張敏

內(nèi)蒙古自治區(qū)廣播電視局綜合保障中心 內(nèi)蒙古 呼和浩特市 010050

在各級機關(guān)事業(yè)單位的眾多業(yè)務(wù)工作中，檔案管理工作作為主要且非常關(guān)鍵的工作內(nèi)容之一，檔案類型繁雜多樣，其規(guī)模與數(shù)量隨著社會發(fā)展增長迅速，不僅包含了發(fā)展建設(shè)過程中的檔案資料，人事檔案信息，還不乏上傳下達中涉及的涉密文件等，在傳統(tǒng)的管理模式下，檔案管理工作存在易丟失、利用率低等問題，而數(shù)字化技術(shù)手段的運用為檔案管理工作提供了新的管理模式，通過對現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，將原來的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，提升檔案管理效率，并可以長期有效地進行保存。

1 機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案建設(shè)的重要現(xiàn)實意義

1.1 順應(yīng)新時代發(fā)展

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境大背景下，機關(guān)事業(yè)單位需要緊跟時代步伐，加快進行檔案數(shù)字化建設(shè)。通過運用現(xiàn)代信息化的手段，對各類檔案資料進行科學(xué)有效的管理，確保檔案充分利用，減少傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄模式的管理成本，避免因信息紛雜反復(fù)而導(dǎo)致的查閱困難，保證機關(guān)事業(yè)單位重要檔案得到及時地補充與完善。

1.2 便于檔案管理與利用

新的形勢條件下，檔案信息化管理也順應(yīng)了時代的發(fā)展，由人工管理模式過渡為數(shù)字化檔案管理模式，極大的節(jié)省檔案信息的占用空間。并且檔案的安全性得到了較高的保障，一般不會出現(xiàn)因外界因素影響而發(fā)生的丟失、損毀等問題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，一般都是由人工來進行詳細記錄整理和分類檢查，無法真正對紙質(zhì)檔案內(nèi)容作出全面細致分類，查詢時容易出現(xiàn)錯漏，且檔案利用效率低下。而運用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可以做到迅速采集檔案信息，且劃分詳細、分類整齊，在實施管理中能夠及時地調(diào)取與使用檔案，提升事業(yè)單位管理的效率。

1.3 推動事業(yè)單位的深化改革

數(shù)字化檔案管理模式有助于推動事業(yè)單位的深化改革，對事業(yè)單位各個職能部門的工作職責(zé)進行區(qū)分，對過往工作存在的問題進行系統(tǒng)化梳理，加快推動機關(guān)單位結(jié)構(gòu)化體系的調(diào)整。

2 機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理建設(shè)中存在的問題

2.1 對檔案數(shù)字化建設(shè)的認識有待加強

近年來，社會發(fā)展變化快速，信息量的增加無形中加劇了檔案工作的數(shù)量，涉及到的工作流程也愈加繁瑣，需要利用數(shù)字化檔案來降低傳統(tǒng)檔案管理的工作難度。但是，在實際工作中，當(dāng)前部分單位對檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性認識不足，仍然使用傳統(tǒng)檔案管理模式，無法滿足機關(guān)事業(yè)單位的實際工作需要，嚴(yán)重影響著檔案信息化建設(shè)的順利實施。

2.2 檔案管理設(shè)備設(shè)施不夠先進

數(shù)字化檔案建設(shè)工作需要依托于先進的軟件和硬件設(shè)施，但部分單位對檔案管理工作不夠重視，認為沒有必要給檔案管理科室提供先進的設(shè)備，滿足日常使用即可，所以設(shè)施使用時間相對較長，沒有及時更換老化的硬軟件設(shè)施，無法滿足檔案信息數(shù)據(jù)的存儲、更新等需求，設(shè)備不到位，制約了單位檔案管理的信息化建設(shè)。

2.3 檔案管理缺乏整體的規(guī)劃

結(jié)合實際工作情況而言，由于檔案管理工作涉及多個部門，而機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏成熟可供參考借鑒的經(jīng)驗，導(dǎo)致檔案信息數(shù)字化建設(shè)在項目設(shè)計思路上沒有做出詳細的工作計劃安排與部署，沒有在項目推進的過程中有效統(tǒng)籌考慮各部門工作的實際需求，不能及時對任務(wù)目標(biāo)提出具體的工作計劃，實施過程中或是盲目的引進與目前單位發(fā)展現(xiàn)狀并不完全相符的檔案數(shù)字化信息處理系統(tǒng)，或是不能全面覆蓋各部門具體的工作管理，造成檔案數(shù)字化過程中出現(xiàn)諸多問題。對于檔案管理來講，要想將其作用充分發(fā)揮出來，提高服務(wù)質(zhì)量與效率，應(yīng)該建立一個嚴(yán)謹(jǐn)、完善的管理機制提供基礎(chǔ)保障。然而部分事業(yè)單位的檔案管理制度不夠完善，無法有效落實檔案管理的一些權(quán)責(zé)，使得部分管理人員在工作過程中，存在較大隨意性問題，對檔案管理以及服務(wù)效率產(chǎn)生較大影響。即便事業(yè)單位在檔案管理方面實現(xiàn)信息化建設(shè)，但是需要專業(yè)人員開展更新與維護等工作。如果權(quán)責(zé)劃分不夠完善，則在工作中就會發(fā)生問題，無法促進檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

數(shù)字化檔案管理工作，需要檔案管理工作人員具備良好的專業(yè)知識與技能。受傳統(tǒng)檔案管理模式的長期影響，機關(guān)事業(yè)單位部分檔案管理人員對檔案數(shù)字化建設(shè)認識不足，其思維的轉(zhuǎn)化速度難以與時俱進，難以正確看待檔案數(shù)字化建設(shè)的工作內(nèi)容。同時信息技術(shù)能力不足，無法對設(shè)備進行充分應(yīng)用，進而造成數(shù)字化系統(tǒng)無法有效發(fā)揮，無法滿足數(shù)字化建設(shè)的需要。這就給檔案管理工作的落實造成了一定困難，變相影響機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案建設(shè)的推進工作。因此，亟須加強檔案管理人員知識與技能的培養(yǎng)。

3 提高機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理水平

3.1 提升數(shù)字檔案建設(shè)的重視程度

更新檔案數(shù)字化建設(shè)的管理理念。在檔案管理中合理融合大數(shù)據(jù)技術(shù)?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)引導(dǎo)，檔案管理人員應(yīng)該明確規(guī)定檔案信息數(shù)據(jù)，分類處理相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，同時對檔案數(shù)據(jù)信息格式進行統(tǒng)一處理，進而將大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，對檔案數(shù)據(jù)展開有針對性提取以及挖掘工作。在信息化時代，事業(yè)單位的檔案數(shù)量與種類持續(xù)增多，通過何種科學(xué)方法來從海量檔案數(shù)據(jù)信息中充分地獲取有利用價值、重要意義的檔案信息，是現(xiàn)代檔案信息管理研究的一個重要方面。管理人員應(yīng)該認真開展檔案數(shù)據(jù)整合以及分類等工作，對格式進行規(guī)范化處理，保證事業(yè)單位的檔案管理工作順利進行。另外，引導(dǎo)工作人員積極參與檔案數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)良性循環(huán)。

3.2 建立和完善檔案管理制度

明確數(shù)字檔案的建設(shè)和發(fā)展目標(biāo)，認真研究分析單位目前檔案工作管理的現(xiàn)狀，有針對性的制定一套規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度，優(yōu)化工作流程，不斷推動信息化技術(shù)與檔案管理的結(jié)合。同時還要針對電子檔案的缺陷，對可能發(fā)生的安全問題制定防范機制。

3.3 加大資金投入力度，完善軟硬件設(shè)施

檔案數(shù)字化管理對軟硬件設(shè)施的依懶性較高，為避免因設(shè)備老化等帶來的管理效率低下問題，應(yīng)加大資金投入，定期對檔案數(shù)字化建設(shè)中的設(shè)備設(shè)施進行維護更新，確保檔案管理工作的效率及順利實施。根據(jù)具體工作需要，對已搭建完成的數(shù)字化信息平臺定期維護，使其始終符合使用要求，便于操作。

3.4 依托數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提升管理水平

首先，結(jié)合各部門的具體工作，遵循實用性原則，實現(xiàn)一體化管理，通過模塊的方式對文件檔案實現(xiàn)電子形式管理，匯集信息采集、儲存、運用以及鑒定處理等環(huán)節(jié)到該系統(tǒng)中，主管部門可結(jié)合不同模塊進行工作流程審批，確保各環(huán)節(jié)檔案管理活動有序開展。其次，優(yōu)化管理流程，使其流程更加簡化，漸進性減少工作人員現(xiàn)場業(yè)務(wù)的工作量，能實現(xiàn)網(wǎng)上便利，提升檔案管理質(zhì)量與效率。

3.5 加強安全防范

機關(guān)事業(yè)單位的文書檔案或職工個人檔案都具有一定的涉密信息，需考慮到檔案一旦泄露存在的高風(fēng)險性，所以亟需強化檔案信息的安全保密性。針對這一點，機關(guān)事業(yè)單位需要提前制定應(yīng)急方案，加強安全防范。第一，劃分多種檔案保密級別，同時針對不同保密級別對檔案管理人員的閱覽權(quán)限進行限制，保證信息數(shù)據(jù)的安全性。第二，建立硬件安全的保障支撐體系，提高網(wǎng)絡(luò)安全防護系統(tǒng)等級，構(gòu)建符合安全標(biāo)準(zhǔn)要求的防火墻。盡可能減少檔案管理系統(tǒng)被黑客攻擊、病毒入侵等突破的可能性。充分保證管理工作的整體安全性。第三，積極建立恢復(fù)機制，加強數(shù)據(jù)備份工作。第四，定期進行工作人員保密教育培訓(xùn)，強化其安全保密意識。

3.6 建設(shè)專業(yè)人才隊伍

要實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，必須與時俱進，從思想層面引導(dǎo)檔案管理工作人員正確看待檔案數(shù)字化建設(shè)工作。結(jié)合單位的實際發(fā)展情況，實施科學(xué)培訓(xùn)計劃，提高管理人員對專業(yè)知識的了解，以及遇到突發(fā)狀況處理問題的能力。作為檔案管理工作人員，應(yīng)了解當(dāng)前數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀與特點，深入分析工作中遇到問題，并制定相應(yīng)的對策。定期組織檔案管理方面、系統(tǒng)操作等專業(yè)化培訓(xùn)學(xué)習(xí)，定期考核，以此來提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)與技能。同時，還要加強檔案管理人員的學(xué)習(xí)與交流，邀請檔案管理專家和學(xué)者開展講座交流，重點加強檔案人員在新思想和新理念方面的引導(dǎo)，加深檔案管理人員對檔案信息化建設(shè)的新認識，更好地落實檔案信息化建設(shè)中的人本服務(wù)理念。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案數(shù)字化建設(shè)已逐漸成為機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的必然趨勢。機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作需要動、靜結(jié)合，積極探索總結(jié)，在規(guī)范化的同時及時適應(yīng)單位的發(fā)展變化，促進檔案管理工作客觀全面、靈活合理，使其能夠更好地服務(wù)于機關(guān)事業(yè)單位各項工作。