袁鈺瑩

(湖北師范大學(xué) 圖書館，湖北 黃石 435002)

高校圖書館事實數(shù)據(jù)統(tǒng)計是圖書館建設(shè)發(fā)展的一項重要工作，就是對圖書館各項業(yè)務(wù)工作中的有效數(shù)據(jù)進行收集和歸類整理，并運用制定的統(tǒng)計指標對統(tǒng)計出的數(shù)據(jù)間進行比對分析，從中找出規(guī)律和存在的價值，發(fā)現(xiàn)問題并采取解決辦法的過程，是高校圖書館持續(xù)發(fā)展和科學(xué)管理決策制定的理論依據(jù)，是探尋圖書館科學(xué)化管理的重要助手，也是圖書館深化拓展業(yè)務(wù)工作的客觀依據(jù)，為圖書館制定長遠戰(zhàn)略規(guī)劃決策提供有效的參考數(shù)據(jù)[1]。本文結(jié)合實際工作，闡述了高校圖書館統(tǒng)計工作的重要性，分析高校圖書館統(tǒng)計存在的難點問題，并給出完善高校圖書館數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作的幾點建議。

1 高校圖書館數(shù)據(jù)統(tǒng)計的重要性

高校圖書館統(tǒng)計的各種有效數(shù)據(jù)可以為圖書館實行科學(xué)化管理提供理論參考，是科學(xué)組織圖書館各部門間的工作，協(xié)調(diào)現(xiàn)有資源的合理配置，是圖書館發(fā)展規(guī)劃做正確決策的基礎(chǔ)，也是評估考核圖書館工作的重要手段[2]。圖書館的統(tǒng)計數(shù)據(jù)主要包括購置經(jīng)費統(tǒng)計、紙質(zhì)圖書館藏總量、每年新增生均冊數(shù)、讀者借閱冊數(shù)、電子資源訂購種類、文獻傳遞報告和參考咨詢服務(wù)統(tǒng)計等業(yè)務(wù)統(tǒng)計工作。數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析和梳理比對可以為圖書館館藏分布結(jié)構(gòu)提供理論參考，合理構(gòu)建文獻資源建設(shè)框架。根據(jù)讀者借閱冊數(shù)能夠挖掘獲取讀者需求信息，可以有針對性地進行文獻資源采集，圖書館統(tǒng)計的數(shù)據(jù)是對事實業(yè)務(wù)工作的真實體現(xiàn)，是讀者服務(wù)工作的真實歷史記載，有效的統(tǒng)計數(shù)據(jù)能夠客觀全面地反映圖書館各項業(yè)務(wù)工作存在狀態(tài)，也為學(xué)校建設(shè)發(fā)展保留的支撐材料[3]。統(tǒng)計數(shù)據(jù)為學(xué)校的師范專業(yè)認證，項目申報，碩士學(xué)位點審核等提供數(shù)據(jù)材料支撐，能夠更好地衡量館藏資源建設(shè)的優(yōu)劣，促進館藏結(jié)構(gòu)體系的優(yōu)化。通過客觀存在的統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以揭示圖書館在特定時間內(nèi)的業(yè)務(wù)工作態(tài)勢，從而準確分析學(xué)科化服務(wù)業(yè)務(wù)開展的效果情況，為制定圖書館發(fā)展規(guī)劃目標提供理論數(shù)據(jù)參考。

2 高校圖書館事實數(shù)據(jù)統(tǒng)計指標科學(xué)分析

高等學(xué)校處在快速發(fā)展階段，學(xué)校的學(xué)科建設(shè)、專業(yè)設(shè)置、碩士點和博士點申報、科研項目等等都需要圖書館提供真實有效的數(shù)據(jù)材料來支撐，這就需要對圖書館的讀者服務(wù)工作進行歸類整理，通過各種數(shù)量關(guān)系呈現(xiàn)給學(xué)校有關(guān)部門和機構(gòu)。事實數(shù)據(jù)統(tǒng)計主要包括高校圖書館的機構(gòu)設(shè)置、館舍面積、職工結(jié)構(gòu)、館藏資源、參考咨詢服務(wù)、文獻傳遞等方面的統(tǒng)計。圖書館統(tǒng)計項目多，相互交叉復(fù)雜，統(tǒng)計數(shù)據(jù)隨時間而變化，需要制定嚴謹?shù)目茖W(xué)的統(tǒng)計規(guī)則，對統(tǒng)計指標體系進行科學(xué)分析，才能保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)真實有效[4]。

2.1 普通高等學(xué)校圖書館評估指標

高等學(xué)校存在發(fā)展的不平衡，用統(tǒng)一的標準去衡量存在不公平，難免會產(chǎn)生虛假信息。因此，設(shè)計普通高等學(xué)校圖書館評估指標時，給出統(tǒng)計指標與分值的計算，統(tǒng)計指標按高校等級進行指標分級，既有規(guī)范標準，又有導(dǎo)向性和靈活性，評估指標分級計算方法參照《普通高等學(xué)校圖書館評估指標》，在實施時具有可操作性[5]。評估指標設(shè)置框架(如表1)

表1 普通高等學(xué)校圖書館評估指標

2.2 高校圖書館每年度填報的統(tǒng)計報表

由于統(tǒng)計指標和時間不統(tǒng)一，統(tǒng)計數(shù)據(jù)存在差異，而且統(tǒng)計數(shù)據(jù)沒有按時歸檔整理，常常是接到填表通知，再進行各項數(shù)據(jù)的統(tǒng)計填報，圖書館管理系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)是隨著業(yè)務(wù)工作的進行而產(chǎn)生變化的。例如高基報表的填報一般是每年的10月份，而圖書館大多數(shù)業(yè)務(wù)的完成時間是每年的12月份，所以圖書館常常統(tǒng)計兩種數(shù)據(jù)文檔，一種統(tǒng)計時間和指標按高基報表統(tǒng)計，另一種是根據(jù)學(xué)校每年的目標管理考核進行的統(tǒng)計，這兩種統(tǒng)計的差距是很大的，必須由歸口崗位負責(zé)歸檔整理，以待備查備用等等(如表2)。只有指定嚴謹?shù)慕y(tǒng)計指標體系，才能保證各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)產(chǎn)生的使用效果，才能真正體現(xiàn)圖書館的服務(wù)質(zhì)量和水平，才能提升圖書館在學(xué)校發(fā)展中價值，從而促進高校圖書館快速發(fā)展[6]。

表2 各年度高基報表的填報統(tǒng)計指標

其次，高校圖書館每年還需填報各省圖工委需要的各項評估數(shù)據(jù)的填報，省高基報表，辦學(xué)基本條件和基本狀態(tài)數(shù)據(jù)報表等反映圖書館發(fā)展態(tài)勢的事實數(shù)據(jù)報表(如表3、表4)。

表3 高校圖書館事實數(shù)據(jù)庫

表4 師范專業(yè)辦學(xué)基本條件

另外，高校圖書館隨著學(xué)校的快速發(fā)展，“雙一流”學(xué)科建設(shè)、學(xué)位博士點的申報、一級學(xué)科碩士點申報、師范專業(yè)認證等方面都需要圖書館提供各種各樣的數(shù)據(jù)表格，作為支撐材料(表5)。

表5 一級學(xué)科點申報支撐數(shù)據(jù)

高校圖書館每年需填報的高級別報表有高等教育質(zhì)量檢測國家數(shù)據(jù)平臺，高等教育學(xué)校統(tǒng)計報表和高校圖書館事實數(shù)據(jù)庫，各平臺不同,填報的數(shù)據(jù)就存在差異；另外，還有各個高校自身發(fā)展進行目標考核的報表各式各樣。因此，科學(xué)分析高校圖書館事實數(shù)據(jù)統(tǒng)計指標，整合平臺，制定標準統(tǒng)計流程，歸檔整理規(guī)范管理是各高校圖書館亟待解決的現(xiàn)實問題[7]。

3 完善高校圖書館事實數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作的幾點建議

高校圖書館數(shù)據(jù)統(tǒng)計在圖書館的業(yè)務(wù)工作中是一項比較復(fù)雜的任務(wù)，由于大多數(shù)數(shù)據(jù)是隨時有增有減的，是動態(tài)數(shù)據(jù)，因此，數(shù)據(jù)統(tǒng)計必須具有明確的統(tǒng)計指標、統(tǒng)計規(guī)則和指定統(tǒng)計時間等標準的指標體系，才能統(tǒng)計出詳實可靠的有效數(shù)據(jù)。目前高校圖書館數(shù)據(jù)統(tǒng)計存在一定的隨意性和盲目性，需求者對數(shù)據(jù)的統(tǒng)計指標不清晰，統(tǒng)計者對數(shù)據(jù)的應(yīng)用目的不明確，使用者對數(shù)據(jù)的來源不明白，數(shù)據(jù)統(tǒng)計的時間、系統(tǒng)、要求不一致，使得數(shù)據(jù)統(tǒng)計存在疑問和難題，統(tǒng)計的數(shù)據(jù)不可靠、不準確，運用時就會出現(xiàn)問題，影響高校圖書館的業(yè)務(wù)工作在學(xué)校的形象。因此，完善高校圖書館數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作就顯得尤為重要[8]。

3.1 樹立正確觀念，明確崗位職責(zé)

高校圖書館要充分認識數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作的重要性，樹立正確觀念，明確工作責(zé)任，對圖書館數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作要高度重視。為保證圖書館統(tǒng)計工作順利實施，應(yīng)加強管理與監(jiān)督，由圖書館館領(lǐng)導(dǎo)直接負責(zé)，設(shè)置統(tǒng)計分析崗位，制訂保障流程和制度。圖書館填報基本狀態(tài)數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析工作的責(zé)任人，要樹立正確理念，明確自己的崗位職責(zé)。圖書館制定數(shù)據(jù)統(tǒng)計規(guī)章制度，明確統(tǒng)計工作流程、統(tǒng)計部門人員、對外發(fā)布數(shù)據(jù)部門和責(zé)任人，規(guī)定數(shù)據(jù)統(tǒng)計截止時間和使用范圍。統(tǒng)計人員需對數(shù)據(jù)來源有詳細的說明，填報者必須有嚴謹?shù)膽B(tài)度，對每項數(shù)據(jù)的規(guī)范性、準確性負責(zé)。明確各崗位的職責(zé)，由特定崗位做好統(tǒng)計數(shù)據(jù)歸類整理和文檔記載的規(guī)范性審核，保證記錄檔案的數(shù)據(jù)是真實可靠的，必須各崗位負責(zé)人簽字確認歸檔，以備使用時查閱。高校圖書館為保證事實數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作順利貫徹執(zhí)行，同時還要制定獎懲制度，以保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確性和科學(xué)性，杜絕虛假統(tǒng)計發(fā)生，使得常規(guī)統(tǒng)計相對穩(wěn)定和連續(xù)，既要保全原始數(shù)據(jù)，還要對動態(tài)數(shù)據(jù)進行整理匯總，對需要運用的數(shù)據(jù)歸納分析，需要有詳實的統(tǒng)計數(shù)據(jù)報告說明文件，科學(xué)標準的統(tǒng)計數(shù)據(jù)是圖書館持續(xù)發(fā)展的指南針，能揭示圖書館各項業(yè)務(wù)工作的本質(zhì)和客觀規(guī)律。

3.2 完善指標體系，規(guī)范統(tǒng)計工作

圖書館統(tǒng)計必須有標準的統(tǒng)計指標，統(tǒng)計標準急需統(tǒng)一。統(tǒng)計指標是指標體系中最為核心的內(nèi)容，及時修訂完善統(tǒng)計指標。統(tǒng)計指標體系直接影響統(tǒng)計結(jié)果，應(yīng)根據(jù)統(tǒng)計目標修訂統(tǒng)計指標，順應(yīng)學(xué)校發(fā)展規(guī)劃的需求完善指標體系，使得統(tǒng)計數(shù)據(jù)能夠全面、準確地揭示圖書館各項業(yè)務(wù)發(fā)展現(xiàn)狀。在制定統(tǒng)計指標時，首先要考慮學(xué)校學(xué)科專業(yè)建設(shè)發(fā)展需要，如我校近幾年有18個師范專業(yè)需要資格認證，需要圖書館提供相關(guān)文獻館藏數(shù)據(jù)材料，因此，在指標體系中就細分館藏紙質(zhì)圖書總量指標，增加中小學(xué)教材和教師教參類指標統(tǒng)計，并對指標間的邏輯關(guān)系附有解釋說明報告文件。統(tǒng)計指標設(shè)計名稱表述清晰準確，科學(xué)合理，要考慮指標間的連續(xù)和關(guān)聯(lián)。指標體系既要有反映總體規(guī)模的總量指標，也要有反映圖書館工作質(zhì)量的相對指標。完善指標體系架構(gòu)、規(guī)范統(tǒng)計原則，明確統(tǒng)計目的需求，規(guī)范統(tǒng)計工作流程，才能保證數(shù)據(jù)的真實性、完整性、規(guī)范性和時效性，并及時做好數(shù)據(jù)備份存檔工作，促進高校圖書館數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作常態(tài)化和規(guī)范化。通過對規(guī)范的統(tǒng)計結(jié)果進行綜合分析研究，可以掌握自身的發(fā)展水平和潛力，可以提供科學(xué)管理水平，提升圖書館的核心競爭力。

3.3 制定科學(xué)指導(dǎo)文件，明確統(tǒng)計目標

高校圖書館是學(xué)校教學(xué)科研的輔助部門，圖書館的崗位流動性較大，數(shù)據(jù)填報人員的變動容易造成數(shù)據(jù)不一致。為了避免對統(tǒng)計項目含義的誤解，填報工作必須還要有科學(xué)的詳細的指導(dǎo)性文件，對統(tǒng)計項目數(shù)據(jù)作具體解釋，只有這樣，填報人員才能在收集整理數(shù)據(jù)時保持相對的連續(xù)性和一致性。由于某些統(tǒng)計指標設(shè)置不合理，填報人員收集數(shù)據(jù)比較困難，統(tǒng)計指標的設(shè)計就不能不考慮圖書館自身的組織與結(jié)構(gòu)特點，要盡量能反映圖書館業(yè)務(wù)工作的主要內(nèi)容，在形式上既要有反映總體規(guī)模的總量指標，也要有反映業(yè)務(wù)工作質(zhì)量的相對指標。根據(jù)統(tǒng)計指標進行日常業(yè)務(wù)記錄時，加強部門間的組織聯(lián)系，提高統(tǒng)計工作質(zhì)量與效率。

圖書館可以通過真實、準確的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，全面反映圖書館基本的工作態(tài)勢。教育部圖工委應(yīng)結(jié)合我國實際情況，教育部圖工委牽頭，建立一套科學(xué)規(guī)范嚴謹?shù)?、易于操作的統(tǒng)計標準和指標體系，進行推廣、組織，規(guī)范統(tǒng)計工作流程，及時更新統(tǒng)計指標，精簡操作困難的統(tǒng)計指標，高校圖書館各類基本狀態(tài)數(shù)據(jù)指標、填報時間周期應(yīng)與高基報表保持一致，便于統(tǒng)計數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性和可比性。只有構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)統(tǒng)計指標體系，才能夠全面、客觀、準確地反映圖書館工作的常態(tài)，才能為圖書館科學(xué)管理提供可靠依據(jù)。

3.4 明確統(tǒng)計指標，深度挖掘統(tǒng)計數(shù)據(jù)

教育部圖工委發(fā)布的高校館發(fā)展調(diào)查報告，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的挖掘僅僅限于填報數(shù)據(jù)的應(yīng)用，沒有關(guān)聯(lián)圖書館建設(shè)發(fā)展的指導(dǎo)思想、總體思路和轉(zhuǎn)型發(fā)展趨勢研究，沒有利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)問題，改進服務(wù)模式，制定合理地發(fā)展策略，只是為了統(tǒng)計數(shù)據(jù)而統(tǒng)計。統(tǒng)計數(shù)據(jù)的最終目的應(yīng)深度挖掘統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為圖書館的創(chuàng)新發(fā)展決策提供支撐依據(jù)。收集數(shù)據(jù)構(gòu)建智能化統(tǒng)計數(shù)據(jù)決策平臺?？梢愿鶕?jù)教育部圖工委制定的統(tǒng)計指標對本館進行常態(tài)化自查自評，找出不足和內(nèi)在規(guī)律，結(jié)合自身的業(yè)務(wù)工作作出決斷和預(yù)測評估，挖掘潛在的客觀事實數(shù)據(jù)，分析存在的價值，進行搜集整理和梳理比對，增補合理的規(guī)范的指標，找出統(tǒng)計數(shù)據(jù)的實際效益，實現(xiàn)由事實數(shù)據(jù)向決策評價的轉(zhuǎn)換，為圖書館發(fā)展提供績效評價和輔助決策。

3.5 開發(fā)更新填報系統(tǒng)，設(shè)計人性化管理平臺

數(shù)據(jù)填報平臺的設(shè)計直接關(guān)系到統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性和提交率。填報系統(tǒng)人性化設(shè)計，每個統(tǒng)計指標模塊的數(shù)據(jù)項應(yīng)由注釋功能，對該數(shù)據(jù)項進行詳細的說明，便于填報人員和上級部門查證。另外，在數(shù)據(jù)項可以附加上一年度的數(shù)據(jù)，便于填報時進行比對，而且可以及時發(fā)現(xiàn)錯誤數(shù)據(jù)的原由；也可以設(shè)置差值區(qū)間，數(shù)據(jù)填報管理系統(tǒng)可以自動計算出近兩次填報數(shù)據(jù)的差值比例，發(fā)現(xiàn)問題可以及時提示填報人員進行審核檢查，提高填報數(shù)據(jù)的科學(xué)性和準確率。高校圖書館數(shù)據(jù)存儲量越來越大，用途和使用范圍逐漸擴大，統(tǒng)計項目不斷增加，統(tǒng)計工作更為復(fù)雜。由于圖書館使用的自動化集成管理系統(tǒng)不統(tǒng)一，系統(tǒng)統(tǒng)計的模塊存在差異，統(tǒng)計類別和結(jié)果就不一致。需要設(shè)計人性化管理平臺，統(tǒng)一參數(shù)，完善填報統(tǒng)計管理系統(tǒng)，實現(xiàn)自動生成數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表，才能提高統(tǒng)計工作效率，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性和科學(xué)性，才能真正實現(xiàn)圖書館統(tǒng)計工作體系化、標準化和高效化。

結(jié)束語

明確統(tǒng)計指標，完善指標體系，實現(xiàn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)定量分析，使數(shù)據(jù)揭示事實本質(zhì)，健全完善的高校圖書館數(shù)據(jù)統(tǒng)計指標體系，高效統(tǒng)計出事實數(shù)據(jù)，形成圖書館數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析報告。不斷改進高校圖書館的各項業(yè)務(wù)工作，對圖書館的投入進行績效評價，合理科學(xué)的投入與產(chǎn)出比例才能體現(xiàn)圖書館的學(xué)科服務(wù)水平，提升圖書館在學(xué)校發(fā)展中的價值和重要地位，為高校圖書館發(fā)展目標編制提供有力的事實理論依據(jù)，是圖書館建設(shè)發(fā)展的機遇與挑戰(zhàn)。