文/北京聯(lián)合大學(xué)生物化學(xué)工程學(xué)院 李敬 馮琨

在高等教育快速發(fā)展的過程中，學(xué)校規(guī)模、人數(shù)不斷增加。為保證高等教育質(zhì)量，國(guó)家建立了相應(yīng)的教學(xué)評(píng)估制度，確保各高校教育質(zhì)量能夠達(dá)到人才培養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)要求。審核評(píng)估對(duì)傳統(tǒng)教學(xué)評(píng)估制度進(jìn)行改善，對(duì)學(xué)校教學(xué)的方方面面都提出了一定要求。教學(xué)檔案作為衡量高校教學(xué)水平的標(biāo)志，同樣屬于審核評(píng)估內(nèi)容的一部分，可以教學(xué)工作審核評(píng)估為契機(jī)，推動(dòng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，從而使高校教育質(zhì)量進(jìn)一步提升。

一、教學(xué)工作審核評(píng)估對(duì)學(xué)校教學(xué)檔案工作的要求

在學(xué)校教學(xué)工作中，將產(chǎn)生大量資料和數(shù)據(jù)信息。對(duì)其中有價(jià)值的資料信息進(jìn)行搜集、整理，可以形成承載學(xué)校教學(xué)成果的教學(xué)檔案。通過檔案，能夠加強(qiáng)對(duì)學(xué)校教學(xué)管理工作發(fā)展歷史和豐富經(jīng)驗(yàn)的了解，從而使學(xué)校教學(xué)質(zhì)量水平得到集中體現(xiàn)。在學(xué)校教學(xué)工作審核評(píng)估方面，需要將教學(xué)檔案當(dāng)成依據(jù)，作為評(píng)估材料的重要組成部分，幫助評(píng)估人員了解學(xué)校教學(xué)管理情況。但在實(shí)際工作中，由于學(xué)校教學(xué)檔案來(lái)自各處室，所以想要使學(xué)校教學(xué)水平得到真實(shí)、準(zhǔn)確地反映，需要實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，以便使收集到的教學(xué)檔案層次分明、規(guī)范統(tǒng)一，能夠成為審核評(píng)估報(bào)告基礎(chǔ)文件材料?！镀胀ǜ叩葘W(xué)校本科教學(xué)工作審核評(píng)估方案》明確提出，需要從定位與目標(biāo)、培養(yǎng)管理、教學(xué)資源、師資隊(duì)伍、學(xué)生發(fā)展和質(zhì)量保障等方面開展審核評(píng)估工作，確認(rèn)學(xué)校辦學(xué)定位、人才培養(yǎng)、教學(xué)資源等能否與社會(huì)需求相適應(yīng)，要求高校根據(jù)自身人才培養(yǎng)目標(biāo)進(jìn)行人才培養(yǎng)效果的審核評(píng)估。學(xué)校教學(xué)檔案作為學(xué)校自述性材料，還應(yīng)對(duì)學(xué)校真實(shí)教學(xué)管理水平進(jìn)行反映。因此，盡管國(guó)家并未對(duì)學(xué)校教學(xué)工作審核評(píng)估提出統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，卻要求學(xué)校加強(qiáng)教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，繼而使學(xué)校教學(xué)質(zhì)量得到集中體現(xiàn)。

二、學(xué)校教學(xué)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)問題

（一）標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程緩慢。結(jié)合教學(xué)工作審核評(píng)估要求可知，學(xué)校需要實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。但就實(shí)際情況來(lái)看，學(xué)校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程緩慢。在教學(xué)工作審核評(píng)估得到學(xué)校關(guān)注的情況下，學(xué)校投入了大量人力、物力為評(píng)估工作的開展提供信息資源保障。與此同時(shí)，學(xué)校卻出現(xiàn)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)的問題，無(wú)論是管理層還是教職員工，都未重視教學(xué)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)問題，導(dǎo)致各教學(xué)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料未能得到及時(shí)、準(zhǔn)確搜集。受這一因素的影響，學(xué)校教學(xué)檔案出現(xiàn)了數(shù)據(jù)不完整、內(nèi)容不規(guī)范等問題，無(wú)法達(dá)到教學(xué)審核評(píng)估要求。分析問題產(chǎn)生的原因可以發(fā)現(xiàn)，長(zhǎng)期以來(lái)，學(xué)校將大量精力放在科研、辦學(xué)等方面，并未給予教學(xué)檔案工作足夠的重視，導(dǎo)致教學(xué)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)長(zhǎng)期缺乏關(guān)注。

（二）評(píng)估檔案規(guī)范化程度低。在學(xué)校教學(xué)工作審核評(píng)估過程中，也將形成相應(yīng)評(píng)估檔案，能夠?yàn)閷W(xué)校教學(xué)管理工作的開展提供科學(xué)指導(dǎo)，使學(xué)校教學(xué)管理問題得到及時(shí)改進(jìn)。但就目前來(lái)看，學(xué)校教學(xué)評(píng)估檔案工作開展的規(guī)范化程度較低，各部門形成的檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效整合，也難以實(shí)現(xiàn)資源共享，導(dǎo)致教學(xué)評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的問題難以得到及時(shí)、有效反饋。出現(xiàn)這一問題，與學(xué)校未能將教學(xué)評(píng)估融入學(xué)校檔案管理工作有關(guān)?，F(xiàn)階段，學(xué)校并未結(jié)合評(píng)估工作需要建立相應(yīng)的檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，以至于學(xué)校在檔案搜集、建立過程中未能開展規(guī)范化作業(yè)，造成一些重要資料遺失。在臨近教學(xué)評(píng)估時(shí)，個(gè)別學(xué)校會(huì)安排人員開展突擊工作，拼湊教學(xué)檔案，以至于學(xué)校教學(xué)檔案規(guī)范化程度較低，各院系之間難以實(shí)現(xiàn)檔案資料共享。

（三）缺少規(guī)范管理制度體系。從學(xué)校教學(xué)檔案管理方式來(lái)看，多數(shù)學(xué)校設(shè)立了相應(yīng)的檔案管理部門，對(duì)學(xué)校教學(xué)檔案進(jìn)行集中管理。但在實(shí)踐工作中，學(xué)校檔案資源來(lái)自各部門，包含各種日常教學(xué)管理文件、上級(jí)傳達(dá)文件、教務(wù)處學(xué)生資料等，在學(xué)校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大的過程中，檔案管理內(nèi)容日漸廣泛，管理難度也逐漸增加。在缺少規(guī)范管理制度體系的情況下，各部門未能嚴(yán)格按照學(xué)校要求及時(shí)進(jìn)行檔案資料搜集、整理和上交，導(dǎo)致學(xué)校檔案分散在各部門，未能在學(xué)校檔案部門得到集中管理。在雜亂無(wú)章的教學(xué)檔案管理狀態(tài)下，學(xué)校檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)流于形式，使得一些教學(xué)檔案建設(shè)缺乏統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，難以按照規(guī)范程序有序開展工作，在很大程度上削弱了檔案內(nèi)容的真實(shí)性，阻礙了檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程。

（四）檔案管理技術(shù)手段落后。學(xué)校在教學(xué)檔案管理方面引入的科學(xué)技術(shù)稀少，未能達(dá)到教學(xué)工作審核評(píng)估的檔案自動(dòng)化管理要求?，F(xiàn)階段，一些學(xué)校依然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)方式進(jìn)行教學(xué)檔案的管理，導(dǎo)致檔案工作開展質(zhì)量完全取決于人員工作水平和經(jīng)驗(yàn)，檔案管理工作具有較大隨意性。紙質(zhì)檔案保存具有一定特殊性，在教學(xué)檔案數(shù)量激增的情況下將出現(xiàn)人員配備、庫(kù)房管理等一系列問題，不利于檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。在實(shí)踐工作中，對(duì)不同教學(xué)檔案進(jìn)行收集、篩選和加工，依靠傳統(tǒng)管理手段面對(duì)較大的檔案管理工作量，容易導(dǎo)致人員產(chǎn)生抵觸心理，在缺乏有力約束的情況下，容易導(dǎo)致檔案質(zhì)量低下，因此無(wú)法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化管理目標(biāo)。

三、如何推動(dòng)學(xué)校教學(xué)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。針對(duì)學(xué)校教學(xué)檔案工作存在的種種問題，可以教學(xué)工作審核評(píng)估為契機(jī)，結(jié)合審核評(píng)估要求，推動(dòng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。在學(xué)校教學(xué)工作審核評(píng)估中，學(xué)校上下都將樹立共同的管理目標(biāo)，即按照評(píng)估指標(biāo)要求提供各種評(píng)審材料，要求全體教職員工參與到相關(guān)工作中。在審核評(píng)估工作支撐下，學(xué)校全體人員能夠認(rèn)識(shí)到檔案資料的重要性，樹立規(guī)范、完整搜集和建立教學(xué)檔案資料的意識(shí)，使檔案工作趨向于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。在實(shí)踐工作中，學(xué)校還應(yīng)面向廣大師生開展宣傳教育工作，將審核評(píng)估當(dāng)成切入點(diǎn)，加強(qiáng)全體師生思想工作，促使師生明確教學(xué)檔案管理的重要性，為檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提供支持，保證相關(guān)工作有序開展。具體來(lái)講，可以結(jié)合審核評(píng)估要求提出具體的檔案工作目標(biāo)，確保人員在思想層面加深對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，能夠積極參與到檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，提高自身檔案工作水平。作為學(xué)校管理層，還應(yīng)明確自身在檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中的責(zé)任，成為檔案管理第一責(zé)任人，為教學(xué)審核評(píng)估提供保障。院系和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)成為檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的第二責(zé)任人，在各部門教學(xué)檔案管理方面發(fā)揮應(yīng)有作用，督促相關(guān)人員嚴(yán)格按照要求進(jìn)行檔案資料的搜集、整理。將檔案管理納入部門目標(biāo)責(zé)任管理工作中，對(duì)全體教職員工對(duì)應(yīng)責(zé)任進(jìn)行明確，能夠使檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)任務(wù)得到有效落實(shí)。

（二）構(gòu)建教學(xué)檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)模塊。在學(xué)校開展教學(xué)工作審核評(píng)估活動(dòng)的過程中，學(xué)校可以嘗試進(jìn)行教學(xué)檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)模塊構(gòu)建。以教學(xué)評(píng)估檔案建設(shè)為契機(jī)，學(xué)校需要遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和教育教學(xué)規(guī)律，明確教學(xué)檔案生成規(guī)律與檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的關(guān)系。在實(shí)踐工作中，按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》等要求，可以使檔案標(biāo)準(zhǔn)模塊覆蓋教學(xué)綜合檔案、教學(xué)系或教研室檔案、教學(xué)運(yùn)行檔案、教學(xué)質(zhì)量檔案等多個(gè)方面。其中，教學(xué)綜合檔案包含上級(jí)下達(dá)文件、學(xué)校教學(xué)管理文件、學(xué)校教學(xué)研究資料三部分內(nèi)容，對(duì)學(xué)校發(fā)展和建設(shè)起到了關(guān)鍵性作用。教學(xué)運(yùn)行檔案包含課程表、人才培養(yǎng)計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)書等多個(gè)要素，能夠從課堂教學(xué)和實(shí)踐教學(xué)兩個(gè)方面建立歸檔制度，明確歸檔工作負(fù)責(zé)單位，確保檔案得到標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。教學(xué)系或教研室檔案包含教研活動(dòng)計(jì)劃、備課材料、教師基本情況登記表等多種資料，能夠從課程檔案和實(shí)踐教學(xué)檔案兩方面進(jìn)行搜集、整理，前者包含授課計(jì)劃、多媒體資料、教學(xué)大綱等，后者包含實(shí)驗(yàn)方案、實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)報(bào)告等。完成學(xué)校教學(xué)檔案標(biāo)準(zhǔn)模塊的科學(xué)設(shè)置，能夠按照模塊內(nèi)容進(jìn)行檔案卷宗的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，遵循檔案生成規(guī)律，加強(qiáng)檔案與教學(xué)各環(huán)節(jié)的聯(lián)系，從而使檔案資料價(jià)值得到充分體現(xiàn)。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案服務(wù)對(duì)象和價(jià)值，可以對(duì)檔案保管期限等進(jìn)行確認(rèn)，推動(dòng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，使檔案資料得到科學(xué)歸檔。

（三）完善檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理制度。以審核評(píng)估為契機(jī)，為確保各項(xiàng)管理活動(dòng)有序開展，學(xué)校需要對(duì)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理制度進(jìn)行完善，從而有效推進(jìn)教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，使學(xué)校教學(xué)檔案資料得到全面整合與加工，促使學(xué)校檔案開發(fā)利用水平得到進(jìn)一步提高。為此，學(xué)校需要結(jié)合相關(guān)部門規(guī)定和學(xué)校實(shí)際情況完成教學(xué)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)流程的建立，完成科學(xué)完備管理制度的構(gòu)建，提出科學(xué)適用的管理標(biāo)準(zhǔn)。為保證檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作能夠落實(shí)，需要建立相應(yīng)的責(zé)任制度，將檔案管理與崗位責(zé)任制結(jié)合在一起，在部門、教職員工績(jī)效考核中設(shè)立檔案格式、數(shù)據(jù)分析等目標(biāo)，督促人員嚴(yán)格按照制度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行教學(xué)檔案分類管理。在教學(xué)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)監(jiān)督管理方面，需要對(duì)學(xué)校的檔案管理機(jī)制進(jìn)行健全，完成專門管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立。以教學(xué)審核評(píng)估為契機(jī)，可以完成教學(xué)評(píng)估中心的建立，對(duì)學(xué)校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)籌指導(dǎo)，使各部門能夠得到協(xié)調(diào)，明確各自在檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程中的分工。各學(xué)院需要完成檔案聯(lián)絡(luò)員的設(shè)立，負(fù)責(zé)對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行集中、統(tǒng)一管理。在教學(xué)檔案利用方面，需要建立相應(yīng)的服務(wù)機(jī)制，結(jié)合教學(xué)管理需求充分發(fā)揮教學(xué)檔案作用，通過對(duì)教學(xué)檔案展開深入分析，可以總結(jié)豐富教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)教學(xué)反饋，促進(jìn)師生間的互動(dòng)交流，為學(xué)校課程安排、教學(xué)計(jì)劃編制等各項(xiàng)工作的開展提供科學(xué)依據(jù)。通過對(duì)學(xué)校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理制度的完善，能促進(jìn)學(xué)校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平不斷提高。

（四）建設(shè)教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)。為加快學(xué)校檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的有效約束，確保檔案得到規(guī)范搜集、整理、分析和加工，要完成教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)。建設(shè)該系統(tǒng)，可以對(duì)學(xué)校教學(xué)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化編碼，完成檔案類目的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置。根據(jù)系統(tǒng)編碼規(guī)則，學(xué)校教職員工在進(jìn)行電子檔案信息錄入時(shí)，需要按照系統(tǒng)要求進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的輸入。在檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過程中，學(xué)?？梢越⑼晟频臋n案存檔、保管流程，促使人員嚴(yán)格按照流程進(jìn)行檔案資料的收集、積累和管理，避免檔案出現(xiàn)丟失、遺漏等問題。比如在電子文件上傳系統(tǒng)過程中，需要按照統(tǒng)一要求實(shí)現(xiàn)文件格式轉(zhuǎn)換，將數(shù)據(jù)傳輸至系統(tǒng)管理中心進(jìn)行匯總，使數(shù)據(jù)通用性得到保證。在此基礎(chǔ)上，學(xué)校教學(xué)審核評(píng)估專家可以直接進(jìn)行系統(tǒng)資料的調(diào)用和分析，從而對(duì)學(xué)校辦學(xué)水平和教育質(zhì)量開展系統(tǒng)分析和評(píng)價(jià)工作。借助系統(tǒng)，學(xué)校可以建立教學(xué)檔案管理一體化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資料的共享，使學(xué)校教學(xué)檔案價(jià)值得到充分體現(xiàn)。在教學(xué)檔案管理工作中，通過登錄系統(tǒng)，可以對(duì)學(xué)校教學(xué)檔案運(yùn)行狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)掌控，使檔案的準(zhǔn)確性和全面性得到保障，因此能夠有效推動(dòng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，教學(xué)檔案作為學(xué)校教學(xué)管理和實(shí)踐成果，能夠?qū)W(xué)校教育質(zhì)量進(jìn)行全面反映。所以，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，從而達(dá)到教學(xué)工作審核評(píng)估要求。以教學(xué)工作審核評(píng)估為契機(jī)，學(xué)校應(yīng)當(dāng)深入挖掘以往檔案工作問題，重視檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，完成學(xué)校檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)模塊的構(gòu)建，并對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行完善，以便使檔案得到標(biāo)準(zhǔn)化采集、分析和管理。建立教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)教學(xué)檔案資料的全面搜集，為檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提供先進(jìn)的技術(shù)支撐，從而加快學(xué)校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程，促使學(xué)校教學(xué)管理水平不斷提升。