牛海濤

[摘 要]與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比較而言，檔案數(shù)字化建設(shè)具有很明顯的優(yōu)勢(shì)，不僅能夠有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理的不足，而且還能提升檔案建設(shè)的效率，為國(guó)企的發(fā)展提供有效的信息資源。目前，在國(guó)有企業(yè)內(nèi)部建設(shè)中，數(shù)字化建設(shè)還面臨一些問(wèn)題，這些問(wèn)題直接影響到檔案數(shù)字化建設(shè)的效果，因此，有必要對(duì)數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入剖析，提出優(yōu)化的對(duì)策，促進(jìn)國(guó)企的健康、可持續(xù)發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]國(guó)有企業(yè)；檔案數(shù)字化建設(shè)；必要性；面臨；主要問(wèn)題；解決對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2022）10-0022-03

檔案數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，國(guó)企在發(fā)展的過(guò)程中也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，不斷強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)。國(guó)企的檔案內(nèi)容較多，如果僅靠人力來(lái)進(jìn)行管理，不僅會(huì)耗費(fèi)大量的成本，而且很難保證管理的有效性[1]?；诖?，為了提升檔案管理的水平和質(zhì)量，就有必要實(shí)現(xiàn)文件一體化、無(wú)紙化辦公。目前，國(guó)企在檔案數(shù)字化建設(shè)中還存在許多問(wèn)題急需完善，在開發(fā)和建設(shè)的過(guò)程中應(yīng)該重視主要問(wèn)題，并結(jié)合實(shí)際情況，不斷調(diào)整和優(yōu)化建設(shè)的方法[2]。

加強(qiáng)國(guó)企檔案數(shù)字化建設(shè)很有必要，首先，能夠?qū)n案起到很好的保護(hù)作用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一旦被破壞就會(huì)造成不可逆的后果，數(shù)字化檔案管理能夠有效保護(hù)原件內(nèi)容，且還可以儲(chǔ)存?zhèn)浞荩退阄臋n丟失，也還有備份文檔可以使用[3]。其次，能夠集中對(duì)檔案進(jìn)行管理。數(shù)字化的檔案可以通過(guò)光盤、硬盤等載體來(lái)進(jìn)行儲(chǔ)存，方便工作人員集中查詢，不僅節(jié)約了查詢的時(shí)間，而且還能夠在較短時(shí)間內(nèi)查詢到所需的內(nèi)容。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，數(shù)字化檔案管理具有很明顯的優(yōu)勢(shì)，將有關(guān)內(nèi)容轉(zhuǎn)換成文本格式后，就可以實(shí)現(xiàn)在全文中搜索，提升了檢索的準(zhǔn)確率。檔案人員只需要輸入關(guān)鍵詞就能快速地查找到所需的內(nèi)容，并可以在線使用文檔[4]。最后，提高檔案的服務(wù)水平。使用人員可以依據(jù)自身的需求來(lái)合理有效地利用檔案，打破了空間和時(shí)間的限制。鑒于數(shù)字化管理的重要性，國(guó)企要重視推動(dòng)檔案管理向著數(shù)字化、信息化、智能化的方向發(fā)展，提升檔案的服務(wù)水平，更好地為國(guó)企的發(fā)展服務(wù)[5]。

（一）對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視度不夠

國(guó)企內(nèi)部對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)還沒(méi)有引起足夠的重視，不僅沒(méi)有完善的管理制度作為支撐，而且在管理的方式上也比較落后。沒(méi)有明確的管理責(zé)任，這對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)造成了嚴(yán)重的阻礙，致使數(shù)字化建設(shè)工作的進(jìn)展十分緩慢。再加上對(duì)軟硬件設(shè)施投入的力度不夠，企業(yè)沒(méi)有依據(jù)數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際需求來(lái)購(gòu)買相應(yīng)的電腦、掃描儀設(shè)備[6]，并且也沒(méi)有及時(shí)更換老舊的設(shè)備，導(dǎo)致現(xiàn)有的設(shè)備與實(shí)際建設(shè)需求不相符，直接影響到檔案數(shù)字化建設(shè)的效果。一旦軟硬件設(shè)施不齊全，就會(huì)影響到檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)行。而設(shè)備質(zhì)量不佳，在傳輸?shù)倪^(guò)程中就很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)資料丟失的情況，一旦數(shù)據(jù)丟失就會(huì)對(duì)整個(gè)檔案數(shù)字化建設(shè)造成不良的影響。

（二）建設(shè)的技術(shù)力量薄弱

檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)操作人員的技術(shù)要求很高，只有操作規(guī)范才能發(fā)揮出數(shù)字建設(shè)的真正意義。但是，從目前的實(shí)際情況來(lái)看，國(guó)企非常缺乏檔案數(shù)字化人才，很多檔案管理人員的專業(yè)技能水平并不高，有時(shí)甚至?xí)砑鎯陕歔7]。再加上工作經(jīng)驗(yàn)不足，在工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，且在操作中也沒(méi)有按照相關(guān)規(guī)范要求執(zhí)行，經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)重復(fù)的問(wèn)題，影響到數(shù)字化建設(shè)的效率。為了發(fā)揮出檔案數(shù)字化建設(shè)的最大價(jià)值，需要建設(shè)檔案管理的大數(shù)據(jù)平臺(tái)，利用先進(jìn)的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，并結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)整合和利用各項(xiàng)檔案資料。但是由于技術(shù)力量比較薄弱，致使檔案資源的利用效率并不是很高，檔案數(shù)字化建設(shè)的水平還比較低[8]。

（三）安全問(wèn)題突出

在檔案數(shù)字化建設(shè)中安全問(wèn)題頻發(fā)，移動(dòng)硬盤或是光盤等輔助設(shè)施的安全性不足，特別是在檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中沒(méi)有考慮到傳輸?shù)陌踩浴n案數(shù)字化需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行傳輸，如果沒(méi)有及時(shí)安裝防火墻等設(shè)備，在傳輸時(shí)很有可能被不法分子盜取，威脅到檔案數(shù)據(jù)的安全。再加上存儲(chǔ)的硬件設(shè)備沒(méi)有辦法抵抗外力的影響，一旦遭遇到自然災(zāi)害時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)存放資料丟失或是破壞的情況，對(duì)企業(yè)造成嚴(yán)重的損失。如果技術(shù)人員在安全維護(hù)方面力度不夠，也會(huì)造成系統(tǒng)中數(shù)據(jù)丟失的情況，而且很難恢復(fù)，嚴(yán)重情況下還會(huì)造成管理系統(tǒng)崩潰。這也是導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)水平比較低下的原因，因此一定要對(duì)安全問(wèn)題引起足夠的重視。

（一）重視檔案數(shù)字化建設(shè)

要想順利、有效地進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，國(guó)企就應(yīng)該重視這項(xiàng)工作，加大這項(xiàng)工作的宣傳力度，讓企業(yè)內(nèi)的所有員工都能正確認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)。首先，建設(shè)檔案管理制度。要改善現(xiàn)有的管理制度，將數(shù)字化的建設(shè)目標(biāo)與國(guó)企的發(fā)展目標(biāo)相結(jié)合起來(lái)。同時(shí)，要完善檔案管理的運(yùn)行機(jī)制，明確檔案數(shù)字化建設(shè)的管理標(biāo)準(zhǔn)，特別是要細(xì)化數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容，將具體任務(wù)落實(shí)到個(gè)人。在日常的管理中，也要提高技術(shù)要求和安全規(guī)定，特別是檔案的原始資料要加強(qiáng)保管。其次，加大資金投入的力度。檔案數(shù)字化建設(shè)離不開軟硬件設(shè)施的支持，國(guó)企要做好發(fā)展規(guī)劃工作，要在經(jīng)費(fèi)中抽出一部分用來(lái)建設(shè)檔案數(shù)字化。增設(shè)專項(xiàng)的檔案數(shù)字化管理資金，并將所需的經(jīng)費(fèi)納入到國(guó)企的預(yù)算體系中來(lái)，要配備各種專業(yè)的設(shè)備，包括掃描儀、移動(dòng)硬盤和光盤等，并且還需要配備有管理系統(tǒng)的配套設(shè)施。根據(jù)建設(shè)的實(shí)際需求，不斷對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新升級(jí)，以此滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際需求，確保檔案數(shù)字化建設(shè)的工作能夠順利推進(jìn)。國(guó)企應(yīng)該結(jié)合自身發(fā)展情況，構(gòu)建出適合自身情況的管理平臺(tái)，并將辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)真正的文檔一體化。同時(shí)，軟件開發(fā)部門要配合好檔案管理部門的工作，在必要時(shí)對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行完善和更新。還需要注意的是，為了發(fā)揮出檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，有必要建立完善的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)表現(xiàn)好的員工予以獎(jiǎng)勵(lì)，以此增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感和使命感。

（二）提升建設(shè)的技術(shù)性

檔案管理人員技能水平的高低直接影響到檔案數(shù)字化建設(shè)的效果，基于此，需要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)工作，打造出一支高水平、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，更好地服務(wù)于檔案數(shù)字化建設(shè)工作。在必要的情況下，可以從外引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，給檔案管理隊(duì)伍注入新鮮血液。同時(shí)，加強(qiáng)培訓(xùn)的力度。要定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，在培訓(xùn)中應(yīng)該要重點(diǎn)講解信息技術(shù)的應(yīng)用，確保所有的檔案人員都能熟練掌握各種計(jì)算技術(shù)和多媒體技術(shù)，提高工作的效率。檔案人員自身也應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷學(xué)習(xí)新的理論知識(shí)和技能知識(shí)，不斷豐富自身的工作經(jīng)驗(yàn)，能夠準(zhǔn)確熟練地整理和保存檔案信息，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性。最關(guān)鍵的是，在實(shí)踐中也要按照規(guī)范要求操作，將各項(xiàng)檔案管理措施落實(shí)到位，特別是在檔案資料錄入的過(guò)程中，一定要仔細(xì)核對(duì)，確保錄入的信息準(zhǔn)確無(wú)誤。要對(duì)其他國(guó)企進(jìn)行走訪調(diào)查，吸取其他國(guó)企的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并結(jié)合自身實(shí)際情況，不斷提升建設(shè)的技術(shù)水平?？裳?qǐng)專家來(lái)對(duì)數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)鍵業(yè)務(wù)操作進(jìn)行指導(dǎo)，確保檔案人員能夠掌握清楚項(xiàng)目建設(shè)的專業(yè)知識(shí)，熟練掌握清楚檔案數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)的重點(diǎn)方法。最為重要的是要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)技術(shù)的指導(dǎo)，不僅要掌握關(guān)鍵技術(shù)的理論知識(shí)，還要能將理論知識(shí)應(yīng)用在實(shí)踐中，通過(guò)不斷的反復(fù)練習(xí)，提升文件掃描技術(shù)以及文件存儲(chǔ)技術(shù)的水平，為推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)作出努力和貢獻(xiàn)。

（三）解決好建設(shè)的安全問(wèn)題

在檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)遇到各種各樣的安全問(wèn)題，如果不多加防范就會(huì)出現(xiàn)諸多的安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，威脅到檔案資源的安全。國(guó)企應(yīng)該重視網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督的工作，要選派專人加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理和維護(hù)，一旦發(fā)現(xiàn)檔管理系統(tǒng)存在漏洞，要及時(shí)修復(fù)，以免被黑客攻擊。一定要從源頭解決安全隱患問(wèn)題，為檔案數(shù)字化的安全穩(wěn)定建設(shè)提供保障。要在安全管理中加大資金投入的力度，為安全監(jiān)督工作的順利開展提供支持。同時(shí)，要構(gòu)建完善的安全責(zé)任制度，加強(qiáng)監(jiān)督檔案數(shù)字化工作的流程，盡量避免出現(xiàn)文件丟失的情況。一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要能夠及時(shí)追責(zé)。提高檔案人員的警惕性，盡量避免在工作中出現(xiàn)不規(guī)范操作的行為。系統(tǒng)的安全維護(hù)人員要定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查，及時(shí)查殺病毒。最關(guān)鍵的是，要做好檔案信息的備份工作，并對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理。在操作中一旦發(fā)現(xiàn)有安全隱患，要及時(shí)處理，或者尋求專業(yè)人員的幫助，確保檔案管理系統(tǒng)始終處于正常運(yùn)行的狀態(tài)。還需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是，對(duì)于檔案管理的計(jì)算機(jī)一定要做到專管專用，盡量不與外部的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接，落實(shí)好各項(xiàng)安全管理措施。

為了提高檔案資源查詢的速度，有必要建立網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)平臺(tái)。在該平臺(tái)，檔案人員能夠迅速查找出所需的檔案資料。為了維護(hù)平臺(tái)的穩(wěn)定，防止文件資料丟失，應(yīng)該聘請(qǐng)專業(yè)人員來(lái)對(duì)系統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和更新。可以使用各種加密技術(shù)，比如傳輸加密技術(shù)、訪問(wèn)加密技術(shù)和密鑰技術(shù)等，避免信息遭到泄露。在網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)中，應(yīng)該要合理使用防火墻技術(shù)和殺毒軟件，以免信息系統(tǒng)受到外部的攻擊。國(guó)企應(yīng)該要及時(shí)更新信息系統(tǒng)，不斷提升系統(tǒng)的采集和儲(chǔ)存功能，確保系統(tǒng)能夠容納更多檔案的資源。最關(guān)鍵的是，應(yīng)該要按照檔案資料的不同等級(jí)來(lái)設(shè)計(jì)密級(jí)，利用分類加密的方式來(lái)確保檔案信息的安全性。在訪問(wèn)時(shí)應(yīng)該設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，以此規(guī)范檔案人員的使用行為。在資料的查閱過(guò)程中應(yīng)該要依據(jù)不同用戶的身份來(lái)進(jìn)行權(quán)限的設(shè)置，在訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)應(yīng)該要按照審批流程執(zhí)行，避免出現(xiàn)違規(guī)操作的行為，也能夠在很大程度上避免信息被竊取。需要注意的是，如果需要與外包公司進(jìn)行合作，要選擇有資質(zhì)的外包公司，并且要明確規(guī)范外包業(yè)務(wù)的流程。外包公司不得泄露任何的有關(guān)信息，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，要受到嚴(yán)重的處罰，以此才能確保檔案資源的安全。

在檔案數(shù)字化建設(shè)的前期應(yīng)該做好準(zhǔn)備工作，要按照要求對(duì)檔案信息進(jìn)行查缺，對(duì)于缺失的信息資料應(yīng)該要及時(shí)補(bǔ)齊，并完成一系列的歸檔整理工作，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案資料的數(shù)字化加工。將檔案資料錄入到信息系統(tǒng)中，應(yīng)該保存好檔案原件。同時(shí)，要建立檔案數(shù)字化管理室，控制好管理室的溫濕度，并做好防火、防盜的保護(hù)措施。在必要的情況下，可以開發(fā)出適合國(guó)企發(fā)展實(shí)際情況的專用軟件，并依據(jù)不同功能的需求來(lái)實(shí)施檔案采集、管理和查詢工作?？傊?，在國(guó)企內(nèi)部實(shí)行檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)國(guó)企的發(fā)展起著積極的推動(dòng)作用，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)高效的傳輸效果，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)之間的快速交互，使檔案信息系統(tǒng)中的各個(gè)模塊都能發(fā)揮出自身的效用，在高速運(yùn)轉(zhuǎn)中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，為國(guó)企的發(fā)展提供有效的信息資源。

目前，國(guó)企檔案數(shù)字化建設(shè)中面臨的主要問(wèn)題有：對(duì)數(shù)字化建設(shè)的重視度不夠，建設(shè)的技術(shù)力量比較薄弱，并且安全隱患頻發(fā)。為了解決這些問(wèn)題，國(guó)企應(yīng)該在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中就重視這些問(wèn)題，并提供各方面的支持；同時(shí)，要注重技術(shù)培訓(xùn)，提升檔案人員的操作技能水平；還需要注重安全問(wèn)題，提前做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防措施，盡量避免出現(xiàn)安全問(wèn)題，以此才能在國(guó)企內(nèi)部全面開展檔案數(shù)字化建設(shè)的工作，在建設(shè)中把握好關(guān)鍵內(nèi)容，推動(dòng)國(guó)企向著更加規(guī)范化的方向發(fā)展。

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