任成義 白思俊 王云杰 張珍

(1.西安華鼎項目管理咨詢有限責任公司，陜西 西安 710072；2.西北工業(yè)大學管理學院，陜西 西安 710072)

0 引言

當前，項目管理作為一種最佳實踐方法，已經(jīng)廣泛應(yīng)用于大型活動項目的策劃、組織和實施等[1]。近年來，我國大型活動舉辦頻繁，該類項目具有涉及面廣、規(guī)模大、風險高、管理復雜等特點，采取項目管理的方法成為必然選擇[2]。

目前，關(guān)于大型復雜項目的研究文獻較多，例如：李永奎等[3]從社會學視角對大型復雜項目組織研究文獻進行評述；陳瑜等[4]研究了政府投資類大型復雜項目總體項目管理框架；郭寶柱[5]總結(jié)了大型復雜項目的系統(tǒng)觀點與系統(tǒng)方法。但是，針對大型活動項目管理的研究較少?；诖?，本文以第十四屆全國運動會(以下簡稱“十四運會”)為例，運用項目管理方法與工具，構(gòu)建大型活動類項目管理八部曲模型，分析該項目全方位、全要素、全流程管控措施[6]，可為其他大型活動項目管理提供參考。

1 項目管理八部曲模型構(gòu)建與統(tǒng)籌規(guī)劃

1.1 模型構(gòu)建

首先，通過梳理和分析“十四運會”現(xiàn)場保障組工作開展的核心痛點，分析客戶潛在需求；其次，通過走訪調(diào)研，制定“十四運會”現(xiàn)場保障組《問題清單一覽表》，包括行政接待、場館運營、食品安全等7個方面，共57個關(guān)鍵任務(wù)節(jié)點；最后，通過調(diào)研和分析發(fā)現(xiàn)，“做什么、管什么”“誰來做、誰來管”“怎么做、怎么干”“怎么管、怎么控”“如何落實過程管控”5個方面的問題較為突出。為系統(tǒng)解決上述問題，構(gòu)建項目管理八部曲模型，如圖1所示。

1.1.1 需求分析

通過調(diào)研、訪談、討論等方法收集“十四運會”現(xiàn)場保障組面臨的問題，分析根本原因，為解決問題提供指導原則和方向。

1.1.2 統(tǒng)籌管理

梳理“十四運會”現(xiàn)場保障任務(wù)，制訂里程碑計劃，優(yōu)化信息上傳和指令下達機制，實行掛圖作戰(zhàn)管理方式，確保全方位統(tǒng)籌管理。

1.1.3 解決“做什么、管什么”的問題

全面梳理現(xiàn)場保障工作內(nèi)容，編制現(xiàn)場保障工作大綱，組織相關(guān)人員學習，了解工作內(nèi)容與責任。

1.1.4 解決“誰來做、誰來管”的問題

合理分配工作任務(wù)，編制工作責任矩陣，明確責任主體，做到事事有人管，件件有歸口。

1.1.5 解決“怎么做、怎么干”的問題

根據(jù)各板塊工作具體內(nèi)容，深入研究專項方案，編制行動流程和序列，方便相關(guān)人員具體操作執(zhí)行。

1.1.6 解決“怎么管、怎么控”的問題

針對現(xiàn)場保障工作，系統(tǒng)性設(shè)計管控方案，編制計劃管理辦法和開閉幕式組織方案，指導團隊有效監(jiān)管。

1.1.7 落實“過程管理與控制”工作

為高質(zhì)量完成“十四運會”現(xiàn)場保障咨詢服務(wù)項目，提供駐場服務(wù)，強化過程管控。

1.1.8 實現(xiàn)項目隱形價值

組建專家咨詢團隊，為客戶提供決策支撐，保障項目順利開展，提升項目管理水平和價值。

1.2 統(tǒng)籌規(guī)劃

統(tǒng)籌是指對項目進行全面、統(tǒng)一的籌劃和安排。通過統(tǒng)籌管理可以有效整合資源，保證項目的進度與質(zhì)量。

為確保“十四運會”現(xiàn)場保障工作順利籌備并圓滿完成，根據(jù)以往大型活動經(jīng)驗，編制現(xiàn)場保障《里程碑計劃圖》《重點工作列表》《場館分布圖》等文件和規(guī)范，協(xié)助現(xiàn)場保障組掛圖作戰(zhàn)管理。此外，建立和完善信息傳達機制和總控指揮體系，編制《現(xiàn)場保障組信息上傳下達機制》和《運行保障指揮中心建議方案》，保證指令下達和信息上報渠道暢通，以有效提高溝通效率和質(zhì)量，保證項目統(tǒng)籌管理順利開展。

2 工作梳理與任務(wù)分配

2.1 工作梳理

由于“十四運會”現(xiàn)場保障工作人員基本借調(diào)于各區(qū)、各局辦，大多數(shù)人員不具備大型賽事活動的實踐經(jīng)驗。因此，需要對具體工作進行全面梳理和系統(tǒng)宣貫，為后續(xù)工作的順利開展提供指導。

基于以往大型活動類項目實踐經(jīng)驗，利用工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)，結(jié)合大型賽事活動項目管理要素，對“十四運會”保障工作進行全面梳理，編制《現(xiàn)場保障任務(wù)清單》《現(xiàn)場保障工作大綱》《開閉幕式現(xiàn)場保障任務(wù)清單》《開閉幕式現(xiàn)場保障工作大綱》等一系列重要文件，以此作為資源配置、計劃管控、風險預防的重要依據(jù)?！笆倪\會”現(xiàn)場保障工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)如圖2所示。

圖2 “十四運會”現(xiàn)場保障工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)

由圖2可以看出，現(xiàn)場保障工作大綱包括開閉幕式保障、行政接待保障、志愿者管理保障、場館運營保障、配套設(shè)置保障、安保交通保障、觀賽群眾服務(wù)保障、賽事保障、新聞宣傳保障、其他保障、運行保障指揮11個方面，共計1305項任務(wù)。

2.2 任務(wù)分配

任務(wù)分配是項目管理的重要環(huán)節(jié)。通過任務(wù)分配，可以合理配置資源，協(xié)調(diào)各參與方工作?；诟黜椚蝿?wù)性質(zhì)和責任主體相關(guān)資質(zhì)，編制《現(xiàn)場保障工作責任矩陣》，明確1305項任務(wù)分工，確保“十四運會”現(xiàn)場保障工作“事事有人管、事事有監(jiān)督”，推動相關(guān)工作順利開展?！笆倪\會”現(xiàn)場保障工作責任矩陣如圖3所示。

圖3 “十四運會”現(xiàn)場保障工作責任矩陣圖(截圖)

3 計劃執(zhí)行與監(jiān)管

3.1 制訂工作方案

為保障“十四運會”現(xiàn)場保障工作執(zhí)行到位，提升管理效率和水平，針對行政接待、統(tǒng)籌指揮及開閉幕式現(xiàn)場保障等具體任務(wù)，制訂執(zhí)行方案，完善工作流程，編制行動序列，設(shè)計管理腳本。

依據(jù)國家體育總局指導意見，結(jié)合上級相關(guān)要求，借鑒以往工作經(jīng)驗，遵循體育競賽規(guī)律，編制《行政接待工作方案》，包括指導思想、工作目標、組織架構(gòu)、工作內(nèi)容、職責分工、來賓類型與特點、保障措施及工作要求等方面。同時，編制《現(xiàn)場保障組工作方案及流線》《開幕式總體工作方案及流程》《半月度工作計劃表》等管理文件，用于指導和規(guī)范保障工作。“十四運會”行政接待工作組織架構(gòu)如圖4所示。

圖4 “十四運會”行政接待工作組織架構(gòu)

根據(jù)《開閉幕式組織工作相關(guān)方案》和《十四運會開閉幕式指揮部現(xiàn)場保障組工作方案》內(nèi)容與組織分工，梳理開幕式當天工作流線，編制《開幕式演練工作行動序列表》和《開幕式現(xiàn)場保障工作行動序列》，明確各項工作開展時間、實施內(nèi)容、工作點位、物資分布、責任分工等內(nèi)容，為現(xiàn)場保障組提供操作指導。其中，開幕式現(xiàn)場保障工作行動序列分為準備工作檢查、夜間值守維護、人員到位調(diào)試、全面檢查與觀眾服務(wù)、進入狀態(tài)保障執(zhí)行、觀眾退場與演賽轉(zhuǎn)換6個階段，共計197項具體任務(wù)。

為確保開幕式取得圓滿成功，根據(jù)演練方案、行動序列及相關(guān)要求，編寫《開幕式現(xiàn)場保障組腳本》和《開幕式現(xiàn)場保障組指揮長腳本》，明確呼點頻次、呼點時間及各時段匯報重點。構(gòu)建開閉幕式指揮部、執(zhí)委會指揮部及現(xiàn)場保障組三級指揮體系，優(yōu)化信息上報與指令下達流程，確保開幕式現(xiàn)場保障工作順利開展。

3.2 設(shè)計監(jiān)管方案

為提高團隊管理水平，有效促進計劃順利執(zhí)行，編制《現(xiàn)場保障組計劃管理辦法》和《開閉幕式現(xiàn)場保障專項方案》。從基本原則、組織機構(gòu)、信息傳達機制、計劃內(nèi)容、責任矩陣、里程碑計劃及工作建議等方面制定“十四運會”現(xiàn)場保障工作計劃落實與管控措施。

在計劃執(zhí)行管控中，通過計劃執(zhí)行狀態(tài)表提示計劃完成情況。例如：黃燈表示略有延后，需要加快進度；紅燈表示嚴重滯后，需要及時采取應(yīng)對措施。

3.3 強化執(zhí)行管控

借鑒以往大型活動服務(wù)保障經(jīng)驗，結(jié)合“十四運會”現(xiàn)場保障組實際情況，按照橫向到邊、縱向到底的原則，對計劃任務(wù)進行全面梳理，形成《現(xiàn)場保障組運營籌備工作任務(wù)清單》，包含行政接待、志愿者管理、場館運營、食品安全等7個方面的保障內(nèi)容，共計700余項具體任務(wù)。

通過對“十四運會”現(xiàn)場保障相關(guān)工作執(zhí)行過程進行規(guī)范化管理，對現(xiàn)場保障組7個業(yè)務(wù)部門的任務(wù)完成情況進行檢查和考評，形成《現(xiàn)場保障組計劃管控雙周報》(共16期)，包括總體概述、工作進展、監(jiān)控預警表、次月計劃表等內(nèi)容，做到“事事有監(jiān)控、周周有反饋”。

針對開幕式現(xiàn)場保障工作，組織開展多次現(xiàn)場演練，檢驗各級指揮體系，磨合開幕式當天各項工作流程，確保銜接無誤。在演練過程中，采取PDCA循環(huán)方法，對開幕式準備工作進行閉環(huán)管理，持續(xù)推動流程改進。

4 結(jié)語

本文以“十四運會”現(xiàn)場保障咨詢服務(wù)項目為載體，運用項目管理理念和方法，構(gòu)建大型活動類項目管理八部曲模型，對“十四運會”項目進行全方位、全要素、全流程管控，確保項目任務(wù)圓滿完成，可為今后大型活動類項目管理提供參考。