文/山東外貿(mào)職業(yè)學(xué)院綜合基礎(chǔ)部 趙燕

文書寫作能力在個體入職和升職過程中的重要性盡人皆知，要想應(yīng)對工作中的各種寫作任務(wù)，寫作者掌握行之有效的文書寫作思維是非常有必要的。以下是文書寫作中常用的寫作思維，供大家參考。

一、換位思考的寫作思維

換位思考的寫作思維，也就是說寫作要看對象，寫作說到底還是一種溝通方式，不同的人群有著不同的經(jīng)歷和心態(tài)，如果不按照對方能夠接受的方式溝通，就好比“雞同鴨講”，事倍功半。

嚴(yán)世蕃死黨羅龍文與海盜汪直串通，得來的大量錢財都用來賄賂嚴(yán)世蕃；世蕃聽從卜者之言，認(rèn)為南昌之地有王氣，在此建立府第，規(guī)制直逼藩王；勾結(jié)宗人朱典楧，查探皇帝的日常諸事，聚集亡命之徒，南通倭寇，北通胡虜，相互響應(yīng)，意圖不軌。明朝首輔大臣徐階為扳倒奸臣嚴(yán)世蕃在寫給皇帝的奏章里，給其定了三條罪：1.勾結(jié)倭寇，行同叛國；2.暗中聚力，圖謀不軌；3.在有龍氣的地皮上給自己蓋房子，其心可誅。嘉靖皇帝看后，果然勃然大怒，終于下令殺了嚴(yán)世蕃。徐階的確老謀深算，奏章中絕口不提嚴(yán)世蕃貪贓枉法、冤殺沈煉和楊繼盛的事情，因為徐階很清楚，當(dāng)朝皇帝只關(guān)心自己的皇位穩(wěn)不穩(wěn)，其他的都不算事，而且當(dāng)年殺害沈煉和楊繼盛的事情也是皇帝同意的，現(xiàn)在要翻案，豈不是打了皇帝的臉，搞不好弄巧成拙，扳不倒嚴(yán)世蕃，反而搭進(jìn)自己的身家性命。

唐昭宗時期的詩人吳融被宰相韋昭度聘為掌書記，吳融的工作熱情非常高漲，經(jīng)常主動將自己對于工作的思考形成文字材料送給韋昭度看。開始的時候，韋昭度還會認(rèn)真翻翻他寫的東西，后來不知為什么就不怎么看了。吳融很是不解，請人打聽，后來韋昭度解開了謎底：“吳融確實很有才華，但他起草的文稿，都是用他自己喜歡的語言和口氣，似乎與我風(fēng)馬牛不相及，這樣的文字我哪里看得下去？”

如果你要撰寫導(dǎo)游詞，下面兩種表達(dá)你選擇哪種？1.“樂山大佛身高71米，頭高14.7米，寬10米?！?.“佛像有30多層樓高，耳朵有4人高，每只腳背上可以停5輛解放牌汽車，腳大拇指上，可以擺1桌酒席?！?/p>

毫無疑問是第二種，因為游客不是科研人員，對數(shù)字沒有那么敏感，他們無法想象71米到底有多高，也無法想象14.7米有多長，但他們對一層樓的高度、人的身高和汽車的大小是很熟悉的。

譬如，函的協(xié)商是一門學(xué)問，在協(xié)商的時候一定要設(shè)身處地站在對方的立場上考慮問題，將對方希望或者應(yīng)該了解、掌握的信息準(zhǔn)確而全面?zhèn)鬟f過去。譬如：

××××市林業(yè)公安處：

××××年×月×日上午9時左右，因乘客違背園區(qū)規(guī)定擅自向獅群投擲食物，導(dǎo)致一對母子受到非洲獅的攻擊，造成輕傷，受傷母子被緊急送往醫(yī)院救治，幸無生命危險。

非洲獅原產(chǎn)自非洲，繁殖能力較強，一胎為4至6只。根據(jù)有關(guān)國際和我國法規(guī)，非洲獅在我國只作為一般野生動物保護(hù)。

為平息事件造成的影響，我園請求擊斃傷人雄獅。

敬請函復(fù)。

××森林野生動物園

××××年×月×日

該函第一自然段將事情的起因、經(jīng)過、結(jié)果簡練陳述，這個信息中對林業(yè)公安處做出準(zhǔn)確判斷非常必要，第二自然段將非洲獅的繁殖情況和受保護(hù)情況進(jìn)行了闡述，也是林業(yè)公安處做出準(zhǔn)確判斷所需要的信息，缺失任何一部分都會影響林業(yè)公安處對該事件的判斷和回復(fù)。

二、簡練成文的寫作思維

“一字入公文九牛拔不出?！惫牡恼Z言就是要簡練、簡練再簡練，能用一個字說明的絕對不用兩個字。美國前總統(tǒng)威爾遜說:“一個10分鐘的演講，我至少要準(zhǔn)備兩個星期；如果是半小時的演講，我要準(zhǔn)備一個星期；如果不限時間，無須準(zhǔn)備馬上就可以開始。” 一位哲人曾經(jīng)說過，一個獵手的好壞不在于他一下子射出了多少發(fā)子彈，而在于他是否能一槍命中目標(biāo)。寫文書最佳的狀態(tài)就是絢爛之極歸于平淡，用最簡練的語言寫出最豐富的內(nèi)涵。

寫作的目的在于溝通順暢，而不在于賣弄自己的學(xué)識，不可本末倒置，否則輕則會引起對方的不滿，重則挨了杖刑。據(jù)記載，洪武九年（公元1376年），刑部主事茹太素上呈17000多字的奏章，朱元璋叫人讀16370字以后，還沒有聽到具體意見，說的全是空話、廢話。朱元璋龍顏震怒，讓人把茹太素打了一頓。第二天，勤勉皇帝朱元璋又叫人接著讀，讀到16500字以后終于談到了實際內(nèi)容，朱元璋擇其可行的建議，立即下令實施。

簡練成文當(dāng)然是不要在開頭繞彎子，文書開頭要快速入題，好比看電影，老讓觀眾看廣告，觀眾一定不樂意。文書寫作要求開門見山，盡量不要云山霧罩，做過多的熱身運動。

文書的開頭方式有很多，這里我們推薦常用的三種：1.概述式。運用詳細(xì)或省略的記敘“六要素”向受文者交代事件的起因經(jīng)過和結(jié)果，以及時間、地點和人物，這樣做可以使收文者高效把握文書相關(guān)信息。2.根據(jù)式。以“根據(jù)”“按照”等開篇，旨在闡述發(fā)文依據(jù)和出處，提醒收文者文書的權(quán)威性，引起收文者足夠的重視。3.目的式。以“為”“為了”開篇，旨在闡述發(fā)文的意義和宗旨，文書的寫作都有著明確的目的，“為賦新詞強說愁”的情況在文書寫作中是不存在的，因此，目的式開頭在文書寫作中較為多見。

以撰寫教學(xué)部門工作學(xué)期總結(jié)為例進(jìn)行說明：1.目的式。為了提升本部門的服務(wù)水平，更好地為學(xué)院和教師們的工作提供有效支持，現(xiàn)將××××～××××學(xué)年第一學(xué)期的工作情況總結(jié)如下。2.根據(jù)式。根據(jù)學(xué)院工作安排，現(xiàn)將本部門的工作情況總結(jié)如下。3.概述式。在上級部門正確領(lǐng)導(dǎo)下，在各級教學(xué)系部和廣大教師的支持和幫助下，本部門順利完成了××××～××××學(xué)年第一學(xué)期的相關(guān)工作任務(wù)，具體情況匯報如下。

文書正文要條理清楚，言簡意賅，切忌羅唆，請看下面一篇信函。

××女士：

最近的一段時間里，我們公司的工作人員一直在招聘工作人員。看到您的來信，我們很高興，您能夠勇于推薦自己，并且對我們公司表示很高的信任，在此，我們深深地表示真摯的感謝，也請您在收到我們的信后，可不可以請您在這個月17日下午2點鐘，準(zhǔn)時到我們公司的人事處來，見見面，詳細(xì)談?wù)勀那闆r。來時，最好帶上您的身份證和學(xué)歷、經(jīng)歷證明，給我們做參考，您看好嗎？再一次對您的應(yīng)聘，表示感謝。祝您取得成功，成為我公司一員。

××公司

××××年×月×日

該文的寫作沒有公司文書應(yīng)有的莊嚴(yán)和簡練，修改如下：

××女士：

您好。

很高興收到您意欲入職我公司的信函，如果您依然有意加盟我公司，請您于8月17日下午14時到我公司人事處（行政樓203室）參加面試。屆時請攜帶您的身份證和學(xué)歷、經(jīng)歷證明。

期待您的到來。

××公司

××××年×月×日

文藝復(fù)興三杰之一的米開朗琪羅認(rèn)為雕塑就是將多余的石頭移除，寫作也要有這樣的思維意識，只有將多余的表達(dá)去掉才能突出重點，舍得，舍去不必要的信息，凸顯必要的信息。

三、準(zhǔn)確表達(dá)的寫作思維

準(zhǔn)確是優(yōu)秀的文書寫作首要的標(biāo)準(zhǔn)，沒有準(zhǔn)確的表達(dá)就沒有理想的溝通效果，文書寫作也就失去了應(yīng)有之義。

（一）準(zhǔn)確表達(dá)首先表現(xiàn)在用詞準(zhǔn)確、語感恰當(dāng)。用詞準(zhǔn)確和語感恰當(dāng)?shù)挠?xùn)練，在義務(wù)教育階段一直是語文教學(xué)的目標(biāo)之一。請看一篇通知的原文：

全體員工：

現(xiàn)在通知大家，有人在后面的停車場留下了一輛灰色的新奧迪車，由于該車已經(jīng)在該處停留了幾個星期，且一直無人認(rèn)領(lǐng)，我公司已獲得警方授權(quán)，如果我們把收入捐給某慈善機構(gòu)就可以拍賣此車。如果您愿意并且能夠參加拍賣，請花些時間到我處參與拍賣。

經(jīng)理：××

××××年×月×日

啰啰嗦嗦，說了半天也沒有將必要的信息說清楚，收文者依然是一頭霧水。將語言進(jìn)行準(zhǔn)確表達(dá)之后如下：

全體員工：

我公司停車場停有一輛長期無人認(rèn)領(lǐng)的灰色八成新奧迪車，經(jīng)與有關(guān)部門研究，并獲得警方許可，我公司將拍賣此車，并將所得收入捐獻(xiàn)某慈善機構(gòu)?，F(xiàn)將有關(guān)拍賣事宜通知如下：

一、拍賣時間：（具體到分鐘）

二、拍賣地點：（具體到門牌號、房間號）

三、資格要求：

如有其他與拍賣相關(guān)的不明事宜，請撥打電話：××××××××

××公司

××××年××月××日

（二）文書的準(zhǔn)確表達(dá)還表現(xiàn)在較多地運用數(shù)字。譬如，一篇情況報告的開頭部分：“2000年某天深夜，烏云密布，雷聲隆隆，大雨傾盆而下，剎那間，美麗富饒的魚米之鄉(xiāng)被一片汪洋吞沒。接連幾天如注的暴雨，淹沒了田野、沖毀了村莊和工廠，交通、電力、通信一度中斷。這百年不遇的特大洪澇災(zāi)害，給我鄉(xiāng)造成了不可估量的損失?！?/p>

這種感性的描寫始終無法讓人明白災(zāi)害的嚴(yán)重程度，如果運用數(shù)字表述則不同：“2000年某月中旬，某鄉(xiāng)遭受了特大洪澇災(zāi)害，交通、電力、通信一度中斷，被淹沒的農(nóng)田大約（ ）畝，占該鄉(xiāng)農(nóng)田總數(shù)的（ ）；被沖毀的村莊有（ ）個，占該鄉(xiāng)村莊總數(shù)的（ ）；被損壞的工廠有（ ）座，占該鄉(xiāng)工廠總數(shù)的（ ）。經(jīng)濟損失達(dá)到（ ）?！?/p>

在（）內(nèi)填寫相關(guān)的數(shù)字，是不是能讓領(lǐng)導(dǎo)更快速了解該鄉(xiāng)的受災(zāi)情況？

（三）準(zhǔn)確性表達(dá)不到位的影響。作者在文書表達(dá)準(zhǔn)確性上容易犯的錯誤往往是表達(dá)不到位，隔靴搔癢。譬如畢業(yè)生的求職信：

“除了上學(xué)期間，其他時間積極參加課外文體活動，各種社會實踐活動和兼職工作。在平時學(xué)校生活中，做過很多兼職，例如：做一名托管老師，話務(wù)員，派單員，還到工廠打過暑假工，親身體會了各種工作的不同運作程序和處事方法，鍛煉成了吃苦耐勞的精神，并從工作中體會到樂趣?！?/p>

“除了上學(xué)期間，其他時間積極參加課外文體活動，各種社會實踐活動和兼職工作?！币痪潢愂鐾享持貜?fù)，可以修改為：“本人在課余時間積極參加文體活動和社會實踐?！钡@不是我們最主要的修改意見，因為這樣一句空洞的話放在此處，是不會給到對方有效信息的，作者需要補充說明自己具體參加了哪些與求職有關(guān)的文體活動和社會實踐，在哪里？干多久？哪方面的能力和素養(yǎng)獲得了提升？等等，因為這些要素才是招聘單位最想了解的。

另外，“在平時學(xué)校生活中，做過很多兼職，例如：做一名托管老師，話務(wù)員，派單員，還到工廠打過暑假工，親身體會了各種工作的不同運作程序和處事方法，鍛煉成了吃苦耐勞的精神，并從工作中體會到樂趣?！边@句話中陳述的兼職工作與第一句文體活動和社會實踐活動應(yīng)該分開陳述，另起一段。需要將托管工作、話務(wù)員工作、派單員工和暑假工作等的具體信息表達(dá)清楚，譬如，時間長短、工作單位、具體收獲等。因為不同的公司有不同的文化、不同的規(guī)矩，在不同的公司工作會傳遞給招聘單位以不同的信息，干1個月和6個月的收獲會有差別，所有這些工作的收獲與你所要求職的職業(yè)有何幫助，這些都需要說清楚，說到位。

四、點面結(jié)合的寫作思維

所謂“點”就是對具體事例的陳述，所謂“面”就是對具體事例的理論總結(jié)和概括，是一種有高度的思考，這種思考非常方便讀者更好地把握文書的內(nèi)涵?！懊妗钡膶懽髟谖臅型憩F(xiàn)為小標(biāo)題的撰寫。

合理運用小標(biāo)題對于初學(xué)文書寫作的人來說是一把金鑰匙，這種寫法讓人感覺文書條理清楚，結(jié)構(gòu)分明，恰如帥哥美女，一打眼還是讓人賞心悅目的。譬如，一篇學(xué)生的總結(jié)：

2018～2019學(xué)年第一學(xué)期已經(jīng)過去，現(xiàn)將本學(xué)期的學(xué)習(xí)情況總結(jié)如下：

在第一學(xué)期中，我不僅學(xué)習(xí)了英語基礎(chǔ)課，還學(xué)習(xí)了會計等專業(yè)課程。在第一學(xué)期的前半段，由于上課沒有認(rèn)真聽講導(dǎo)致在隨即而來的考試前并沒有掌握所學(xué)知識。認(rèn)識到自己的不足之處后，我開始從最差的會計開始學(xué)習(xí)。在看完全書后，仍有不明白的地方，我請教了學(xué)習(xí)較好的同學(xué)。在得到解釋后，我將課后題做了一遍，遇到做錯的題，我先翻看了前面的要點，再看習(xí)題，通過對錯題的檢查，我更加深了對要點的理解。在考試中，我的會計得了75分，雖然不高，卻是我努力的結(jié)果。在這學(xué)期中，也暴露了我在學(xué)習(xí)中的問題，像是英語，缺乏耐性，在課堂上未完成的問題下課也未解決，單詞、課文，不能背過，對課文的理解不深。在考試中也得到了不理想的成績。

縱觀第一學(xué)期的學(xué)習(xí)，因為不努力，不刻苦而造成了成績的不理想。這是深刻的教訓(xùn)，希望在嶄新的學(xué)期我能克服困難，取得滿意的成績。

這篇文書寫得既短促又羅唆，給人感覺是完全沒有受過寫作訓(xùn)練的，這種不懂分層分段的“螃蟹體”，毫無文書管理的意識，本應(yīng)該分層寫作，卻堆在一起，臃腫不堪。結(jié)合總結(jié)的寫作要求和點面結(jié)合的寫作思維，該總結(jié)可以修改為：

2008～2009學(xué)年第一學(xué)期已經(jīng)過去，現(xiàn)將本學(xué)期的學(xué)習(xí)情況總結(jié)如下：

1.在專業(yè)課學(xué)習(xí)中能夠適時止損，及時修正，考試成績差強人意。

在本學(xué)期的前半段，由于上課沒有認(rèn)真聽講導(dǎo)致在隨即而來的考試前并沒有掌握所學(xué)知識。認(rèn)識到自己的不足后，我開始制訂學(xué)習(xí)計劃，進(jìn)行了會計相關(guān)課程的學(xué)習(xí)。在自學(xué)完教材之后，我仍有不明白的地方，面對這種情況我沒有放棄，而是主動請教了學(xué)習(xí)較好的同學(xué)。在得到同學(xué)的耐心指導(dǎo)后，我將課后題做了一遍，進(jìn)行學(xué)習(xí)成果的鞏固。遇到有難度的題，我再次翻看前面的要點，通過不斷練習(xí)和復(fù)習(xí)，通過對錯題的檢查，加深了我對專業(yè)重點知識的理解。在后來的測試中，我的專業(yè)課成績基本在75分以上，雖然不高，卻是我努力的結(jié)果，也是對我掌握了專業(yè)課學(xué)習(xí)方法的一種肯定。

2.在英語課學(xué)習(xí)中缺乏耐心和恒心，專注力不夠，導(dǎo)致英語成績不盡如人意。

在本學(xué)期的英語學(xué)習(xí)中，我缺乏耐性和恒心，在課堂上未完成的問題課后也未進(jìn)行積極解決，老師要求的背誦單詞、課文的任務(wù)，我也是消極應(yīng)對，對課文的理解不夠深入，課后的拓展訓(xùn)練更是幾乎毫無涉及。所有種種，導(dǎo)致在后來的測試中，成績很不如意。這個英語成績是對我英語學(xué)習(xí)態(tài)度的一種真實反映，也是對“一分耕耘一分收獲”老話的印證。

縱觀本學(xué)期的學(xué)習(xí)，因為不努力、不刻苦而造成了各種成績的不理想。這是深刻的教訓(xùn)，希望在新學(xué)期，我能克服困難，取得讓自己滿意的成績。

通過原稿和修改稿的對比，體會到文書寫作中對“面”的概括的好處了嗎？

當(dāng)然，如果只有“面”的概括，而沒有“點”的支撐，也是一種不到位的表達(dá)，對于“點”的準(zhǔn)確表達(dá)，前面已經(jīng)在“準(zhǔn)確表達(dá)”部分做過論述，此不贅言。