文/湖南省湘南地質(zhì)勘察院 羊飛蓉

檔案，是在實(shí)踐活動中形成的記錄各類主體行為的數(shù)據(jù)。檔案管理是管理性、政治性、服務(wù)性的工作。檔案管理不會直接產(chǎn)生物質(zhì)財(cái)富，是負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一個(gè)專業(yè)，檔案管理是管理性的工作。檔案管理系統(tǒng)是國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的重要組成部分，檔案管理對局部單位的生產(chǎn)，對整個(gè)社會都有重要的意義。同時(shí)，也有著長遠(yuǎn)的歷史意義。隨著互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理成立檔案管理發(fā)展的新趨勢、新方向，數(shù)字化檔案應(yīng)運(yùn)而生，如何實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案的規(guī)范化統(tǒng)一管理，是本文研究的重要內(nèi)容。

一、紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案規(guī)范統(tǒng)一管理的意義

檔案管理，是國家、單位、組織行政管理的重要組成部分，檔案為國家、單位、組織的發(fā)展提供了決策的依據(jù)，檔案對各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展、重要業(yè)務(wù)往來都起著記錄和參考的作用，同時(shí)也與文化息息相關(guān)，檔案見證了一個(gè)組織的發(fā)展，是文化、價(jià)值觀的一種體現(xiàn)，在組織文化形成過程中，發(fā)揮著不可替代的作用。

紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案二者具有優(yōu)勢互補(bǔ)的特點(diǎn)，紙質(zhì)檔案有自己的特點(diǎn)，如紙質(zhì)檔案的安全性更有保障，例如一些關(guān)系國家秘密的絕密檔案，數(shù)字化檔案的安全性不如紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案不容易丟失，也不容易被篡改。紙質(zhì)檔案時(shí)間越久越珍貴。在互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代，數(shù)字化檔案是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。數(shù)字化檔案有自己的優(yōu)勢，例如數(shù)字化檔案具有可分享性，具有不易失真性、更加經(jīng)濟(jì)環(huán)保，更加多樣化，具有趣味性。

紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案各有自己的優(yōu)勢，二者有效結(jié)合，能夠充分發(fā)揮檔案的作用，對不同的檔案采取不同的管理方式，意義重大。

二、新時(shí)代數(shù)字化檔案技術(shù)的價(jià)值分析

（一）數(shù)字化檔案技術(shù)更加專業(yè)化。數(shù)字化檔案，相比較于傳統(tǒng)的檔案管理，更加專業(yè)化，傳統(tǒng)檔案管理具有隨意性大、主觀性強(qiáng)的特點(diǎn)，而數(shù)字化檔案技術(shù)，則是依據(jù)一定的檔案管理軟件，實(shí)施規(guī)范化、專業(yè)化管理，檔案依托數(shù)字化技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化管理，同時(shí)能夠解決檔案管理存在的問題，是促進(jìn)檔案管理有效性的關(guān)鍵路徑，增加了檔案信息的來源渠道。例如傳統(tǒng)的檔案資料來源，主要是紙質(zhì)版的資料整理，而數(shù)字化檔案時(shí)代，檔案資料來源路徑更寬，同時(shí)也更加高效?？梢岳脭?shù)字化技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)資源搜索和傳遞，直接形成新的數(shù)字化檔案。數(shù)字化檔案管理依托更強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)儲存技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等，提高了檔案管理的整體水平，使得數(shù)字化檔案分類更加科學(xué)，資料來源更加廣泛，管理專業(yè)化程度更高。

（二）數(shù)字化檔案的服務(wù)性更強(qiáng)。隨著社會的不斷發(fā)展，檔案所發(fā)揮的作用不斷增強(qiáng)，通過數(shù)字化檔案的科學(xué)使用，能夠提高檔案的利用率，用檔案來作為決策制定的重要依據(jù)和參考。越來越多的領(lǐng)域、越來越多的節(jié)點(diǎn)需要利用檔案，社會的發(fā)展需要各行各業(yè)的檔案作為根基，社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度越快，人們的工作節(jié)奏越快，對檔案的精準(zhǔn)度、可靠度、效率性都提出了越來越高的要求。檔案的重要意義被社會各界廣泛關(guān)注，各個(gè)領(lǐng)域?qū)n案都有不同程度的需求。數(shù)字化檔案管理，能夠滿足社會各行各業(yè)的參考需求，對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的促進(jìn)作用更強(qiáng)，服務(wù)性特征更加明顯。

（三）數(shù)字化檔案管理技術(shù)具有管理價(jià)值。檔案數(shù)字化管理雖然更加高效便捷，但同時(shí)面臨著一定的管理風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，具有一定的復(fù)雜性。數(shù)字化檔案管理能夠利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，提出一些新的管理方法、管理思路，運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)作為工具，給傳統(tǒng)檔案管理更多的啟發(fā)，不斷優(yōu)化檔案管理的整體水平。從而讓檔案管理為人們工作提供更加高效、精準(zhǔn)、可靠的數(shù)據(jù)信息技術(shù)，充分滿足快速發(fā)展的社會需求。

（四）數(shù)字化檔案管理的安全性價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理具有一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，也比較常見，有很多不可抗力的自然風(fēng)險(xiǎn)，像地質(zhì)災(zāi)害、氣象災(zāi)害、檔案存儲環(huán)境的變化及運(yùn)輸、人為管理等等很多方面，都可能給傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理帶來無法恢復(fù)的損害。而數(shù)字化檔案管理的整體安全性價(jià)值更高，數(shù)字化檔案整體的存儲能力更強(qiáng)。例如，移動硬盤的存儲能力更強(qiáng)，存儲的內(nèi)容也更多。為了更好地保障檔案信息的安全性，可以將數(shù)字化檔案信息保存到云端備份，在雙重技術(shù)的保障下，即使存儲檔案信息的計(jì)算機(jī)發(fā)生損壞，或者出現(xiàn)不可抗力的自然災(zāi)害，通過云端備份，依舊能夠獲取數(shù)字化檔案的相關(guān)備份信息，這樣數(shù)字化檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力也提高了。此外，終端管理系統(tǒng)如果能夠科學(xué)管理，保證檔案管理系統(tǒng)正常運(yùn)行，能夠有效防治檔案數(shù)據(jù)信息的丟失，這樣檔案存儲的可靠性和安全性將進(jìn)一步提升。

三、紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案統(tǒng)一管理的障礙

目前，紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案管理存在一些問題，這些問題制約著二者規(guī)范化統(tǒng)一管理。以下對當(dāng)前紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案管理存在的問題進(jìn)行分析。

（一）紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案渠道不一致。紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案渠道不一致，是典型的問題之一。一是表現(xiàn)在紙質(zhì)檔案制度不完善，并沒有制定明確的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的具體方案和操作方法，導(dǎo)致數(shù)字化檔案對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的開發(fā)和利用程度不足，開發(fā)效果有待進(jìn)一步提升，檔案管理的信息資源缺乏紙質(zhì)檔案支撐，直接表現(xiàn)為數(shù)字化檔案整體質(zhì)量較低，數(shù)量較少，數(shù)字化檔案利用率不高，難以真正發(fā)揮作用。例如某些單位的檔案管理，一直采取紙質(zhì)檔案管理的方法，沒有專門的檔案管理室，檔案管理通歸各個(gè)部門的辦公室負(fù)責(zé)。到近些年才成立專門的檔案管理室。但是成立之后，依舊以紙質(zhì)檔案管理為主。雖然要求各個(gè)部門在上交紙質(zhì)檔案的同時(shí)上交電子檔案，但是電子檔案沒有規(guī)范的模板，各個(gè)部門有以硬盤上交的，有以U盤上交的，還有以光盤上交的，有的部門會通過QQ、微信等方式直接傳輸。很多電子檔案并沒有規(guī)范化、統(tǒng)一化。二是數(shù)字化檔案缺乏共享機(jī)制。檔案往往涉及多個(gè)部門，數(shù)字化檔案的信息采集，需要根據(jù)檔案管理制度，分門別類進(jìn)行信息采集、整理，同時(shí)期的紙質(zhì)檔案在收集整理和分類立卷時(shí)已經(jīng)比較成熟，而數(shù)字化檔案系統(tǒng)則研發(fā)不夠成熟，缺乏信息共享機(jī)制，收集存在障礙，利用也不夠充分。當(dāng)前的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫不能夠滿足數(shù)據(jù)存檔的實(shí)際需求，制約著紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案的規(guī)范化。

（二）紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案安全性建設(shè)不到位。紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案缺乏安全建設(shè)，也是紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理的重要制約因素。紙質(zhì)檔案經(jīng)過多年的發(fā)展，安全建設(shè)基本成熟，例如紙質(zhì)檔案保存應(yīng)該注意防火、防潮，防蟲蛀咬等。而數(shù)字化檔案的安全建設(shè)，則不是非常成熟，再加上不同單位對數(shù)字化檔案重視程度、財(cái)力投入等參差不齊，其安全建設(shè)相對不足。同時(shí)，數(shù)字化檔案對先進(jìn)技術(shù)非常依賴，傳輸也很迅速，不受時(shí)間空間的限制，存儲量大，但是更容易丟失，一個(gè)小小的硬盤問題，或者電腦損失，都可能給整個(gè)檔案館造成信息的丟失。數(shù)字化檔案還具有信息的不穩(wěn)定性特征，數(shù)字化檔案和紙質(zhì)檔案相比，更容易發(fā)生遺失和損壞，造成不可修復(fù)的災(zāi)難性后果。

（三）紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案管理制度不完善。紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案管理制度不完善，也是阻礙二者統(tǒng)一管理的重要因素。首先，數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案缺乏重要性的分類區(qū)分，很多涉及單位機(jī)密信息的檔案，并沒有完善的安全管理制度，如檔案室的電腦是否安裝防火墻，是否設(shè)置雙重密碼，是否真正執(zhí)行規(guī)范操作法，等等，對檔案的查借審閱制度把控不嚴(yán)格，在檔案的借出、收錄和銷毀等等方面，都缺乏規(guī)范性的操作，急需建立嚴(yán)格的安全管理制度。其次，很多單位缺乏紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案統(tǒng)一管理、同步運(yùn)行的制度。如紙質(zhì)檔案借出，需要在多長時(shí)間內(nèi)對數(shù)字化檔案進(jìn)行借出備注，都沒有明確的規(guī)定。缺乏規(guī)范管理，不少檔案管理人員認(rèn)為紙質(zhì)檔案借出之后，借出人承諾很短時(shí)間內(nèi)還回，檔案管理人員忽視登記手續(xù)。

四、紙質(zhì)檔案及數(shù)字化檔案規(guī)范化管理優(yōu)化路徑

（一）提高技術(shù)引用，實(shí)現(xiàn)檔案信息化共享。統(tǒng)一紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案的管理渠道。首先，單位應(yīng)該建立健全檔案管理小組，形成紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案管理明確的負(fù)責(zé)人、監(jiān)督人和具體業(yè)務(wù)執(zhí)行人，明確各個(gè)崗位在檔案管理中的責(zé)任和義務(wù)，實(shí)行責(zé)任回溯機(jī)制。從而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案管理的統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一管理。其次，要提高技術(shù)引用，加強(qiáng)針對本單位實(shí)際情況的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和技術(shù)的引進(jìn)。例如引入數(shù)碼掃描技術(shù)，對單位的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，紙質(zhì)檔案的管理通過設(shè)置電子標(biāo)簽，或者通過CCR識別等方法，來推動檔案管理工作的自動化，同樣也對數(shù)字化檔案和紙質(zhì)檔案信息的一致化提供了方便。還可以建立數(shù)字化檔案多部門共享系統(tǒng)，通過購買平臺，或者聘請第三方進(jìn)行網(wǎng)站建設(shè)和維護(hù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的信息數(shù)據(jù)共享，避免檔案的孤島效應(yīng)，提高數(shù)字化檔案管理效率。

（二）構(gòu)建紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案系統(tǒng)化管理機(jī)制。構(gòu)建紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案的規(guī)范化管理機(jī)制，加強(qiáng)數(shù)字化檔案的安全建設(shè)，意義重大。首先，要確保紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)設(shè)施管理，硬件安全管理，為數(shù)字化檔案和紙質(zhì)檔案提供良好的環(huán)境，提供質(zhì)量過硬的硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)設(shè)施以及電氣設(shè)備。檔案的機(jī)房應(yīng)該做到防靜電、防盜、防塵、防水、防火等等，在服務(wù)器安裝或者配置更改時(shí)，要做好服務(wù)器配置登記。其次，要做好數(shù)字化檔案的軟件系統(tǒng)安全管理。建設(shè)可靠、安全的數(shù)字化檔案意義重大，因?yàn)閿?shù)字化檔案對信息系統(tǒng)有很強(qiáng)的依賴性，所以在系統(tǒng)搭建時(shí)，要注重各項(xiàng)安全設(shè)施的配備，如權(quán)限控制，計(jì)算機(jī)的身份認(rèn)證，遇到攻擊時(shí)要有安全警告系統(tǒng)，同時(shí)電腦還要有自動保存文件等功能。同時(shí)，在數(shù)字化檔案運(yùn)行過程中，還要求管理人員經(jīng)常性對電腦進(jìn)行體檢，定期對電腦的防病毒軟件等進(jìn)行更新，定期檢查程序漏洞，確保數(shù)字化檔案系統(tǒng)的安全。最后，要不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德素質(zhì)，如提高他們的數(shù)字化檔案管理意識，通過開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或者通過自學(xué)的方式不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，并不斷提高工作人員的計(jì)算機(jī)能力和水平，避免錯(cuò)誤的操作導(dǎo)致計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，還要加強(qiáng)他們的工作責(zé)任感。

（三）嚴(yán)格人員操作流程，實(shí)施立體化監(jiān)督。健全紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案的管理制度，同樣非常重要。首先，要健全統(tǒng)一的數(shù)字化檔案和紙質(zhì)檔案日常管理制度，對各個(gè)崗位人員的工作流程、工作責(zé)任等進(jìn)行明確規(guī)定，制定嚴(yán)格的檔案審閱和管理制度。例如電腦操作方法，電腦操作流程、檔案室的電腦身份認(rèn)證要求等等。要建立相應(yīng)的懲罰措施，如不按照規(guī)范流程操作，將在每個(gè)月的績效薪酬中扣除相應(yīng)的權(quán)重和積分，從而鼓勵(lì)檔案管理人員嚴(yán)格按照流程操作。其次，檔案管理制度的完善，還包括監(jiān)督制度的完善，根據(jù)單位檔案管理的特點(diǎn)和經(jīng)常出現(xiàn)的問題，擬定檔案管理的監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)，可設(shè)定兩套監(jiān)督制度：一個(gè)是內(nèi)部監(jiān)督。在單位內(nèi)部制訂不定時(shí)檔案管理抽查制度，從而對檔案管理人員形成行為約束，嚴(yán)格按照檔案管理流程和制度要求開展工作。二是設(shè)置外部監(jiān)督。尤其是國家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位，對檔案管理采取群眾監(jiān)督的方式，從而形成多元化、立體化監(jiān)督機(jī)制，促進(jìn)檔案管理的立體化監(jiān)督，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化運(yùn)作。

五、結(jié)語

綜上所述，紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案規(guī)范化的統(tǒng)一管理，是時(shí)代發(fā)展的要求，也是提高檔案管理和利用效率的要求。目前單位的檔案管理還存在很多問題，因此本文對紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理存在的問題進(jìn)行分析，并提出了規(guī)范化統(tǒng)一管理的對策，希望本文的研究對紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案的規(guī)范化統(tǒng)一管理產(chǎn)生積極作用。