盧宣皓
多元經(jīng)營(yíng)的綜合性傳媒集團(tuán)具有人員身份和管理方式不一、員工總量大、薪酬體系多樣等特點(diǎn),導(dǎo)致傳統(tǒng)人工方式的人力資源管理水平不高,難以適應(yīng)媒體融合時(shí)代對(duì)專業(yè)人才的管理需求。本研究分析了H 傳媒集團(tuán)人力資源管理存在的短板,結(jié)合業(yè)務(wù)需求,有針對(duì)性地分析了集團(tuán)實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)的核心功能。研究分析了人力資源系統(tǒng)選型的步驟、路徑和重點(diǎn),總結(jié)實(shí)施成效和改進(jìn)對(duì)策,為集團(tuán)型企業(yè)和傳媒業(yè)企業(yè)的人力資源管理提供借鑒。
H 傳媒集團(tuán)是以省委機(jī)關(guān)報(bào)為旗艦的大型綜合性傳媒集團(tuán),擁有多份報(bào)紙、期刊、新聞網(wǎng)站、移動(dòng)客戶端、40 余個(gè)面向大眾的平臺(tái)號(hào)和1 家出版機(jī)構(gòu),在全省各市(州)設(shè)有分社(記者站),已經(jīng)構(gòu)筑起了以報(bào)紙、期刊、互聯(lián)網(wǎng)新媒體等為主的媒體主業(yè)和以文化創(chuàng)意、文化投資、酒店經(jīng)營(yíng)等為特色的多元化經(jīng)營(yíng)產(chǎn)業(yè)格局。在這種經(jīng)營(yíng)格局下,集團(tuán)的人力資源管理存在較多難點(diǎn)。一是人員身份和管理特點(diǎn)多樣化,分類統(tǒng)計(jì)復(fù)雜。集團(tuán)員工的身份有事業(yè)在編、集團(tuán)聘用制、公司聘用制、項(xiàng)目制(簽訂以完成一定工作任務(wù)為期限的勞動(dòng)合同)、勞務(wù)派遣制等。此外,集團(tuán)下屬的子公司層級(jí)多達(dá)4 級(jí),下屬的各家單位由于業(yè)務(wù)性質(zhì)不同,人力資源管理的側(cè)重點(diǎn)不同,各自采用不同的表格管理員工信息,信息的詳略程度和重點(diǎn)字段各不相同。這些特點(diǎn)導(dǎo)致集團(tuán)層面的人員信息管理難以形成統(tǒng)一規(guī)范,信息完整性不高,存在多個(gè)統(tǒng)計(jì)口徑,統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確性不高;二是員工總量大,信息更新容易滯后。集團(tuán)共有各類用工5000 余人,分布在50 余家內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或二級(jí)單位。員工跨單位調(diào)動(dòng),信息在涉及的兩家單位間更新不夠及時(shí),而員工在一家單位內(nèi)部的不同部門(mén)之間調(diào)動(dòng),在集團(tuán)層面也難以及時(shí)掌握。員工發(fā)生職務(wù)、職稱、學(xué)歷等變動(dòng),需在數(shù)張報(bào)表中更新數(shù)據(jù),容易發(fā)生錯(cuò)漏。為了保持信息更新,集團(tuán)每隔一段時(shí)間需要向下屬單位重新收集各類報(bào)表,造成重復(fù)工作;三是薪酬體系多樣,人工監(jiān)管效率低。集團(tuán)的綜合職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和二級(jí)核算單位采用不同的薪酬體系,使用人工方式審核各單位薪酬總額存在數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性差、難以實(shí)時(shí)監(jiān)督、數(shù)據(jù)時(shí)效性差等問(wèn)題。
基于上述問(wèn)題,集團(tuán)需要實(shí)施人力資源管理系統(tǒng),以此整體提升人力資源管理水平。目標(biāo)一是掌握人力資源底數(shù),提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中管理、數(shù)據(jù)共享、多維度分析;二是建立統(tǒng)一的人力資源管控平臺(tái),使管理從文件和口頭傳達(dá)轉(zhuǎn)為落實(shí)落地,解決統(tǒng)計(jì)報(bào)表不規(guī)范、信息時(shí)效性不高、管理監(jiān)督難等問(wèn)題;三是進(jìn)一步開(kāi)發(fā)管理潛能,使各層級(jí)人力資源部門(mén)從完成日常事務(wù)性職能升級(jí)為“管理、監(jiān)督、服務(wù)、決策”的完整閉環(huán)。
人力資源管理信息系統(tǒng)(HRMS)是組織進(jìn)行員工和員工工作方面信息的收集記錄、綜合整理和分析報(bào)告的軟件系統(tǒng)。而搭建應(yīng)用人力資源管理系統(tǒng),使人力資源管理從手工記賬轉(zhuǎn)向依托于人力資源管理系統(tǒng)的過(guò)程,稱為人力資源管理信息化(E-HR)。一個(gè)完整的人力資源管理系統(tǒng)由多個(gè)功能模塊組成,根據(jù)H 傳媒集團(tuán)業(yè)務(wù)需求,包含以下幾個(gè)方面。
集團(tuán)下設(shè)數(shù)十家職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和二級(jí)單位,通過(guò)組織機(jī)構(gòu)管理模塊能夠建立多層級(jí)、可調(diào)整的組織機(jī)構(gòu)管理體系,可以新增、調(diào)整、維護(hù)、合并、撤銷機(jī)構(gòu)。組織機(jī)構(gòu)的基本信息包括:創(chuàng)建時(shí)間、負(fù)責(zé)人、組織級(jí)別、隸屬關(guān)系、職能簡(jiǎn)介等。
通過(guò)此模塊,管理在職員工、離退休員工、離職員工和其他類別員工等存在或者曾經(jīng)存在過(guò)勞動(dòng)關(guān)系人員的基礎(chǔ)信息,包括姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)、政治面貌、民族、婚姻情況、學(xué)歷學(xué)位信息、履歷記錄、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、工人技術(shù)等級(jí)、家庭成員等。可實(shí)現(xiàn)人員信息的采集錄入、自定義檢索條件查詢、輸出花名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)分析等功能。
通過(guò)此模塊,對(duì)員工的所屬組織、部門(mén)、崗位、職務(wù)級(jí)別的變動(dòng)進(jìn)行管理,包括員工調(diào)配的申請(qǐng)、多層級(jí)審批和調(diào)配記錄等業(yè)務(wù)。可實(shí)現(xiàn)自定義調(diào)配類型和原因、設(shè)置流程手續(xù)、設(shè)置調(diào)配計(jì)劃、線上審批等功能。
集團(tuán)下屬各單位的薪酬組成體系不盡相同,薪酬管理模塊提供薪酬體系構(gòu)架功能,可以根據(jù)需求靈活建立薪酬結(jié)構(gòu)及薪資等級(jí),定義相應(yīng)的工資計(jì)算公式,能夠根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)和個(gè)人所得稅相關(guān)法規(guī),定義繳交方式和相應(yīng)的計(jì)算公式??蓪?shí)現(xiàn)薪酬預(yù)算管理和超出預(yù)警、工資發(fā)放、多維度薪酬統(tǒng)計(jì)分析、員工自助查詢本人薪資等功能。
合同管理模塊跟蹤記錄勞動(dòng)合同的簽訂、變更、續(xù)簽、審批、解除或終止等情況,提供試用期滿轉(zhuǎn)正和續(xù)簽到期自動(dòng)提醒,可批量打印勞動(dòng)合同文書(shū),提供合同臺(tái)賬管理功能,跟隨合同變動(dòng)自動(dòng)更新,可查詢統(tǒng)計(jì)合同簽訂的總體情況。
招聘管理模塊具備招聘計(jì)劃制定、招聘全流程業(yè)務(wù)處理及企業(yè)人才庫(kù)儲(chǔ)備等功能。各層級(jí)單位可以錄入招聘需求,經(jīng)審批通過(guò)后對(duì)外發(fā)布招聘信息;可對(duì)應(yīng)聘者信息分析統(tǒng)計(jì)、生成詳細(xì)簡(jiǎn)歷、審核篩選;招聘結(jié)束后,未錄用人員可轉(zhuǎn)入人才庫(kù),以備今后有合適崗位時(shí)與之聯(lián)系。招聘模塊的基本信息字段與員工信息管理模塊的字段建立一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系,錄用人員的信息可直接轉(zhuǎn)換到員工信息模塊,免去重復(fù)錄入。
培訓(xùn)管理模塊除了實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)的教育培訓(xùn)經(jīng)歷記錄功能以外,還能夠分析員工總體接受教育培訓(xùn)情況,收集匯總培訓(xùn)需求、發(fā)布培訓(xùn)信息、制定培訓(xùn)規(guī)劃、評(píng)估培訓(xùn)成效、生成培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、管理培訓(xùn)檔案等,為提升培訓(xùn)的針對(duì)性、實(shí)效性提供協(xié)助。
從事人力資源管理的人員負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)范圍和分工領(lǐng)域不同,出于規(guī)范管理的要求,系統(tǒng)為各層級(jí)各職責(zé)的用戶賬號(hào)分配不同的角色權(quán)限,各權(quán)限下可使用的系統(tǒng)功能范圍不同,可查詢和操作的數(shù)據(jù)不同。
管理者首先需要清醒地認(rèn)識(shí)到,人力資源管理系統(tǒng)作為管理軟件,其本身并不能替代管理活動(dòng),而只能作為輔助管理的有力工具。任何成型的商用人力資源管理系統(tǒng)都不能直接套用到一家企業(yè),而必須適應(yīng)企業(yè)的實(shí)際使用情形,作出更改適配。在系統(tǒng)項(xiàng)目立項(xiàng)采購(gòu)前,H傳媒集團(tuán)根據(jù)現(xiàn)行流程和改進(jìn)目標(biāo)梳理了工作流程,構(gòu)建了系統(tǒng)運(yùn)行模型,使流程規(guī)范統(tǒng)一、對(duì)項(xiàng)目的訴求和目標(biāo)明確,避免倉(cāng)促實(shí)施,方向“跑偏”,“水土不服”。在系統(tǒng)選擇和項(xiàng)目規(guī)劃上,不能好高騖遠(yuǎn),造成資源浪費(fèi),需確認(rèn)集團(tuán)人力資源管理發(fā)展方向和優(yōu)先次序,明確急需解決的短期問(wèn)題和關(guān)系到集團(tuán)未來(lái)發(fā)展的長(zhǎng)期核心需求。短期問(wèn)題包括提高工作效率、提高信息準(zhǔn)確性完整性、加強(qiáng)監(jiān)督管理等。長(zhǎng)期問(wèn)題包括解決松散型管理下發(fā)展?jié)摿Φ闹萍s、落實(shí)管理思想、建立與集團(tuán)發(fā)展匹配的管理模式、加強(qiáng)下屬單位人力資源聯(lián)動(dòng)等。
國(guó)內(nèi)的人力資源管理系統(tǒng)供應(yīng)商可大致分為三個(gè)層次:SAP、甲骨文等外資企業(yè)占據(jù)高端市場(chǎng);金蝶、用友、浪潮等國(guó)內(nèi)領(lǐng)先企業(yè)占據(jù)中高端市場(chǎng);其他企業(yè)占據(jù)中低端市場(chǎng)。在供應(yīng)商選擇上,H 傳媒集團(tuán)主要考慮了安全性、可靠性、拓展性和適配性等方面。安全性方面,雖然基于SaaS 模式的云服務(wù)型人力資源系統(tǒng)都聲稱具備有效的技術(shù)措施,可以保證每家企業(yè)數(shù)據(jù)的安全性和保密性,并且具備使用靈活、更新速度快、按需訂購(gòu)、成本低等優(yōu)勢(shì),然而,SaaS 模式的信息安全畢竟只能依靠邏輯隔離,利用虛擬化技術(shù)實(shí)現(xiàn),技術(shù)因素和人為因素的安全風(fēng)險(xiǎn)都高于物理隔離。H 傳媒集團(tuán)排除了所有人力資源云服務(wù)系統(tǒng),選擇將服務(wù)器設(shè)在集團(tuán)內(nèi)部,通過(guò)內(nèi)網(wǎng)連接,盡可能提高數(shù)據(jù)安全性??煽啃苑矫?,系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)選擇當(dāng)前主流的物理架構(gòu)和邏輯架構(gòu),采用成熟的模式和技術(shù),在軟硬件選擇上充分考慮可靠性。同時(shí),采用備份、冗余、均衡負(fù)載等技術(shù),不盲目追求新技術(shù),也留足充裕的系統(tǒng)處理能力。拓展性和適配性方面,系統(tǒng)規(guī)劃應(yīng)當(dāng)既以當(dāng)前實(shí)際為出發(fā)點(diǎn),又充分考慮未來(lái)事業(yè)發(fā)展需要和系統(tǒng)功能二期、三期擴(kuò)充的能力。軟硬件應(yīng)考慮滿足未來(lái)數(shù)年的承載要求。H 傳媒集團(tuán)的人事工作,除了一般企業(yè)的人力資源管理,還帶有一些機(jī)關(guān)事業(yè)色彩,存在一些個(gè)性化需求。這些功能的適配性需要與系統(tǒng)供應(yīng)商提前溝通,確認(rèn)系統(tǒng)能否實(shí)現(xiàn)該功能,以及實(shí)現(xiàn)的難易程度、成本高低??紤]到以上這些方面,經(jīng)過(guò)詳細(xì)考察洽談,H 傳媒集團(tuán)鎖定了若干家意向供應(yīng)商,并通過(guò)招標(biāo)程序最終選擇了某國(guó)產(chǎn)系統(tǒng)供應(yīng)商。該供應(yīng)商有充足的信息管理系統(tǒng)實(shí)施經(jīng)驗(yàn),特別是對(duì)事業(yè)單位和大型國(guó)企具備成熟的方案,能減少很多二次開(kāi)發(fā)工作。
系統(tǒng)的成功實(shí)施離不開(kāi)管理層的高度重視。在組織架構(gòu)上,集團(tuán)人事部和各二級(jí)單位屬平級(jí)部門(mén),集團(tuán)人事部對(duì)各二級(jí)單位人事部門(mén)主要是業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系,而非直接領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系,在協(xié)調(diào)推進(jìn)系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中,存在一些不便,因此,管理層對(duì)系統(tǒng)建設(shè)的重視具有重要意義。管理層在項(xiàng)目啟動(dòng)和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)組織召開(kāi)動(dòng)員會(huì)和協(xié)調(diào)推進(jìn)會(huì),能夠有效統(tǒng)一認(rèn)識(shí),化解難點(diǎn),把握項(xiàng)目方向。
項(xiàng)目的甲乙雙方應(yīng)時(shí)刻保持充分有效的溝通,通過(guò)雙周滾動(dòng)計(jì)劃和周例會(huì)等形式及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)度,查找問(wèn)題,跟蹤處理結(jié)果。對(duì)問(wèn)題的溝通必須注重細(xì)節(jié),確認(rèn)甲乙雙方的理解一致、給出的方案切實(shí)可行,符合實(shí)際要求,否則,可能失之毫厘,差之千里。應(yīng)保留一部分項(xiàng)目尾款待驗(yàn)收后支付,以確保質(zhì)量。
系統(tǒng)實(shí)施上線并經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的運(yùn)行檢驗(yàn),基本達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)。
集團(tuán)類型的企業(yè)具有內(nèi)在復(fù)雜性,采用系統(tǒng)對(duì)人力資源數(shù)據(jù)進(jìn)行集中管理,有效地改變了集團(tuán)各企業(yè)各自為政、信息管理較為散亂的現(xiàn)狀,信息錄入和維護(hù)有了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),信息更加暢通、管控更加到位。系統(tǒng)具備的充足字段和較強(qiáng)的功能延展性為未來(lái)數(shù)據(jù)的進(jìn)一步完整規(guī)范留出了空間。
傳統(tǒng)模式下,人員信息、人員調(diào)動(dòng)、培訓(xùn)教育、工資績(jī)效等需要多個(gè)人管理,并且這些工作重復(fù)繁瑣。通過(guò)人力資源系統(tǒng),改變了過(guò)去主要依靠人工處理信息較為有限的限制,推動(dòng)了勞動(dòng)力的置換,并且減少了人工操作出現(xiàn)失誤的可能。系統(tǒng)將一些審批流程轉(zhuǎn)為線上,節(jié)約了線下審批的時(shí)間。系統(tǒng)提供預(yù)警功能,對(duì)轉(zhuǎn)正、合同續(xù)簽等實(shí)時(shí)提醒,減輕了工作量。
通過(guò)系統(tǒng)將員工信息予以集中規(guī)范和完善,減少了信息的重復(fù)采集,減輕了員工和人力資源專員的工作負(fù)擔(dān)。
以往集團(tuán)采用手機(jī)短信形式向員工發(fā)放工資條,存在著信息內(nèi)容過(guò)于簡(jiǎn)略、發(fā)送到達(dá)率和時(shí)效性不夠高、成本較高等弊端。系統(tǒng)提供了手機(jī)APP 查詢薪資的功能,員工登錄本人賬號(hào)即可查詢薪資明細(xì),并且可以隨時(shí)查詢歷史薪資,減少了大量電話查詢,提升了員工滿意度。
系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初就對(duì)各模塊的流程設(shè)置進(jìn)行了充分考慮,各項(xiàng)流程按照預(yù)設(shè)的規(guī)則自動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn),無(wú)法跳過(guò)。系統(tǒng)在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)設(shè)置審批功能,降低人為風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)不符合規(guī)定的操作,能夠自動(dòng)報(bào)錯(cuò)或提示。線上審批相較于過(guò)去紙質(zhì)單據(jù)審批,流程更為規(guī)范,操作更為便捷,記錄更為清晰準(zhǔn)確,便于倒查。
通過(guò)績(jī)效和薪資模塊,能更為清晰地反映每名員工的勞動(dòng)價(jià)值,有助于調(diào)動(dòng)員工工作積極性,充分發(fā)揮自身價(jià)值。系統(tǒng)能夠設(shè)定更科學(xué)的薪資計(jì)算模式,鼓勵(lì)勞有所得,使人才隊(duì)伍的獲得感更高,吸引和留住更多人才。
系統(tǒng)為更深層次的人力資源分析提供了大數(shù)據(jù)支撐。可開(kāi)展數(shù)據(jù)的歷史縱向比較和部門(mén)間橫向比較,分析人員離職率、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱變化等,便于評(píng)估人力資源決策成效,不斷提升人才核心競(jìng)爭(zhēng)力。通過(guò)分析薪酬結(jié)構(gòu),可以有助于優(yōu)化績(jī)效考核制度和薪酬制度。
集團(tuán)希望系統(tǒng)供應(yīng)商將干部任免表的生成和編輯功能整合進(jìn)系統(tǒng)。在測(cè)試中,通過(guò)對(duì)系統(tǒng)員工簡(jiǎn)歷表制式的調(diào)整,的確實(shí)現(xiàn)了該功能。然而干部任免表的格式和填寫(xiě)要求具有極高的規(guī)范性,在應(yīng)用中,從系統(tǒng)字段中直接取得的數(shù)據(jù)和格式往往無(wú)法達(dá)到要求,事后調(diào)整極為不便,因此該功能未能實(shí)際使用。
從中可以得到教訓(xùn),對(duì)系統(tǒng)各項(xiàng)功能應(yīng)當(dāng)進(jìn)行更充分的測(cè)試,還原實(shí)際應(yīng)用情形,考慮每一處細(xì)節(jié)。對(duì)供應(yīng)商提出的變通方法,要考慮是否切實(shí)可行。通過(guò)繁瑣的變通操作得到的測(cè)試結(jié)果,不能視同為符合應(yīng)用要求。
在系統(tǒng)實(shí)施環(huán)節(jié),由于項(xiàng)目時(shí)間安排原因,導(dǎo)致基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備過(guò)于倉(cāng)促,一些人員僅采集了身份證號(hào)、手機(jī)號(hào)碼等簡(jiǎn)單信息,而學(xué)歷、家庭信息、職業(yè)資格等信息完全空白;一些信息僅僅依靠員工本人填寫(xiě),未經(jīng)過(guò)核實(shí),難以保證真實(shí)準(zhǔn)確。信息的生命在于準(zhǔn)確性,信息的不完整和不準(zhǔn)確導(dǎo)致系統(tǒng)很多功能的使用受到了限制,各種統(tǒng)計(jì)表和簡(jiǎn)歷表仍然需要經(jīng)過(guò)人工校準(zhǔn)才能使用。
為解決這些問(wèn)題,集團(tuán)在系統(tǒng)使用過(guò)程中仍然在不斷修正完善各類信息,并督促各二級(jí)單位做好數(shù)據(jù)的日常維護(hù)。對(duì)于個(gè)別二級(jí)單位仍然在系統(tǒng)內(nèi)外使用兩張表,“雙軌制”運(yùn)行的情況,集團(tuán)做好系統(tǒng)功能講解的工作,促使他們將相關(guān)工作轉(zhuǎn)入系統(tǒng)內(nèi)。在系統(tǒng)上線之前,應(yīng)當(dāng)盡可能將所需數(shù)據(jù)收集完善,以便直接導(dǎo)入系統(tǒng),避免上線后手工維護(hù)導(dǎo)致的工作量成倍增加。
在傳統(tǒng)企業(yè)管理理念中,由于人力資源管理不屬于生產(chǎn)銷售等直接產(chǎn)生價(jià)值的活動(dòng),因此受到的重視程度不高。然而通過(guò)人力資源系統(tǒng)的協(xié)助,數(shù)據(jù)可以被挖掘出更大的價(jià)值。目前,數(shù)據(jù)的分析利用主要停留在簡(jiǎn)單地分析年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、薪酬結(jié)構(gòu)等,仍然屬于數(shù)據(jù)的單一維度分析。今后的改進(jìn)方向,一是通過(guò)數(shù)據(jù)的不斷完善和報(bào)表的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)使用,加強(qiáng)數(shù)據(jù)的交叉分析;二是發(fā)揮系統(tǒng)的人力資源培養(yǎng)開(kāi)發(fā)功能,讓人才更好地發(fā)揮價(jià)值。
引用
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