吳卓陽

黑龍江科技大學(xué)，黑龍江 哈爾濱 150020

0 引言

大數(shù)據(jù)是一種信息技術(shù)手段，在短時(shí)間內(nèi)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的采集、儲(chǔ)存、管理和分析等?；诤Ａ康男畔⒖梢越?shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫具有數(shù)據(jù)量大、信息種類多、處理速度快的優(yōu)勢(shì)，相比傳統(tǒng)檔案管理工作更加人性化。人事檔案記錄了個(gè)人在社會(huì)、工作中的人生軌跡，動(dòng)態(tài)性強(qiáng)、可信度高、機(jī)密性強(qiáng)，交由國家機(jī)構(gòu)或社會(huì)組織進(jìn)行管理，是具有法律效力的。將大數(shù)據(jù)與人事檔案結(jié)合，建設(shè)信息化體系，創(chuàng)新管理模式，是順應(yīng)數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的必然要求。

當(dāng)前信息化技術(shù)已應(yīng)用于不同的行業(yè)，現(xiàn)代高新技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)也在不斷發(fā)展，我國的信息管理得到質(zhì)的提升，這些技術(shù)在提升社會(huì)信息管理質(zhì)效的同時(shí)也將這股新鮮血液注入我國高校人事檔案管理工程。高校人事檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了人事檔案數(shù)據(jù)從信息收集到統(tǒng)計(jì)分析的自動(dòng)化操作，為高校的整體發(fā)展和專項(xiàng)建設(shè)提供了樣本案例，成為高校各項(xiàng)工作順利開展的基礎(chǔ)。不僅能夠充分發(fā)揮人力資源的潛在價(jià)值，提高高校人事檔案管理工作的效率，而且能夠促進(jìn)高校的人才培養(yǎng)、科學(xué)研究等，與社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)相契合。目前，許多高校在信息化建設(shè)上已經(jīng)取得良好的成績(jī)和一定的研究成果，但是也暴露出潛藏的問題與不足。本文在探討高校人事檔案信息化建設(shè)落后產(chǎn)生的不利影響與缺陷的基礎(chǔ)上，提出優(yōu)化高校人事檔案信息化建設(shè)的策略，以幫助當(dāng)前高校展現(xiàn)出其在人力資源、各項(xiàng)科研成果、管理職能等方面的優(yōu)勢(shì)。

1 當(dāng)前高校人事檔案信息化建設(shè)存在的問題與缺陷

1.1 人事管理思想滯后

傳統(tǒng)形式上的人事檔案內(nèi)容主要包括高校職工的政治面貌、家庭情況、社會(huì)工作經(jīng)驗(yàn)以及獎(jiǎng)懲情況等，信息不定期更新，幾乎無法反映出教職工的近期工作情況。除此之外，缺少對(duì)教職工個(gè)人能力的客觀評(píng)價(jià)，即使是有，其評(píng)價(jià)內(nèi)容大同小異，甚至還存在缺漏、填錯(cuò)的情況；同時(shí)還存在監(jiān)管力度不足的問題，給一些為了晉升或提高薪資的教職工在填制檔案時(shí)造假提供可乘之機(jī)。這些現(xiàn)象導(dǎo)致人事檔案難以真正發(fā)揮其人力資源管理的作用。主要原因在于高校人事管理觀念落后，不夠重視人事檔案管理。一些高校在這方面投入力度小，仍然停留在紙質(zhì)檔案管理階段，信息化程度偏低。另外，一些高校雖然建立了信息化人事檔案管理系統(tǒng)，但僅限于查詢基本人事信息，并未完全發(fā)揮信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，無法分析及整合數(shù)據(jù)，難以為高校人力資源管理提供決策上的數(shù)據(jù)支持。

1.2 數(shù)據(jù)來源單一，外延有限

高校人事檔案數(shù)據(jù)來源比較單一，覆蓋率較窄，難以全面、客觀地體現(xiàn)出教職工的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平。檔案中對(duì)教職工的評(píng)價(jià)缺少準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)等，大多是大同小異的敘述性文字，難以準(zhǔn)確地反映出教職工在不同階段或不同職位的工作能力和績(jī)效。外延有限導(dǎo)致信息化建設(shè)程度不足，在統(tǒng)計(jì)和處理數(shù)據(jù)時(shí)不僅無法做到客觀全面，而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力、事倍功半。

1.3 基礎(chǔ)設(shè)施不完善，缺少專業(yè)技術(shù)人員

高校人事檔案信息化建設(shè)的成本較高，需要大量資金和人才，因此相關(guān)配套設(shè)施不健全也是阻礙信息化建設(shè)進(jìn)程的一大重要因素。相關(guān)配套設(shè)施除了購置硬件設(shè)備以外，還有軟件開發(fā)、局域網(wǎng)建設(shè)、各部門數(shù)據(jù)對(duì)接等，建設(shè)過程前期比較復(fù)雜、操作難度較大，因此需要專業(yè)技術(shù)人員的支持。出現(xiàn)這種問題的原因主要有兩個(gè)方面：一方面缺少資金支持，設(shè)備更新緩慢，信息化建設(shè)無法有效推進(jìn)，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理進(jìn)展緩慢，推進(jìn)過程中也極易遇到問題而中斷；另一方面缺少技術(shù)人才的建設(shè)和維護(hù)。當(dāng)前很多高校的人事檔案APP或網(wǎng)站都是高校技術(shù)部進(jìn)行自主研發(fā)的，版面內(nèi)容較少，功能相對(duì)簡(jiǎn)單，基本上只能完成信息登記和數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計(jì)、檔案目錄編輯等，信息存儲(chǔ)容量小、功能少、操作空間小，難以滿足多元化的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理需求。

2 高校人事檔案信息化建設(shè)的重要性

2.1 有利于信息集成

利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行高校人事檔案信息化建設(shè)，為人力資源管理邁向科學(xué)管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了與時(shí)代發(fā)展同步，減少人力、物力的基本目標(biāo)。傳統(tǒng)的人事檔案管理信息在收集初期，要進(jìn)行篩選采集，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還容易出現(xiàn)由于管理人員的主觀判斷而干擾信息真實(shí)度的現(xiàn)象。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校人事檔案信息化建設(shè)避免了人力收集信息時(shí)的主觀性，對(duì)數(shù)據(jù)形式、數(shù)據(jù)來源基本沒有要求，能夠自動(dòng)將與高校人力資源相關(guān)的數(shù)據(jù)都收集起來，保證數(shù)據(jù)的全面和客觀，方便后期對(duì)信息進(jìn)行分析和資源共享等。

2.2 有利于資源調(diào)配

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的高校人事信息資源，可以通過技術(shù)手段進(jìn)行量化分析，分析結(jié)果還可作為人力資源發(fā)展的數(shù)據(jù)支撐。首先，信息化管理系統(tǒng)收集了大量客觀的數(shù)據(jù)，包括教職工個(gè)人基本信息、績(jī)效薪酬信息等多方數(shù)據(jù)，可進(jìn)行數(shù)字化定量分析。通過詳細(xì)的對(duì)比和分析，大數(shù)據(jù)就可以為人才招聘、師資培訓(xùn)、績(jī)效考核等人力資源管理工作提供參考，有利于根據(jù)崗位匹配人才，確?？?jī)效考核結(jié)果客觀公正。其次，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行分類、相關(guān)性分析，有助于高校做好人力資源規(guī)劃，預(yù)測(cè)人力資源的發(fā)展趨勢(shì)，引進(jìn)高層次人才，知人善用、崗位適配，充分發(fā)揮人力資源的價(jià)值。

3 優(yōu)化高校人事檔案信息化建設(shè)的策略

大數(shù)據(jù)的“大”并不僅僅只是容量大，它的意義在于通過對(duì)數(shù)據(jù)的整合分析發(fā)現(xiàn)新的價(jià)值，進(jìn)而為各行各業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)利潤、發(fā)展空間和資源共享空間。因此，掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)并不能完全擁有核心競(jìng)爭(zhēng)力，而是要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)這些海量的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘、處理、應(yīng)用。

3.1 加強(qiáng)人事檔案信息化管理意識(shí)

大數(shù)據(jù)時(shí)代使得許多傳統(tǒng)的工作模式、管理思維悄然發(fā)生了轉(zhuǎn)變，面對(duì)這種思維的沖擊，首先需要對(duì)傳統(tǒng)觀念進(jìn)行顛覆和扭轉(zhuǎn)。高校的人事檔案管理應(yīng)當(dāng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息資源，建設(shè)數(shù)據(jù)庫，挖掘并利用數(shù)據(jù)背后的潛在價(jià)值，在資源共享的基礎(chǔ)上進(jìn)行資源的合理調(diào)配,實(shí)現(xiàn)人事信息資源最大限度的利用。另外，還要加大宣傳力度，提高高校各層對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的注意力以及管理層的資金投入，切實(shí)保障信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的硬件設(shè)施、軟件開發(fā)、技術(shù)人員培訓(xùn)等環(huán)節(jié)積極開展。

3.2 注重利用人事檔案信息挖掘潛在價(jià)值

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人力資源管理并不僅僅是信息的簡(jiǎn)單收集和存儲(chǔ)，最重要的是要對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深入采集、篩選、分析，并且要充分利用這些信息的有效價(jià)值，對(duì)比數(shù)據(jù)分析結(jié)果，掌握隱藏的規(guī)律，高校的人事檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是要利用這些規(guī)律和價(jià)值預(yù)測(cè)人力資源的發(fā)展趨勢(shì)。高校的人事檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)具有信息明確、查詢方便的特點(diǎn)，為了滿足該需求特點(diǎn)，數(shù)據(jù)平臺(tái)的建立應(yīng)當(dāng)做到層次分明。前期，收集海量信息建立數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)不同的主題（工作經(jīng)驗(yàn)或獎(jiǎng)懲情況等）、來源（網(wǎng)絡(luò)或他人轉(zhuǎn)述等）、形式（圖片、文字或音視頻等）分類存放到人事檔案信息化系統(tǒng)中；中期，利用算法對(duì)這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)分析，主要是滿足使用者快速檢索的需求；后期，可以利用信息化技術(shù)手段對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工整合和趨勢(shì)預(yù)測(cè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的資源共享，形成對(duì)教職工的綜合評(píng)價(jià)，并且能與校內(nèi)各職能部門進(jìn)行信息對(duì)接。該平臺(tái)致力于將人事檔案信息化體系發(fā)揮出最大的作用。

3.3 推送個(gè)性化的信息服務(wù)

傳統(tǒng)行業(yè)要想轉(zhuǎn)型發(fā)展、更好地滿足客戶需求，為客戶提供個(gè)性化服務(wù)，其支撐和依據(jù)就是“數(shù)據(jù)”。海量的數(shù)據(jù)信息能夠?qū)⒖蛻舻男枨蠛拖埠梅答伣o管理方。在這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校人事檔案的被動(dòng)服務(wù)方式已經(jīng)悄然發(fā)生了改變。人事檔案信息不僅包括教職工個(gè)人基本信息，而且還包括其需求信息。將這些信息融合分析，從而改變?cè)瓉怼澳銇砦艺摇钡谋粍?dòng)工作模式，以主動(dòng)推送個(gè)性化服務(wù)的方式取而代之。

3.4 保障網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全

網(wǎng)絡(luò)安全是信息安全的保障，隊(duì)伍建設(shè)是信息化技術(shù)落實(shí)到檔案管理工作中的關(guān)鍵因素，因此要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)機(jī)制，增強(qiáng)技術(shù)人員的安全意識(shí)，進(jìn)而達(dá)到保護(hù)信息安全的目的。高校人事檔案信息化建設(shè)完成以后，檔案信息可以在局域網(wǎng)中被申請(qǐng)檢索和利用，高校職工的信息查詢方式步入現(xiàn)代化。同時(shí)，信息開放程度較高意味著數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)相應(yīng)增大，所以網(wǎng)絡(luò)信息安全問題已經(jīng)成為高校人事檔案信息化建設(shè)過程中必須要防范和解決的障礙。基于此，高校應(yīng)該利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立安全體系和防御機(jī)制，培養(yǎng)綜合實(shí)力較強(qiáng)的復(fù)合型人才，時(shí)刻注意網(wǎng)絡(luò)安全和信息維護(hù)，這樣才能夠?yàn)楦咝Ｈ耸聶n案信息化建設(shè)的信息安全保駕護(hù)航，實(shí)現(xiàn)高校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)。

4 結(jié)語

綜上所述，高校人事檔案信息化建設(shè)既是順應(yīng)大數(shù)據(jù)實(shí)際發(fā)展、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化校園的必然需求，也是高校培養(yǎng)人才、搞科學(xué)研究、服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)的必然需求。因此，高校應(yīng)該拓寬數(shù)據(jù)信息采集渠道，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段對(duì)這些信息進(jìn)行分析和趨勢(shì)預(yù)測(cè)，在保證網(wǎng)絡(luò)安全的基礎(chǔ)上將被動(dòng)的信息查詢模式轉(zhuǎn)變成個(gè)性化推送服務(wù)模式，利用信息的分析預(yù)測(cè)成果進(jìn)行資源調(diào)配，充分優(yōu)化師資力量和教學(xué)環(huán)境。實(shí)行信息化管理的宗旨是幫助高校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。信息化管理具有自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)，能夠在采集信息的基礎(chǔ)上利用信息實(shí)現(xiàn)資源共享，提高信息的利用率，拓展服務(wù)功能。所以，加強(qiáng)信息化管理已經(jīng)成為高校人力資源管理模式創(chuàng)新的必然選擇。