王亞雄 李春靜 周 乾 劉銀安

（中國(guó)特種設(shè)備檢測(cè)研究院 北京 100029）

《事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理暫行辦法》（財(cái)政部令第36號(hào)）中指出,事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)按照國(guó)有資產(chǎn)管理信息化的要求,對(duì)本單位資產(chǎn)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。[1]2021年公布的《行政事業(yè)性國(guó)有資產(chǎn)管理?xiàng)l例》（國(guó)務(wù)院令第738號(hào)）中再次明確,應(yīng)當(dāng)建立全國(guó)行政事業(yè)性國(guó)有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng),推行資產(chǎn)管理網(wǎng)上辦理。[2]但是,目前各單位對(duì)于資產(chǎn)信息化系統(tǒng)的建設(shè)水平參差不齊。針對(duì)高校資產(chǎn)管理信息化研究較多[3-4],從資產(chǎn)管理存在的問題、制度建設(shè)和信息化措施等方面進(jìn)行了探討。同時(shí),也有部分針對(duì)行政事業(yè)單位的資產(chǎn)管理信息化的研究[5-6]。但對(duì)于特檢機(jī)構(gòu)來說,大部分精力都放在了檢驗(yàn)檢測(cè)業(yè)務(wù)的執(zhí)行和拓展上,對(duì)于單位的內(nèi)部管理重視程度不夠。同時(shí),部分單位將資產(chǎn)管理的重點(diǎn)放在資產(chǎn)購(gòu)置論證和財(cái)務(wù)資產(chǎn)賬務(wù)的管理上,導(dǎo)致資產(chǎn)管理系統(tǒng)的建設(shè)不足。

資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)作為資產(chǎn)管理的一種重要手段,其重要意義在于：實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息動(dòng)態(tài)管理；實(shí)現(xiàn)單位資產(chǎn)財(cái)務(wù)賬與實(shí)物賬的統(tǒng)一；實(shí)現(xiàn)合理分工,明確崗位責(zé)任,減少重復(fù)錄入,保證信息準(zhǔn)確；實(shí)現(xiàn)過程化管理,將整個(gè)事項(xiàng)辦理流程記錄在系統(tǒng)中,隨時(shí)可查,有據(jù)可依。下面,本文將對(duì)特檢機(jī)構(gòu)國(guó)有資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的內(nèi)容進(jìn)行具體分析。

1 特檢機(jī)構(gòu)國(guó)有資產(chǎn)管理信息化建設(shè)內(nèi)容

特檢機(jī)構(gòu)國(guó)有資產(chǎn)信息化建設(shè)主要分為3部分：第1部分是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),一般根據(jù)單位資產(chǎn)類別和用途分別設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)；第2部分是過程功能建設(shè),主要按照單位資產(chǎn)管理規(guī)定中涉及的各項(xiàng)工作程序,設(shè)置如采購(gòu)管理、資產(chǎn)驗(yàn)收等過程功能；第3部分是專項(xiàng)功能建設(shè),管理部門可根據(jù)資產(chǎn)管理工作要求,設(shè)置清查盤點(diǎn)、績(jī)效管理等功能。特檢機(jī)構(gòu)國(guó)有資產(chǎn)信息化建設(shè)體系可參考圖1。

圖1 特檢機(jī)構(gòu)國(guó)有資產(chǎn)管理信息化建設(shè)體系參考設(shè)置

1.1 資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)根據(jù)單位資產(chǎn)分類和情況,建設(shè)相應(yīng)的管理數(shù)據(jù)庫(kù)。一般的資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)有儀器設(shè)備數(shù)據(jù)庫(kù)、辦公設(shè)備數(shù)據(jù)庫(kù)、軟件數(shù)據(jù)庫(kù)、辦公家具/用具數(shù)據(jù)庫(kù)、辦公用房數(shù)據(jù)庫(kù),此外還可建設(shè)如車輛數(shù)據(jù)庫(kù)、土地/構(gòu)筑物數(shù)據(jù)庫(kù)、特種設(shè)備數(shù)據(jù)庫(kù)、低值易耗品數(shù)據(jù)庫(kù)等。在各類數(shù)據(jù)庫(kù)中,區(qū)分固定資產(chǎn)和非固定資產(chǎn),便于查詢。由于不同資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)中有專有信息,因此數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)分2種：一種是建立總庫(kù),總庫(kù)中設(shè)分類,各類資產(chǎn)添加專有信息；一種是分別建立各類資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù),再用它們的通用信息形成總庫(kù)。

1.2 采購(gòu)管理功能

采購(gòu)管理主要涉及采購(gòu)需求征集、采購(gòu)計(jì)劃制定、采購(gòu)申請(qǐng)、合同審批等流程。采購(gòu)需求的征集按年度發(fā)起下一年度需求征集,儀器設(shè)備、軟件需要根據(jù)各部門調(diào)研的情況進(jìn)行征集,通用辦公設(shè)備、家具需參照《中央行政機(jī)關(guān)通用辦公設(shè)備家具配置標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行征集,其他類資產(chǎn)根據(jù)單位情況進(jìn)行設(shè)置。需求征集完成并通過論證后,形成單位采購(gòu)計(jì)劃初稿,按照單位采購(gòu)規(guī)定的管理權(quán)限審批后,形成下一年度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃完成后,由各需求部門按照采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)容申請(qǐng)采購(gòu),采購(gòu)申請(qǐng)按照單位采購(gòu)規(guī)定的管理權(quán)限進(jìn)行審批。獲批后由單位采購(gòu)部門執(zhí)行采購(gòu)。采購(gòu)?fù)瓿珊?需求部門將采購(gòu)合同履行審批手續(xù),并準(zhǔn)備進(jìn)入驗(yàn)收環(huán)節(jié)。

1.3 資產(chǎn)驗(yàn)收功能

資產(chǎn)驗(yàn)收實(shí)際分為資產(chǎn)預(yù)驗(yàn)收、到貨驗(yàn)收和資產(chǎn)入賬3個(gè)環(huán)節(jié)。資產(chǎn)預(yù)驗(yàn)收從合同簽訂后開始,自動(dòng)提取合同簽訂的相關(guān)商品信息,并確定商品的預(yù)計(jì)到貨日期,到貨前自動(dòng)提醒相關(guān)人員申請(qǐng)驗(yàn)收。到貨后,由需求部門申請(qǐng)驗(yàn)收,上傳相關(guān)文件并補(bǔ)充驗(yàn)收信息,由資產(chǎn)管理部門審核并確定驗(yàn)收日期,約請(qǐng)相關(guān)人員。正式驗(yàn)收后,管理人員進(jìn)行驗(yàn)收記錄,并補(bǔ)充相關(guān)信息,數(shù)據(jù)進(jìn)入資產(chǎn)庫(kù)。之后根據(jù)資產(chǎn)情況,判斷是否為固定資產(chǎn),發(fā)起固定資產(chǎn)辦理,經(jīng)財(cái)務(wù)審核后,正式形成固定資產(chǎn)。

1.4 資產(chǎn)配置、調(diào)配功能

資產(chǎn)完成入賬后,正常應(yīng)由需求部門發(fā)起領(lǐng)用申請(qǐng),經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意后,由資產(chǎn)管理部門發(fā)放。其中個(gè)人配備的資產(chǎn)還需要人事審核。資產(chǎn)配置時(shí)應(yīng)設(shè)置限制條件,由系統(tǒng)判定人員資產(chǎn)是否超配。資產(chǎn)發(fā)放后,有資產(chǎn)需要調(diào)配使用部門的,需經(jīng)過相關(guān)部門審核后在系統(tǒng)中進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

1.5 儀器設(shè)備計(jì)量功能

儀器設(shè)備計(jì)量需要設(shè)定檢定池,將每年儀器設(shè)備計(jì)量形成計(jì)劃,到期提前通知管理員將設(shè)備送檢,并更新證書信息,保證設(shè)備的量值溯源準(zhǔn)確性。同時(shí),通過系統(tǒng)自動(dòng)判斷設(shè)備送檢率和及時(shí)率,作為部門考核內(nèi)容。

1.6 資產(chǎn)借用、歸還功能

對(duì)于資產(chǎn)經(jīng)常涉及拿到單位以外地點(diǎn)使用的以及部分公共配置資產(chǎn)借用的,應(yīng)開發(fā)資產(chǎn)的借用、歸還功能。借用人根據(jù)實(shí)際需求發(fā)起借用申請(qǐng),經(jīng)管理員和部門負(fù)責(zé)人同意后方可借用,并估計(jì)歸還時(shí)間。歸還時(shí)由借用人發(fā)起歸還申請(qǐng),經(jīng)管理員和相關(guān)技術(shù)人員確認(rèn)資產(chǎn)的完好狀態(tài)后完成歸還。

1.7 資產(chǎn)維修、維護(hù)保養(yǎng)功能

資產(chǎn)維修和資產(chǎn)維護(hù)保養(yǎng)類似,主要為保證資產(chǎn)的完好狀態(tài),其流程相似。區(qū)別在于維修是不可預(yù)見的,維護(hù)保養(yǎng)是可以按照資產(chǎn)情況預(yù)計(jì)執(zhí)行時(shí)間的。資產(chǎn)維修或維護(hù)保養(yǎng)由使用部門發(fā)起,填寫相關(guān)信息,相關(guān)部門按照管理權(quán)限審核后執(zhí)行,視情況還需執(zhí)行采購(gòu)手續(xù),完成維修或維護(hù)保養(yǎng)后,由管理部門進(jìn)行驗(yàn)收審核。

1.8 資產(chǎn)封存、啟用功能

部分資產(chǎn)可能因?yàn)閷?shí)際情況暫時(shí)不需要使用,可以由部門申請(qǐng)封存,視單位情況,經(jīng)審批后進(jìn)行封存。申請(qǐng)封存后系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)起公告,有需要的部門可以申請(qǐng)調(diào)劑。記錄放置地點(diǎn),并告知資產(chǎn)和計(jì)量管理人員。資產(chǎn)再次啟用的,從封存資產(chǎn)中選擇發(fā)起啟用申請(qǐng),經(jīng)審核后完成啟用,啟用后告知資產(chǎn)管理人員和計(jì)量管理人員,完成啟用,放入計(jì)量檢定池。

1.9 資產(chǎn)報(bào)廢、處置功能

資產(chǎn)報(bào)廢設(shè)置自動(dòng)判斷年限功能,當(dāng)資產(chǎn)達(dá)到《＜政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第3號(hào)——固定資產(chǎn)＞應(yīng)用指南》規(guī)定的條件時(shí)可以申請(qǐng)報(bào)廢,報(bào)廢前自動(dòng)發(fā)起公示,有需要的部門可以申請(qǐng)調(diào)劑。根據(jù)單位相關(guān)規(guī)定,經(jīng)技術(shù)人員或?qū)＜诣b定,相關(guān)部門按照權(quán)限進(jìn)行審批后,完成單位報(bào)廢手續(xù)。單位內(nèi)部報(bào)廢后還應(yīng)視情況報(bào)上級(jí)單位備案或批準(zhǔn)。批準(zhǔn)報(bào)廢后,申請(qǐng)將資產(chǎn)進(jìn)行處置,完成審批后,交由專門機(jī)構(gòu)處置,并上傳見證文件完成。

1.10 資產(chǎn)清查盤點(diǎn)功能

在系統(tǒng)中創(chuàng)建資產(chǎn)清查盤點(diǎn)的功能,首先需要確定盤點(diǎn)內(nèi)容,根據(jù)資產(chǎn)類別、資產(chǎn)屬性生成各部門自行盤點(diǎn)清單、資產(chǎn)管理部門自查清單和抽查清單。對(duì)于貴重的資產(chǎn),需要上傳實(shí)物照片。自行盤點(diǎn)的資產(chǎn)由使用部門管理員自行確認(rèn)；資產(chǎn)管理部門自查和抽查的資產(chǎn)由資產(chǎn)管理部門管理員進(jìn)行確認(rèn)。在盤點(diǎn)確認(rèn)時(shí),還可以根據(jù)實(shí)際情況對(duì)資產(chǎn)位置信息進(jìn)行調(diào)整。盤虧或盤盈的資產(chǎn)還需單獨(dú)說明,最終形成盤點(diǎn)數(shù)據(jù)和報(bào)告。

1.11 資產(chǎn)人員變更

資產(chǎn)相關(guān)人員發(fā)生變更時(shí)需要發(fā)起變更申請(qǐng)。一般有幾種情況：人員離職、退休等離開單位的,名下個(gè)人配備資產(chǎn)需退回管理部門,名下部門配置資產(chǎn)需變更使用人；人員在部門間調(diào)動(dòng)的,需要將相關(guān)使用人或技術(shù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行調(diào)整,并經(jīng)過管理員和部門負(fù)責(zé)人同意。

1.12 資產(chǎn)使用記錄

資產(chǎn)使用記錄主要是針對(duì)較貴重的儀器設(shè)備使用進(jìn)行記錄,記錄包括使用日期、使用時(shí)長(zhǎng)、應(yīng)用項(xiàng)目信息、設(shè)備狀況和使用人等信息。記錄后,可以由系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)指定設(shè)備在指定時(shí)間段內(nèi)的運(yùn)行時(shí)長(zhǎng)和應(yīng)用項(xiàng)目情況,方便進(jìn)行設(shè)備使用考核。

1.13 資產(chǎn)成本管理

在系統(tǒng)中設(shè)定資產(chǎn)的成本計(jì)算費(fèi)率,按月累積資產(chǎn)使用費(fèi)用,按年度自動(dòng)計(jì)算各部門各類別資產(chǎn)的成本費(fèi)用,科學(xué)計(jì)算成本。

1.14 統(tǒng)計(jì)和報(bào)告功能

利用資產(chǎn)信息系統(tǒng)的自動(dòng)化和智能化功能,自動(dòng)統(tǒng)計(jì)如各類資產(chǎn)數(shù)量和價(jià)值、當(dāng)年新增數(shù)量和價(jià)值、限定條件下的資產(chǎn)數(shù)量和情況、設(shè)備使用情況、人均占有的資產(chǎn)數(shù)量,設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)計(jì)報(bào)告模板,自動(dòng)生成圖表,方便管理部門查看。

1.15 資產(chǎn)績(jī)效管理

根據(jù)資產(chǎn)績(jī)效的考核內(nèi)容,確定資產(chǎn)績(jī)效的考核項(xiàng)目,包括資產(chǎn)使用、借還、維保、報(bào)廢、清查、資產(chǎn)占有情況和人員設(shè)置情況等,由系統(tǒng)提供部分基礎(chǔ)信息,判定各部門在這些過程中是否存在問題。各部門完成自評(píng)后,交由管理部門審核和進(jìn)一步考評(píng),最終形成考核結(jié)果。

2 特檢機(jī)構(gòu)國(guó)有資產(chǎn)管理信息化建設(shè)重點(diǎn)

2.1 系統(tǒng)需充分參照單位已有管理規(guī)定

資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)是提高資產(chǎn)管理能力和效率的一種手段,是建立在單位已有資產(chǎn)管理制度基礎(chǔ)之上的。因此,建設(shè)特檢機(jī)構(gòu)國(guó)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)時(shí),應(yīng)充分按照單位資產(chǎn)管理規(guī)定的職責(zé)設(shè)置和流程規(guī)定,明確資產(chǎn)管理的過程節(jié)點(diǎn)和相關(guān)信息。在規(guī)定之外的,應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合單位實(shí)際,以合規(guī)合法、流程優(yōu)化、方便高效的原則來建設(shè)資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)。

2.2 確定工作程序采用線上或線下流程

在資產(chǎn)信息化的整個(gè)過程中,并不是所有資產(chǎn)管理內(nèi)容都需要放到線上進(jìn)行。對(duì)于平時(shí)用的少的程序,沒有必要去專門建設(shè)功能；對(duì)于線下流程更加方便工作實(shí)際的,也沒有必要做線上流程。因此,要把握資產(chǎn)信息化管理中線上和線下功能的平衡,同時(shí)確保所有變動(dòng)能夠線上記錄?？傮w來說,線上流程能夠大大減少人員的行政精力,提高管理效率,方便信息記錄,實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。

2.3 做好權(quán)限設(shè)置

資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置異常重要。正常情況下,設(shè)置4層權(quán)限。第1層是單位領(lǐng)導(dǎo),第2層是資產(chǎn)管理部門,第3層是各使用部門領(lǐng)導(dǎo)和管理員,第4層是資產(chǎn)使用人員。單位領(lǐng)導(dǎo)擁有資產(chǎn)系統(tǒng)的最高查看權(quán)限；資產(chǎn)管理部門擁有資產(chǎn)管理系統(tǒng)的全部管理權(quán)限；各部門領(lǐng)導(dǎo)和管理員擁有本部門資產(chǎn)的管理和審核權(quán)限；資產(chǎn)使用人員是各個(gè)流程的主要發(fā)起者。在功能的建設(shè)上也要充分考慮相應(yīng)權(quán)限,有的功能開放給管理部門,有的功能開放給使用人員。

2.4 做好與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)接

對(duì)于特檢機(jī)構(gòu)國(guó)有資產(chǎn)管理來說,實(shí)物賬與財(cái)務(wù)賬相符非常重要,只有它們動(dòng)態(tài)相符,才能夠保證資產(chǎn)管理賬務(wù)準(zhǔn)確。一般財(cái)務(wù)和實(shí)物資產(chǎn)管理系統(tǒng)建設(shè)分2種情況：一種是財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)和實(shí)物資產(chǎn)管理系統(tǒng)分別單獨(dú)建設(shè)；一種是財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)和實(shí)物資產(chǎn)管理系統(tǒng)合并。正常而言后一種更為準(zhǔn)確方便,第1種情況需要將2個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接,保證共用1個(gè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)推送,保證資產(chǎn)賬動(dòng)態(tài)相符。

2.5 充分利用各種智能化工具

目前針對(duì)資產(chǎn)管理,市場(chǎng)上推出了很多智能化工具,比如在標(biāo)簽上加入二維碼功能,通過掃碼可以查看資產(chǎn)的實(shí)時(shí)信息,或者鏈接到相關(guān)功能上直接發(fā)起申請(qǐng)或記錄；利用射頻識(shí)別（RFID）功能,在標(biāo)簽上加入射頻標(biāo)簽,利用掃描槍設(shè)備方便資產(chǎn)入庫(kù)、出庫(kù)和清查盤點(diǎn),更新實(shí)時(shí)位置；利用大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能,計(jì)算單位資產(chǎn)管理的趨勢(shì)等。借助這些功能,能夠更好地實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)智能化管理,提高資產(chǎn)管理能力。

2.6 做好移動(dòng)端功能

一般的信息化管理系統(tǒng)是在電腦端,對(duì)于行政人員來說比較方便,但對(duì)于特檢機(jī)構(gòu)人員出差多的情況,就難以實(shí)現(xiàn)及時(shí)地辦理相關(guān)事項(xiàng)。因此,有必要將資產(chǎn)管理系統(tǒng)功能移植到移動(dòng)端,如手機(jī)或平板上,方便工作人員隨時(shí)辦理。

2.7 做好與其他系統(tǒng)的銜接功能

資產(chǎn)管理系統(tǒng)并不是一個(gè)孤立的系統(tǒng),其和單位的各方面工作息息相關(guān),應(yīng)和其他信息化系統(tǒng)建立關(guān)聯(lián)關(guān)系,如：與人力管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián),查詢?nèi)藛T配備資產(chǎn),人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)資產(chǎn)信息相應(yīng)變化；與業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián),自動(dòng)記錄業(yè)務(wù)所使用的設(shè)備信息和使用情況,查看設(shè)備的計(jì)量和完好狀態(tài)；與實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián),合理分配實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備資源,保證儀器設(shè)備得到最大化利用。

2.8 加強(qiáng)與信息化建設(shè)方的交流

資產(chǎn)管理系統(tǒng)的建設(shè)需要使用方和建設(shè)方的通力合作。使用方負(fù)責(zé)提出單位的資產(chǎn)信息化需求,建設(shè)方負(fù)責(zé)資產(chǎn)信息化功能的具體實(shí)現(xiàn)。使用方理解單位資產(chǎn)管理規(guī)定要求以及工作實(shí)際,資產(chǎn)管理系統(tǒng)建設(shè)首先要滿足使用方的需求,但是其對(duì)于具體功能的技術(shù)實(shí)現(xiàn)不甚了解。系統(tǒng)建設(shè)方是從信息化技術(shù)的角度去理解如何搭建系統(tǒng),但是一般不了解單位資產(chǎn)管理規(guī)定和流程。這種情況就需要單位信息管理部門提供支持,協(xié)調(diào)雙方的需求和工作。同時(shí),資產(chǎn)管理部門應(yīng)設(shè)置專人收集單位和部門內(nèi)需求,充分了解各個(gè)環(huán)節(jié)和數(shù)據(jù)內(nèi)容,整體把控資產(chǎn)管理信息化建設(shè)。這樣才能建成一個(gè)功能全、效率高、方便快捷的資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)。

3 結(jié)束語

資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)能夠大大提高資產(chǎn)管理工作效率,保證財(cái)務(wù)賬與實(shí)物賬實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)匹配,實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理,同時(shí)也能減少工作人員精力成本,實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)全生命的過程化管理,辦事留痕,實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。同時(shí)利用資產(chǎn)管理信息化的自動(dòng)化、智能化功能,自動(dòng)計(jì)算資產(chǎn)相關(guān)數(shù)據(jù),形成統(tǒng)計(jì)報(bào)告,協(xié)助單位領(lǐng)導(dǎo)更好地決策。與此同時(shí),特檢機(jī)構(gòu)國(guó)有資產(chǎn)管理是一項(xiàng)很復(fù)雜的系統(tǒng)工程,涉及很多信息內(nèi)容和管理程序,需要人力和財(cái)力投入才能真正實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理的全面、準(zhǔn)確、動(dòng)態(tài)管理。因此,建設(shè)完善資產(chǎn)信息管理系統(tǒng),既是為了符合國(guó)家和有關(guān)單位對(duì)于資產(chǎn)管理的信息化要求,又是為了真正提升單位資產(chǎn)管理手段,使得資產(chǎn)管理實(shí)現(xiàn)智能化、過程化和動(dòng)態(tài)化,減少人員行政成本,提升辦事效率,為特檢事業(yè)提供更好的物質(zhì)和能力保障。