摘要：信息技術(shù)的發(fā)展和職業(yè)教育的變革，對(duì)學(xué)校檔案管理工作提出了更高的要求。建立豐富和合理的館藏檔案資源，是檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提。當(dāng)前，硬件配套設(shè)施不完善、檔案收集管理不到位、檔案信息化建設(shè)滯后、檔案人才隊(duì)伍建設(shè)薄弱等問題都制約著學(xué)校館藏資源的建設(shè)，必須通過(guò)加強(qiáng)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、做好檔案收集工作、推動(dòng)檔案信息化建設(shè)、加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)等措施，加強(qiáng)館藏檔案資源建設(shè)與管理，更好地服務(wù)于學(xué)校中心工作，也為其他高校檔案館館藏建設(shè)與管理提供參考。

關(guān)鍵詞：館藏檔案;檔案資源;檔案管理

《高等學(xué)校檔案管理辦法》中將高校檔案定義為：“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄?！弊龊酶咝n案管理工作，既能為高校工作的開展提供依據(jù)和憑證，也是對(duì)校園文化的保護(hù)和傳承。建立豐富和合理的館藏檔案資源，是高校檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提[1]。信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)高校傳統(tǒng)的檔案管理模式產(chǎn)生了巨大的沖擊，當(dāng)前高校檔案館的館藏資源很難滿足用戶日益多樣的利用需求。因此，高校檔案館需要結(jié)合本校檔案工作的實(shí)際情況，重視館藏檔案資源建設(shè)與管理，提升檔案信息化水平，提高檔案利用率，由傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字檔案館、智慧檔案館轉(zhuǎn)型，為本校和社會(huì)提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

習(xí)近平總書記指出，在全面建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化國(guó)家新征程中，職業(yè)教育前途廣闊、大有可為。上海電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院作為一所有60年辦學(xué)歷史的公辦全日制普通高等職業(yè)院校，是“國(guó)家示范性高等職業(yè)院校建設(shè)計(jì)劃”骨干高職院校、國(guó)家優(yōu)質(zhì)?？聘叩嚷殬I(yè)院校、上海一流?？聘叩嚷殬I(yè)教育建設(shè)立項(xiàng)單位、上海市示范性高等職業(yè)技術(shù)院校。在職業(yè)教育不斷改革，職業(yè)院校主動(dòng)融入國(guó)家重大戰(zhàn)略，培養(yǎng)高質(zhì)量的技能型人才，共同構(gòu)建技能型社會(huì)的背景下，高職院校的綜合檔案館承擔(dān)著學(xué)校檔案收集歸檔、服務(wù)利用、資政育人的任務(wù)[2]，必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，加強(qiáng)館藏檔案資源建設(shè)，構(gòu)建學(xué)校檔案管理一體化平臺(tái)，更好地服務(wù)于學(xué)校中心工作。

1館藏檔案資源建設(shè)與管理現(xiàn)狀

1.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)情況

綜合檔案館現(xiàn)有檔案庫(kù)房?jī)蓚€(gè)，共130平方米，配置有檔案專用密集架，容量總計(jì)170立方米，總排架累計(jì)長(zhǎng)度1368米。同時(shí)配備了溫濕度顯示儀、空調(diào)、除濕機(jī)、空氣消毒機(jī)、消防滅火器材、檔案專用掃描儀、復(fù)印機(jī)、光盤磁帶防磁柜、防潮箱、檔案裝訂機(jī)等辦公設(shè)備及檔案庫(kù)房專用設(shè)備。

1.2現(xiàn)有館藏檔案結(jié)構(gòu)

學(xué)校檔案館統(tǒng)一保管著上海電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院、上海電子工業(yè)學(xué)校、原中共上海儀電控股（集團(tuán)）公司黨校、原上海電子技術(shù)學(xué)校、原上海第一儀表電子工業(yè)學(xué)校、儀電控股（集團(tuán)）公司委托管理的原上海廣電職業(yè)技術(shù)學(xué)校（部分文書檔案）共6個(gè)全宗的檔案。

除在職教職工的人事檔案由人事處專門管理、學(xué)生檔案由學(xué)生處專門管理外，學(xué)校檔案館統(tǒng)一收集并集中管理了學(xué)校DQ黨群類、XZ行政類、XS學(xué)生類、JX教學(xué)類、KY科研類、JJ基建類、SB設(shè)備類、WS外事類、CK財(cái)會(huì)類、SX聲像類、SW實(shí)物類共11個(gè)門類的檔案，以紙質(zhì)檔案為主，聲像、實(shí)物等其他載體檔案為輔，門類齊全，較為詳細(xì)地記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程和辦學(xué)成果。

1.3檔案信息化建設(shè)情況

2009年12月，學(xué)校引進(jìn)新影捷檔案管理系統(tǒng)軟件，初步實(shí)現(xiàn)了檔案編目、統(tǒng)計(jì)和檢索的計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理。2019年4月，綜合檔案館對(duì)新影捷檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了升級(jí)，賦予各二級(jí)部門兼職檔案管理員登錄權(quán)限，通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了二級(jí)部門預(yù)立卷、綜合檔案館網(wǎng)上審核、紙質(zhì)檔案移交的歸檔流程。9月，綜合檔案館為部分二級(jí)部門進(jìn)一步開通三級(jí)權(quán)限，讓更多兼職檔案員通過(guò)系統(tǒng)錄入案卷和卷內(nèi)文件目錄，有效提高了檔案移交的工作效率。截至2019年12月，完成學(xué)校和電子工業(yè)學(xué)校（中專部）部分檔案的目錄數(shù)字化共計(jì)3921卷、15869件，完成合同檔案和實(shí)物檔案目錄數(shù)字化共計(jì)3659件。

2020年，綜合檔案館開展館藏檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目，完成5067卷文書檔案、595卷學(xué)籍卡、232張基建圖紙、4505張照片、490件實(shí)物、3714件合同檔案的數(shù)字化掃描、加工，依托檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案全文檢索，極大地提高了檔案利用效率，有利于對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)。

1.4學(xué)校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)情況

學(xué)校檔案人才隊(duì)伍由綜合檔案館專職檔案管理員和各二級(jí)部門兼職檔案管理員組成，每個(gè)二級(jí)部門至少設(shè)置一名兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門的檔案工作。目前，學(xué)校有綜合檔案館專職檔案管理員2名，各二級(jí)部門兼職檔案管理員40余名。由學(xué)校綜合檔案館負(fù)責(zé)對(duì)二級(jí)部門兼職檔案管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和歸檔指導(dǎo)，保證學(xué)校各部門檔案及時(shí)、規(guī)范歸檔。

2館藏檔案資源建設(shè)與管理存在的問題

2.1硬件配套設(shè)施不完善

學(xué)校檔案庫(kù)房是在2010年由兩間大教室改建而成的，后來(lái)陸續(xù)配置了空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器等設(shè)備，滿足了基本的溫濕度監(jiān)控和消防功能。但是，隨著學(xué)校發(fā)展和檔案的集中統(tǒng)一保管，綜合檔案館館藏檔案數(shù)量逐年增長(zhǎng)，當(dāng)前的檔案庫(kù)房面積已無(wú)法滿足檔案的保管需求。用木板封閉教室窗戶改造的庫(kù)房墻壁，隔熱性能不佳;使用空調(diào)和除濕機(jī)控制庫(kù)房溫濕度，沒有自動(dòng)控制系統(tǒng)，導(dǎo)致庫(kù)房不能實(shí)現(xiàn)24小時(shí)恒溫恒濕;僅配置滅火器，沒有自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火等裝置，無(wú)法確保檔案實(shí)體安全。另外，綜合檔案館沒有相對(duì)封閉、獨(dú)立的區(qū)域，且沒有專門進(jìn)行檔案展覽的空間，不利于檔案安全及各項(xiàng)檔案工作的開展。

2.2檔案收集管理不到位

學(xué)校自2003年5月起，結(jié)合本校工作實(shí)際，制定了一系列檔案管理制度，對(duì)歸檔管理、歸檔范圍、檔案整理、檔案利用、庫(kù)房管理等方面進(jìn)行了規(guī)范，此后經(jīng)過(guò)歷年完善，形成了較為全面的制度體系。但是，對(duì)于制度的實(shí)施執(zhí)行力度不夠，對(duì)二級(jí)部門檔案移交的管理不到位，涉及多個(gè)部門的工作歸檔責(zé)任劃分不明確，仍然存在檔案延遲或未能收集進(jìn)館的情況，如設(shè)備項(xiàng)目檔案目前館藏僅2019—2020年設(shè)備項(xiàng)目的成套檔案，其他年度的設(shè)備項(xiàng)目檔案暫未進(jìn)館;基建項(xiàng)目檔案館藏為學(xué)校一期、二期建設(shè)等重大基建項(xiàng)目，學(xué)校歷年建設(shè)項(xiàng)目與維修工程等基建項(xiàng)目檔案還在陸續(xù)整理移交中;離退休教職工人事檔案已向檔案館移交，但由于歷史原因，僅做簡(jiǎn)單案卷編號(hào)，并未完成規(guī)范的整理。另外，針對(duì)具體的檔案門類，仍然缺少有針對(duì)性的相關(guān)制度規(guī)范來(lái)進(jìn)行專門的規(guī)定和指導(dǎo)。

2.3檔案信息化建設(shè)滯后

檔案信息化建設(shè)包含檔案存量數(shù)字化和增量電子化。目前，綜合檔案館的館藏?cái)?shù)字化工作還未全部完成，尤其是對(duì)于年代久遠(yuǎn)的文書檔案、離退休教職工人事檔案等，全文識(shí)別難度較高，數(shù)字化難度較大，數(shù)字化任務(wù)較重;對(duì)于每年新增的檔案，除聲像、實(shí)物等其他載體檔案外，文書檔案仍然以紙質(zhì)檔案為主，進(jìn)館之后由檔案館進(jìn)行數(shù)字化掃描工作。檔案信息化建設(shè)還需持續(xù)推進(jìn)。

由于檔案管理系統(tǒng)暫未與學(xué)校其他辦公系統(tǒng)對(duì)接，不能進(jìn)行數(shù)據(jù)共享[3]，導(dǎo)致出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)，不利于提高工作效率。如學(xué)校收發(fā)文、合同等，都在學(xué)校自動(dòng)化辦公系統(tǒng)（即OA系統(tǒng)）中進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理和流轉(zhuǎn)，但由于系統(tǒng)各自形成“信息孤島”[4]，檔案管理系統(tǒng)不能直接接收OA系統(tǒng)中完整的收發(fā)文及合同的電子數(shù)據(jù)，需要兼職檔案管理員在檔案管理系統(tǒng)中重新著錄，既付出額外的時(shí)間成本，又容易發(fā)生錯(cuò)錄、漏錄的現(xiàn)象。

2.4檔案人才隊(duì)伍建設(shè)薄弱

學(xué)校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)是學(xué)校檔案工作開展的重要環(huán)節(jié)，對(duì)學(xué)校檔案資源建設(shè)具有重要作用。當(dāng)前，學(xué)校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)存在以下四方面問題。一是專職檔案管理員人數(shù)少。學(xué)校專職檔案管理員僅有綜合檔案館2名，同時(shí)兼顧各項(xiàng)行政事務(wù)，隨著檔案業(yè)務(wù)的不斷增加，導(dǎo)致檔案工作無(wú)法做細(xì)，制約檔案工作的發(fā)展。各二級(jí)部門檔案工作由行政人員兼職負(fù)責(zé)，由于部門工作繁重，導(dǎo)致檔案工作花費(fèi)的時(shí)間和精力不足。二是兼職檔案管理人員變動(dòng)頻繁，檔案隊(duì)伍新手多，部門內(nèi)人員變動(dòng)缺少檔案工作交接環(huán)節(jié)，導(dǎo)致接替的兼職檔案管理員不了解部門檔案情況，影響部門檔案工作銜接。三是檔案業(yè)務(wù)技能欠缺。各二級(jí)部門兼職檔案管理員大部分每年進(jìn)行一次到兩次檔案整理，導(dǎo)致檔案業(yè)務(wù)技能不熟練。因部門內(nèi)缺少檔案工作交接，檔案工作新手不具備檔案工作知識(shí)，無(wú)法順利開展檔案業(yè)務(wù)。四是檔案人才隊(duì)伍考核制度不健全，沒有形成成熟的考核體系，不利于調(diào)動(dòng)學(xué)校檔案管理員的積極性。

3加強(qiáng)館藏檔案資源建設(shè)與管理的對(duì)策

3.1加強(qiáng)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為維護(hù)學(xué)校檔案實(shí)體安全、促進(jìn)檔案工作規(guī)范展開，需要擴(kuò)建或新建檔案庫(kù)房，增加庫(kù)房面積，配置庫(kù)房溫濕度自動(dòng)化控制系統(tǒng)、自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、自動(dòng)滅火裝置等專業(yè)設(shè)備;為檔案館設(shè)置相對(duì)獨(dú)立的空間，合理規(guī)劃?rùn)n案館閱檔、辦公及檔案加工區(qū)域。

乘學(xué)?；ㄋ钠诮ㄔO(shè)之機(jī)，2019年4月，綜合檔案館向?qū)W校提交新檔案館建設(shè)規(guī)劃，計(jì)劃建設(shè)總面積1940平方米的新檔案館，包含紙質(zhì)檔案庫(kù)、實(shí)物檔案庫(kù)、涉密檔案庫(kù)、聲像檔案庫(kù)共900平方米檔案專用庫(kù)房，200平方米對(duì)外服務(wù)用房，250平方米檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房，90平方米辦公用房及500平方米校史展覽廳/校史館，以滿足學(xué)校檔案工作的長(zhǎng)期發(fā)展。

3.2重視檔案收集，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)

檔案收集是檔案管理的首要環(huán)節(jié)，是做好檔案工作的基礎(chǔ)。做好高校的檔案收集工作，首先，要建章立制，對(duì)學(xué)校的檔案收集工作進(jìn)行整體規(guī)劃，明確歸檔責(zé)任，形成部門聯(lián)動(dòng)。在綜合性檔案管理制度的基礎(chǔ)上，還要針對(duì)具體的檔案門類，制定相關(guān)制度，如基建檔案管理制度、設(shè)備檔案管理制度、離退休教職工人事檔案管理制度等。其次，要做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)，進(jìn)行制度的細(xì)化，保證檔案收集的質(zhì)量。

高校檔案收集工作，一方面是定期接收各二級(jí)部門形成的檔案，另一方面是征集保存于師生、校友個(gè)人手中的檔案，以完善館藏[5]。對(duì)于各二級(jí)部門檔案收集不全面的問題，鼓勵(lì)各二級(jí)部門設(shè)立“文件中轉(zhuǎn)站”，由該部門兼職檔案管理員負(fù)責(zé)管理。以“人”為單位，或以“事”為單位，在一項(xiàng)工作辦畢或階段性辦畢時(shí)，由相關(guān)人員將文件放入中轉(zhuǎn)站進(jìn)行短期保管。兼職檔案管理員定期對(duì)部門放入中轉(zhuǎn)站內(nèi)的文件進(jìn)行檢查、核對(duì)，并在檔案館規(guī)定的移交時(shí)間內(nèi)，按照歸檔要求進(jìn)行統(tǒng)一整理，完成部門檔案歸檔工作，以保證各二級(jí)部門檔案收集的完整性和規(guī)范性。對(duì)于師生或校友檔案的征集，要以館藏需求為依據(jù)，以完善館藏為目的，號(hào)召師生或校友進(jìn)行檔案捐贈(zèng)或暫存，并贈(zèng)予捐贈(zèng)證書，彌補(bǔ)館藏檔案之不足。

3.3融入智慧校園，實(shí)現(xiàn)信息共享

新修訂的《檔案法》第三十六條明確指出：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。”學(xué)校檔案工作必須持續(xù)推進(jìn)信息化建設(shè)，主動(dòng)融入學(xué)校智慧校園，打破“數(shù)據(jù)孤島”，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成，并在智慧校園環(huán)境中承擔(dān)數(shù)據(jù)保管和利用的重要角色。要在學(xué)校整體信息化建設(shè)的框架下，完善檔案管理系統(tǒng)，增加檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)容量;繼續(xù)推進(jìn)存量檔案、增量檔案數(shù)字化掃描工作，達(dá)到館藏檔案100%實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的目標(biāo);確定系統(tǒng)的歸檔數(shù)據(jù)范圍，整合不同系統(tǒng)產(chǎn)生的異構(gòu)數(shù)據(jù)[6]，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的對(duì)接，將歸檔環(huán)節(jié)加入各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)辦畢及時(shí)歸檔，提高歸檔效率，保證歸檔數(shù)據(jù)的完整性、可靠性、可用性，最終實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息資源集成管理[7]。

保障信息安全是信息化建設(shè)的前提。在信息公開的背景下，要對(duì)歸檔文件進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的鑒定，對(duì)于符合信息公開要求的文件，建設(shè)以檔案用戶為導(dǎo)向、利用便捷的檔案管理一體化平臺(tái)[8]，開展全校范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)共享，讓檔案利用更為高效、更為便利，最大程度發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。同時(shí)，綜合檔案館要與學(xué)校信息中心合作，為檔案管理系統(tǒng)及檔案管理一體化平臺(tái)提供技術(shù)保障，維護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全，規(guī)范利用程序，為數(shù)據(jù)歸檔及數(shù)據(jù)共享提供安全穩(wěn)定的校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

3.4加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

學(xué)校檔案工作不斷推進(jìn)，對(duì)檔案管理人員的要求也不斷提高，必須重視檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)，建立一支理論知識(shí)和業(yè)務(wù)技能完備、符合學(xué)校檔案工作發(fā)展要求的專業(yè)隊(duì)伍。第一，要提高專職檔案管理員比例，細(xì)化檔案館業(yè)務(wù)分工，根據(jù)檔案業(yè)務(wù)開展的需要，引進(jìn)檔案學(xué)、中文、計(jì)算機(jī)等不同專業(yè)背景的人才，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作收集、保管、編纂、利用等各項(xiàng)環(huán)節(jié)均衡發(fā)展，滿足數(shù)字檔案館、智慧檔案館建設(shè)的人才需求。第二，要將檔案培訓(xùn)作為學(xué)校檔案工作的重要內(nèi)容。支持檔案館工作人員參加高層次高水平的培訓(xùn)、講座等活動(dòng)，學(xué)習(xí)檔案行業(yè)先進(jìn)成果;參與檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育，實(shí)現(xiàn)職稱晉升;鼓勵(lì)檔案人員申報(bào)科研項(xiàng)目，開展檔案研究，提高檔案人員科研素質(zhì)。對(duì)于兼職檔案管理員隊(duì)伍，要及時(shí)掌握學(xué)校檔案隊(duì)伍的人員變動(dòng)情況，定期開展檔案上崗培訓(xùn);在校內(nèi)舉辦豐富的檔案培訓(xùn)及講座，拓寬視野，提高理論和業(yè)務(wù)水平;針對(duì)不同部門的檔案需求，進(jìn)行有針對(duì)性的檔案指導(dǎo)。第三，要完善檔案人才隊(duì)伍考核制度，制定量化指標(biāo)，形成合理的業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)機(jī)制，并將其作為薪酬評(píng)定、評(píng)先評(píng)優(yōu)的重要依據(jù)[9]，激發(fā)檔案人員的工作積極性。

參考文獻(xiàn)：

[1]羅英，盧世蕾.加強(qiáng)高校檔案資源建設(shè)的思考與建議[J].四川檔案，2020（06）：32—33.

[2]馮宇，李金盈.論高校大檔案體系建設(shè)[J].檔案天地，2021（03）：34—37.

[3]許鑫.數(shù)字化校園背景下學(xué)校檔案管理模式構(gòu)建—以呼倫貝爾學(xué)院為例[J].呼倫貝爾學(xué)院學(xué)報(bào)，2020，28（06）：83—86.

[4]韓魏華.建設(shè)檔案信息資源共享平臺(tái)首先要建好檔案網(wǎng)站[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（09）：32—33.

[5]孫德宏.加強(qiáng)檔案館藏建設(shè)的思考[J].才智，2017（34）：223.

[6]劉越男.大數(shù)據(jù)政策背景下政務(wù)文件歸檔面臨的挑戰(zhàn)[J].檔案學(xué)研究，2018（02）：107—114.

[7]高玲俐.OA背景下高校檔案集成管理研究[J].檔案與建設(shè)，2020（11）：65—66.

[8]秦敏.檔案信息化背景下高校檔案資源體系建設(shè)[J].辦公自動(dòng)化，2021，26（02）：53-54+47.

[9]陳海燕.“雙一流”背景下高校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)研究—以上海交通大學(xué)為例[J].蘭臺(tái)世界，2020（10）：66—68.

作者簡(jiǎn)介：程夢(mèng)歌（1993—），大學(xué)本科學(xué)歷，上海電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院助理館員，主要從事檔案管理研究。15