焦海勤

（駐馬店市衛(wèi)生計生監(jiān)督局）

一、我國檔案智能化管理的現(xiàn)狀

（一）檔案數(shù)字化成果的智能檢測

在當前檔案部門的管理工作朝著智能化轉(zhuǎn)變，對檔案管理智能成果進行驗收是極其關(guān)鍵的問題。檔案智能化成果包含檔案目錄和全文數(shù)據(jù)等。檔案管理工作還是以人工檢測為主，不僅效率低還非常容易出錯，勢必會影響到檔案管理智能化的轉(zhuǎn)變，影響到成果的利用。智能技術(shù)質(zhì)檢軟件可以智能檢查檔案智能化成果，看其質(zhì)量是否合格。并自動生成檢測報告，為質(zhì)檢人員提供依據(jù)，來保證檔案管理智能化成果是否完整、準確，是否適用。例如，寧波市檔案局在國家檔案局的協(xié)助下，對檢測軟件不斷研究，終于研發(fā)了一套檔案管理的智能檢測軟件，這對檔案管理的智能化檢測鋪平了道路，大大提高了智能化檢測質(zhì)量，也對檔案檢測的效率有極大的幫助。還比如張家港市的檔案局借助云計算，對電子檔案檢校系統(tǒng)進行研發(fā)，這種檢校系統(tǒng)可以對數(shù)字化目錄直接掃描，并能對影像偏正進行及時準確的矯正，還能查閱頁面的漏缺等等，打開了我國人工智能效驗的新篇章，在一定程度上彌補了人工抽檢的弊端及不足。

（二）檔案信息內(nèi)容的智能轉(zhuǎn)換

檔案資料的數(shù)字化非常具有優(yōu)勢，它能有效把傳統(tǒng)載體的檔案，通過掃描儀，把數(shù)據(jù)存儲在光盤或者，磁盤等載體上。在檔案管理工作中，要想實現(xiàn)對檔案信息的內(nèi)容實現(xiàn)進一步的挖掘與利用，把數(shù)字圖像、音頻、視頻文件里相關(guān)的內(nèi)容進行有效轉(zhuǎn)化，使之成為能編輯、能處理的一種文字副本。傳統(tǒng)的轉(zhuǎn)換依賴的是人工識別，并采取的是人工錄入，這樣勢必會消耗大量物力與財力，成本較高。因此，有相當長的一段時間，我國檔案資源數(shù)字化的轉(zhuǎn)換是很慢的。這幾年，轉(zhuǎn)換技術(shù)智能化水平進步神速，神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)端基礎(chǔ)上的文字識別系統(tǒng)有了很大的進步，可以自動識別圖像中的文字，并轉(zhuǎn)化成文字，讓這些檔案信息變得可以編輯。通過先進的技術(shù)來分析文字結(jié)構(gòu)和特征，提升了文字識別水平可以識別手寫的文字。例如，第一歷史檔案館在2016年研發(fā)了一個識別系統(tǒng)可以識別滿文圖像檔料，能夠把圖像中手寫滿文轉(zhuǎn)換成能夠編輯的拉丁字母，實現(xiàn)了批量化處理。

（三）智能歸檔電子文件

數(shù)字技術(shù)水平一直在攀升，電子文件的增長速度非?？?，在很長一段時間都是由人工來歸檔整理這些電子文檔的，人工歸檔法很不適合當前時代電子文檔的歸檔需要。越來越多新興智能技術(shù)出現(xiàn)了，比如網(wǎng)絡(luò)爬蟲，專家系統(tǒng)，文件挖掘等，這些智能技術(shù)的應(yīng)用將電子文檔歸納效率提升了許多。例如，威海市的環(huán)翠區(qū)檔案館，采用了智能采集模型，這種的人工智能技術(shù)水平基本上達到了專業(yè)檔案技術(shù)人員的水平，使得該檔案館電子文件的歸檔實現(xiàn)了智能化，可以資源共享。自然語言處理系統(tǒng)以及專家系統(tǒng)的智能化水平在不斷進步，通過分類檔案和鑒定價值的實訓工作的深入，基本實現(xiàn)了對電子檔案文件的智能化鑒定與分類，提升了這部分內(nèi)容的智能化水平。

二、智能+時代檔案管理的作用

（一）目標

現(xiàn)如今已經(jīng)全面進入網(wǎng)絡(luò)時代，對于檔案管理來說進行信息化建設(shè)是極其必要的，建設(shè)數(shù)字平臺是檔案管理工作發(fā)展必然趨勢。新時期檔案工作信息化建設(shè)能夠快速整合歸檔檔案資源，實現(xiàn)檔案資料共享，滿足個性化檔案管理，不僅能保證檔案資料能夠得到有效利用，還極大提升了檔案管理工作效率。檔案管理信息化建設(shè)的目標一方面是能夠采取行而有效的辦法來保護紙質(zhì)文獻資料，延長檔案資源的壽命。另一方面，信息技術(shù)能夠建設(shè)一個網(wǎng)絡(luò)平臺，在平臺上將檔案資源在網(wǎng)絡(luò)上共享，讓更多檔案資源的需求者能夠快速查閱，提升檔案資源的有效性，切實為人民群眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）意義

信息技術(shù)在當今社會的廣泛使用，促進了經(jīng)濟發(fā)展，加快了社會經(jīng)濟發(fā)展的速度。在實際的檔案管理信息化建設(shè)的過程中不是那么順利，當前檔案管理工作不僅迎來了機遇，還面臨著挑戰(zhàn)，在信息化建設(shè)中存在一些問題，需要妥善解決。檔案信息化建設(shè)符合當前時代需求，是推動檔案管理工作，朝著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要渠道。科技是第一生產(chǎn)力，信息技術(shù)水平的高低可以體現(xiàn)出這個國家的實力，全國各個行業(yè)都在推進信息化建設(shè)，數(shù)字化生產(chǎn)。在檔案管理方面，也要推進全面檔案信息化建設(shè)，提升國家實力。信息化檔案管理，可以節(jié)省大量人力，還會有效降低人為因素造成的失誤，提升了效率與準確率。比起人工檔案管理，信息化管理更加完善，更加系統(tǒng)，流程更全面細致，有效規(guī)范了操作流程，整理歸檔了各種檔案信息資料，就算是面對龐大的流量也能應(yīng)對，查閱非常方便，可以很多人同時在平臺上調(diào)閱檔案。紙質(zhì)檔案資料的成本高，占用空間大，信息化檔案管理不必占用多大空間，節(jié)約了紙張，還不受空間時間的限制，共享檔案資料，促進了各個部門之間的互動協(xié)同，工作效率增加了。當前檔案工作內(nèi)容更加豐富，形式更多樣化，在收集整理資料方面更加便捷，更容易保管，調(diào)取更容易，這些優(yōu)勢推動了檔案信息化的建設(shè)，對提升檔案管理水平有著重要的意義。

三、智能+時代檔案管理方法創(chuàng)新的思考與展望

在智能+時代，檔案機構(gòu)要能夠了解自身所需，提升檔案機構(gòu)智能化管理意識，推動智能化演進過程，讓更多人接受數(shù)字檔案，擴大數(shù)字檔案的占比，為檔案機構(gòu)數(shù)字技術(shù)在管理中的應(yīng)用做好基礎(chǔ)。深化與其他部門的合作，推進各個部門，各個科研機構(gòu)，各個單位檔案部門間的交流互助，加深與各大高校相關(guān)專業(yè)的合作，結(jié)合智能技術(shù)特點，根據(jù)檔案管理規(guī)律，積極探索智能技術(shù)在檔案管理當中的實踐應(yīng)用，豐富智能化檔案管理應(yīng)用場景，使其更加規(guī)范。

（一）提升檔案機構(gòu)智能化管理意識

當前我國各大檔案機構(gòu)的管理都應(yīng)用了多項智能技術(shù)，優(yōu)化瑣碎的檔案工作，把檔案工作人員從中解放出來，讓檔案管理工作的效率更加快?？梢酝ㄟ^對檔案工作數(shù)據(jù)進行挖掘、分析等，將這些數(shù)據(jù)能發(fā)揮其作用，讓用戶獲得具有價值的信息、知識，并能為用戶帶來一定的參考價值，作為信息的參考依據(jù)。檔案部門需要轉(zhuǎn)變思想，創(chuàng)新管理，提升重視程度，必須有扎實的專業(yè)技能，這是基礎(chǔ)和根本，然后再通過不斷地學習和研究，特別是對前沿技術(shù)進行研究，通過理論和實踐經(jīng)驗相結(jié)合的模式，逐步發(fā)現(xiàn)在檔案管理工作中存在的問題，如困難點及痛點等，并認真思考并分析業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，針對哪些重要環(huán)節(jié)可以使用數(shù)字技術(shù)，以此來提高工作效率，同時依附信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，還要多途徑尋求相應(yīng)的解放方案，實現(xiàn)檔案工作的業(yè)務(wù)需要能有效對接。同時，檔案學界對領(lǐng)域的研究也要不斷進行拓展，加強思想上的重視程度，更加關(guān)注檔案管理工作。智能化技術(shù)在整個檔案管理過程中都發(fā)揮著非常重要的作用，針對每個環(huán)節(jié)，都需要設(shè)立智能化管理應(yīng)用場景，制定相應(yīng)的解決方案，在檔案管理過程中，存在一定的風險，所以要特別注重風險的研究與預(yù)防。

（二）提升檔案數(shù)據(jù)的儲量與質(zhì)量

在智能+時代，檔案數(shù)據(jù)有著非常大的研究價值，對各國的發(fā)展都有著舉足輕重的作用，各國紛紛對檔案擬定戰(zhàn)略部署，加快檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，比如，美國在近幾年發(fā)布了5年戰(zhàn)略部署，結(jié)合法律法規(guī)，并制定了一系列的檔案管理的制度，這對文件從紙質(zhì)到電子化的過渡有非常大的推動作用；英國在檔案管理工作中也做出了很大的努力，試圖將人工智能和機器學習系統(tǒng)結(jié)合在一起，實現(xiàn)檔案管理的智能化?？梢姡鲊荚诜e極行動，當然我國也不能落后，從我國的實際情況出發(fā)，要從以下幾個方面進行轉(zhuǎn)變：第一，數(shù)據(jù)的儲存和質(zhì)量需要提升，這是推動我國檔案從傳統(tǒng)紙質(zhì)朝著數(shù)字化，精細化發(fā)展的關(guān)鍵。第二，電子檔案的接收力度上需要加大，這對檔案數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化非常關(guān)鍵，也是重中之重。第三，在各地積極推廣并試點，重塑檔案信息資源的組織形式、服務(wù)方式等，提高檔案業(yè)務(wù)工作質(zhì)量。

（三）創(chuàng)新智能化檔案應(yīng)用場景

當前我國檔案部門智能化的實際工作大多數(shù)的還是紙質(zhì)的檔案、聲像檔案等這樣實體檔案。隨著檔案管理工作的智能化建設(shè)的不斷深入，更多檔案資料慢慢地轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式，怎樣智能化管理這些檔案，這是擺在檔案界面前的問題，亟須解決。這就需要檔案界根據(jù)目前業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中存在的問題，思想上必須重視程度，并對檔案智能化的應(yīng)用場景進行不斷的拓展。例如，在檔案價值中的鑒定環(huán)節(jié)中，可以通過自然語言、專家系統(tǒng)等技術(shù)進行一定的依托，同時還要格外重視檔案數(shù)字化全文中的題名關(guān)鍵詞、責任人、文號等重要元素，研發(fā)智能化軟件，完成文件的歸檔工作，同時對保管期限的劃分等；在對檔案的整理環(huán)節(jié)中，同樣可以依靠智能化軟件對全文中的關(guān)鍵詞進行提取，作為檔案的著錄項目，對文件級著錄實現(xiàn)自動完成的功能；在檔案的提供利用環(huán)節(jié)中，對檔案信息內(nèi)容進行自動的管理與聚類，這也離不開大數(shù)據(jù)、自然語言的處理技術(shù)，同時還需要借助虛擬現(xiàn)實和三維可視化等技術(shù)對檔案信息資源進行多維度的展示。智能機器人和人類相比，有更多的優(yōu)勢，比如沒有情緒的波動，可以連續(xù)工作，還能及時迅速準確的解答用戶問題等。所以人們可以利用其優(yōu)勢，為利用者提供一定的服務(wù)，如咨詢、展覽和解說等。

（四）深化開放合作，加快形成多元化合作模式

智能+時代，使得開放和多元合作成為社會發(fā)展的必然趨勢。在2019年以中國移動、北京師范大學、華為等四十家教育、科技行業(yè)在我國杭州成立了5G智慧教育的合作聯(lián)盟，并制定了在5G的環(huán)境下的智能教育標準。檔案界可以借助這種多元合作模式。智能+時代的到來，使得智能化技術(shù)充分應(yīng)用于檔案管理的各環(huán)節(jié)及各應(yīng)用場景，如果還是僅僅靠檔案館（室）或檔案科研機構(gòu)任一單方的行為，均難以實現(xiàn)檔案館的數(shù)字化管理。檔案館應(yīng)多方面謀求發(fā)展，對合作渠道進行拓寬，對合作模式進行創(chuàng)新，還可以通過尋求與互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)協(xié)同協(xié)作，組建一支有技術(shù)有素質(zhì)的專業(yè)團隊，并對檔案智能化管理不斷的研發(fā)，解決檔案管理中的難點，實現(xiàn)對檔案的收集、鑒定、保管等各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)等進行優(yōu)化，推動檔案智能化管理的不斷升級。

（五）提升檔案信息系統(tǒng)的安全性

檔案工作的信息化建設(shè)有一個重要的內(nèi)容，就是信息安全，檔案資料涉及的內(nèi)容很廣泛，很多都是很重要的資料，單位重要資料與員工個人信息都在其中，為了保證這些重要信息的案情。自從計算機技術(shù)開始應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)安全一直是困擾人們的常見問題，是會嚴重影響到個人與單位的重要問題。黑客的入侵、網(wǎng)絡(luò)漏洞、木馬病毒等嚴重危害著網(wǎng)絡(luò)，會竊取個人檔案，造成網(wǎng)絡(luò)癱瘓，必將帶給單位巨大的損失。因此，在建設(shè)信息化檔案系統(tǒng)時，要能提高系統(tǒng)的安全性。單位要能采取各種手段，實時監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)，及時修復(fù)漏洞，要選安全性能高的軟件。涉及重要檔案資料的要加密處理，并要備份這些資料，避免檔案資料被人盜取或損壞，提升檔案信息系統(tǒng)的安全性，要想解決根本問題，要引進優(yōu)秀的計算機技術(shù)人才。

四、結(jié)語

綜上所述，在智能+時代的發(fā)展下，這對我國檔案管理工作的信息化進程有很大的推動作用，從以往的人工操作到現(xiàn)在的智能化操作，提高了檔案管理的效率，也節(jié)約了大量的人力。最后檔案資源從分散管理朝著共享資源發(fā)展是一個過程。當前社會環(huán)境變化多端，各項技術(shù)迅猛發(fā)展，檔案工作要能抓住當前智能化發(fā)展的大好機會，提升自身智能化水平，提高自身檔案管理的數(shù)據(jù)儲量，加深合作推動我國智能化檔案應(yīng)用的發(fā)掘，不斷創(chuàng)新管理方式，推動我國檔案管理工作與人工智能以及大數(shù)據(jù)的不斷融合，提升管理效率。