趙姝嬋 中石化西北油田分公司

一、大數據與檔案管理概述

隨著時代的不斷發(fā)展，大數據發(fā)揮著越來越重要的作用。大數據主要是基于海量的數據而提出的，因此檔案管理的工作者需要面臨海量的數據，同時對于數據的處理與分析也提出了新的要求。大數據中的數據規(guī)模巨大，這些數據無法用主流的數據處理軟件來進行分析和計算，因此就必須要引入新的數據處理軟件。大數據首先是海量的數據信息的匯總，其次，大數據的處理具備高速性，相對于傳統(tǒng)的數據處理軟件，大數據的處理速度是十分迅速的。大數據還具備多樣性、低價值密度性以及真實性等特征，根據海量信息的特點，必須相應地進行相應的文件處理。檔案管理是由文秘類人員專門負責的一種有關單位人員各種信息及關系管理的工作，而這里信息和關系往往會以文字或其他形式記錄于個人檔案中。當今，我國的檔案工作已經由不標準走向標準化，現(xiàn)如今，我國的檔案管理也正在不斷完善成熟，有了檔案管理的專業(yè)體系，檔案管理工作也得以穩(wěn)步提升，如若能夠將大數據技術加入檔案管理工作中，那么就會進一步優(yōu)化檔案管理的工作體系，有效提高檔案管理的工作質量，并節(jié)約該工作所耗費的時間，因而各個領域之間的融合對于不同領域來講都具有十分重要的作用[1]。

二、辦公室文秘做好檔案管理工作的重要性

在大多數單位中，檔案關系的主要負責人為辦公室文秘。文秘工作的主要職責就是高效地處理各種文件，需要面對大量的文件與檔案，這些文件與檔案較為繁雜，并且沒有一定的規(guī)律可循。面對大量的檔案，如果直接移交給管理者來進行處理，那么必然會導致管理者的工作效率降低，使管理者花費大量的時間在文件的歸類處理上，管理者就會沒有充足的時間來思考企業(yè)戰(zhàn)略的發(fā)展，這是極其不利于組織發(fā)展的。文秘通過對各項文件進行歸類處理，并將處理好的文件遞交給上級領導者，能夠有效提升上級領導者的工作效率?？梢哉f，文秘如果有效地做好檔案管理工作，可以為上級管理者工作的高效開展奠定堅實的基礎。與此同時，做好企業(yè)的文案，也能夠促進組織內的各項工作有條不紊地開展，當其他部門想要搜尋檔案時，能夠以最快的速度搜尋到準確獲得相應的檔案，這樣就大大縮小該工作所耗費的時間，并節(jié)省了人工工作量，切實提升了整個工作的進度。另外，工作人員在進行檔案關系的管理過程中也能夠更好地促進單位人力資源和物力資源的發(fā)展和利用。辦公室文秘對各項檔案進行歸類整理后，各項檔案也是需要相關的責任人進行簽字確認的，在這樣的基礎上，就能夠有效促進組織資源的開發(fā)，從而促進組織的工作得以實現(xiàn)高效地開展。

三、辦公室文秘檔案管理存在的問題分析

（一）工作人員整體素養(yǎng)較低

辦公室文秘在檔案管理的過程中，會存在一系列的問題，首先，由于很多文秘并沒有接受統(tǒng)一的專業(yè)性教育，甚至部分人員缺乏一定的工作素養(yǎng)，從而導致該單位的檔案管理工作質量較差，而這一原因也是目前大多數辦公室文秘在進行檔案管理過程中存在的普遍問題。在檔案管理工作中，還需要運用到各種知識與技能。因而，辦公室文秘需要高效的閱讀能力與信息處理能力，文秘每天需要面對的信息是巨大的，如果無法對這些信息進行有效的提取和分析，因此，在檔案管理工作中難免會產生存檔失誤，影響到整個工作的進度。從這一點可以看出，檔案管理工作對員工的素質有很高的要求。然而在現(xiàn)在很多的組織企業(yè)中，對于文秘的素養(yǎng)要求并沒有制定一個明確的規(guī)定。甚至在很多的企業(yè)中，文秘的招聘并沒有經過嚴格的考核，通常是按照管理者的主觀意愿進行招聘。在這樣的情況下，往往辦公室文秘的招聘結果是不盡如人意的，文秘工作者的知識素養(yǎng)和學習能力都較為低下，并不能具備專業(yè)的信息處理能力，對于大數據的掌握也十分薄弱。隨著時代與信息技術的不斷發(fā)展，辦公室文秘必須要將大數據與檔案管理相結合，利用大數據提升檔案管理工作質量。因此，辦公室文秘的工作素養(yǎng)較低，必然會導致檔案管理工作質量的降低，不利于組織企業(yè)的發(fā)展[2]。

（二）檔案管理細節(jié)被忽視

辦公室文秘在對檔案管理的工作中，除工作人員總體素質不高外，檔案管理細節(jié)被忽視也是一個十分嚴重的問題。檔案管理是一個比較煩瑣的工作，需要對檔案進行大致的掌握，這樣才能對文件進行正確的歸類和存檔。因為文件儲存有大小之分，并且很多檔案在儲存和記錄的過程中需要注意一些微小的細節(jié)問題，而這一點也往往會被工作人員忽略。首先，由于檔案管理的工作人員整體素養(yǎng)較為低下，對于信息的提取與分析能力都較弱，因此在這樣的情況下，難免會導致檔案管理工作者無法對一些細節(jié)信息進行提取，因此，忽略了細節(jié)，影響了檔案的工作，那么就會影響檔案的儲存，甚至會影響個人的部分信息。其次，目前我國所實行的文件管理制度種類較多，但仍舊存在著某種不健全的地方，如無嚴密的法律法規(guī)；因此，檔案管理工作的有效進行不僅需要工作人員的認真對待，同時還需要其具備相當的專業(yè)能力，具備大膽細心的性格特點。因為該項工作從某種角度來講，對于細節(jié)要求十分嚴格，因而在管理過程中，必須要充分考察到各項細節(jié)，并且對于細節(jié)也要進行有效的分析，只有這樣，我們的檔案管理工作才能有效地進行。如果忽略了這些細節(jié)，很可能會在檔案管理的工作中產生問題，影響檔案管理工作的開展[3]。

（三）檔案管理缺乏健全的制度

在進行檔案管理工作時，由于辦公室文秘素質不高，往往會忽略檔案的一些小問題，而在這兩方面，缺少完善的檔案管理體系也是制約其有效實施的因素。在進行檔案工作時，要建立一個合理而又完善的檔案管理體系，具備合理的制度，就能夠保障辦公室文秘在開展檔案管理工作過程中能夠嚴格地按照制度來執(zhí)行工作，并且制度的完善性也能夠確保辦公室文秘能夠全面的考察到各項信息，有效地進行文件存檔，提高了檔案管理工作水平。然而，當前我國現(xiàn)階段的檔案管理建設中常常缺少完善的制度。這主要是由于組織對于檔案管理的重視程度較低，一旦重視程度較低，組織的領導者就不會對檔案管理投入過多的精力，也不會組織辦公室文秘對檔案管理制度進行規(guī)范，進而導致了辦公室文秘對文件的工作也沒有充分的熱情。要使檔案管理制度得到持續(xù)的改進，就必須要從檔案管理的工作流程中，對問題進行分析，并且針對問題制定一系列的改進措施。如果整個組織內對于檔案管理的重視程度較低，那么必然會導致規(guī)章制度缺乏一定的合理性。由此可見，缺乏健全的制度，是影響檔案管理工作開展了重要因素，組織內需要建立起合理健全的規(guī)章制度，推動了辦公室文秘在完善的工作規(guī)則和規(guī)范下工作，提高了檔案管理工作的質量。

（四）檔案查詢利用率較低

辦公室文秘在檔案管理的過程中，最后，還面臨著文件資源使用效率低下的問題。在檔案工作結束后，其他單位的工作人員可以更好地處理資料，從而能夠為其他部門的工作奠定一定的基礎，這也是檔案管理的價值所在。然而，在現(xiàn)在的組織企業(yè)中，各部門人員并不能有效對檔案進行及時利用，往往檔案儲存在檔案室后，沒有其他的工作人員對檔案進行利用，檔案就不能發(fā)揮出其應有的價值。檔案查詢的利用率較低，而這種現(xiàn)象不僅無法發(fā)揮檔案管理工作的重要性，同時也不能通過檔案關系其實對于人員崗位分配進行調整，不僅會影響整個單位的工作質量，也會使辦公室文秘對于個人工作產生怠慢情緒。為了使檔案管理工作更有效地進行，就需要提高檔案檢索的使用效率，使其更有效地使用，使檔案發(fā)揮出其真正的價值，為下一步的工作做好準備。

四、大數據背景下辦公室文秘提升檔案管理效率的途徑

（一）強化辦公室文秘的培訓力度

在大數據背景下，想要有效提升辦公室文秘檔案管理效率，需要不斷強化辦公室文秘的培訓力度。辦公室文秘的整體素養(yǎng)低下，在一定程度上會降低檔案管理的工作效率，因此，必須要不斷加強對于辦公室文秘的培訓力度。對于辦公室文秘所需要的知識素養(yǎng)進行系統(tǒng)的培訓，企業(yè)可以聘請資深專業(yè)的文秘工作者，來對辦公室文秘進行檔案管理相關信息的講解，對如何做好檔案管理工作進行分析與探討，當辦公室文秘具備了一定的專業(yè)素養(yǎng)，在大數據環(huán)境中，還需要通過不斷學習使其能夠將檔案管理工作與其他領域進行結合，并定時進行檔案管理工作課程培訓，提高個人專業(yè)水平。就目前高速發(fā)展的現(xiàn)代化信息時代來講，檔案管理工作在各個企業(yè)和單位的發(fā)展過程中是十分關鍵的，文秘工作者也需要具備一定的大數據分析處理知識，只有這樣，才能夠通過學習和借鑒來提升檔案管理工作的工作質量和工作效率，更好地優(yōu)化檔案管理工作。因此，企業(yè)需要不斷強化辦公室文秘的培訓力度，不斷提升辦公室文秘的綜合素養(yǎng)，才能促進辦公室文秘將自身的綜合能力運用到檔案管理工作中，更好地促進檔案管理工作的開展[4]。

（二）提高辦公室文秘的檔案實踐操作能力

在大數據背景下，想要有效提升辦公室文秘檔案管理效率，除了要不斷提高辦公室文秘的培訓力度，還需要提高辦公室文秘的檔案實踐操作能力。只有理論與實踐結合，才能夠促進辦公室文秘的檔案管理能力得到進一步的提高。當辦公室文秘的綜合素養(yǎng)與大數據處理能力都有了一定程度的提高，企業(yè)就需要提高辦公室文秘的檔案實踐操作能力。組織需要為辦公室文秘提供檔案實踐操作的機會，給予文秘充足的機會來進行檔案管理。除此之外，在辦公室文秘完成工作后，同時，還要從文秘的檔案管理工作進行分析，通過實際工作中找出文秘在檔案管理工作中存在的問題。在發(fā)現(xiàn)問題后，組織可以與辦公室文秘進行反饋，并且進行深度的溝通與交流，探討問題出現(xiàn)的原因，共同商討解決問題的方式，為之后的檔案管理工作實踐提供經驗借鑒。只有在不斷實踐過程中，只有這樣，才能讓辦公室文秘更好地學習專業(yè)知識，并提高其自我認同感，這樣也能使其以更好的態(tài)度及時對各類檔案信息進行分析、整理和歸檔質量，從而提高檔案的工作效率。

（三）引導辦公室文秘自主強化檔案管理

在大數據背景下，想要有效提升辦公室文秘檔案管理效率，組織還需要引導辦公室文秘自主強化檔案管理。檔案管理的最主要的價值就在于檔案的可利用性，在完成檔案管理工作后，其他部門的檔案查詢工作時間就可以大大降低，提高檔案檢索的效能，提高企業(yè)的工作效能。在企業(yè)發(fā)展過程中，必須加強對其自身的控制，加強其自身的檔案管理，促進其獨立完成其自身的工作；要自覺地查找和改進的檔案管理工作，提高自己的工作水平，就顯得尤為重要。若在文秘對檔案管理的工作中，只是按照上級的指令來進行工作，缺乏主觀能動性，這樣，不僅會使辦公室文秘喪失對檔案管理工作的積極性和熱情，同時也僅僅只是為了完成領導所下達的指令，不會在管理過程中進行創(chuàng)新和優(yōu)化，從而也就難以提升整個檔案管理工作的質量，那么其他部門想要進行檔案信息查詢也就沒有那么方便了。組織必須要引導辦公室文秘自主強化檔案管理，使辦公室文秘形成自主管理的理念，真正提升檔案管理的工作質量和效率。

（四）建立健全的辦公室檔案管理制度

為進一步提升文秘檔案管理工作水平，必須持續(xù)地完善和完善其檔案管理體系。檔案管理系統(tǒng)是進行檔案管工作的重要依據，如果沒有健全的制度作為依據，那么必然會導致在開展檔案管理工作的過程中出現(xiàn)各種問題。因此，檔案管理體系的建立和優(yōu)化仍需要組織進行監(jiān)督，并對原有的檔案管理工作進行改進。另外，還可以通過意見收集來督促辦公室文秘更好地完成檔案管理工作，并根據實際問題進行改進和解決，對檔案管理制度進行不斷完善。其次，檔案管理制度的完善和工作的開展也需要多從立法角度進行監(jiān)督和保護，在制度的不斷修訂過程中更好地契合我國相關法律，從而更好地與時代進行融合，提高其質量和效率[5]。

（五）加強檔案信息化管理，提高檔案利用率

在大數據背景下，想要有效提升辦公室文秘檔案管理效率，加強檔案信息化管理，提高檔案利用率也是十分有必要的。首先，組織必須要加強檔案的信息化管理，在檔案管理的處理中引入了大數據技術。比如一些較為基礎的檔案管理工作，可以通過信息技術的融合來更好地節(jié)約工作人員的工作時間，同時也能夠在不斷摸索過程中優(yōu)化工作質量，提高工作水平，從而也能夠加速相關領域的技術發(fā)展。但是在信息化技術的進行過程中，要引入專業(yè)的信息化處理人員，這樣才能使檔案管理在信息化時代中體現(xiàn)出更大的作用。其次，檔案利用率的提升也需要進一步加強，這樣才能使該項工作在單位各個部門間發(fā)揮其調節(jié)的作用。因而，檔案管理工作的健全和完善還需要通過提升檔案利用率，促進檔案管理工作的價值。

五、結語

綜上所述，為適應現(xiàn)代化信息社會的發(fā)展，辦公室文秘在進行檔案管理過程中需要不斷提高其專業(yè)技能，學習專業(yè)理論，并通過技術融合來提高其工作效率，進一步縮短其工作時間，從而促進組織工作的開展。在大數據背景下，組織可以通過強化辦公室文秘的培訓力度與實踐操作能力，加強信息化管理與提高檔案利用率等方式，來不斷提升檔案管理效率，促進檔案管理的質量提升。