姜南

近年來(lái)，受持續(xù)的疫情影響，MICE行業(yè)也迎來(lái)一系列新的變化。會(huì)議活動(dòng)面臨延期、取消或移址，會(huì)議方案變得更為靈活，會(huì)議模式更加多元化。

增加完備的疫情防控方案

中旅國(guó)際會(huì)議展覽有限公司總經(jīng)理助理任晶晶在采訪中表示，疫情之后，主辦方或PCO在策劃MICE方案時(shí)，需要考慮增加疫情防控方案，包括各地防疫政策、取消條款、疫情預(yù)案、會(huì)議舉辦地突發(fā)疫情管理方案和第一時(shí)間疏散與會(huì)人員等內(nèi)容。

她舉例補(bǔ)充道，因防疫要求，與會(huì)者參會(huì)及用餐需間隔就座，在咨詢會(huì)議場(chǎng)地和餐廳規(guī)模時(shí)，也要考慮這些要求，尋找更合適的場(chǎng)地；會(huì)議期間常備消毒用品，簽到臺(tái)會(huì)提前準(zhǔn)備消毒濕巾和帶客戶LOGO的口罩等，做好防疫工作的同時(shí)也起到了品牌宣傳的作用；會(huì)場(chǎng)等公共區(qū)域提前做好消毒工作，會(huì)議車輛服務(wù)前與服務(wù)后須及時(shí)消毒，服務(wù)人員要求疫苗接種證明及核酸陰性證明，大型會(huì)議提前聯(lián)系各地核酸機(jī)構(gòu)進(jìn)行上門核酸服務(wù)等。

擁抱數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)資源共享

任晶晶坦言，2020年以來(lái)，新冠疫情打破了會(huì)展行業(yè)的平靜，行業(yè)類會(huì)議持續(xù)受到疫情影響，行業(yè)城市會(huì)議的辦會(huì)模式也發(fā)生了巨大變化。國(guó)內(nèi)會(huì)議受與會(huì)人數(shù)限制，規(guī)模縮小，會(huì)議舉辦數(shù)量在疫情平穩(wěn)期激增，會(huì)議舉辦模式也由單一城市舉辦轉(zhuǎn)向多地聯(lián)動(dòng)，線下線上相結(jié)合，而國(guó)際業(yè)務(wù)出現(xiàn)了暫緩擱置的現(xiàn)象。在此背景下，中旅會(huì)展依舊憑借專業(yè)品牌以及在行業(yè)內(nèi)積累的口碑和信任，承接了境外參展項(xiàng)目等境外會(huì)議。她說(shuō)，“我們一直對(duì)國(guó)際業(yè)務(wù)恢復(fù)充滿信心，并以卓越的業(yè)務(wù)能力為國(guó)際業(yè)務(wù)恢復(fù)做好準(zhǔn)備?！?/p>

“為更好服務(wù)外部客戶，除了要做好傳統(tǒng)的接待服務(wù)，中旅會(huì)展也堅(jiān)定了數(shù)字化改革的決心?！比尉Ьдf(shuō)道。

她表示，疫情期間，中旅會(huì)展結(jié)合傳統(tǒng)操作優(yōu)勢(shì)，打造CMMS會(huì)議管理系統(tǒng)，建設(shè)配套的資源中心，業(yè)務(wù)系統(tǒng)上線后，可實(shí)現(xiàn)線上報(bào)價(jià)及結(jié)算，線上審單，增強(qiáng)合規(guī)透明度。資源采購(gòu)方面，中旅會(huì)展CMMS會(huì)議系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)線上資源采購(gòu)，進(jìn)行無(wú)紙化辦公，打造綠色會(huì)議，為可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。同時(shí)中旅會(huì)展也在加速數(shù)據(jù)化、信息化進(jìn)程，維護(hù)現(xiàn)有市場(chǎng)，提升服務(wù)能力、拓展更多業(yè)務(wù)領(lǐng)域。

在開發(fā)會(huì)議管理系統(tǒng)的同時(shí)，中旅會(huì)展作為中旅旅行所屬全資子公司，依托中國(guó)旅游集團(tuán)和中旅旅行內(nèi)部資源優(yōu)勢(shì)，打造CMN網(wǎng)絡(luò)成員體系，搭建可覆蓋全國(guó)的會(huì)議服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，滿足企業(yè)客戶城市會(huì)議類的需求，實(shí)現(xiàn)MICE的資源共享。

線上結(jié)合線下，降低成本

講到線上會(huì)議活動(dòng)預(yù)案，任晶晶說(shuō)道，疫情常態(tài)化下，線上結(jié)合線下的辦會(huì)形式越來(lái)越受主辦方青睞。在受邀嘉賓生活的省會(huì)城市集中舉辦小型線下會(huì)議，通過(guò)多地連線的方式，進(jìn)行線上的交流溝通，既可以讓部分人員在減少流動(dòng)的前提下實(shí)現(xiàn)面對(duì)面交流，也減少了交通成本，實(shí)現(xiàn)節(jié)能減排。從整體預(yù)算方面來(lái)看，由于規(guī)模的縮減，單個(gè)會(huì)場(chǎng)的成本會(huì)下降。人員跨省間的流動(dòng)減少，從而降低了大交通的成本。

延期或改變舉辦地視具體情況而定

任晶晶認(rèn)為，面對(duì)突發(fā)疫情，主辦方選擇延期還是改變舉辦地，這兩種情況都可能出現(xiàn)，主要根據(jù)各地防疫政策以及主辦方活動(dòng)安排需要視情況而定。如果時(shí)間檔期不能更改，且原舉辦地取消條件寬松，則選擇改變舉辦地的可能性較大，而當(dāng)原舉辦地取消條件較苛刻，且多地散發(fā)疫情，則主辦方會(huì)選擇延期舉辦會(huì)議或者改為線上會(huì)議。

談及會(huì)議延期或取消對(duì)參會(huì)、參展嘉賓帶來(lái)的影響，任晶晶表示，會(huì)議延期或取消會(huì)對(duì)參會(huì)、參展嘉賓帶來(lái)一定影響，但從防疫需要出發(fā)，參會(huì)、參展嘉賓會(huì)比較理解和配合。在會(huì)議活動(dòng)開始前，應(yīng)協(xié)同主辦方提前與參會(huì)代表溝通與會(huì)要求、防疫政策，如遇參會(huì)代表所在城市突發(fā)疫情，則第一時(shí)間做出預(yù)案，改為線上參會(huì)或從其他城市邀請(qǐng)嘉賓。