馮建祝

(長春大學(xué) 管理學(xué)院，長春130022)

物資管理是供應(yīng)鏈管理中一個重要的組成部分。在信息化條件下，管理軟件可以提供更加科學(xué)的物資管理辦法。但是，針對一些臨時項目的物資管理，無法做到信息化的應(yīng)用，如何合理管控物資是一個需要解決的問題。筆者經(jīng)過新冠隔離點防疫物資管理實踐，提出一個解決方案，即先手工記流水賬，再將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存入EXCEL工作簿。手工記賬方便快捷，是不可缺少的原始憑據(jù)，EXCEL數(shù)據(jù)傳遞、查詢、分析、加工和輔助決策功能強大。此方案可以對各種臨時性項目物資管理提供借鑒。

一、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表建立

建立一個物資分類表(見表1)和一個物資名稱規(guī)格清單(見表2)。物資分類的目的是便于各類物資的數(shù)據(jù)整理，以及對物資的存放和管理。表1的分類中，1到5類是普通物資分類。這些分類可以作為區(qū)分物資存放地點的標(biāo)志。比如，防護類中，防護服數(shù)量多、體積大，可以單獨存放在一個區(qū)域，防護配套件種類多且零散，也可以單獨存放在一個區(qū)域；消殺類有一定的刺激性氣體揮發(fā)或者具有腐蝕性，可以集中存放在一個區(qū)域；醫(yī)藥、生活和食品類物資，特點是繁雜、單件體積小，適合統(tǒng)一安排在一個區(qū)域，若其中有大蹤物資，如飲用水，可以單獨存放；組合類是為領(lǐng)用得便利和高效設(shè)置的，是其他類別物資的組合，不需要提供存放地點(倉庫以0表示)。

表1 物資分類表

表1的序號可以作為分類碼被表2引用。表2的計量單位設(shè)置有主單位、副單位和折算率，記賬時既可使用主單位，又可使用副單位。如果到貨物資不符合折算率要求，必須用主單位記賬。其中，為了拆解方便，組合類物資的主、副單位必須相同。表2各行按表1物資分類表所列類別對物資進行分類，這種設(shè)置可以方便后期EXCEL的數(shù)據(jù)處理。

組合類物資相似于ERP中BOM單[1]，組合類物資在領(lǐng)用時，只需要記錄一行，就可以成套領(lǐng)出組合起來的物資，提高記錄效率。比如，物資名稱“180套+”作為裝備類，它是由1件180服裝、1個頭套、1個面罩、1個口罩、2副手套和1雙鞋套組成，即：

180套+ = 180*1件+頭套*1個+面罩*1個+口罩*1個+手套*2雙+鞋套*1雙

表2 物資名稱規(guī)格清單

續(xù) 表

為了對人員姓名等信息進行規(guī)范，可以同時設(shè)置人員分類和人員信息表。參見表3和表4。設(shè)置人員類別，能夠為制定物資收發(fā)的明細規(guī)則提供依據(jù)。建立人員信息表，主要用于日常收發(fā)物資的流水賬中經(jīng)手人姓名校準(zhǔn)，或者出現(xiàn)問題時隨時找到經(jīng)辦人。

表3 人員分類表

表4 人員信息表

二、建立日常物資收貨、領(lǐng)用和盤點流水賬

考慮到手工賬的簡潔易用等要求，日常物資收貨、領(lǐng)用和盤點流水賬應(yīng)該盡量簡化，方便使用。所以，按表5所列格式，建立物資日常流水賬空表。

表5 物資發(fā)貨、收貨、盤點流水賬 日期： 第 頁

打印空白的手工賬頁時，考慮到記賬的便利，可以在一頁豎排的A4紙上設(shè)置兩欄，使一頁紙盡量多地記錄數(shù)據(jù)。表內(nèi)各列的使用詞匯要保證規(guī)范，比如，“事項”可以是“領(lǐng)用、收貨、盤點”等。如果是領(lǐng)用，在“發(fā)貨”一列記錄領(lǐng)用物資的數(shù)量；如果是收貨，可以將數(shù)量記錄在“收貨”一列；如果是盤點，可以將物資盤點值記錄在“盤存”一列。為了防止記錯行，需要在記下一個人的領(lǐng)用后，劃橫線與之后業(yè)務(wù)記錄分開。每天記錄前，在表頭上填寫當(dāng)天日期，頁號為“第1頁”，序號從“1”起步。記滿一頁后，新增空頁上同樣填好日期，頁號為“第2頁”，序號接續(xù)前頁。依此類推，直到當(dāng)天業(yè)務(wù)完成。

按此表記賬時，如果記錄的最早物資是新到貨入庫的，則首次使用該表，最先填寫的應(yīng)該是收貨列。有人領(lǐng)用后，物資變化記入發(fā)貨列。如果啟用該流水賬前已經(jīng)有物資存在，則應(yīng)該先進行盤點，物資盤點的數(shù)據(jù)記“盤存”列。以2022年3月18日流水賬手工記賬為例，記錄內(nèi)容見表6。手工流水賬每天換一新的空白頁記錄。

表6 物資發(fā)貨、收貨、盤點流水賬 第1頁

續(xù) 表

三、EXCEL工作簿輔助管理

手工記流水賬方便簡單，不受設(shè)備、時間和地點等的限制，只要有一支筆和一張紙就可以完成記賬過程，同時，領(lǐng)用人簽名也十分方便。但是，積累多日之后，進行數(shù)據(jù)查詢和匯總十分不便。為此，可以在完成手工記賬的同時，制作一套相同的EXCEL工作表，每天依據(jù)手工數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)錄入EXCEL工作表中。這樣查詢匯總效率明顯提高，也方便提供給相關(guān)人員審閱。在這種情況下，手工賬起到原始憑證的作用，是對賬、查賬的基本依據(jù)。

(一)工作簿的建立

建立EXCEL工作簿文檔，保存為“物資管理流水賬.XLSX”。按表1至表5的樣式，在工作簿中建立工作表，其中，表1至表4數(shù)據(jù)也按原表數(shù)據(jù)錄入到EXCEL中。

在日常工作中，每天都有表5流水賬的手工賬頁。將當(dāng)天工作完成后，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)錄到EXCEL的表5中，可以在該表連續(xù)錄入所有日期的數(shù)據(jù)，序號按1遞增連續(xù)編號。這種處理便于計算匯總和查詢。同時，為了提高錄入效率，可以充分利用EXCEL的數(shù)據(jù)有效性工具，或者函數(shù)公式等功能。

針對EXCEL工作表(表5)中所有數(shù)據(jù)，要保證依據(jù)手工錄入數(shù)據(jù)的順序得到記錄。處理辦法是清除手工序號，從1開始，按各天數(shù)據(jù)記錄順序統(tǒng)一按1遞增編號。錄入后，每日手工流水?dāng)?shù)據(jù)與EXCEL數(shù)據(jù)的總行數(shù)、各行數(shù)據(jù)要有核對環(huán)節(jié)，以保證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)錄的準(zhǔn)確性。

(二)數(shù)據(jù)有效性工具的使用

在制作工作表時，應(yīng)充分利用EXCEL可以使用公式和函數(shù)的特點，提高編輯效率。主要進行公式處理的數(shù)據(jù)有表2的“分類”一列，可以利用數(shù)據(jù)工具中的數(shù)據(jù)有效性功能，設(shè)置有效性條件，允許序列，來源為表1的“類別名稱”中B2至B6的6個單元格數(shù)據(jù)。同樣設(shè)置表4的“分類”一列，允許序列，來源為表3的“人員類別”B2至B5的5個單元格數(shù)據(jù)。表5的“物資簡稱”，允許序列，來源為表2的“簡稱”一列E2至E31的30個單元格數(shù)據(jù)。

(三)VLOOKUP函數(shù)的使用

表5的“單位”(計量單位)一列，可以利用VLOOKUP函數(shù)[2]，從表2的“單位”一列查找獲取對應(yīng)物資的計量單位，作為默認(rèn)單位。若表2的列名為第1行，序號列為A列，則流水賬第2行“單位”列的VLOOKUP函數(shù)可以設(shè)置為：

=VLOOKUP(F2,料品!$D$2:$F$31,3,FALSE)[3]

這里F列第2行是物資簡稱的內(nèi)容。設(shè)置好以后，下拉填充到該列所有記賬用到的行。

需要說明的是，當(dāng)利用VLOOKUP函數(shù)自動填充的默認(rèn)計量單位不是當(dāng)前記賬單位時，必須允許手工修改計量單位名稱，以保證EXCEL中數(shù)據(jù)與手工記錄的一致。

有了電子版的流水賬以后，主要的數(shù)據(jù)計算處理可以在EXCEL中進行。比如，物資的快速查詢、同類物資的排序、分類匯總和組合類物資的拆解，以及收發(fā)存數(shù)據(jù)核對等。

四、EXCEL數(shù)據(jù)應(yīng)用

純手工數(shù)據(jù)處理效率低、易錯。而轉(zhuǎn)錄入EXCEL工作簿后，可充分利用電子數(shù)據(jù)處理的優(yōu)勢進行數(shù)據(jù)后期處理。在EXCEL中，主要進行計量單位一致化、套件拆解、分類匯總和輔助決策等操作。

(一)計量單位一致化

在表5右側(cè)增加“主單位”、“換算率”和“折算量”三列。再按物資簡稱和單位兩個關(guān)鍵字段排序，使用IF函數(shù)判斷單位與主單位是否相同，相同時折算率為1，而當(dāng)二者不同時，使用函數(shù)VLOOKUP到表2中獲取折算率值，處理完成后，按照“(發(fā)貨+收貨+盤存)*折算率”定義折算量一列的計算公式，得到折算數(shù)量。因為記流水賬時，發(fā)貨、收貨、盤存三列只有一列是有數(shù)據(jù)的，三者相加不會影響折算量一列數(shù)據(jù)的有效性，這三列無論哪一列有數(shù)量，都可以折算出正確的結(jié)果。完成后，將主單位和折算量回填到表6中。通過如此處理，就可以得到計量單位完全相同的物資數(shù)量，進而進行后續(xù)處理。

(二)套件拆解

套件拆解需要在EXCEL中單獨建立組合類物資拆解表，這樣拆解起來更方便。以“180套+ = 180*1件+頭套*1個+面罩*1個+口罩*1個+手套*2雙+鞋套*1雙”和“套餐=桶面*2盒+香腸*2根”為例，假設(shè)拆解范圍是表6的第2行至第26行，拆解模型見表7。

表7 組合類物資拆解表

建立表8，將表7中數(shù)值選擇性粘貼到表8中，再將表6中非組合類物資數(shù)據(jù)粘貼到表8中，形成一個指定范圍的非組合物資明細表。

表8 非組合物資收發(fā)數(shù)據(jù)表

續(xù) 表

(三)分類匯總

針對表6的分類匯總方式主要有按物資簡稱匯總、按經(jīng)手人匯總兩種。無論哪種方式，匯總操作前都要按關(guān)鍵字段排序。比如，先按物資簡稱排序，再依據(jù)物資簡稱進行分類匯總。分類字段設(shè)置為“物資簡稱”，匯總方式選擇“求和”，匯總項有發(fā)出、收入和盤存。

(四)輔助決策

1. 配套補貨

配套補貨以現(xiàn)有庫存為依據(jù)，補貨量采購采取高配、低配或平均配比原則。以“180套”和“180套+”為例，兩者差別在于手套的配比量，“180套”是1比1配比手套數(shù)量，“180套+”則是1∶2配比手套數(shù)量。高配原則時，手套數(shù)量X=180防護服件數(shù)*2；低配原則時，手套數(shù)量X=180防護服件數(shù)；平均配比原則時，手套數(shù)量X=180防護服件數(shù)*(2+1)/2。選擇哪種方式，需要結(jié)合近期需求變化決定。

2. 消耗速度

消耗速度的計算更復(fù)雜一些。按前例，防護類物資是領(lǐng)用了3天的量。那么各物資的歷史消耗速度除以3，就是每天的消耗速度(見表9)。每日消耗量對比分析見圖1。通過對庫存量的比較，可以得到需要的進貨數(shù)量，供采購部分參考。

表9 物資消耗速度計算表

圖1 物資每日消耗速度

五、物資管理需要考慮和解決的主要問題

(一)及時轉(zhuǎn)錄數(shù)據(jù)

EXCEL數(shù)據(jù)的完整性和及時性是數(shù)據(jù)處理的關(guān)鍵。手工流水賬數(shù)據(jù)量不大時，很容易實現(xiàn)當(dāng)天結(jié)束任務(wù)后立即錄入EXCEL工作簿。如果手工數(shù)據(jù)大或者當(dāng)天手工業(yè)務(wù)結(jié)束時間較晚時，都會對EXCEL數(shù)據(jù)的及時錄入造成困難。需要操作人員有高度的責(zé)任心和認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，保證當(dāng)天數(shù)據(jù)全部準(zhǔn)確錄入工作簿。必要時，可單獨設(shè)立錄入員崗位，隨時跟進手工流水賬的進度。項目長期化以后，可以考慮由專業(yè)軟件替代手工和EXCEL的操作，使管理水平更上一個臺階。

(二)保證數(shù)據(jù)一致

一方面，手工流水賬數(shù)據(jù)要及時、準(zhǔn)確和可靠，保證賬實相符。除了管理員的責(zé)任心要強外，必要時可以設(shè)置審核環(huán)節(jié)，保證數(shù)據(jù)符合要求；另一方面，要做到錄入到工作簿的數(shù)據(jù)與手工賬的相符，這個轉(zhuǎn)錄過程雖然出錯率低，也需要有錄入核對過程，這就要求錄入人員對物資的收發(fā)和盤點非常熟悉，這樣在錄入的同時，還可以起到對手工流水賬進行核對的作用。

(三)重視理貨環(huán)節(jié)

理貨是一項重要的基礎(chǔ)性工作。經(jīng)過理貨，做到物資擺放整齊、美觀，易于清點。比如，飲用水，每箱24瓶，如果量較大，可以分區(qū)塊擺放，每區(qū)塊碼放4層，第一層按3*4擺12箱，第二層按4*3擺放12箱，第3層按3*4、第4層按4*3碼放。每區(qū)塊共計48箱。區(qū)塊之間留有適當(dāng)間隔。防護服紙箱一般只有一面貼有型號、數(shù)量簽，碼放時，應(yīng)該讓標(biāo)簽朝向外面，這樣就很容易盤點和管理。

(四)提供輔助決策數(shù)據(jù)時重視政策影響

不同物資在不同時期的需求變化較大。比如，防疫物資在風(fēng)險較高時期，“180套+”和“185套+”以及消殺類物資消耗較快，應(yīng)該縮短訂貨周期。在風(fēng)險較低時期，更多領(lǐng)用的是“180套”和“185套”，消殺類物資使用速度也明顯下降，就可以延長訂貨時間間隔，減少訂貨量。