(wù)文件多態(tài)并存等現(xiàn)實(shí)事實(shí)，電子檔案管理系統(tǒng)與前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)在技術(shù)方法上存在明顯差距，使得負(fù)責(zé)歸檔與管理電子文件的檔案管理部門面臨較大的業(yè)務(wù)壓力。另一方面，隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深入，信息化部門的主要職能開始從信息技術(shù)規(guī)劃轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)治理和數(shù)據(jù)管理，信息化部門與檔案管理部門的職能范圍可能存在著交叉與重疊以及權(quán)責(zé)不清等問題，會進(jìn)一步影響信息化部門提供技術(shù)支持、落實(shí)歸檔功能要求的主動性。因此，檔案管理部門要厘清與信息化部門在業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔中的權(quán)責(zé)關(guān)系，協(xié)同業(yè)務(wù)部門、信息化部門、檔案研究機(jī)構(gòu)、檔案服務(wù)企業(yè)等，利用人工智能、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)為傳統(tǒng)檔案工作賦能，突破技術(shù)瓶頸、實(shí)現(xiàn)技術(shù)融合，為電子檔案單套制協(xié)同管理的創(chuàng)新發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。

3 電子檔案單套制協(xié)同管理的實(shí)現(xiàn)路徑

本研究從關(guān)系優(yōu)化、制度完善、流程重組和資源整合4個層面探討電子檔案單套制協(xié)同管理的實(shí)現(xiàn)路徑，即：通過完善部門協(xié)商機(jī)制、權(quán)責(zé)利分配機(jī)制等，促進(jìn)電子檔案單套制協(xié)作形成合力；通過完善政策法規(guī)、組織管理制度、技術(shù)與工作規(guī)范等，規(guī)范電子檔案單套制協(xié)作制度，奠定單套制協(xié)同的制度基礎(chǔ)；通過流程重構(gòu)與再造，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程和電子檔案管理流程同步、協(xié)調(diào)；通過實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程、檔案管理流程中人、財、物等資源要素的互補(bǔ)，滿足資源要素高效流動和合理配置的需求，將單套制協(xié)同管理落到實(shí)處。

3.1 關(guān)系優(yōu)化路徑：凝聚協(xié)同合力

電子文件從生成、流轉(zhuǎn)，再到采集、管理、利用等不同階段，需要各參與主體密切配合，共同構(gòu)建聯(lián)動、和諧的工作關(guān)系，才能在深入?yún)f(xié)商、達(dá)成共識的基礎(chǔ)上加強(qiáng)對電子檔案的協(xié)同管理，消融破解各個主體在價值取向、利益訴求和工作重心等方面的隔閡或沖突。首先，要建立健全部門協(xié)商機(jī)制。構(gòu)建雙向配合、雙向互動、信息互通的溝通交流機(jī)制，有效解決多元主體業(yè)務(wù)協(xié)同上的矛盾、沖突，并進(jìn)一步深化其利益融合。通過充分發(fā)揮協(xié)同效應(yīng)，提高電子文件管理相關(guān)決策的效率。其次，要明確各參與主體的權(quán)、責(zé)、利分配。應(yīng)在明確各參與主體的職責(zé)范圍、權(quán)力與權(quán)益的基礎(chǔ)上，編制各參與主體共同認(rèn)可的權(quán)力清單和責(zé)任清單，澄清職權(quán)名稱、職責(zé)權(quán)限、實(shí)施主體。通過行使多元參與的主體監(jiān)督，確保電子文件檔案管理工作的運(yùn)作規(guī)范、合規(guī)合法。此外，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)基于數(shù)據(jù)資產(chǎn)角度，識別協(xié)同各方的利益關(guān)系，調(diào)和各參與主體的利益取向差異，通過各種物質(zhì)獎勵、精神激勵等激勵措施提升其他相關(guān)主體的檔案價值認(rèn)同，積極爭取相關(guān)主體對電子文件管理工作的支持和配合，凝聚共識，共同建立集約高效的協(xié)調(diào)聯(lián)動機(jī)制，形成協(xié)作合力。

3.2 制度完善路徑：強(qiáng)化協(xié)同保障

電子檔案單套制協(xié)同管理需要制定完善的政策法規(guī)、組織管理制度、技術(shù)與工作規(guī)范等，為各參考主體的協(xié)同提供制度保障。首先，要從國家政策層面堅(jiān)定不移地推行電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，宏觀上解決電子檔案單套制的應(yīng)用與定位。新修訂的《檔案法》第一次從法律高度對檔案信息化建設(shè)做出全面系統(tǒng)的規(guī)定，明確了電子檔案的法律效力和憑證作用。但是當(dāng)前還需要結(jié)合《檔案法》《電子文件管理暫行辦法》等，制定國家層面的發(fā)展規(guī)劃，確保電子檔案單套制協(xié)同管理始終向著科學(xué)化、規(guī)范化的方向前進(jìn)。其次，要建章立制，加強(qiáng)組織管理，強(qiáng)化制度協(xié)同。一是協(xié)調(diào)各參與主體建立可量化的電子文件管理考核指標(biāo)體系，并將其納入年度考核評價體系中，通過一些具體的獎勵措施來推動協(xié)同管理的實(shí)施與深入；二是與相關(guān)部門探索建立聯(lián)合執(zhí)法協(xié)調(diào)工作機(jī)制，構(gòu)建合理的責(zé)任認(rèn)定流程和追責(zé)制度，定期對電子檔案單套制協(xié)同情況進(jìn)行檢查，嚴(yán)肅處理違法違規(guī)行為；三是健全檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作機(jī)制，完善能夠激發(fā)各參與主體協(xié)同配合的專業(yè)檔案管理體制，在主體平等的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)“從監(jiān)督指導(dǎo)到合作共贏”。最后，要加強(qiáng)技術(shù)規(guī)范與工作規(guī)范的銜接與協(xié)同。在組織機(jī)構(gòu)內(nèi)建立電子檔案單套制協(xié)同管理工作組，以主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)為組長，各參與主體負(fù)責(zé)人為成員，共同審定電子文件管理工作制度與規(guī)范，并依據(jù)行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)各參與主體的歸檔操作流程，為單套制協(xié)同管理奠定制度基礎(chǔ)。

3.3 流程重組路徑：搭建協(xié)同平臺

進(jìn)入數(shù)字時代，類型復(fù)雜的電子文件和動態(tài)的數(shù)字環(huán)境給電子文件的管理帶來巨大挑戰(zhàn)。優(yōu)化職能部門的業(yè)務(wù)流程與電子檔案單套制管理流程，實(shí)現(xiàn)電子檔案單套制管理的過程協(xié)同，是順應(yīng)數(shù)字變革的有效措施。首先，要構(gòu)建統(tǒng)一管理平臺，實(shí)現(xiàn)電子檔案一體化管理?？蓪ㄞk公自動化(OA)系統(tǒng)、企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等在內(nèi)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合到統(tǒng)一的辦公平臺上，同時對接檔案業(yè)務(wù)管理平臺、資源整合利用平臺，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件經(jīng)由統(tǒng)一入口上傳平臺，打通原生電子檔案的接收通道，推動電子檔案分散化管理向一體化管理的轉(zhuǎn)變。其次，要建立能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)流程與文件管理流程集成共享的電子文件管理系統(tǒng)?；陧攲釉O(shè)計(jì)、源頭控制、長期保存與流程重組理念，打造集合業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子文件歸檔管理系統(tǒng)、長期保存系統(tǒng)、共享利用系統(tǒng)等多項(xiàng)內(nèi)容的電子檔案管理系統(tǒng)，完成職能部門業(yè)務(wù)流程與檔案管理流程的優(yōu)化與再造。最后，引入經(jīng)典的PDCA(戴明環(huán))管理體系構(gòu)建過程方法[18]。電子檔案單套制協(xié)同管理從橫向上看是職能部門業(yè)務(wù)流程與檔案管理流程的同步，從縱向上看是各部門間的溝通協(xié)調(diào)。因此，可引入PDCA管理體系，在計(jì)劃層面、執(zhí)行層面、檢查層面、行動層面上分別制定計(jì)劃機(jī)制、執(zhí)行機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制和反思機(jī)制，建立電子檔案單套制的全過程、多維度評價指標(biāo)體系，助力電子檔案單套制協(xié)同管理的流程優(yōu)化與重組。

3.4 資源整合路徑：夯實(shí)協(xié)同基礎(chǔ)

整合重構(gòu)業(yè)務(wù)流程與檔案管理流程中的資源要素如人、財、物等，既可以避免資源浪費(fèi)和重復(fù)建設(shè)，又可通過整合資源，在一定程度上解決人才匱乏、資金短缺、軟硬件設(shè)置落后等問題。首先，在人才保障層面。其一，要設(shè)置專人專崗，并建立常規(guī)化培訓(xùn)教育機(jī)制，既要提高文件檔案相關(guān)管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，還要不斷吸引新生力量進(jìn)入電子文件管理隊(duì)伍，突破“不懂、不會、不行”的人才短板。其二，要完善人才評價機(jī)制。結(jié)合電子文件管理、電子檔案管理工作的活動特點(diǎn)和職責(zé)，建設(shè)更加科學(xué)公正的人才評價體系，強(qiáng)化電子檔案協(xié)同管理的人才支撐。其次，在資金保障層面。要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)與爭取專項(xiàng)資金“雙管齊下”。將電子文件管理納入組織機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)規(guī)劃和發(fā)展預(yù)算中，制定協(xié)同管理專項(xiàng)子規(guī)劃，從政策規(guī)劃層面確定電子檔案協(xié)同管理的功能定位及其重要性和必要性，建立健全經(jīng)費(fèi)投入長效機(jī)制。同時，檔案部門應(yīng)根據(jù)電子文件管理的長期規(guī)劃和工作需求，向組織機(jī)構(gòu)積極爭取專項(xiàng)資金投入。最后，在軟硬件設(shè)置層面。要完善硬件配置和軟件架構(gòu)的總體布局，通過研發(fā)或采購方式部署能夠有效銜接各個業(yè)務(wù)流程的管理系統(tǒng)，以達(dá)到信息一體化、業(yè)務(wù)規(guī)范化、資源集約化、運(yùn)行智能化的管理目標(biāo)。

4 結(jié)語

數(shù)字時代，電子文件單軌運(yùn)行、電子檔案單套制管理漸入佳境。當(dāng)前，采用新的管理理念和技術(shù)方法提升檔案管理數(shù)字化、智能化水平，實(shí)現(xiàn)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，是每個檔案人的使命和動力。電子檔案單套制協(xié)同管理是一個復(fù)雜的課題，有許多學(xué)理性、技術(shù)性的難題尚未解決，期待更多有識之士投入到相關(guān)研究中去，加快推進(jìn)電子檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。