劉海峰 劉春 李玉婷 王亦君

(1.同濟(jì)大學(xué)科研管理部,上海 200092；2.同濟(jì)大學(xué)研究生院,上海 200092)

0 引言

項(xiàng)目是指一種非常規(guī)性、非重復(fù)性和一次性的任務(wù)，通常具有確定的目標(biāo)和有效的約束條件[1]?？蒲许?xiàng)目是指在現(xiàn)有研究基礎(chǔ)上，按照既定技術(shù)路線或?qū)嵤┓桨?，通過調(diào)配儀器、資金和人力等資源，對某一科學(xué)問題實(shí)施探索的一系列活動[2]?？蒲许?xiàng)目管理是指在一般項(xiàng)目管理過程的基礎(chǔ)上，結(jié)合科研項(xiàng)目的特點(diǎn)，以管理過程為基礎(chǔ)進(jìn)行質(zhì)量、進(jìn)度和費(fèi)用控制，目標(biāo)是為項(xiàng)目增值。高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目是科研項(xiàng)目的一類，其資金來源于中央財(cái)政撥款和高校自籌。

為完善競爭與劃撥的二元分配結(jié)構(gòu)，自2009年開始，國家財(cái)政部正式設(shè)立專項(xiàng)資金用于支持部分高校和科研院所開展自主選題的科學(xué)研究。2015年，“中央高校基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)”在“1+6”中央高校預(yù)算撥款體系中得以延續(xù)保留，《中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)管理辦法》于2016年9月正式發(fā)布施行[3-7]。2021年，新版《中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)管理辦法》在經(jīng)費(fèi)使用方向、資助對象比例構(gòu)成、項(xiàng)目績效管理等多方面相比于2016年版內(nèi)容做出了大幅調(diào)整，新管理辦法進(jìn)一步強(qiáng)化了對科技領(lǐng)軍人才和創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)、科研創(chuàng)新平臺能力建設(shè)，以及40周歲以下青年科研人員的支持，并深度優(yōu)化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)全過程管理流程，在經(jīng)費(fèi)預(yù)算、支出和決算管理、績效管理和監(jiān)督檢查等各方面提出了更高的要求。受助高校根據(jù)國家政策紛紛制定適合校情的基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)管理辦法，從機(jī)構(gòu)組織、項(xiàng)目遴選到績效管理建立了各具特色的工作體系和業(yè)務(wù)流程。本文從全生命周期項(xiàng)目管理的角度，探索高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目管理的一些共同點(diǎn)和提高資金使用效益的普適方法。本文所指的項(xiàng)目全生命周期包括項(xiàng)目征集、遴選、立項(xiàng)、執(zhí)行及結(jié)題的全過程。

1 “4P”范式設(shè)計(jì)要點(diǎn)

文獻(xiàn)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，自主安排、自主選題等政策原因，會使受助高校對基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目管理具有一定的靈活性，采用的方式方法不盡相同，但大致可以總結(jié)概括為四要點(diǎn)，四要點(diǎn)英文首字母組合起來，簡寫為“4P”。

(1)制度設(shè)計(jì)(Policy Design)。制度設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)分為通用和專項(xiàng)兩個層面，通用制度負(fù)責(zé)對接國家政策，創(chuàng)建通用模板、基本原則、資金使用方向、項(xiàng)目管理和績效管理的流程和基本程序等，專項(xiàng)制度則負(fù)責(zé)明確某一計(jì)劃項(xiàng)目邊界、約束條件和績效目標(biāo)等。制度設(shè)計(jì)須遵循一致性、協(xié)調(diào)性、可執(zhí)行性要求，項(xiàng)目申報通知、計(jì)劃任務(wù)書等管理表單是政策可執(zhí)行性的有機(jī)組成部分和重要保證。制度設(shè)計(jì)應(yīng)以人本為中心，處理好近期和長遠(yuǎn)的關(guān)系，定期檢查，并及時修訂。

(2)管理隊(duì)伍(Person in Charge)。高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目往往采用校院二級管理模式，相應(yīng)管理隊(duì)伍的組成可分為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目所屬單位科研秘書、項(xiàng)目主管部門業(yè)務(wù)主管等。管理組織結(jié)構(gòu)宜采用線性行政結(jié)構(gòu)，業(yè)務(wù)主管不宜越級向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人發(fā)指令。業(yè)務(wù)主管人員應(yīng)具備相關(guān)學(xué)科背景，以及項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)預(yù)算、科技成果、政策法律和數(shù)據(jù)處理等專業(yè)知識。

(3)平臺建設(shè)(Platform Construction)。平臺建設(shè)應(yīng)根據(jù)制度設(shè)計(jì)成果文件展開，按照自上而下、開放共享、多方共贏的原則，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理文檔和技術(shù)文檔的存儲，以及項(xiàng)目信息公開可查詢。平臺除應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)與“教育部基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)管理平臺”的對接外，還需要實(shí)現(xiàn)與校內(nèi)財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)和科技成果系統(tǒng)等的良好外部對接[8]，同時滿足數(shù)據(jù)流暢通、瀏覽器兼容、可擴(kuò)展和可視化等基本需求。

(4)績效管理(Performance Management)。績效管理應(yīng)當(dāng)把為受助高校創(chuàng)造新價值和提高資金使用效益作為重要目標(biāo)，項(xiàng)目主管部門需要為每個項(xiàng)目設(shè)定科學(xué)合理、明確可行的績效考核指標(biāo)。設(shè)定考核指標(biāo)時可根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和實(shí)施環(huán)境等條件使用定性指標(biāo)和定量指標(biāo)相結(jié)合的多級指標(biāo)體系[9]，并實(shí)行全過程的績效評價管理，定期跟蹤項(xiàng)目績效執(zhí)行情況，注重分類評價和績效評價結(jié)果的應(yīng)用。

2 以S高校為例解構(gòu)“4P”范式

S高校是教育部直屬高校，“雙一流”建設(shè)綜合性、研究型大學(xué)，是首批入選中央高校基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)資助范圍的高校。受預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度的約束影響，S高校采用補(bǔ)充自籌資金的辦法使用中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)，年度平均資助設(shè)立科研項(xiàng)目超600項(xiàng)，資助經(jīng)費(fèi)額度超5000萬元。該校2020年基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目類型分為六大類(表1)，每一大類對應(yīng)多個項(xiàng)目主管部門，每一項(xiàng)目主管部門對應(yīng)多個大類。

表1 S高校2020年基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目類型設(shè)置

數(shù)據(jù)來源：根據(jù)教育部基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)管理平臺數(shù)據(jù)整理。

2.1 制度設(shè)計(jì)分析

A部門作為S高校基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目牽頭主管部門，根據(jù)《中央高校基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)管理辦法》等一系列國家政策文件，組織相關(guān)校級職能部門先后修訂發(fā)布了以下校級通用制度設(shè)計(jì)文件：《S高校基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)專項(xiàng)資金管理實(shí)施辦法》《S高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)專項(xiàng)資金預(yù)算績效管理實(shí)施細(xì)則(試行)》《S高?？蒲许?xiàng)目管理辦法》《S高校科研誠信建設(shè)與管理辦法》以及基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目申請書、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書、項(xiàng)目年度執(zhí)行情況報告、項(xiàng)目結(jié)題報告、項(xiàng)目批準(zhǔn)通知、項(xiàng)目結(jié)題證明、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書修改申請單、項(xiàng)目立項(xiàng)撥款單等。

S高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目專項(xiàng)制度設(shè)計(jì)文件作為通用制度文件的有力補(bǔ)充，由某一類項(xiàng)目主管部門發(fā)起制定，經(jīng)A部門審核，并共同發(fā)布，具體內(nèi)容包括：《S高校基礎(chǔ)研究能力提升計(jì)劃》(A部門牽頭制定)、《S高?！白吭娇蒲杏恕睅熒矂?chuàng)項(xiàng)目管理辦法》(B部門牽頭制定)、《S高校“青年百人計(jì)劃”實(shí)施辦法》(C部門牽頭制定)、《S高校高層次人才服務(wù)細(xì)則》(D部門牽頭制定)、《S高校大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計(jì)劃實(shí)施細(xì)則》(E部門牽頭制定)，以及項(xiàng)目申報通知、項(xiàng)目年度檢查通知、項(xiàng)目結(jié)題考核通知等。

2.2 管理隊(duì)伍分析

為加強(qiáng)和規(guī)范對基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目管理，S高校組建校院二級線性組織架構(gòu)，學(xué)校級由A部門牽頭成立項(xiàng)目管理辦公室，成員由A部門分管領(lǐng)導(dǎo)、專職主管，項(xiàng)目主管部門(B、C、D、E等)業(yè)務(wù)主管構(gòu)成，負(fù)責(zé)制定基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)專項(xiàng)資金實(shí)施細(xì)則、年度實(shí)施方案和年度績效考核目標(biāo)，組織項(xiàng)目遴選排序工作，簽訂任務(wù)書，跟蹤、考核項(xiàng)目執(zhí)行情況等。學(xué)院級由項(xiàng)目所屬學(xué)院(系、所)負(fù)責(zé)項(xiàng)目的日常監(jiān)督與管理，督促項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按任務(wù)書開展研究和使用經(jīng)費(fèi)，并提供必要的科研條件支持。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)專項(xiàng)資金使用的直接責(zé)任人，對項(xiàng)目資金使用的相關(guān)性、真實(shí)性、有效性和合理性承擔(dān)法律責(zé)任。

項(xiàng)目業(yè)務(wù)主管人員由項(xiàng)目主管部門負(fù)責(zé)推薦，報A部門聘任，項(xiàng)目專職主管人員由A部門直接聘任。由業(yè)務(wù)主管和專職主管構(gòu)建起的管理隊(duì)伍是S高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目管理的“承重墻”和“轉(zhuǎn)換器”，其采用月度工作例會、專項(xiàng)技能培訓(xùn)、集體備課等方法提高團(tuán)隊(duì)認(rèn)知和服務(wù)水平，采用編制年度實(shí)施情況報告和典型案例匯編等以任務(wù)促建設(shè)的方式加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)斗力，采用風(fēng)采展示、年度表彰等活動增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。項(xiàng)目主管部門在相對獨(dú)立實(shí)施的同時及時進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，共同推進(jìn)S高校基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目的實(shí)施。

2.3 平臺建設(shè)分析

在國內(nèi)智慧校園建設(shè)大背景下，為降低手工錄入出錯率，進(jìn)一步提升工作效能，展現(xiàn)制度設(shè)計(jì)成效，S高校于2017年著手建設(shè)基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目信息系統(tǒng)。經(jīng)過大量走訪調(diào)研、用戶需求分析和論證，S高校制定了詳細(xì)的系統(tǒng)開發(fā)目標(biāo)和建設(shè)方案，力爭總體上將系統(tǒng)建設(shè)成為一個全員使用、開放共享的全生命周期項(xiàng)目管理工作平臺。系統(tǒng)開發(fā)團(tuán)隊(duì)由A部門、項(xiàng)目主管部門、用戶代表和信息辦、軟件公司共同組成。項(xiàng)目管理隊(duì)伍負(fù)責(zé)用戶需求論證，并及時補(bǔ)充完善制度設(shè)計(jì)文件；信息辦提供硬件支撐和服務(wù)保障，并協(xié)同軟件公司同步跟進(jìn)。經(jīng)過組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、工作業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)和開發(fā)建設(shè)等必要程序，2018年10月，S高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目信息系統(tǒng)(一期)建設(shè)完畢并順利上線運(yùn)行。

該系統(tǒng)采用Web應(yīng)用前端開發(fā)技術(shù)和MVVM為基礎(chǔ)框架，使用Python 3.7.0和Ruby on Rails等作為開發(fā)語言及管理工具，有效解決了瀏覽器兼容、數(shù)據(jù)存儲問題，并開發(fā)上線全國首個與校內(nèi)財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)互聯(lián)共享的功能模塊，實(shí)現(xiàn)了基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行可監(jiān)控。該系統(tǒng)還成功創(chuàng)建了全生命周期項(xiàng)目全景圖功能(圖1)，實(shí)現(xiàn)了基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目可查詢、可導(dǎo)出。

圖1 S高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目信息系統(tǒng)某項(xiàng)目全景圖(截圖)

此外，對于制度設(shè)計(jì)文件中包含的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人年齡要求和限項(xiàng)規(guī)則等，該系統(tǒng)還實(shí)現(xiàn)了在項(xiàng)目遴選過程中上線分類查重、形式審查、黑名單管理等個性化選擇功能模塊，可以有效減低基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目管理實(shí)施風(fēng)險和人力成本。在項(xiàng)目實(shí)施階段，系統(tǒng)附帶的流程撤回、審批節(jié)點(diǎn)顯示、審核意見郵件通知等人性化的功能模塊則可以有效改善用戶體驗(yàn)，提升管理隊(duì)伍服務(wù)水平。上線運(yùn)行3年來，該系統(tǒng)生成各類項(xiàng)目文檔近2萬個，累計(jì)用戶訪問量77 000余人次，現(xiàn)已實(shí)現(xiàn)S高校基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目管理文檔和技術(shù)文檔線上存儲，除項(xiàng)目評審?fù)獾乃惺马?xiàng)均可線上辦理，為管理隊(duì)伍建設(shè)、績效管理等工作打下了良好基礎(chǔ)。

2.4 績效管理分析

依據(jù)政策設(shè)計(jì)文件要求，S高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目績效管理分為績效目標(biāo)編制、績效跟蹤管理、績效評價管理、績效評價結(jié)果應(yīng)用等4個步驟進(jìn)行?？冃繕?biāo)包括總體目標(biāo)和三級具體績效指標(biāo)，重點(diǎn)體現(xiàn)基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行率、成果產(chǎn)出數(shù)量和質(zhì)量、實(shí)施經(jīng)濟(jì)和社會效益、服務(wù)對象滿意度等。A部門負(fù)責(zé)協(xié)同項(xiàng)目主管部門和項(xiàng)目所屬單位，依托基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目信息系統(tǒng)跟蹤績效目標(biāo)執(zhí)行情況，并分析目標(biāo)偏差產(chǎn)生的原因及制定、實(shí)施改進(jìn)措施?？冃гu價采取定量、定性評價相結(jié)合的方法，各級分項(xiàng)指標(biāo)按照一定比例權(quán)重計(jì)算求和得出項(xiàng)目績效評價結(jié)果總分。A部門負(fù)責(zé)組織開展校內(nèi)自評和分級評價，并根據(jù)上級指導(dǎo)意見編制績效評價報告和指導(dǎo)實(shí)施調(diào)整方案。

在基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目績效管理過程中，S高校采用多維度分類評價方法，推行多項(xiàng)指標(biāo)、多個維度的綜合評價考核指標(biāo)體系，在項(xiàng)目征集、項(xiàng)目遴選立項(xiàng)和績效評價中設(shè)置了如發(fā)表論文、獲得后續(xù)資助項(xiàng)目、申請授權(quán)專利、學(xué)生培養(yǎng)、科技專著、國際合作與交流、社會影響力等一攬子綜合評價考核指標(biāo)體系。將基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)與學(xué)校的人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)、國際合作等工作更緊密地結(jié)合，與其他的經(jīng)費(fèi)投入更緊密地結(jié)合，與國家和社會的重大戰(zhàn)略需求更緊密地結(jié)合，發(fā)揮了專項(xiàng)資金的更大效益。

3 實(shí)施“4P”范式的制約因素

3.1 實(shí)施成本

由于中央高校基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)采用基本要素和浮動要素相結(jié)合的方法編制年度預(yù)算分配方案，“4P”范式有助于提高浮動要素的預(yù)算執(zhí)行和管理分值，進(jìn)而提升受助高校年度預(yù)算額度。但受助高校應(yīng)當(dāng)測算“4P”范式實(shí)施的管理、人工和時間成本，并在額度增長和成本增加之間做出比較權(quán)衡。

3.2 跨部門協(xié)同

組織是目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重要保證，“4P”范式實(shí)施作為一項(xiàng)“一把手”系統(tǒng)工程，覆蓋校內(nèi)多個部門，需要強(qiáng)有力的組織領(lǐng)導(dǎo)推動，特別是平臺建設(shè)尤其需要校辦、信息辦、財(cái)務(wù)處、人事處等職能部門的大力支持和項(xiàng)目主管部門、項(xiàng)目所屬單位、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的協(xié)同合作。

3.3 外部評價和激勵

一方面，受助高校應(yīng)當(dāng)重視項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和潛在申報者對“4P”范式實(shí)施成效的評價；另一方面，受助高校還應(yīng)當(dāng)爭取高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)主管部門的支持。建議主管部門適當(dāng)提高受助高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目管理的規(guī)范性的分值比重，鼓勵受助高校實(shí)施“4P”范式，加強(qiáng)對受助高校實(shí)施“4P”范式的全過程、精細(xì)化指導(dǎo)。

4 結(jié)語

“中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)”是國家對高?？萍脊ぷ鞯闹匾С?，往往被稱為青年科技人員的“第一桶金”，該項(xiàng)工作已實(shí)施多年，受到越來越廣泛的關(guān)注?！?P”范式作為“一把尺”，為了解高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目管理運(yùn)行狀況提供了新的維度。本文以全生命周期項(xiàng)目管理為切入點(diǎn)，完成了對S高校基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目管理過程中的制度設(shè)計(jì)、管理隊(duì)伍、平臺建設(shè)、績效管理等方面做法的提煉總結(jié)，并進(jìn)一步闡釋了實(shí)施“4P”范式的制約因素，由此給出了提升受助高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目管理效能和服務(wù)水平的有效路徑，具有良好的推廣應(yīng)用價值。

“4P”范式已涵蓋高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目管理的主要內(nèi)容，對“4P”范式二級指標(biāo)以及實(shí)施成效評價將是筆者下一步研究的重點(diǎn)。