戴瓊潔

摘要：智慧教務(wù)是提高教學(xué)管理工作效率和保障教學(xué)管理工作質(zhì)量的重要手段，流程是政策、制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則等內(nèi)容的承載者和落腳點(diǎn)，流程設(shè)計(jì)是智慧教務(wù)建設(shè)過(guò)程中的核心工作，學(xué)校在智慧教務(wù)建設(shè)過(guò)程中需要深入?yún)⑴c和準(zhǔn)確把握。文章基于鄂爾多斯某新建院校智慧教務(wù)建設(shè)的實(shí)踐過(guò)程，論述了系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程再造問(wèn)題，設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程梳理和流程再造過(guò)程中的目標(biāo)、思路和工具，為高校智慧教務(wù)建設(shè)提供有益參考。

關(guān)鍵詞：高校;智慧教務(wù);業(yè)務(wù)流程再造

中圖分類號(hào)：G647? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2022）16-0125-03

1 引言

高校教學(xué)管理的規(guī)范化、信息化、效率化是高校教育創(chuàng)新的內(nèi)在要求，是保證教育質(zhì)量的客觀需要，而教務(wù)管理作為教學(xué)管理的微觀體現(xiàn)，是教學(xué)管理的重要組成部分，有序、高效的教務(wù)管理是教學(xué)工作順利進(jìn)行的根本保證。隨著人工智能、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)的興起，信息技術(shù)在高校教務(wù)管理領(lǐng)域的應(yīng)用越來(lái)越普遍。在教學(xué)管理過(guò)程中引入“云大物移智”等信息技術(shù)可以模擬、延伸、拓展教學(xué)管理過(guò)程，提高信息收集效率，提升教學(xué)管理價(jià)值實(shí)現(xiàn)能力，為高校教學(xué)管理、質(zhì)量監(jiān)控及決策制訂等方面提供幫助。

業(yè)務(wù)流程再造是由美國(guó)Michael Hammer教授于1990年首次提出的。Michael Hammer和James Champy 于1993年在合著的《企業(yè)再造：企業(yè)革命的宣言書》中對(duì)流程再造進(jìn)行了更加系統(tǒng)化的表述，將其解釋為：從根本上重新思考和設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程，使公司在產(chǎn)品成本、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平、響應(yīng)速度等方面顯著提升[1]。Allen在1999年就明確指出，BPR理念不僅適用于企業(yè)，也適用于高校[2]。自業(yè)務(wù)流程再造理論傳入我國(guó)，學(xué)者們對(duì)其在教育領(lǐng)域的應(yīng)用開(kāi)展了一系列的研究，主要集中在以下兩個(gè)方面：

1）教學(xué)管理流程再造的必要性、可行性及內(nèi)容

多數(shù)學(xué)者認(rèn)為“云大物移智區(qū)”等信息技術(shù)對(duì)教學(xué)管理工作流程的影響以及高校教育創(chuàng)新以及辦學(xué)方式多樣化的內(nèi)在要求等是引發(fā)高校業(yè)務(wù)流程再造的主要因素[3-5]。曾群認(rèn)為高校教務(wù)管理主要包括教育教學(xué)研究、教學(xué)組織實(shí)施和教學(xué)績(jī)效測(cè)控三個(gè)環(huán)節(jié)。在對(duì)各環(huán)節(jié)進(jìn)行分析重組后，他設(shè)計(jì)了教務(wù)管理的核心業(yè)務(wù)流程[6]。李友良進(jìn)一步將管理觀念的再造、組織結(jié)構(gòu)的再造、教學(xué)管理信息化平臺(tái)構(gòu)建、教學(xué)反饋控制機(jī)制構(gòu)建、管理者素質(zhì)再造等都納入了教務(wù)管理流程再造的范疇中[7]。

2）教學(xué)管理過(guò)程中各環(huán)節(jié)的流程再造問(wèn)題

針對(duì)教學(xué)管理過(guò)程中的不同環(huán)節(jié)，專家學(xué)者從不同角度對(duì)這些環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程再造進(jìn)行了研究。文獻(xiàn)[8]論述了學(xué)籍管理體系中進(jìn)行業(yè)務(wù)流程再造的必要性及可行性，提出了學(xué)籍管理業(yè)務(wù)流程再造的一般思路。洪艷坤在對(duì)傳統(tǒng)考務(wù)流程剖析的基礎(chǔ)上，利用BPR業(yè)務(wù)流程再造規(guī)則重新設(shè)計(jì)了考務(wù)管理信息化流程，提高了工作效率及師生的滿意度[9]。馮宇對(duì)高校排課業(yè)務(wù)流程再造進(jìn)行了探討，改進(jìn)了人機(jī)交互式排課功能模塊[10]。宋志敏研究了新建本科院校教學(xué)質(zhì)量管理流程再造問(wèn)題，提出了在高校轉(zhuǎn)型發(fā)展的大背景下，教學(xué)質(zhì)量管理需要用流程理念取代職能理念，構(gòu)建教學(xué)質(zhì)量管理新模式[11]。

上述研究在論證教務(wù)管理必要性、可行性的基礎(chǔ)上，大多從某一具體工作展開(kāi)，并未從智慧教務(wù)建設(shè)全局出發(fā)，未考慮數(shù)據(jù)共享以及跨職能單元的協(xié)同。本文基于鄂爾多斯某新建本科院校智慧教務(wù)建設(shè)的實(shí)踐過(guò)程，論述了系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程再造問(wèn)題，設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程梳理和流程再造過(guò)程中的目標(biāo)、思路和工具，為高校智慧教務(wù)建設(shè)提供有益參考。

2 教務(wù)管理業(yè)務(wù)流程再造概述

教務(wù)管理業(yè)務(wù)流程是指學(xué)校教務(wù)部門開(kāi)展各種活動(dòng)的相關(guān)程序，涉及教育教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)組織實(shí)施和教學(xué)績(jī)效測(cè)控三個(gè)基本環(huán)節(jié)。教務(wù)管理通過(guò)業(yè)務(wù)流程的運(yùn)作，促使學(xué)院教學(xué)工作順利運(yùn)行，保障學(xué)院人才培養(yǎng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。根據(jù)面向?qū)ο蟮牟煌虅?wù)管理業(yè)務(wù)流程再造體現(xiàn)為內(nèi)部管理流程再造及面向師生的業(yè)務(wù)流程再造。

2.1 業(yè)務(wù)流程再造目標(biāo)

作為新建本科院校，其教務(wù)管理規(guī)范化、信息化、效率化程度與成熟高校相比，都存在較大差距。業(yè)務(wù)流程再造目標(biāo)：1）規(guī)范現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程，形成技術(shù)文件，實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理各項(xiàng)工作操作規(guī)程的規(guī)范化，確保教務(wù)管理工作的完整性、可靠性和可重復(fù)性。2）基于“云大物移智”等信息技術(shù)，優(yōu)化工作流程，實(shí)現(xiàn)跨部門協(xié)同，提高教務(wù)工作的工作效率。

2.2 業(yè)務(wù)流程再造思路

教務(wù)管理業(yè)務(wù)流程再造基本思路：1）對(duì)教學(xué)管理部門各項(xiàng)業(yè)務(wù)開(kāi)展現(xiàn)狀進(jìn)行分析、梳理，明確各部門工作職責(zé)。2）調(diào)研周邊院校，開(kāi)展學(xué)習(xí)及經(jīng)驗(yàn)交流;3）完善及優(yōu)化現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程，即轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)共享模式下的業(yè)務(wù)流程，在優(yōu)化中體現(xiàn)跨職能部門的數(shù)據(jù)共享及協(xié)同，并在運(yùn)行過(guò)程中持續(xù)優(yōu)化。

2.3 業(yè)務(wù)流程再造工具

目前常用的流程建模和分析方法有流程圖、狀態(tài)圖、活動(dòng)網(wǎng)絡(luò)圖等。業(yè)務(wù)流程梳理過(guò)程中，可以借助教務(wù)管理跨職能流程圖和流程矩陣來(lái)展現(xiàn)當(dāng)前各責(zé)任部門的不同階段的職責(zé)，繪制教務(wù)管理業(yè)務(wù)流程全景圖。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化使用ESIA方法清除不必要流程，對(duì)剩余流程進(jìn)行簡(jiǎn)化、從師生角度出發(fā)進(jìn)行跨部門流程整合和利用IT技術(shù)將整合后的流程自動(dòng)化。

2.4 業(yè)務(wù)流程再造組織

專家團(tuán)隊(duì)、技術(shù)團(tuán)隊(duì)及具體業(yè)務(wù)工作人員共同構(gòu)成了教務(wù)管理業(yè)務(wù)流程再造組織，團(tuán)隊(duì)之間協(xié)同配合，共同完成教務(wù)管理業(yè)務(wù)流程再造工作。其中，專家團(tuán)隊(duì)是課題研究過(guò)程中聘請(qǐng)的業(yè)務(wù)流程再造方面的專家;技術(shù)團(tuán)隊(duì)是指項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的智慧教務(wù)系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目軟件開(kāi)發(fā)人員;學(xué)院團(tuán)隊(duì)是由學(xué)院教務(wù)處、各系教務(wù)辦中教務(wù)管理骨干共同組成。

3 教務(wù)管理現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程梳理

3.1 流程梳理目標(biāo)

流程再造=流程梳理+流程優(yōu)化。通過(guò)對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的梳理，可以為下一階段業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化奠定基礎(chǔ)。業(yè)務(wù)流程梳理目標(biāo)是針對(duì)高校教務(wù)管理內(nèi)外部要素，對(duì)現(xiàn)有各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程及管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，明確各項(xiàng)業(yè)務(wù)的責(zé)任部門、所處的層次、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、存在的問(wèn)題、可改進(jìn)的內(nèi)容及改進(jìn)方法等。

3.2 流程梳理方法

教務(wù)管理業(yè)務(wù)流程梳理方法：學(xué)院團(tuán)隊(duì)對(duì)教務(wù)管理業(yè)務(wù)框架進(jìn)行梳理，從學(xué)校教務(wù)處與上級(jí)管理部門、院校教務(wù)處之間，教務(wù)處與校內(nèi)各職能部門，教務(wù)處與各教學(xué)單位等視角出發(fā)，梳理部門職能，分解各科室業(yè)務(wù)，根據(jù)專家團(tuán)隊(duì)提供的流程梳理模板、工具繪制各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程圖，填寫業(yè)務(wù)流程矩陣，與相關(guān)業(yè)務(wù)部門溝通、不斷修正，確認(rèn)所描述業(yè)務(wù)流程的正確性。

3.3 流程梳理示例

1）流程繪制清單

教務(wù)管理業(yè)務(wù)流程繪制清單如表1所示。清單列明了業(yè)務(wù)流程所屬部門、名稱、編號(hào)等信息，展現(xiàn)了教務(wù)管理業(yè)務(wù)流程繪制的整體情況。

2）業(yè)務(wù)流程圖

跨職能流程圖（泳道圖）是企業(yè)常用業(yè)務(wù)流程圖之一，由流程開(kāi)始點(diǎn)、結(jié)束點(diǎn)、任務(wù)、判斷、流程線、部門等組成?？缏毮芰鞒虉D能夠清楚地顯示各部門應(yīng)該完成的任務(wù)及這些任務(wù)如何在各部門之間的流轉(zhuǎn)，通?？梢酝ㄟ^(guò)部門、階段、活動(dòng)三個(gè)維度進(jìn)行分析繪制。

教務(wù)管理現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程圖如圖1所示，該業(yè)務(wù)流程圖采用visio繪制，展示了不同角色在該項(xiàng)業(yè)務(wù)不同階段需要完成的工作。其中，縱向泳道展示業(yè)務(wù)流程中相關(guān)職能部門職責(zé)，橫向泳道分隔相關(guān)業(yè)務(wù)階段，圖中的業(yè)務(wù)階段顯示了學(xué)院轉(zhuǎn)專業(yè)工作開(kāi)展流程。

3）業(yè)務(wù)流程矩陣

業(yè)務(wù)流程矩陣能夠描述跨職能流程圖中任務(wù)節(jié)點(diǎn)的詳細(xì)信息，業(yè)務(wù)流程矩陣中可以描述該流程各節(jié)點(diǎn)的內(nèi)容、責(zé)任部門、崗位。信息處理等基本描述，同時(shí)可明確存在的主要問(wèn)題及其改進(jìn)方式。教務(wù)管理業(yè)務(wù)流程矩陣示例如表2所示。

4 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

4.1 流程優(yōu)化目標(biāo)

業(yè)務(wù)流程優(yōu)化目標(biāo)是在上述業(yè)務(wù)流程梳理的基礎(chǔ)上，結(jié)合信息技術(shù)，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行清理、簡(jiǎn)化、整合及自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)跨部門信息共享及協(xié)同。新流程的順利運(yùn)行不僅需要信息技術(shù)的支持，還需要對(duì)計(jì)劃、部門、崗位、制度、績(jī)效等進(jìn)行相關(guān)配套的設(shè)計(jì)。

4.2 流程優(yōu)化方法

基于數(shù)據(jù)中心的校內(nèi)數(shù)據(jù)共享協(xié)同結(jié)構(gòu)如圖2所示，在搭建學(xué)院數(shù)據(jù)中心的基礎(chǔ)上，智慧教務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與學(xué)校數(shù)據(jù)中心集成，數(shù)據(jù)的定時(shí)推送實(shí)現(xiàn)各部門數(shù)據(jù)共享。在數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上，將需要不同部門協(xié)同處理的業(yè)務(wù)劃分為多個(gè)服務(wù)任務(wù)，將服務(wù)任務(wù)分配給具體的職能部門。分解業(yè)務(wù)流程及分配服務(wù)時(shí)需要考慮以下幾個(gè)方面的因素：1）降低服務(wù)任務(wù)之間的耦合度，即兩個(gè)服務(wù)任務(wù)之間的關(guān)聯(lián)降到最低。2）相關(guān)服務(wù)任務(wù)之間的聚合粒度要合理，將一次能夠完成的服務(wù)任務(wù)聚合成為一個(gè)。3）協(xié)調(diào)次數(shù)。如果分解任務(wù)之間需要多次通訊和協(xié)調(diào)則考慮重新分解。

對(duì)跨部門協(xié)同的業(yè)務(wù)分解后，部門內(nèi)部流程優(yōu)化步驟為：1）學(xué)院團(tuán)隊(duì)明確業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的基本原則，減少非增值環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)化辦理流程，整合部門內(nèi)部的業(yè)務(wù)，與技術(shù)團(tuán)隊(duì)合作設(shè)計(jì)智慧教務(wù)共享模式下系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖，提高業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化水平。2）各相關(guān)部門對(duì)智慧教務(wù)共享模式下系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖進(jìn)行評(píng)價(jià)，提出意見(jiàn)及建議。3）學(xué)院團(tuán)隊(duì)對(duì)智慧教務(wù)共享模式下系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行迭代修改及確認(rèn)。4）技術(shù)團(tuán)隊(duì)在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)確認(rèn)后的業(yè)務(wù)流程。

5 結(jié)束語(yǔ)

信息技術(shù)是教學(xué)管理的“賦能者”，“互聯(lián)網(wǎng)+教學(xué)管理”必須以科學(xué)的流程再造為基礎(chǔ)，才能充分發(fā)揮信息技術(shù)的潛能。業(yè)務(wù)流程再造是推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+教學(xué)管理”建設(shè)的難點(diǎn)，逐步改變傳統(tǒng)的“職能分工”原則，以師生滿意為導(dǎo)向，重新思考相關(guān)業(yè)務(wù)流程之間的邏輯關(guān)系，利用信息技術(shù)加大數(shù)據(jù)共享力度，形成高效、便捷和合理的業(yè)務(wù)流程，是智慧教務(wù)建設(shè)過(guò)程中關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

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