趙彥昌 劉芮岑

摘 要：基于《黑圖檔·咸豐朝》，文章從文書撰擬、運(yùn)轉(zhuǎn)、管理三個(gè)工作階段入手對盛京文書工作進(jìn)行考察，認(rèn)為咸豐朝盛京文書工作已日臻完善，制度建設(shè)也已經(jīng)涵蓋了文書工作的各個(gè)階段，逐漸形成了較為完備、多層次的文書工作體系，但咸豐朝盛京文書工作中也存在著一些弊端，如文書呈遞延遲、文書丟失現(xiàn)象頻發(fā)等，對此我們應(yīng)該立足當(dāng)時(shí)的社會背景辯證看待，并在當(dāng)今的文書工作中予以重視。

關(guān)鍵詞：《黑圖檔》；文書工作；盛京；咸豐朝

分類號：G271.1

Research on the Document Works in Shengjing Seen in the Hetu Dangse kept in Xianfeng Dynasty

Zhao Yanchang， Liu Ruicen

（ School of Information Resources Management of Liaoning University， Shenyang， Liaoning 110136 ）

Abstract： Based on Hetu Dangse kept in Xianfeng Dynasty， this paper investigates the document works in Shengjing， and discusses in detail the three working stages of the document works in Shengjing from the drafting， operation and management. It is considered that the document works in Shengjing in Xianfeng Dynasty has been improved day by day， the document works system has also covered all stages of the document works， and a relatively complete and multi-level document works system has been gradually formed， but there are also some disadvantages in the document works in Shengjing in Xianfeng Dynasty.For example， the delayed presentation of documents and the frequent loss of documents should be treated dialectically based on the social background at that time， and pay attention to it in today’s document works.

Keywords： Hetu Dangse； Document Works； Sheng Jing； Xianfeng Dynasty

在咸豐朝，盛京地區(qū)與京城及各地政務(wù)往來頻繁，形成了包括下傳皇帝詔令、諭旨、訓(xùn)示，上行奏折題本以及官府行移咨文、呈文等十余種文書。為了規(guī)范這些文書的撰擬、運(yùn)轉(zhuǎn)和管理，盛京文書工作在繼承前幾朝工作基礎(chǔ)的同時(shí)，也根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要發(fā)展，呈現(xiàn)出自身的時(shí)代特色。探析咸豐朝盛京地區(qū)文書工作，可以窺見近現(xiàn)代文書工作發(fā)展之端緒，也可以促進(jìn)對清代地方檔案史的深入研究。但通過梳理現(xiàn)有文獻(xiàn)，發(fā)現(xiàn)目前學(xué)界對咸豐朝盛京文書工作的研究較少，僅有趙彥昌、姜珊、周正等人從檔案房的職能[1]、文書避諱制度[2]等方面對其進(jìn)行了探究。而《黑圖檔·咸豐朝》作為咸豐十一年間盛京總管內(nèi)務(wù)府衙門形成的公文存抄檔案，其中的諸多檔案記述了當(dāng)時(shí)盛京文書工作情況，記述內(nèi)容真實(shí)度高。梳理《黑圖檔·咸豐朝》中的檔案內(nèi)容，有助于更好地還原咸豐朝盛京文書工作，從而彌補(bǔ)有關(guān)方面的研究空白。

1 文書撰擬工作

1.1 漢化文書撰擬用字

清入關(guān)后，規(guī)定滿文和漢文作為國家法定文字，要求所有公文、奏章以及宮殿、城門、印鑒、關(guān)防等都用滿文漢文并列書寫。[3]但到了咸豐朝，隨著滿官的漢化，許多文書不再采用滿漢合璧的形式，單用漢字的文書增多。如，“職查得自咸豐十年正月初一日起至閏三月底止，館內(nèi)牛羊用過草豆鹽斤數(shù)目造具漢字清冊一本祈請轉(zhuǎn)行等因呈遞。”[4]“令各城將行官兵銜及乘騎馬匹毛片造具漢字細(xì)冊二本呈送圍場以備查核。”[5]除此之外，還有些文書在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中也會被要求譯漢?！逗趫D檔·咸豐朝》中記載：“盛京戶部希為抄錄望速咨覆等因前來，查庫存雍正年間紅冊內(nèi)住載……與興來文內(nèi)八百二十五日一畝地?cái)?shù)不符，一并照滿冊譯漢抄單咨覆。”[6]

此外，清制曾規(guī)定凡是清字奏事折件一律單用滿文書寫，但到了咸豐時(shí)期滿人的滿語水平急劇下降，為此咸豐十一年清廷規(guī)定以后清字奏事折件一律用滿漢合璧形式書寫?！八煤缶┩飧餮瞄T遇有清字奏事折件均用清漢合璧式樣欽此，相應(yīng)傅知貴衙門，迅即轉(zhuǎn)京外衙門、并各旗營及各路統(tǒng)兵辦事大臣一體欽遵辦理可也?！盵7]這也從側(cè)面反映出了漢化之風(fēng)在咸豐朝的盛行。

1.2 謹(jǐn)遵文書抬頭避諱

清代等級森嚴(yán)，等級差別也體現(xiàn)在文書的撰擬上，在撰擬文書時(shí)需要嚴(yán)格遵行文書抬頭避諱制度，以示尊敬之意。遇有天地、廟宇、皇帝皇后以及與皇帝相關(guān)的言語、恩德、事物等詞句需要抬頭處理。在咸豐朝，文書中需要在皇帝皇后名諱前進(jìn)行三抬處理。“祠案司案呈，恭照應(yīng)送盛京△△△太廟尊藏加上△△△孝儀賢純皇后△△△仁宗睿皇帝△△△孝淑?；屎笞鹬u玉冊各一分。”[8]而與皇帝有關(guān)的事物也需雙抬或三抬。如在書寫“恩詔”之前需要雙抬，“盛京內(nèi)務(wù)府正白旗閑散霍常山現(xiàn)年八十六歲，五世同堂遵奉△△恩詔如有賞賚之處應(yīng)抄錄原文移咨禮部?！盵9]同樣在“旨”字之前也需要雙抬，如，“請△△旨一折于咸豐七年九月二十五日奏，本日奉△△依議欽此”。[10]除此之外，在咸豐朝官署之間往來文書也同樣需要依據(jù)官場例規(guī)進(jìn)行抬頭處理?！皩ι霞壒偈鸹蚬俾毱教?，對長官的言語行動則空抬，也有雙抬三抬之樣式。平行文中對方之處也要一一抬頭?！盵11]如在《黑圖檔·咸豐朝》中記載：“理合請查核移咨△△盛京內(nèi)務(wù)府，將項(xiàng)各書檢發(fā)纂修通志館內(nèi)，敬謹(jǐn)收存，以修查考，實(shí)為公便等情據(jù)此相應(yīng)移咨?！盵12]咸豐朝文書撰擬中的抬頭規(guī)定復(fù)雜，需要抬頭書寫的樣式繁多，在實(shí)際撰寫過程中難免出現(xiàn)紕漏。

1.3 完善文書用印制度

到咸豐朝，清政府在印信的使用和管理上已經(jīng)形成了一套較為完備的制度。首先在印信的掌管上，其隨著官印制度的完善而逐漸嚴(yán)密。各官府印信多由“經(jīng)歷照磨或都事等掌出納文移者掌管”或由“由常設(shè)筆帖式、主簿、吏目掌管出納、鈐印?！盵16]掌印者必須保管好印信，一旦丟失則會被處罰。咸豐三年驍騎校際德丟失俸銀印領(lǐng)，對他的處置為：“查該員等所稟，既之印領(lǐng)所闕非輕失落，有所分。應(yīng)自己慎謹(jǐn)收存為事，但任意存放街市甫戶以致失……體請將該員各記過一次?！盵17]

其次在印信的使用上也有嚴(yán)格規(guī)定。在中央，根據(jù)《黑圖檔·咸豐朝》記載：“再本王大臣擬旨繕遞，后請皇太后、皇上鈐用圖章發(fā)下，上係御賞二字，下係同道堂三字以為符信。”[18]“御賞”“同道堂”二璽作為諭旨下發(fā)的憑證，凡咸豐十一年以后下發(fā)的諭旨必須鈐印此二璽為憑。而在盛京各衙署中，文書鈐蓋印信也同等重要?！逗趫D檔·咸豐朝》中記載：“查莊頭等六十七名每名粘貼告示一張共計(jì)六十七張，每張鈐用圖記一顆方昭慎重理合呈請等，相應(yīng)呈堂照數(shù)鈐印以備存查可也，為此具呈。”[19]清代統(tǒng)治者要求各級官員必須按規(guī)定使用印信，一旦出現(xiàn)錯(cuò)用漏用印信、印信加蓋模糊、印文錯(cuò)誤等情況，相關(guān)官員就要被處罰?！逗趫D檔·咸豐朝》中就記載了掌圖記佐領(lǐng)岫云因錯(cuò)用圖記被罰以記大過二次的事情。[20]這反映出清朝統(tǒng)治者對于官員印信使用的重視，也從側(cè)面反映出在咸豐朝文書用印制度已經(jīng)日漸完善。

1.4 應(yīng)用預(yù)印空白文書

預(yù)印空白指預(yù)先在空白的文書紙上蓋印。其應(yīng)用一方面是為了方便辦事，節(jié)省時(shí)間；另一方面則是用于封印期間處理緊急政務(wù)。《黑圖檔·咸豐朝》中多次提及了預(yù)印空白文書的應(yīng)用，“照得本工恭修福陵，各工所修有匠役人等出關(guān)，由兵部發(fā)給口票往返……盛京內(nèi)務(wù)府希即備辦空白圖記口票八張，務(wù)于六月十五日以前咨送本工，以便臨時(shí)填寫人數(shù)進(jìn)關(guān)可也?！盵21]在另一份檔案中也記載到：“盛京內(nèi)務(wù)府希即備辦空白圖記口票一張務(wù)于九月初四日以前咨送前來，以便臨時(shí)填寫人數(shù)進(jìn)關(guān)可也?！盵22]這兩份檔案的內(nèi)容皆是預(yù)印空白圖記口票，以便臨時(shí)填寫進(jìn)關(guān)人數(shù)，這樣做在一定程度上提高了辦事效率，節(jié)省了辦事時(shí)間。

除此之外，預(yù)印空白同樣也作為官署封印期間的應(yīng)急措施。封印期間不辦事，但遇有緊急政務(wù)仍需處理，這時(shí)即可使用提前加蓋印信的空白文書。首先要先于封印前在空白文書上加蓋印信，時(shí)間多在當(dāng)年十二月。從咸豐二年十二月十五日《檔案房為于空白公文紙上鈐印事》[23]、咸豐三年十二月《檔案房為于空白公文紙上鈐印事》[24]等檔案中均可得到佐證。在使用時(shí)需要登記，在開印之后，還需要對剩余的預(yù)印空白公文進(jìn)行銷毀，銷毀時(shí)間多在正月?！逗趫D檔·咸豐朝》中記載了咸豐五年正月，檔案房銷毀咸豐四年鈐蓋印未用完的空白公文紙張的事情。[25]由此可見在咸豐朝官府對預(yù)印空白公文的管理是較為嚴(yán)格的，這樣做可以有效防止官員舞弊。

2 文書運(yùn)轉(zhuǎn)工作

2.1 強(qiáng)化文書封發(fā)制度

從咸豐朝文書的收發(fā)機(jī)構(gòu)來看，題本主要依靠內(nèi)閣系統(tǒng)運(yùn)作，而奏折則更多依靠軍機(jī)處和皇帝本人，兩者共同構(gòu)成了清代特有的文書收發(fā)制度。批本處為內(nèi)閣兼管之機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)發(fā)下題本的收領(lǐng)工作?！安楸靖畱?yīng)進(jìn)紅本俱係派員赍送京，到內(nèi)務(wù)府例露遞。”[26]而在咸豐朝，盛京的奏折多是從盛京送至捷報(bào)處接收，再由捷報(bào)處轉(zhuǎn)呈?！逗趫D檔·咸豐朝》中記錄了各路統(tǒng)兵大臣將領(lǐng)所發(fā)折報(bào)均交至捷報(bào)處一事：“嗣后各路統(tǒng)兵大臣、各省督撫、齊政及各城將軍、尜賛大臣、都統(tǒng)、辦事大臣、幫辦大臣、提督總兵等遇有拜發(fā)折報(bào)時(shí)另備印文開明，所發(fā)折若干、封片單若干用印封隨折報(bào)交捷報(bào)處以便本王大臣查核?！盵27]

至于文書封發(fā)的方式，盛京各衙署中較為常用的是折匣、夾板、印封和封筒四種。盛京將軍、盛京內(nèi)務(wù)府總管、盛京五部侍郎等品級較高的官員都配有御賜“折匣”用于奏事。而級別不夠沒有“折匣”的官員，須得以上下各一塊夾板把奏折夾好再行呈遞，這種方式大大加重了奏折的重量，增加了驛遞負(fù)擔(dān)。而印封則因其更為輕巧便捷，在咸豐朝盛京各衙署的文書封發(fā)中被廣泛應(yīng)用。（“所發(fā)折若干、封片單若干件用印封隨折報(bào)交捷報(bào)處?！盵28]）至于封筒，在咸豐朝也被用于公文的封發(fā)，《黑圖檔·咸豐朝》中記載：“再查咸豐九年間停止冬圍，其官馬口分庸挪移……理合造具出入糧石數(shù)目清冊一本咨送總管內(nèi)務(wù)府核銷外，其封筒一角照例咨送，盛京兵部由驛遞至可也，須至咨者。”[29]奏折同樣也可以采用封筒的形式進(jìn)行封發(fā)，根據(jù)《黑圖檔·咸豐朝》記載，盛京內(nèi)務(wù)府為鳳凰樓供奉圣容位置一事所上奏折就是如此。[30]而采用封筒形式進(jìn)行封發(fā)的特殊之處在于包裹奏折的黃綾必須由皇帝親自開封，相對其他方式，其保密性更高。以上四種方式，都是為了確保文書傳遞的安全，這也表明文書封發(fā)制度隨著政治發(fā)展和社會變遷而不斷出現(xiàn)新變化。

2.2 頻繁使用“馬上飛遞”

在咸豐朝，列強(qiáng)侵華，政治瞬息萬變，緊急文書增多，因而“馬上飛遞”的形式頻繁出現(xiàn)?！榜R上飛遞”主要是通過在信封左上角朱寫“馬上飛遞”四個(gè)字作為緊急文書的標(biāo)識，此類文書每到一站絕不耽擱，或換人員、或換驛馬，立即轉(zhuǎn)遞?！逗趫D檔·咸豐朝》中記載：“盛京將軍衙門為咨行事，右兵司案呈，于咸豐十一年十月初十日準(zhǔn)兵部咨開，為通行事，武選司案呈，內(nèi)閣抄出奉上諭粘單由馬上飛遞通行?！盵31]，再如《盛京將軍衙門為拜發(fā)折報(bào)馬上飛遞事咨盛京內(nèi)務(wù)府》中載：“各路軍營及各省督撫等嗣后拜發(fā)折報(bào)，毋庸另備印文，隨同折報(bào)咨行軍機(jī)處，以符舊制伏候訓(xùn)示謹(jǐn)奏，欽奉御印發(fā)下，應(yīng)行抄錄片交，兵部迅即轉(zhuǎn)行，京外各衙門及各路統(tǒng)兵大臣一體欽遵，查照此交前來，應(yīng)由馬上飛遞通行?！盵32]通過梳理《黑圖檔》，發(fā)現(xiàn)咸豐十一年“馬上飛遞”一詞在文書驛遞中頻繁出現(xiàn)，而當(dāng)年政治形勢和軍情瞬息萬變，對文書的傳遞時(shí)效的要求大大提高，“馬上飛遞”被廣泛運(yùn)用。

在咸豐朝，一些重要的詔敕文書同樣以“馬上飛遞”的形式轉(zhuǎn)行。根據(jù)《黑圖檔·咸豐朝》記載，咸豐二年，冊立皇后的詔書即是通過“馬上飛遞”的形式頒發(fā)的。[33]咸豐十一年大行皇帝遺詔也是如此。[34]總的來看，“馬上飛遞”的形式相較于傳統(tǒng)的驛遞方式更為快捷，提高了文書運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

2.3 依限呈遞文書

在文書呈遞期限上，清代統(tǒng)治者規(guī)定一切應(yīng)辦事務(wù)皆有完結(jié)期限，如“三陵衙門為將應(yīng)行京察之筆帖式務(wù)于十月十五日以前呈送，劄知前來”[35]、“盛京內(nèi)務(wù)府文到即將武舉開明年貌、旗分、三代履歷及中式科分名次備造清冊各三本，務(wù)于六月十五日以內(nèi)咨送本衙門，以便轉(zhuǎn)送會試?！盵36]而一旦出現(xiàn)逾期呈遞文書而耽誤公事者則要被問責(zé)：“文書稽程者，一日笞一十，止笞四十，首領(lǐng)官各減一等。”[37]

但盡管如此，在咸豐朝盛京各衙署呈遞文書時(shí)任意拖延情況屢有發(fā)生?！逗趫D檔·咸豐朝》中記載：“欽差大臣親王增糧□報(bào)捐各項(xiàng)人員前后知照到部……造冊驗(yàn)照者不過十之二三，推原其故皆因各核管官任聽兵役飾詞搪塞，并不嚴(yán)飭認(rèn)真催傳，以致報(bào)捐各員有所倚恃，屢奉咨催視為具文，竟致遲延三四年之大尚有?！盵38]從上述內(nèi)容來看，報(bào)捐人員清冊已經(jīng)遲延三四年之久，并且諸多核管官任意搪塞推延，這給盛京文書工作及政務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)帶來了消極影響。除此之外，《黑圖檔·咸豐朝》中還記載了多次文書呈遞辦理中出現(xiàn)逾期拖延的情況，如咸豐七年，盛京兵部為造送報(bào)捐筆帖式人員清冊時(shí)出現(xiàn)了未按期限程限的情況。[39]可見在咸豐朝盛京各衙署文書的呈遞效率實(shí)際上是大打折扣的，從中也可以折射出當(dāng)時(shí)吏治的腐敗。

2.4 大量應(yīng)用文書副本

清代文書副本制度主要是為了使各衙署能更加快捷方便地了解皇帝的各項(xiàng)命令，因而一份文書往往需要抄錄、刊刻數(shù)十份。

清代，詔令文書需要布告天下臣民?！皽?zhǔn)禮部咨稱，恭照本年十月初七日皇上登極頒詔咨送兵部速即轉(zhuǎn)發(fā)等因前來，相應(yīng)將清漢謄黃三十二道應(yīng)由馬上飛遞轉(zhuǎn)行?！盵40]通過刊刻謄黃的方式將詔書頒布天下，這種由禮部謄黃的詔書即為詔書的副本，抄錄詔令文書的副本可以使皇帝的指示、命令得以迅速下達(dá)，其重要性不言而喻。

時(shí)憲書是清代臣民了解天文氣象、吉時(shí)節(jié)令等的重要冊集，需要頒行各地。欽天監(jiān)在制作時(shí)即分為御覽本和頒行本，御覽本進(jìn)呈皇上，頒行本則由欽天監(jiān)頒發(fā)，再由各省自行印刷頒發(fā)各州縣。“欽天監(jiān)咨稱照得盛京各部衙門并吉林、黑龍江將軍衙門應(yīng)領(lǐng)咸豐五年時(shí)憲書，本監(jiān)用布包封咨送兵部查照轉(zhuǎn)發(fā)等因到部，相應(yīng)開列粘單咨送。”[41]通過制作文書副本的形式將時(shí)憲書頒與臣民周知，使各地臣民更加方便地了解天文氣象及吉時(shí)節(jié)令等信息。

大臣向皇帝奏報(bào)事務(wù)的文書以及各官府在處理公務(wù)往來行文的過程中也大量應(yīng)用到文書副本。如《黑圖檔·咸豐朝》中記載：“本部具奏籌餉例卯期屆滿，擬請?jiān)傩薪诱挂徽?，咸豐七月八月二十二日具奏，本日奉旨依議欽此，欽遵相應(yīng)刊錄原奏，飛咨盛京將軍可也等因前來，相應(yīng)抄部咨粘單咨行，盛京內(nèi)務(wù)府一體遵照可也。”[42]盛京將軍衙門即是遵照刊刻的文書副本來執(zhí)行和實(shí)施皇帝的指示，文書副本在政令的下達(dá)中的作用不言而喻。

3 文書管理工作

3.1 加強(qiáng)文書稽查

清朝沿襲明朝的照刷磨勘文卷制度，定期對政務(wù)活動中形成的文書進(jìn)行稽查，檢查文書中是否存在失錯(cuò)、遺漏、規(guī)避、違枉，一旦發(fā)現(xiàn)，則要限期改正?！逗趫D檔·咸豐朝》中記載：“查得九年八月初六日，經(jīng)催長景仰呈辦咨行盛京將軍、府尹等衙門官河印冊七本，本署堂司存冊二本，職將司存新冊照原存印冊悉心查對，謹(jǐn)查得新冊內(nèi)將原嘉慶十七年查增官河四處遺漏，實(shí)與原冊不符，并冊內(nèi)所注河浥名目間有錯(cuò)誤，若非補(bǔ)行更換，苐恐官河舊制返，因冊載漏失久則難變，理合呈明，復(fù)照依原存河圖冊詳細(xì)另造清冊七本補(bǔ)行?！盵43]由于查得官河印冊中對官河內(nèi)容有所遺漏并且官河名目出現(xiàn)錯(cuò)誤，為此需要繳銷錯(cuò)誤官河印冊，并另造新冊，從而在一定程度上避免錯(cuò)誤。

文書的稽查對文書的格式、印信等是否統(tǒng)一也同樣有所要求。《黑圖檔·咸豐朝》中記載：“盛京戶部為咨行事，經(jīng)會司案呈，卷查前準(zhǔn)糧儲司付準(zhǔn)戶部議覆，盛京將軍、宗室奕等奏請豁免節(jié)年積欠錢糧一案奉部行令，將各該旗界道光三十年以前積欠租稅等銀概予豁免，加具功結(jié)分晰造冊送部稽核……檢閱各處送到豁免印結(jié)內(nèi)均注有委無續(xù)行征收以完作欠字樣，惟內(nèi)務(wù)府鑲黃旗豁免伍田租銀，該旗出具印結(jié)并無此語事關(guān)一同包封送部，未便兩歧致干部駁相應(yīng)移咨，盛京總管內(nèi)務(wù)府希為轉(zhuǎn)飭該旗仿照各城結(jié)式另行加具印結(jié)一紙作速呈送?！盵44]鑲黃旗造送的道光伍田租銀清冊中，因出具印結(jié)時(shí)并未像其他各旗一樣注有委無續(xù)行征收以完作欠字樣，被要求予以改正，要求其遵照統(tǒng)一格式進(jìn)呈。統(tǒng)一文書的形式在一定程度上可以避免文書出現(xiàn)歧義，也可以避免因文書被駁回而影響文書辦理效率。

3.2 妥善保護(hù)文書

清代制定了諸多條文用以保證文書工作的順利運(yùn)轉(zhuǎn)，為確保文書的安全，清政府施行嚴(yán)格的文書保護(hù)制度。《大清律例》載：“凡棄毀制書及各衙門印信者，斬。若棄毀官文書者，杖一百。有所規(guī)避者，從重論。事干軍機(jī)錢糧者……若遺失制書、圣旨、印信者，杖九十，徒二年半。若官文書，杖七十。事干軍機(jī)、錢糧者，杖九十，徒二年半。俱停俸責(zé)尋。三十日得見者免罪?！盵45]可見凡是對文書造成破壞的行為，均會被追究責(zé)任。

盡管清代文書保護(hù)的相關(guān)規(guī)定嚴(yán)密而具體，但在咸豐朝由于戰(zhàn)亂、疏忽等導(dǎo)致丟失文書的事件頻發(fā)，文書保護(hù)力度明顯下降。如《黑圖檔·咸豐朝》中記載了咸豐十年，領(lǐng)催史英玉糧草單丟失一事，“管下外郎慶齡呈稱，情因身父領(lǐng)催史英玉今值往熱河送蘑菇、木耳等項(xiàng)之差，于十二月二十六日由戶部領(lǐng)取糧草單一紙，戶部換給回票咨文一角，即于是日裝車啟程，因一時(shí)匆忙將戶部文書糧草單丟失，因係貢差，身父未敢耽延時(shí)日，隨即起程，當(dāng)即巖令身上緊訋找身遍找十?dāng)?shù)日，并無蹤影，不敢隱匿久延，只得處實(shí)聲明，懇祈轉(zhuǎn)呈咨報(bào)，以免沿途支取糧草?！盵46]除了上述因疏忽造成的文書丟失之外，在咸豐十年，圓明園軍機(jī)處還因戰(zhàn)亂的原因遺失了大量存抄折件?！逗趫D檔·咸豐朝》中記載：“盛京將軍衙門為咨行事……照得上年八月間圓明園軍機(jī)處直房遺失抄存折，經(jīng)本處奏明行文各直省將軍、督撫、統(tǒng)兵大臣及在京各部院衙門限于年內(nèi)一律補(bǔ)抄咨送軍機(jī)處?！盵47]文書的多次丟失給文書工作帶來了極大破壞，可見在當(dāng)時(shí)清政府疏于對文書的管理。

3.3 規(guī)范文書立卷歸檔

清代對文書立卷歸檔工作很是重視，規(guī)定咨復(fù)辦理完畢后仍需要存案備查的文書需要進(jìn)行立卷歸檔，此為文書工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，經(jīng)過立卷歸檔存案的文書隨即轉(zhuǎn)化為檔案。

在咸豐朝，盛京各衙署需要嚴(yán)格遵守來往公文應(yīng)行應(yīng)存呈報(bào)制度。在接到文書時(shí)，應(yīng)在需要承辦的限期辦理完畢，需要存案備查的文書按時(shí)匯總呈報(bào)以備考核。在咸豐十一年，軍機(jī)處遺失存抄折件，命京城各部院及各省主要衙門進(jìn)行補(bǔ)抄咨送，奉天省應(yīng)行補(bǔ)抄折片清單共四十五件。盛京將軍衙門“查單開事由遺失抄存折件，除有本衙門主稿應(yīng)行補(bǔ)抄折片清單各件，遵即查核趕緊補(bǔ)抄，務(wù)于年內(nèi)咨送以備存案外，其余單開各部署主稿之件應(yīng)抄單分咨盛京戶、禮、刑、工四部內(nèi)務(wù)府奉天府尹等衙門按照單開事由一體補(bǔ)抄?！盵48]正是因?yàn)槭⒕└餮檬饑?yán)格遵守文書應(yīng)行應(yīng)存呈報(bào)制度，在軍機(jī)處發(fā)生文書發(fā)生遺失后才能根據(jù)清單及時(shí)補(bǔ)抄，該項(xiàng)制度的嚴(yán)格實(shí)行也在一定程度上反映出盛京各衙署對文書管理工作的重視。

4 結(jié) 語

咸豐朝盛京文書工作承襲了清代前幾朝文書工作制度，能夠按照要求做好文書的書寫、用印、封發(fā)、郵驛、稽查等工作，已經(jīng)形成了較為全面的、多層次的文書工作體系。同時(shí)咸豐朝盛京文書工作也根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要進(jìn)行發(fā)展，例如預(yù)印空白文書的應(yīng)用變得更加廣泛，除了在官署封印期間作為用來處理緊急政務(wù)的文書外，它還被廣泛應(yīng)用在了日常的公務(wù)活動中，在一定程度上簡化了辦事流程，節(jié)省了時(shí)間；“馬上飛遞”的文書驛遞形式也被頻繁使用，有效提高了文書的運(yùn)轉(zhuǎn)效率和政府的行政效率；文書副本制度也日漸成熟，通過刊刻多份文書的方式有效提高了文書運(yùn)轉(zhuǎn)效率……這些在咸豐朝文書工作中涌現(xiàn)出的新特點(diǎn)對當(dāng)時(shí)的文書工作中發(fā)揮了積極作用，保障了文書工作的有序進(jìn)行。當(dāng)然，在咸豐朝盛京文書工作中也呈現(xiàn)出了一些弊端，如文書撰擬中的抬頭避諱規(guī)定在彰顯皇權(quán)無上權(quán)威的同時(shí)，也加具了文書的撰擬難度；咸豐朝吏治腐敗、政局動蕩，也導(dǎo)致了文書呈遞延遲、文書丟失現(xiàn)象頻發(fā)。對此，我們既應(yīng)該站在歷史的角度辯證看待，更應(yīng)該在當(dāng)今的文書工作中引起重視。

*本文系國家社科基金一般項(xiàng)目“《黑圖檔·檔案房》檔案整理與研究”（項(xiàng)目編號：21BTQ015）階段性研究成果。

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