吳小平

（浙江安吉經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管理委員會(huì)，浙江 湖州 313300）

建設(shè)單位作為建設(shè)項(xiàng)目的發(fā)起者、所有者、使用者、管理者，是建設(shè)五方主體中唯一一個(gè)從項(xiàng)目發(fā)起（立項(xiàng)）到項(xiàng)目移交、使用，全過程引領(lǐng)的單位，也是整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程中最具話語權(quán)的單位，經(jīng)手了項(xiàng)目大多數(shù)的檔案、資料。由建設(shè)單位牽頭引領(lǐng)檔案管理才能保證項(xiàng)目檔案的全面性和完整性，如此，檔案才能為建設(shè)單位的項(xiàng)目管理提供能量來源和變革基礎(chǔ)。本文僅就項(xiàng)目檔案中的電子檔案進(jìn)行闡述。

電子檔案是指在項(xiàng)目建設(shè)過程中通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成的、對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的文字、表格、CAD圖、聲像等各種形式的歷史記錄。

1 前期策劃

1.1 制度、機(jī)構(gòu)的建立

電子檔案的建立、管理、應(yīng)用，首先需要由建設(shè)單位牽頭組織各主要參建單位參與，針對項(xiàng)目檔案形成一套完整的管理辦法、制度，包括檔案資料的收集、歸檔、整理、移交，設(shè)置專職或兼職檔案管理人員、單獨(dú)檔案室的配備和明確項(xiàng)目人員在檔案管理方面的職責(zé)和行為。

1.2 框架的搭設(shè)

以往的檔案資料往往是被動(dòng)型，即有什么檔案資料存什么檔案資料，有多少份存多少份，往往導(dǎo)致后期資料的缺失或不足，所以在項(xiàng)目前期需對項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行規(guī)劃，將項(xiàng)目檔案資料分為立項(xiàng)申報(bào)、勘察設(shè)計(jì)、工程準(zhǔn)備、工程實(shí)施、竣工及試運(yùn)行5個(gè)階段，并詳細(xì)列出每個(gè)階段需要收集哪些資料，其中哪些資料為核心資料和一般資料，每種資料需要多少份數(shù)以及如何電子化處理。

（1）立項(xiàng)申報(bào)階段：主要有項(xiàng)目建議書及報(bào)批文件，項(xiàng)目選址意見書及其報(bào)批文件，可行性研究報(bào)告及其評估、報(bào)批文件，設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)劃任務(wù)書及其報(bào)批文件等。

（2）勘察設(shè)計(jì)階段：主要有地質(zhì)水文勘察報(bào)告，總體規(guī)劃設(shè)計(jì)，方案設(shè)計(jì)，初步設(shè)計(jì)及其報(bào)批文件，施工圖設(shè)計(jì)文件等。

（3）施工準(zhǔn)備階段：主要有征地拆遷、移民文件、施工許可、招標(biāo)投標(biāo)、承發(fā)包合同協(xié)議等。

（4）施工階段：主要形成開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要，施工組織設(shè)計(jì)方案及報(bào)批文件，施工計(jì)劃、施工技術(shù)及安全措施，施工工藝文件，原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定、復(fù)驗(yàn)單，建筑材料試驗(yàn)報(bào)告，設(shè)計(jì)變更文件，各種施工記錄，隱蔽工程驗(yàn)收記錄及照片，工程質(zhì)量檢查、評定，技術(shù)總結(jié)，施工預(yù)、決算，交工驗(yàn)收記錄證明，竣工報(bào)告、竣工圖，監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則，月報(bào)、會(huì)議紀(jì)要，工作聯(lián)系單、通知單，質(zhì)量事故報(bào)告、旁站記錄，工期管理文件等。

（5）竣工及試運(yùn)行階段：主要形成試運(yùn)行文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程設(shè)計(jì)總結(jié)、工程施工總結(jié)、工程監(jiān)理總結(jié)、項(xiàng)目質(zhì)量評審文件、工程審計(jì)文件、專項(xiàng)驗(yàn)收審批文件、竣工驗(yàn)收文件等。

2 過程實(shí)施

2.1 電子檔案的收集

電子檔案主要有以下4類：

文本文件：指文字編輯軟件制作的文字文件、表格文件等，歸檔時(shí)重點(diǎn)收集定稿電子文件和正式文件的掃描件，如會(huì)議紀(jì)要，正式文件掃描件可作為依據(jù)，定稿電子文件方便檢索文字內(nèi)容。

圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、手機(jī)等設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件，掃描件前期立項(xiàng)文件、審批文件以及過程中重要通知、往來函件等采用PDF格式進(jìn)行存儲(chǔ)，減少文件體量并方便閱覽，重要節(jié)點(diǎn)、重點(diǎn)部位、重要事件等形成的照片以文件夾形式進(jìn)行存儲(chǔ)并將文件夾命名為時(shí)間+事件。

影音文件：指以數(shù)碼攝像機(jī)、手機(jī)、錄音機(jī)等設(shè)備或電腦制作的視頻、聲頻文件，主要有宣傳資料、重要事件的錄像錄音等，將其命名為時(shí)間+事件進(jìn)行存儲(chǔ)。

圖形文件：指設(shè)計(jì)文件或繪圖獲得的靜態(tài)文件，主要為設(shè)計(jì)圖紙、bim模型等，將其按版本時(shí)間進(jìn)行歸類，并注明其軟件版本，有必要時(shí)將相關(guān)軟件進(jìn)行存儲(chǔ)。

電子檔案收集的要求：

項(xiàng)目文件材料收集的完整性：參照《建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍》結(jié)合項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定《項(xiàng)目文件材料歸檔范圍》，歸檔范圍內(nèi)的文件都必須收集?？紤]到項(xiàng)目檔案的多頭移交，文件收集過程中應(yīng)多保存幾份（一般要求2份以上），保持文件整潔。數(shù)碼照片應(yīng)無污物、無破損、無劃痕、無花點(diǎn)。本單位、直接審批單位形成的管理性文件必須確保原件。確保檔案整體完整、單項(xiàng)工作檔案完整、文本完整、簽字完備。

整理的系統(tǒng)性：就是對歸檔文件的有序排列和編號(hào)工作。整理內(nèi)容包括項(xiàng)目文件價(jià)值鑒定、分類和組卷。

文件的準(zhǔn)確性：一是文件內(nèi)容與反映的施工對象、建設(shè)工程一致；二是同一項(xiàng)目文件內(nèi)容之間相協(xié)調(diào)一致。

項(xiàng)目檔案移交的及時(shí)性。各單位每項(xiàng)工作完成后應(yīng)及時(shí)向檔案員移交相關(guān)的文件。采取預(yù)立卷的形式，加強(qiáng)對文件的管理。

2.2 紙質(zhì)資料的電子化處理

建設(shè)工程的資料量較為龐大，所有紙質(zhì)資料進(jìn)行掃描工作量龐大，所以其中需要進(jìn)行篩選，對于不同的資料采用不同的方式進(jìn)行處理，對于核心資料以及重要文件進(jìn)行全盤掃描，一般資料特別是參考性資料，可以采用重要頁碼掃描結(jié)合文本形式進(jìn)行電子化處理，而對于類似會(huì)議紀(jì)要這樣既是重要文件又需要經(jīng)常查閱的文件，采用掃描加文本形式。

（1）檔案的掃描：紙質(zhì)資料在電子化處理過程中應(yīng)核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與紙質(zhì)資料是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。掃描分辨率一般應(yīng)當(dāng)選擇≥150dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。需要進(jìn)行OCR漢字識(shí)別的檔案，掃描分辨率應(yīng)當(dāng)選擇≥300dpi。

（2）圖像的處理：對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。

①發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。

②發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。

③發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

④對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，圖像偏度不得大于3°。對方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

⑤應(yīng)遵循在不改變檔案記錄信息的前提下，去除數(shù)字圖像中影響可識(shí)度的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑邊、黑線、圈畫的標(biāo)記等以提高圖像的整潔度。對黑邊的去除不得簡單地運(yùn)用裁邊的方法進(jìn)行。

⑥對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為1個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

2.3 電子檔案的整理存儲(chǔ)

將整個(gè)項(xiàng)目分為立項(xiàng)申報(bào)、勘察設(shè)計(jì)、工程準(zhǔn)備、工程實(shí)施、竣工及試運(yùn)行5個(gè)階段，電子文件按階段進(jìn)行分類整理，同時(shí)與紙質(zhì)檔案保持一致。整理后采用電腦、移動(dòng)硬盤、云盤3方備份，最大程度保證電子檔案的完整性。

2.3.1 立項(xiàng)申報(bào)階段

文件材料根據(jù)審批事項(xiàng)的內(nèi)在聯(lián)系分別整理組卷。

2.3.2 勘察設(shè)計(jì)階段

文件材料按照設(shè)計(jì)的不同階段和專業(yè)分別整理組卷。

2.3.3 工程準(zhǔn)備階段

①招投標(biāo)及承發(fā)包合同文件（按照招投標(biāo)工作程序及合同內(nèi)容分別整理組卷）（招勘察、招設(shè)計(jì)、招監(jiān)理、招施工，其中施工又有場地平整的、土建安裝的、智能的、室外市政和景觀設(shè)計(jì)的、原材料、招標(biāo)、投標(biāo)、評標(biāo)、中標(biāo)、合同）。

②專項(xiàng)申請、批復(fù)文件（按審批事項(xiàng)及相關(guān)手續(xù)辦理過程分別整理組卷）（各專項(xiàng)的審批文件、消防、白蟻、防雷、環(huán)保、人防等）。

2.3.4 工程實(shí)施階段

①工程管理文件（按問題并結(jié)合時(shí)間，分別進(jìn)行整理組卷）一些專題，價(jià)格調(diào)整、進(jìn)展、整改、資金、人事、簡報(bào)、會(huì)議記錄、聲像（單體照片、開工典禮、竣工驗(yàn)收照片、基礎(chǔ)施工、室外工程、新工藝、主體施工、原地貌、工程管理）。

②計(jì)量支付報(bào)表、計(jì)劃進(jìn)度報(bào)表按合同段結(jié)合時(shí)間整理組卷。

③各合同段施工管理文件材料以合同段為單位，按工作程序并結(jié)合問題，分別集中整理組卷。

④原材料質(zhì)量保證文件如屬共用的，則按單位工程整理組卷，如屬專用的，則按分部工程分別整理組卷。

⑤各項(xiàng)施工文件除各單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評定表及匯總文件可按合同段集中整理組卷外，其余文件材料均應(yīng)按照單位、分部、分項(xiàng)工程，結(jié)合施工工序，歸入相應(yīng)部分，分別整理組卷。

⑥設(shè)備文件材料按專業(yè)及用途分別整理組卷。

⑦竣工圖按照專業(yè)或單位工程結(jié)合圖號(hào)分別整理組卷，并編制設(shè)計(jì)變更一覽表。

2.3.5 竣工及試運(yùn)行階段

文件材料按照觀測檢測記錄及報(bào)告、各專項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收工作內(nèi)容分別整理組卷。

2.4 電子目錄的建立

圖1

電子目錄的建立是電子檔案管理的關(guān)鍵，一份好的電子目錄的建立可以極大程度方便電子檔案的管理及應(yīng)用，大大節(jié)約資料的調(diào)取時(shí)間。

信息完整：將文件的主要信息在目錄中錄入，如前期資料、往來函件需要注明主體單位、時(shí)間、保存份數(shù)、借閱情況等。

關(guān)鍵詞設(shè)置：工程中經(jīng)常需要找尋某些決定、信息來源，在電子目錄中設(shè)置文件的關(guān)鍵詞就十分必要了，可以利用excle等軟件自帶的查找功能幫助快速找到相關(guān)文件。

超鏈接設(shè)置：在目錄中為文件設(shè)置超鏈接，當(dāng)確定了所需文件，可以一鍵式調(diào)取，不再需要逐個(gè)打開文件夾，提高了效率。

2.5 電子檔案的共享共建

項(xiàng)目在普遍的電腦存儲(chǔ)、移動(dòng)存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上，采用云盤進(jìn)行項(xiàng)目資料的共享，讓電子檔案不在只能通過檔案管理員進(jìn)行查閱補(bǔ)充，并利用云盤自帶的權(quán)限管理，為項(xiàng)目管理人員設(shè)置了相應(yīng)文件的權(quán)限，包括無權(quán)限、僅查看、下載查看、上傳下載等，在實(shí)現(xiàn)電子檔案的共享的同時(shí)也保證了資料的保密性，同時(shí)利用云盤的鏈接實(shí)現(xiàn)快速分享及調(diào)取。

圖2 電腦端

圖3 手機(jī)端

3 全過程應(yīng)用

電子檔案的應(yīng)用較多，本文就項(xiàng)目主要應(yīng)用進(jìn)行概述。

3.1 決策

工程建設(shè)過程中會(huì)碰到許多需要決策的地方，需要各方主體一起商議決策，而每一個(gè)決策背后需要許多檔案資料支持，以往需要打印甚至通過檔案管理員進(jìn)行調(diào)取復(fù)印，人手一份，但決策過程中常常需要調(diào)取未準(zhǔn)備的資料，整理過程費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而建立了電子檔案后，可以隨時(shí)調(diào)取，方便決策。

3.2 現(xiàn)場施工

現(xiàn)場施工時(shí)不能攜帶大量圖紙，即使存在手機(jī)中，也往往有圖紙更新不及時(shí)、設(shè)計(jì)變更未存儲(chǔ)等問題，云盤電子檔案的調(diào)取可以較好解決施工錯(cuò)誤返工。

3.3 檢查、視察的應(yīng)對

工程建設(shè)需要面臨大大小小各類檢查及領(lǐng)導(dǎo)視察，需要將相應(yīng)的資料搬進(jìn)搬出，檢查后又需將檔案重新歸檔，較為麻煩且極易導(dǎo)致檔案的缺失、混亂，如果在項(xiàng)目建設(shè)中采用電子檔案應(yīng)對檢查，各類資料一覽無余，需要資料可直接調(diào)取，省時(shí)省力。

3.4 異地調(diào)取

工程全過程中需要辦理諸多手續(xù)，或者身在外地需要上報(bào)各種報(bào)表，電子檔案的存在可以實(shí)現(xiàn)異地調(diào)取，有效提高辦事效率。

3.5 文件分享

自博館項(xiàng)目參與單位較多，各單位間文件交流也較多，經(jīng)常遇到有需要某些文件而經(jīng)手人不在電腦邊情況，還有文件較大通過QQ、微信等通訊工具傳輸費(fèi)時(shí)費(fèi)力的情況，便可以通過云盤分享電子檔案及時(shí)解決。

3.6 檔案監(jiān)督

與紙質(zhì)資料情況只掌握在專職或兼職管理人員不同，電子檔案方便了管理人員對檔案資料的監(jiān)督，檔案有哪些缺失、什么檔案未及時(shí)歸檔均可隨時(shí)了解、督促。

3.7 檔案的歸檔及回溯

項(xiàng)目全過程中，建設(shè)四方主體（除建設(shè)單位外）在項(xiàng)目竣工結(jié)算或者權(quán)利義務(wù)清算完成后，便對該項(xiàng)目的檔案資料束之高閣，而建設(shè)單位仍需要在相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)的后期運(yùn)營維護(hù)中對歸檔后的檔案頻繁調(diào)取。采用電子檔案方便了檔案的調(diào)取，在遇到問題時(shí)亦能及時(shí)回溯，方便問題解決。

3.8 造價(jià)的控制

造價(jià)控制防止超概作為建設(shè)單位最重要的一項(xiàng)任務(wù)，在以往項(xiàng)目中，工程過程中形成的工程造價(jià)數(shù)據(jù)資料往往掌握在個(gè)人手中，建設(shè)單位只能階段性了解控制，而且較為滯后，而通過電子檔案的共享，對數(shù)據(jù)的真實(shí)性、及時(shí)性有了大幅改進(jìn)，使建設(shè)單位能實(shí)時(shí)掌控項(xiàng)目造價(jià)信息，有效實(shí)現(xiàn)對概算的控制。

4 效果評價(jià)

電子檔案的管理有效提高了項(xiàng)目建設(shè)的效率，保證了項(xiàng)目檔案資料的完整性、系統(tǒng)性和及時(shí)性，為項(xiàng)目的驗(yàn)收移交以及創(chuàng)優(yōu)評比打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

5 存在問題

5.1 電子檔案應(yīng)用的下沉

盡管項(xiàng)目各方主要管理人員已開始使用電子檔案，但很難下沉到現(xiàn)場管理班組，管理班組依然采用原有方式進(jìn)行施工作業(yè)管理，且檔案資料的錄入、更新、補(bǔ)充工作的絕大部分依然由檔案管理人員完成，使電子檔案的普及性降低。

5.2 電子檔案管理應(yīng)用的推廣

電子檔案的管理應(yīng)用需要投入較多精力，且對管理人員經(jīng)驗(yàn)要求較高，特別是前期框架和制度的建立，使得電子檔案管理推廣不易。

6 結(jié)語

電子檔案的管理是對紙質(zhì)檔案管理的補(bǔ)充和提升，需要不斷探索，加強(qiáng)對電子檔案管理應(yīng)用的發(fā)掘，當(dāng)越來越多人感受到電子檔案管理帶來的效益，才能推動(dòng)電子檔案管理的發(fā)展，更能進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化、數(shù)字化的普及和應(yīng)用。